Acquisti e loro regolamento

Gli acquisti e il loro regolamento

1.Acquisto fattori produttivi.
L’acquisto dei fattori produttivi rappresenta la fase della gestione aziendale in cui l’impresa compie gli investimenti necessari alla realizzazione del processo produttivo.
L’acquisto dei fattori produttivi viene effettuato sui mercati di approvvigionamento e rappresenta un’operazione di investimento che genera costi. I fattori produttivi vengono classificati in: beni strumentali, merci e materie di consumo, servizi. All’interno dell’impresa il compito di valutare le offerte dei fornitori e di procedere all’acquisto dei fattori produttivi è affidato alla funzione approvvigionamenti, che si occupa di selezionare i fornitori e realizzare la procedura di acquisto. La scelta dei fornitori avviene valutando i prezzi, la qualità, le condizioni di pagamento, la puntualità delle conegne, l’assistenza post-vendita per riparazioni e manutenzioni.
La procedura di acquisto si attua in diverse fasi:
1) Trattative: l’impresa invia al fornitore una richiesta di preventivo-offerta e il fornitore risponde con un’offerta di vendita. Se tare offerta è gradita dal compratore, questi invia un ordine di acquisto al fornitore, che risponde con una conferma d’ordine.
2) Stipulazione del contratto: le parti concludono un contratto di vendita. Si tratta di un contratto bilaterale, puramente consensuale e a titolo oneroso.
3) Esecuzione del contratto: l’acquisto si conclude con la consegna del bene da parte del venditore secondo le clausole fissate nel contratto e con il pagamento del prezzo da parte del compratore secondo le modalità e nei tempi stabiliti nel contratto di vendita.
Al momento della conclusione del contratto assumono rilievo le clausole riguardanti il tempo di consegna, il luogo e il trasporto. Le clausole contrattuali che regolano il tempo di consegna possono prevedere la consegna immediata, pronta(entro 5-15 giorni) o differita. Le condizioni contrattuali relative al luogo della consegna e al trasporto possono prevedere:
• Consegna franco partenza(FMV): il venditore consegna al merce al compratore presso il proprio magazzino. I rischi inerenti al trasferimento della merce e i costi del traporto gravano sul compratore.
• Consegna franco destino(FMC): il venditore consegna la merce presso il magazzino del compratore. I rischi inerenti al trasferimento della merce e i costi del trasporto gravano sul venditore.
I contraenti possono scegliere un luogo intermedio fra partenza e destino per la consegna della merce. Se la consegna è a mezzo vettore, il contratto di vendita deve prevedere una della seguenti clausole:
• porto franco: quando il pagamento dei costi di trasporto è effettuato dal venditore.
• Porto assengato: quando il pagamento dei costi è effettuato dal compratore nel luogo di destinazione della merce.
2.La rilevazione contabile degli acquisti
Le operazioni di acquisto si rilevano in due fasi:
• Ricevimento della fattura: sulla base dei documnenti di acquisto pervenuti si rileva nell’aspetto finanziario il sorgere di debiti v/f e nell’aspetto economico il sostenimento dei costi; le fatture indicano l’importo dell’IVA, che costituisce un credito del compratore per imposta(VFA).
• Regolamento delle fatture: può avvenire con varie modalità e in diversi tempi e riguarda solo l’aspetto finanziario. Esso porta alla diminuzione dei debiti e una diminuzione di disponibilità liquide o il sorgere di nuovi debiti(CCPP)
I conti utilizzati sono diversi a seconda del tipo di fattore acquisito:
• Fattori produttivi a utilità pluriennale: i costi sostenuti vengono rilevati in conti economici accesi ai costi pluriennali(fabbricati, macchinari, automezzi ecc)
• Fattori pruduttivi d’esercizio: i costi sostenuti vengono rilevati in conti economici accesi ai costi d’esercizio (merci c/acq, costi per servizi ecc.) e si considerano di competenza dell’esercizio.
3. L’acquisto di beni strumentali
L’acquisto di fattori produttivi a utilità pluriennalerappresenta un’operazione di acquisizione di immobilizzazioni materiali. Tali costi vengono rilevati in dare del conto acceso al bene acquistato e danno origine a Variazioni Economiche riguardanti i costi pluriennali. Sono beni che mantengono la loro utilità per più esercizi amministrativi e partecipano alla formazione del risultato economico attraverso le quote di ammortamento. L’acquisto di un’immobilizzazione determina il sorgere di:
• Un costo pluriennale, da iscrivere in un conto economico acceso ai costi pluriennali.
• Un credito IVA da iscrivere nel conto finanziario IVA ns/credito.
• Un debito verso i fornitori, da iscrivere in Avere del conto finanziario debiti v/f .
Il regolamento delle fatture di acquiso di immobilizzazioni materiali viene ripartito in un arco di tempo m/l. L’acquisto di beni strumentali è spesso accompagnato dal sostenimeno di costi accessori di acquisto(notarili,di installazione ecc). Questi costi accessori per l’acquisto di beni a utilità pluriennale vengono patrimonializzati e trattati come costi pluriennali.
4. L’acquisto di merci e di materie di consumo
Gli acquisto di merci, di materie di consumo e ogni altro bene destinato al consumo o vendita entro breve si rilevano in dare della situazione economica come acquisti. Quando le merci sono consegnate all’impresa si deve:
• Verificare che la quantità di merce pervenuta corrisponda alla quantità ordinata (controllo quantità)
• Controllare che la qualità della merce equivalga a quella richiesta (controllo qualità)
Se tutto è in ordine la merce viene immessa nel magazzino dell’impresa. Gli acquisti possono essere accompagnati dal sostenimento di costi di trasporto, imballaggio, etichettatura ecc che possono gravare o sull’acquirente o sul fornitore.
Nell’acquisto di merci franco partenza:
1. I costi relativi all’acquisto sono sostenuti direttamente dall’acquirente che riceve una fattura dal fornitore delle merci e una o più fatture dal fornitore dei servizi
2. I costi relativi all’acquisto sono sostenuti dal fornitore ma per contratto sono a carico dell’acquirente. Nel caso del trasporto il fornitore può effettuarlo direttamente, con proprio automezzo, oppure indirettamente, appoggiandosi a un corriere o vettore. In entrambi i casi il fornitore addebita in fattura i costi di trasporto forfetariamente (costi nn doc)
3. I costi relativi all’acquisto sono anticipati dal fornitore in nome e per conto dell’acquirente. In questo caso siamo in presenza di costi documentati, in quanto viene fatta una fattura separata dal fornitore e rilasciata all’acquirente. Il fornitore, che anticipa l’importo dei costi documentati, recupera tale somma addebitandola nella fattura relativa alla vendita delle merci. Non rientrano nella base imponibile perché l’importo dei costi documentati è comprensivo di iva.
I termini di regolamento delle fatture di acquisto di merci sono più brevi rispetto a quelli delle immobilizzazioni materiali.

