Appunti lezioni di Gestione dell'informazione aziendale

Dati e infrastrutture

Tipologie di dati

• Dati strutturati: Valori esprimibili con tipo standard (stringa, interi, Currency...).
• Dati non strutturati: Esempi includono immagini, video, file...
• Dati di configurazione: Importanti per garantire il funzionamento del DB (moneta, data, lingua...).
• Dati transazionali/operativi: Scaturiti dalle operazioni aziendali (stato di un Odl, stato macchina...).
• Supporto: Utili a fini di tracking (indirizzo server da cui si è collegato un utente, ecc.).
• Stato: Campi calcolati a partire da dati elementari (fatturato, n° dipendenti, on hand, ecc.).

Infrastrutture

Le infrastrutture sono tipicamente elettroniche ed informatiche, ma non necessariamente:

• Archivi e database relazionale
• Server, stazioni di lavoro
• Terminali di rilevazione dati, apparecchiature di rete
• Memorie di backup, ecc.

Informazione operativa

Caratteristiche

• Corretta: Deve rappresentare il vero (corrispondenza tra dato e realtà).
• Precisa: Deve fare riferimento al livello di aggregazione considerato.
• Completa: Non devono esserci mancanze o lacune nell'informazione.
• Fruibile: Il fine della creazione di informazione è la sua distribuzione.

Dimensionalità e aggregazione

• Dimensionalità: Numero di input necessari ad ottenere una certa informazione.
• Aggregazione: Tipo di operatore utilizzato per ricavare informazione (analitico o aggregato).
• Tempificazione: Orizzonte temporale utilizzato per ricavare l’informazione (puntuale o cumulato).

Tipi di informazione

• Informazione di stato: Indicatori relativi allo stato corrente del SI, puntuali o derivati dall’aggregazione di dati elementari.
• Informazioni anagrafiche: Informazioni che riguardano entità i cui attributi restano fissi o raramente variabili (anagrafica clienti, anagrafica dipendenti, ecc.).
• Relazioni tra anagrafiche: Esempi includono BOM, listini, ecc.

Tracciabilità

Tracciare significa registrare e poter risalire non solo ai dati, ma anche a ciò che ha portato ad un aggiornamento del DB (e potenzialmente al nominativo di chi ha fatto l’aggiornamento). La tracciabilità implica la registrazione dei documenti associati alle transazioni che aggiornano la base di dati. Ciò permette il «roll back» e il «roll up». Ogni oggetto «master», legato ad un’avvenuta transazione, viene relazionato a uno o più documenti.

• Ogni prelievo a magazzino è certificato da due documenti: richiesta di prelievo, avvenuto prelievo.
• Ogni registrazione contabile è certificata da: documento di input (es. fattura), documento di output che certifica aggiornamento libri contabili.

Finalità dei OIS

• Rendere disponibile le informazioni a chi ne ha bisogno.
• Registrare le transazioni aziendali.
• Organizzare coerentemente i dati aziendali.
• Supportare l’operatività: riduzione del costo del lavoro (automazione), miglioramento dei processi, aumento della quantità e della qualità dei dati.
• Pianificare e controllare attività e processi.
• Gestire l’informazione e creare conoscenza (anche se solo parzialmente).

Gestionale classico – Legacy system (OIS)

I S.I. gestionali servono per soddisfare esigenze di un’azienda. Sono nati tra gli anni 70/80 come isole informatiche, erano applicativi specifici per un’area. Veniva creato un DB specifico per gestire esclusivamente le transazioni legate alle attività svolte da un'area dell’azienda e solo quelle, era estremamente limitato all’area.

Caratteristiche e problemi

• Cause: sviluppo incrementale del SI, rigidità delle organizzazioni aziendali, specializzazione dei produttori di software.
• Problemi: eterogeneità, ridondanza dei dati, discrepanze, difficoltà di avere visioni di insieme.
• Lavorano a livello operativo automatizzando un solo stadio/funzione dell’azienda.
• Sono contraddistinti da uno scopo molto ristretto.
• La comunicazione/integrazione fra differenti LS è difficile se non addirittura nulla.
• Sono utilizzati solo per la raccolta e l’elaborazione dei dati, ma non per la loro analisi.
• Spesso sono stati modificati per aumentarne la portata col risultato di un codice «multilayer» poco pratico e difficilmente comprensibile.

