Formazione del personale: il processo per la redazione del piano formativo aziendale, modalità di erogazione e di accesso da parte del personale

Nel contesto aziendale, quest’ultima avviene mediante il piano

formativo aziendale, un efficace strumento di gestione e

valorizzazione delle risorse umane che consente la programmazione

di attività volte a sviluppare e migliorare le competenze e le

prestazioni dei componenti di un’organizzazione.

La redazione e la strutturazione del piano (di cui può occuparsi

internamente l’organizzazione con l’ausilio del reparto risorse umane

oppure un’agenzia esterna ad essa) richiedono un approccio

strategico e personalizzato; un piano formativo ben pianificato è la

chiave per rimanere competitivi nel mercato in continua evoluzione .

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L’azienda, o l'agenzia incaricata della redazione, deve pertanto in

prima battuta effettuare un'analisi dei fabbisogni dell'impresa, una

sorta di check up preventivo che individui le esigenze formative dei

dipendenti e gli obiettivi che si desidera raggiungere, concentrandosi

poi sugli interventi formativi da attuare.

“Formazione e occupazione: così Poste si impegna a valorizzare il merito”, di Paolo

5

Pagliaro, www.tgposte.it, 5/08/2023

“Piani di formazione aziendale: come progettarli in modo efficace” , Elisabetta

6

Rafaele, www.digitaldictionary.it, 18 Settembre 2023

5

In generale, si possono distinguere due momenti. Il primo riguarda la

c.d. macro-progettazione, in cui avviene la definizione delle linee

generali dell’intero intervento formativo, nello specifico degli obiettivi

di apprendimento, del target e della struttura della didattica nonché

la valutazione delle esigenze formative (tra gli obiettivi si può avere

ad esempio l’aumento dell’efficienza dei dipendenti di una specifica

percentuale oppure il raggiungimento di un certo livello di sicurezza

tramite procedure che diminuiscano gli incidenti in una certa area o

settore). In questo caso viene applicato un approccio più metodico e

procedurale ma, allo stesso tempo, creativo e logico per il percorso

stesso. Risulta fondamentale quindi che l’azienda analizzi i suoi punti

deboli e focalizzi il cambiamento da raggiungere tramite il piano

formativo aziendale e le modifiche da apportare nelle procedure

aziendali per il raggiungimento degli obiettivi, anche in modo da

evitare insuccessi ed errori costosi.

Prima ancora di creare il percorso formativo, quindi, si devono tenere

presenti alcuni aspetti, come:

il numero di partecipanti del piano formativo aziendale

 il ruolo dei lavoratori coinvolti e le loro caratteristiche (posizione

 lavorativa, ruolo, età)

l’eventuale presenza di dipendenti con disabilità

 le precedenti esperienze di formazione, il grado di familiarità

 con gli argomenti trattati ed eventuali capacità già possedute

dati e feedback dei lavoratori con riguardo agli argomenti che

 pensano sarebbe utile apprendere per migliorare il proprio

lavoro o altre richieste speciali sulla struttura del percorso

formativo .

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Per una corretta individuazione del metodo didattico da impiegare

infatti è opportuno sia il coinvolgimento diretto dei dipendenti, con i

quali concordare gli obiettivi e i contenuti dell’intervento, sia

l’individuazione del tipo di partecipanti da coinvolgere nell’attività

formativa attraverso l’analisi delle loro competenze attuali

e l'individuazione di eventuali lacune nonché delle loro motivazioni,

attitudini, del livello di preparazione scolastica, delle esperienze

maturate, di una loro eventuale partecipazione precedente a corsi di

formazione.

Il secondo momento riguarda la c.d. micro-progettazione, che

definisce i dettagli in cui si esplica l’azione formativa ed è incentrata

sulla programmazione degli strumenti formativi. Questa comprende:

“Piano formativo aziendale: tutto ciò che devi sapere”, Nicola Armondi,

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www.ispring.it, 23 giugno 2023 6

a) la definizione del progetto formativo, ovvero viene descritto il

piano formativo con il titolo della giornata, stabilendo il

contesto, il luogo, le tempistiche e gli orari in cui si svolge,

vengono definite le regole, le aspettative, la relazione con il

formatore, l’introduzione della giornata formativa, gli obiettivi,

le finalità, gli argomenti, la struttura delle lezioni, i metodi

formativi e le attività del corso da svolgere in team, favorendo il

coinvolgimento, la motivazione e l’apprendimento;

b) la definizione degli attori e dei ruoli, essendo le persone

coinvolte diverse nel ruolo e nelle attività che si svolgono e si

distinguono in committenti (dirigenza), formatori (interni o

esterni all’azienda), docenti (che possono essere esterni

all’azienda, cioè i consulenti, oppure interni, cioè figure esperte)

e partecipanti (dipendenti individuati come destinatari della

formazione);

c) la definizione degli argomenti e delle tematiche, infatti si

definiscono tutti gli argomenti da trattare in maniera analitica,

sia teorici che pratici, vengono delineati dei sotto-argomenti che

andranno a spiegare nel dettaglio i temi da affrontare,

effettuando alla fine un focus conclusivo della giornata con

la raccolta dei feedback sull’esperienza vissuta e sull’impatto

del percorso formativo con relativi test finali di gradimento, di

soddisfazione e di apprendimento del corso da parte del

personale formato;

d) la definizione delle attività proposte e dei materiali di supporto,

ovvero si individuano le rispettive attività con eventuali

materiali usati durante il loro svolgimento;

e) la definizione delle metodologie, ovvero viene elencato

l’insieme delle tecniche e dei metodi utilizzati per favorire e

migliorare l’apprendimento e rendere più efficace lo sviluppo e

la coerenza del percorso formativo, favorendo quei metodi o

attività che risultano più in linea con le necessità formative

dell’organizzazione .