5. I resi e gli abbuoni su acquisti
Se la merce ordinata presenta differenze negative di tipo quantitativo e/o qualitativo rispetto a quanto richiesto, l’acquirente può:
• Restituire le merci che presentano difetti tali da alterare la loro destinazione(un capo di abbigliamento con macchie tali da non poter essere più venduto). In questo caso si hanno dei resi.
• Richiedere degli abbuoni attivi per quelle merci che, pur presentando differenze qualitative rispetto a quanto contrattato, non presentano mutamenti di destinazione.
Sia i resi sia gli abbuoni sono rettifiche al costo di acquisto delle merci rilevato in precedenza nel conto economico di reddito acceso ai costi d’esercizio Merci C/acq. Poiché i conti economici di reddito sono conti unilaterali, tali rettifiche non vanno a ridurre direttamente i costi di acquisto nei conti accesi ai costi, ma si rilevano in conti accesi alle rettifiche di costo che funzionano in avere. Quindi, i costi di acquisto vengono rilevati in dare del conto merci c/acq e le rettifiche in avere. I resi su acquisti si rilevano nel conto resi su acquisti e gli abbuoni nel conto ribassi e abbuoni attivi. In questo caso, qualora sia stata già emessa la fattura, il venditore deve rettificarla con una nota di accredito a favore del compratore. La nota di accredito può contenere o meno la rettifica dell’iva. Quindi il venditore può:
• emettere una nota di accredito a favore del compratore, senza calcolare l’iva.
• Emettere una nota di accredito a favore del compratore, con il calcolo dell’iva. In questo caso la nota di accredito viene detta nota di variazione.
Le note di variazione inviate dai fornitori possono essere annotate dal compratore nei registri inva, nel registro delle fatture di acquisto e nel registro delle fatture emesse.