Vantaggi e svantaggi

• Vantaggi: Funzionali nella gestione operativa delle operation, spesso il loro aggiornamento richiede un investimento minore rispetto all’acquisto di un SI più moderno.
• Svantaggi: Si focalizzano solo su un settore limitato dell’azienda, hanno capacità esclusivamente transazionali, sono difficili da aggiornare e da integrare.

Gestionale ERP (OIS)

Negli ERP i dati utili a coprire tutti i processi aziendali provengono da più aree. Attraverso un insieme di regole, procedure e maschere, questi dati vengono dapprima acquisiti, in seguito elaborati e infine registrati all’interno del database. Una volta registrati, possono essere estratti al fine di ricavare conoscenza utile per essere trasmessa agli utenti provenienti da più aree.

Caratteristiche e vantaggi

• ERP è un OIS nativamente integrato dove i processi relativi alle diverse funzioni aziendali interagiscono e cooperano convergendo in un’unica base dati.
• Obiettivo primario: gestione ottimale di tutte le risorse utilizzate nei processi aziendali.
• Necessità di fornire un adeguato supporto agli operatori nella gestione del flusso informativo.
• Si affida a un sistema di procedure standardizzate in modo da garantire all’operatore di non svolgerle manualmente.
• Registrano e gestiscono l’informazione generata da tutte le funzioni aziendali.
• Permettono la condivisione dell’informazione e la gestione per processi.
• Hanno uno scopo molto più esteso rispetto ai LS e sono inter-funzionali.
• Automatizzano le transazioni, ma hanno anche capacità di analisi dei dati (anche se limitata).
• Migliorano la qualità del flusso informativo e la qualità dei dati.
• Si caratterizzano da numerosi moduli tramite cui permettono di tracciare un ordine attraverso l’intero processo produttivo.
• I moduli di un ERP costituiscono il portafoglio istituzionale e il portafoglio operativo.

Svantaggi

• Elevati costi (dipende dal tipo di azienda, di installazioni).
• Elevati tempi di implementazione (prima c’è la fase di analisi, poi parametrizzazione, poi messa in opera aggiornamento e formazione delle persone e poi go, anche anni).
• Debole parte analitica (scarso supporto alle decisioni, i sistemi ERP non hanno intelligenza, nascono per automatizzare l’operatività, non danno supporto nell’analisi strategica dei dati, non hanno sistemi di ottimizzazione evoluti).
• Poco customizzabili (lo posso fare, ma più mi discosto più i costi aumentano, i costi dipendono da quanto decido di customizzare).
• Impongono un modello gestionale univoco (si parla di prescrittività, una volta installato il sistema la procedura diventa fissa).
• Forniscono soluzioni fattibili, ma non ottime.

ERP vs IIS

Differenza tra IIS (pensati per fare in modo che sia facile analizzare i dati in maniera intelligente e interattiva) e OIS (ottimizzati per archiviazione e gestione di transazioni legate ai processi aziendali). I sistemi ERP sono sistemi gestionali operativi, quindi ricadono nell’OIS. ERP ha architettura OLTP e deve rispondere come tale alle proprietà “ACIDE” che definiscono il modo in cui operare il sistema quando c’è bisogno di archiviare i dati generati da una transazione. ACIDE ci dicono come gestire le transazioni. Tutto quello che abbiamo detto per i OIS deve valere per un sistema ERP.

Il paradigma ERP

Tre sono le caratteristiche peculiari: (3 proprietà fondamentali che distinguono ERP da altri OIS)

• Unicità dell’informazione: Uno ed un solo valore registrato nel DBR normalizzato (il suo cuore è RDB che è unico), una ed una sola base di dati (fisica o virtuale), con accessi multipli e sincroni.
• Estensione e modularità funzionale.
• Prescrittività.

Queste tre caratteristiche vengono spesso indicate come «Paradigma ERP». Oltre questo, di fondamentale importanza è l’impostazione orientata ai processi (e non gestione funzionale che era tipica dei sistemi legacy, questi non scambiano dati con sistemi presenti in altre funzioni).

Vantaggi dell'unicità informazione

• Sincronizzazione dati (no ridondanza).
• Tracciabilità degli aggiornamenti.
• Integrazione e tracciabilità dell’informazione aziendale (tracciabilità della sequenza di transazioni).
• Senza base di dati unica: Le informazioni non possono essere una risorsa aziendale e diventa impossibile controllare aziende multi-localizzate.

Esempio: Approccio Tradizionale (capire la semplificazione che nasce dall’utilizzo di una base di dati unica).