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Aspetti rilevanti in questo contesto sono altresì la motivazione del

personale nel prendere parte all’intervento formativo, che non deve

derivare da un’imposizione dei vertici aziendali ma dalla volontà

personale dei lavoratori. È importante quindi fare leva sulla

motivazione per rafforzare il sentimento di appartenenza al team e

all’impresa; ad esempio, per un dipendente che segue un corso di

“Come progettare la formazione in azienda”, di Stefano Tribastone,

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www.corsielavoro.it, 3 giugno 2022 7

formazione e valida le proprie competenze progredendo nel suo

percorso professionale, la soddisfazione che ne deriva gli farà venir

voglia di essere maggiormente coinvolto nella vita dell’impresa.

Il percorso di formazione non incide solo sul piano dello sviluppo

professionale ma anche e soprattutto su quello personale. Formare,

infatti, significa anche dare l’opportunità ad ognuno di conoscersi

meglio, superare i propri limiti, avere uno sguardo nuovo su di sé e

fare il punto sui risultati ottenuti e sulle proprie competenze.

Particolare attenzione inoltre deve essere dedicata con riguardo al

luogo e al tempo in cui le attività devono essere svolte. Nella

redazione del piano, infatti, occorre individuare la sede più adatta per

l’apprendimento, possibilmente un’aula in grado di evitare distrazioni

e di stimolare la concentrazione e l’attenzione nel corso da parte del

personale (ad esempio, se l’obiettivo sarà trasmettere conoscenze

generali il luogo ideale potrà essere una sala riunioni dislocata mentre

per imparare il funzionamento di un nuovo macchinario il luogo non

potrà che essere l’azienda); con riguardo alla scansione dei tempi di

erogazione delle attività, questa dovrà risultare omogenea in modo da

evitare il rischio per i lavoratori di dimenticare quanto appreso nella

precedente riunione, e quindi di dover spendere ulteriore tempo da

parte del docente per spiegare nuovamente quanto già insegnato,

nonché per permettere agli di organizzare i loro impegni lavorativi.

Ricoprono rilevanza anche le metodologie e l’innovazione. Con

riguardo alle prime, è importante presentare nel dettaglio il

calendario dei corsi e l’assegnazione delle aule in modo che il piano

formativo garantisca l’alternanza dei lavoratori a ciascun corso,

pianificando le lezioni in modo da consentire a tutti i dipendenti

coinvolti di partecipare a rotazione. Con riguardo all’innovazione, il

piano formativo può coprire un periodo massimo di 12 mesi, dunque è

necessario prevedere un aggiornamento del progetto (qualora, in

quest’arco temporale, nell’azienda subentrino delle innovazioni di

prodotto e/o di processo che richiedano la formazione dei

dipendenti) .

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Una volta che il piano è stato definito, sviluppato e messo in atto

all’interno dell’azienda si passa alla valutazione dei risultati; al suo

interno infatti devono essere sempre indicati i metodi di valutazione

finale, che aiuteranno a comprendere se i dipendenti hanno raggiunto

gli obiettivi specifici della formazione, oltre a raccogliere i loro

feedback. Tuttavia, si tratta di una valutazione dei risultati a breve

“Come scrivere un piano formativo”, www.centrostudiformazionelavoro.it, 14

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dicembre 2022 8

termine poiché i veri risultati, ovvero quelli aziendali, si vedranno solo

sul lungo termine, quando le nuove competenze acquisite dai

dipendenti saranno messe auspicabilmente in atto.

Le modalità di erogazione e di accesso

La fase di erogazione consiste nella realizzazione dei singoli interventi

formativi, secondo quanto previsto dal piano formativo, con varie

modalità. Non si può ritenere con certezza che alcune siano migliori di

altre in quanto ognuna di esse risponde a esigenze diverse e, per

questo motivo, ciascuna azienda che metta in atto un piano di

formazione si avvale della modalità che ritiene più congrua per il

raggiungimento dei suoi obiettivi.

I principali metodi di erogazione sono:

1) la formazione in aula (anche detta “formazione in presenza”), è

la metodologia di formazione tradizionale in cui si riunisce un

gruppo di studenti in un’aula guidata da un docente.

Comprende un metodo passivo (il docente prepara dei contenuti

prefissati ed esposti in modo standardizzato all’allievo) e un

metodo attivo (basato su scambi di domande e risposte,

discussioni e analisi di casi, esempi concreti ed esercizi di

simulazione). Nel mondo aziendale, può avvenire anche sotto

forma di tutoraggio, coaching o workshop pratici. Tra i principali

vantaggi vi è l’elemento umano poiché i discenti possono

interagire direttamente sia