6. L’acquisto di servizi
Oltre ai beni strumentali, alle merci e ai materiali di consumo, un’impresa commerciale acquista dei servizi sostenendo costi di pubblicità, di traporto,assicurazione, telefonici ecc. Questi costi possono essere registrati nel conto economico come costi per serivizi o più analiticamente, nei conti Costi di trasporto, costi postali, Costi per energia ecc.

7. Il regolamento delle fatture di acquisto
Rispetto al tempo di consegna della merce, il pagamento può essere anicipato, immediato o differito.
• Il pagamento è anticipato se ha luogo prima della consegna della merce. L’anticipo può riguardare tutto l’importo ella merce o solo una parte.
• Il pagamento è immediato(per pronta cassa) quanto avviene alla consegna della merce. Viene detto invece per contanti quando viene effettuato entro 5-10 giorni dalla consegna della merce. Nei casi di pagamento immediato o per contanti spesso il venditore accorda al compratore ribassi o sconti mercantili. I ribassi consistono in arrotondamenti per difetto agli importi delle fatture effettuati all’atto di pagamento. Gli sconti mercantili consistono in riduzioni % accordate sul prezzo di vendita della merce.
• Il pagamento è differito quando è effettuato in un momento successivo alla consegna della merce. Il pagamento differito deve avvenire entro un termine prefissato, in un’unica soluzione o a rale. La rateizzazione, consente al compratore di diluire nel tempo il proprio impegno finanziario. In tale ipotesi il debito viene gravato da interessi per dilazione di pagamento, che sono esenti da iva e per i quali non è obbligatoria la fatturazione.

8. Il pagamento anticipato
È anticipato il pagamento effettuato al fornitore prima della consegna del bene. L’anticipo può riguardare tutto l’importo o solo una parte: in quest’ultimo caso il compratore versa un acconto.
Gli acconti vanno contabilizzati nelle immobilizzazioni materiali se riferiti all’acquisto di beni strumentali, nelle immobilizzazioni immateriali se relativi all’acquisto di fattori produttivi pluriennali immateriali, o nelle rimanenze nel caso di acquisto di merci. Agli effetti iva, il pagamento anticipato costituisce un’operazione da assoggettare all’imposta limitatamente all’importo versato a titolo di acconto, per il quale il fornitore deve emmettere specifica fattura al momento della ricezione dell’acconto con addebito dell’iva relativa. Contabilmente, dal lato del compratore, l’acquisto di merci con versamento di un acconto dà luogo alle seguenti fasi:
• Invio della somma a titolo di acconto sulla fornitura, che genera un credito da registrare in Dare del conto Debiti v/f per l’importo dell’acconto comprensivo di IVA. In avere si registra invece l’uscita del denaro.
• Ricevimento della fattura relativa all’acconto emessa dal venditore. Si avrà in dare del conto finanziario fornitori c/acconti e l’iva ns/credito invece in avere della situazione finanziaria debiti v/f.
• Ricevimento della fattura per l’acquisto delle merci e la sua registrazione. Il compratore deve rilevare la fattura di acquisto che indica il costo complessivo della merce acquistata e l’iva a credito solo sull’importo residuo, al netto dell’acconto. Il debito residuo si trova sottraendo dal totale della fattura l’importo anticipato in conto merci.

