Sistemi informativi per il settore dell'informazione

Sistemi informativi

I sistemi informativi sono strumenti atti a supportare le organizzazioni nella gestione dell’informazione. Il punto chiave è la gestione della risorsa "informazione" secondo regole e obiettivi aziendali avvalendosi di strumenti tecnologici.

Organizzazione aziendale – concetti base

Risorsa: tutto ciò con cui l’azienda opera sia materiale che immateriale per raggiungere i suoi obiettivi, hanno un ciclo di vita: pianificazione, acquisizione, gestione e manutenzione.

Processo: insieme di attività che l’organizzazione svolge per gestire il ciclo di vita di una risorsa. Un’azienda può essere vista come un unico processo che a partire da un input può generare un output.

Piramide di Anthony

Schematizza l’organizzazione interna di un’azienda. La piramide è composta da tre livelli:

• Strategico: sceglie gli obiettivi e definisce le politiche aziendali.
• Tattico: organizza le decisioni del livello strategico e le trasmette a quello operativo, programma le risorse disponibili e controlla il conseguimento degli obiettivi programmati.
• Operativo: progetta, crea e vende i prodotti e i servizi al pubblico.

Funzioni del sistema informativo

I processi per operare hanno bisogno di informazioni. L’informazione è un bene strategico ed è usata per la comunicazione, supporto ai processi, supporto alle decisioni e per alcune aziende anche come prodotto. Gestire l’informazione significa: crearla, acquisirla, elaborarla, archiviarla, trasmetterla e presentarla.

Ogni livello della piramide necessita di informazioni diverse in base al grado di sintesi richiesto, tempestività di aggiornamento (alcuni necessitano informazioni real-time) e livello di copertura (chi necessita informazioni più precise e chi su scala più ampia). Il sistema informativo deve garantire che l’informazione sia accessibile in diversi modi ai diversi utenti. Nella piramide si creano quindi:

• Flussi informativi verticali: estraggono le informazioni utili per controllare l’andamento aziendale.
• Flussi informativi orizzontali: definiscono e sincronizzano i processi operativi aziendali.

Il sistema informativo deve garantire la correttezza dei flussi informativi.

Classificazione dei sistemi informativi

I sistemi informativi vengono divisi in base ai processi a cui fanno da supporto.

• Processi direzionali: forniscono elementi decisionali alla direzione aziendale per prendere decisioni o fare pianificazione strategica a medio-lungo termine.
• Processi di controllo: permettono di controllare lo svolgimento dei processi operativi e di migliorarli per mantenere il livello di servizio desiderato.
• Processi operazionali: si occupano di registrare le transazioni, pianificare e controllare le operazioni e di acquisire e organizzare i dati.

Modello di Porter

Modello per classificare i processi operazionali secondo il quale l’attività dell’azienda è volta alla creazione di valore con le proprie attività. Tra i principali ci sono gli ERP e i CRM.

Gestione di un sistema informativo

Gestire un sistema informativo significa svolgere attività di pianificazione, progettazione, sviluppo e manutenzione di un sistema informativo. La gestione di un sistema informativo può essere rappresentata da un ciclo di quattro fasi:

• Pianificazione: si delineano le linee guida strategiche, il ruolo delle componenti organizzative e le istruzioni operative per la realizzazione.
• Sviluppo: raccolta e analisi dei requisiti, sviluppo software e definizione architettura hardware.
• Gestione corrente: interventi di routine per il mantenimento del sistema.
• Controllo: operazioni periodiche per valutare l’adeguatezza del sistema informativo.

Una volta realizzato, il sistema informativo viene continuamente controllato per analizzare il bisogno di cambiamenti che possono essere dovuti a cause esogene o endogene all’organizzazione.

Pianificazione del sistema informativo

La pianificazione ha come obiettivo la predisposizione di una proposta di progetto che consente l’esecuzione dello stesso secondo vincoli di tempo, risorse e obiettivi ben definiti. I ruoli coinvolti in questa fase sono:

• Committente: colui che approva e finanzia il progetto.
• Soggetti interni o esterni: consulenti che predispongono il piano.
• Referenti: stakeholder che sono interessati al progetto.

La pianificazione comprende due attività principali:

• Pianificazione strategica: si identificano gli obiettivi che richiedono interventi di natura informatica.
• Studio di fattibilità: una volta appurata la necessità di un IT si identificano le alternative progettuali. Lo studio di fattibilità è composto da:
  • Definizione degli obiettivi e specifiche funzionali.
  • Progettazione delle soluzioni.
  • Valutazione di convenienza economica.

Approccio BOAT

È una struttura astratta indipendente dalle scelte specifiche, tecnologiche o di business che permette di mantenere gestibili le relazioni tra il lato business e quello tecnologico. È stato definito un framework per guidare la pianificazione di un sistema informativo. Un framework standardizza la modalità di approccio in modo da mediare tra il lato business e tecnologico (IT) di un’azienda. Il BOAT definisce i seguenti elementi:

• Business: descrive gli obiettivi di business e spiega l’esistenza di un nuovo scenario.
• Organization: descrive come le organizzazioni sono strutturate e connesse.
• Architecture: fornisce la struttura concettuale di sistemi informativi automatizzati usati per supportare le organizzazioni descritte al punto precedente.
• Tecnologia: descrive la realizzazione tecnologica dei sistemi (componenti HW e SW).

Sviluppo del sistema informativo

Se la pianificazione genera soluzioni valide, il sistema scelto come soluzione viene progettato, messo in opera e gestito all’interno del ciclo di vita dell’SI che comprende le fasi:

• Ingegneria dei requisiti: raccolta dei requisiti in cui si definiscono gli elementi che sono analizzati nella successiva fase di specifica per definire le funzionalità e limiti operativi del sistema.
• Progettazione dell’interazione
• Analisi dettagliata
• Progettazione dettagliata e realizzazione: metodologie di sviluppo dell’ingegneria del SW.
• Deployment & Provisioning: il sistema viene rilasciato e portato su piattaforma operativa.
• Operation & Management: il sistema viene gestito quotidianamente.

Nell’ingegneria dei requisiti si procede alla trasformazione di requisiti formali (testuali) in documenti di specifica. Si distinguono due diversi requisiti:

• Funzionali: descrivono le funzionalità che dovranno essere inserite nel sistema; lo scopo è quello di descrivere le operazioni che sarà possibile effettuare, chi le effettua e in che momento.
• Non funzionali: si indicano le caratteristiche generali che il sistema dovrà avere riguardo a aspetti di qualità del sistema informativo (usabilità, prestazioni, robustezza, sicurezza, ecc.).

Aspetti tecnologici software

Il sistema informativo è complesso e spesso è formato da applicazioni modulari; la modularità è una caratteristica che migliora la manutenibilità dell’architettura. Essendo sistemi complessi è preferibile optare per moduli già presenti sul mercato (componenti COTS - commercial off the shelf) e realizzarne solo alcune funzionalità. Davanti alla decisione "Make or Buy" si preferisce il Buy rispetto al Make; due delle applicazioni che sono maggiormente acquisite con la modalità Buy sono le ERP (enterprise resource planning) e CRM (customer relationship management).

ERP – Enterprise Resource Planning

L’ERP è una suite software che copre i moduli a supporto del sistema operazionale cioè delle transazioni interne all’organizzazione (quelle che consentono di gestire uno scambio di dati e servizi). Il suo successo è strettamente legato alla sua capacità di integrare e ottimizzare i processi aziendali.