Concetti Chiave
- Scrivere un'e-mail formale richiede tempo e segue lo stile epistolare classico, anche se la comunicazione è più immediata rispetto alla carta.
- Scegliere un indirizzo e-mail appropriato e inserire sempre un oggetto per evitare che l'e-mail finisca nello spam.
- Utilizzare appellativi come "Egregio" o "Gentile" a seconda del destinatario e presentarsi chiaramente nel messaggio.
- L'oggetto dell'e-mail deve essere chiaro e conciso, evitando il maiuscolo e i punti esclamativi.
- Chiudere l'e-mail con formule di saluto appropriate e includere sempre il proprio nome e cognome.
Per scrivere un’e-mail formale non esiste ancora uno standard universalmente riconosciuto, ma si tende ad applicare con alcune variazioni lo stile epistolare classico.
Anche se la comunicazione scritta via e-mail è per definizione più rapida e
immediata di quella cartacea, un’e-mail ben scritta richiede del tempo.
Elementi essenziali di un'e-mail
1. Scegliere un buon indirizzo di posta (preferibilmente con nomecognone@);
2. Scrivere l’oggetto della e-mail (è meglio scrivere sempre l’oggetto dell’e-mail, molte volte, le e-mail senza oggetto, vengono archiviate come spam);
3. Scegliere tra Egregio, Caro e Gentile (se si scrive ad una persona fisica);
4. Presentarsi;
5. Dichiarare la ragione per cui si scrive;
6. Il corpo della e-mail;
7. Formule di saluto (ringraziamento e congedo);
8. Inserire il mittente solo dopo che si è terminata la e-mail.
• Se l’indirizzo di posta non è nominale scrivere l’intestazione della e-mail (all’attenzione di …)
• Se non conosciamo il nome del destinatario possiamo rivolgerci alla carica generica che leggerà l’e-mail (responsabile delle risorse umane, Presidente del corso di Laurea ecc.)
• Usare l’appellativo “spettabile” (spett.le – spett.) quando ci si rivolge a un ufficio, una ditta, una società, un’azienda, una direzione ecc.
• Non lasciare mai in bianco l’oggetto.
• Usare un massimo di 6-8 parole selezionando le più importanti.
• Essere semplici e diretti.
• Non usare il maiuscolo e i punti esclamativi.
• Mai iniziare una frase e continuare nella mail.
• Gentile: poco formale (un tempo usato per lo più per le donne).
• Egregio: formale (come ‘distinto’). Al giorno d’oggi usato sempre meno frequentemente.
• Ringraziare per la disponibilità
• Cordiali saluti\distinti saluti
• Firmarsi sempre con nome e cognome
Domande da interrogazione
- Quali sono i passaggi fondamentali per scrivere un'e-mail formale?
- Qual è l'importanza dell'oggetto in un'e-mail formale?
- Quando si usano "egregio" e "gentile" in un'e-mail formale?
I passaggi fondamentali includono scegliere un buon indirizzo di posta, scrivere l'oggetto, scegliere l'appellativo corretto, presentarsi, dichiarare la ragione della comunicazione, scrivere il corpo dell'e-mail, usare formule di saluto e inserire il mittente alla fine.
L'oggetto è fondamentale perché le e-mail senza oggetto possono essere archiviate come spam. Deve essere semplice, diretto e contenere un massimo di 6-8 parole senza maiuscole o punti esclamativi.
"Gentile" è meno formale e un tempo era usato principalmente per le donne, mentre "egregio" è più formale ma oggi è usato meno frequentemente.
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