9. Gli strumenti di pagamento
Il pagamento delle fatture di acquisto può essere effettuato con vari strumenti: denaro contante, assegni bancari o circolari, bonifici o giroconti bancari, versamenti in c/c postale, riba, cambiali ecc. Si registra in dare i debiti v/f e consiste in una VFA. L’avvenuto pagamento si registra in avere del conto acceso al mezzo di pagamento utilizzato e consiste in una VFP.
a) Il pagamento con denaro contante viene utilizzato quando venditore e compratore sono presenti sulla piazza di pagamento e l’importo non è elevato. In questo caso si ha una diminuzione sia del debito sia del denaro esistente in cassa.
b) Regolamento con assegni bancari: il debitore può emettere assegni utilizzando le sue disponibilità in c/c bancario(-debiti,-disp liquide), oppure può girare assegni ricevuti da terzi (-debiti, -assegni)
c) Regolamento con assegni circolari: gli assegni circolari, da inviare ai fornitori, possono essere ottenuti versando alla banca emittente l’importo in denaro o contro addebito del c/c presso la banca. Nel caso di versamento di contanti si ha un aumento di assegni in cassa VFA, e una diminuzione di denaro (VFP). In corrispondenza all’invio degli assegni circolari si ha una diminuzione dei debiti (VFA) e una diminuzione degli assegni (VFP). Nel caso di addebito in c/c si ha un amento di assegni in cassa e una diminuzione dei fondi disponibili in c/c bancario, successivamente si ha una diminuzione dei debiti e una diminuzione degli assegni in cassa.
d) Regolamento con giroconto in c/c bancario o postale: si ordina a una banca o all’ufficio postale di eseguire un giroconto a favore del fornit, contro addebito del proprio c/C(si ha una diminuzione dei debiti e una diminuzione delle disp in c/c.
e) Regolamento con bonifico bancario: si ordina alla banca di far pervenire al fornitore una certa somma, contro addebito del proprio c/c ( si ha una diminuzione dei debiti e una diminuzione delle disponibilità in c/c).
Nel caso in cui, il compratore ottenga degli sconti mercantili condizionati,(indicati in fattura) la differenza tra l’importo dovuto e l’importo pagato costituisce i proventi finanziari diversi(VEP). Gli arrotondamenti di prezzi ottenuto all’atto del pagamento delle fatture passive vengono registrate nel conto economico come ribassi e abbuoni attivi (VEP)-non sn indicati in fattura.
Nei casi di regolamento differito di una fattura di acquisto, lo strumento di pagamento è costituito dalle disposizioni elletroniche d’incasso (Ri.Ba) che permettono di incassare i crediti commerciali nei confronti dei propri clienti, senza emissione di titoli cambiari.
f) Rilascio di cambiali passive(pagherò/tratte accettate): quando il regolamento è differito nel tempo e il debitore non è considerato affidabile, il fornitore può richiedere al cliente di emettere un pagherò o di accettare una tratta per rendere più sicura la riscossione del proprio credito. Le cambiali sono tioli di credito esecutivi con i quali, in caso di mancato pagamento è possibile dar corso a una azione legale per il recupero del credito. Il regolamento con cambiali passive comporta una riduzione dei debiti e un aumento delle cambiali passive. Alla scadenza le cambiali passive devono essere pagate; diminuiscono quindi le CCPP e diminuisce il denaro in cassa. Il pagamento può essere effettuato anche a mezzo banca (CCPP in dare, banca x c/c avere).
g) Cessione di cambiali in portafoglio (girata) : con la girata al fornitore diminuiscono i debiti e le cambiali attive.
Interessi di mora: Per limitare la consuetudine in imprese e PA di ritardare il pagamento delle fatture, si è stabilito che sui pagamenti effettuati in ritardo decorrono interessi di mora a favore del creditore dal giorno successivo alla scadenza del termine o, in mancanza di esso, alla scadenza del termine legale, fissato al 30 giorno successivo al ricevimento della fattura o alla consegna delle merci. Sugli interessi di mora non viene calcolata l’IVA, in quanto essi sono esclusi dal computo della base imponibile. La registrazione (debiti, interessi passivi v/f; banca).

10. Il rinnovo di cambiali passive
Quando vi sono problemi finanziari per scarsa liquidità, l’impresa incontra difficoltà nell’estinzione dei debiti assunti. In questo caso è possibile ottenere dal beneficiario il rinnovo totale o parziale dell’affeto. Il ritardato pagamento comporta l’onere di interessi passivi che possono essere pagati immediatamente o portati in aumento dell’importo della nuova cambiale. Gli interessi di dilazione di pagamento sono esenti da iva e nn sono soggetti all’obbligo di fatturazione.
Nel caso in cui il creditore emetta fattura (oppure il debitore decida, anche in presenza di una nota di addebito, di utilizzare il conto debiti v/f) la registrazione degli interessi per dilazione di pagamento sarà : interessi passivi v/f; debiti v/f.