Riassunto esame Lingua inglese B2 Business English, prof. Sherwood, libro consigliato "Intelligent Business Coursebook", Trappe e Tullis

UNIT 2: PROJECTS

A project is a complex series of tasks that have to be Un progetto è una serie complessa di compiti che devono

completed within a specific time period and with limited essere completati entro un periodo di tempo specifico e con

financial resources. risorse finanziarie limitate.

Successfully managing a project involves estimating and Per gestire con successo un progetto è necessario stimare e

controlling the resources, budget and time schedule necessary controllare le risorse, il budget e il calendario necessari per un

for a positive outcome. risultato positivo.

The project managers put together a project plan which will I project manager mettono insieme un project plan che

enable them to complete the work on time and on budget. permetterà loro di completare il lavoro nei tempi e nel budget.

EXAMPLES OF BUSINESS PROJECTS: ESEMPI DI PROGETTI AZIENDALI:

1) Rebranding a company 1) Rebranding di un'azienda

2) Construction projects 2) Progetti di costruzione

3) Designing & manufacturing a new product 3) Progettazione & produzione di un nuovo prodotto

4) Opening a new production facility 4) Apertura di un nuovo stabilimento di produzione

5) Creating a new website 5) Creazione di un nuovo sito web

6) Moving headquarters 6) Spostamento della sede centrale

7) Creating a publicity campaign 7) Creare una campagna pubblicitaria

THE 5 PHASES OF A PROJECT LE 5 FASI DI UN PROGETTO

1) INITIATION PHASE 1) FASE DI AVVIO

- The project is formally started, named and defined. A project - Il progetto viene formalmente avviato, nominato e definito.

overview or project charter is prepared Viene preparata una panoramica del progetto o una carta del

- Project sponsors and other important stakeholders decide to progetto

commit to the project or not - Gli sponsor del progetto e altri importanti stakeholder

- Depending on the project, analyses are done at this stage decidono di impegnarsi nel progetto o meno

- In the construction industry a project charter is completed - A seconda del progetto, le analisi vengono effettuate in

at this point questa fase

2) PLANNING PHASE - Nel settore delle costruzioni, a questo punto viene

A project management plan is developed, by including: completata una carta del progetto

- Cost (forecasts, budget) 2) FASE DI PIANIFICAZIONE

- Scope (ex. using a Work Breakdown Structure) Viene sviluppato un piano di gestione del progetto, includendo:

- Identification and allocation of resources (ex. Personnel) - Costi (previsioni, budget)

- Duration (time schedule, ex. Using a GANTT chart) - Scopo (es. utilizzo di una struttura di ripartizione del lavoro)

- Quality (Key Performance Indicators) - Identificazione e allocazione delle risorse (es. Personale)

- Communication (status reports; communication with - Durata (cronoprogramma, ad es. utilizzando un grafico

stakeholders) GANTT)

- Risks (identification and analysis; response planning): - Qualità (indicatori chiave delle prestazioni)

- Comunicazione (reports sullo stato di avanzamento;

• Client changes their requirements comunicazione con le parti interessate)

• Changes to law that affect the project - Rischi (identificazione e analisi; pianificazione della

• Changes to budget available or to the project staff risposta):

• Technical difficulties • Il cliente cambia le sue esigenze

• Unavailability of materials, parts, resources • Modifiche di legge che riguardano il progetto

• Conflicts • Modifiche al budget disponibile o al personale del

• Unforeseen extra costs progetto

3) EXECUTION PHASE • Difficoltà tecniche

- The longest phase of the project • Indisponibilità di materiali, parti, risorse

- The project is launched • Conflitti

- All aspects will be constantly overseen by the Project •

Manager Costi aggiuntivi imprevisti

4) MONITORING AND CONTROL PHASE 3) FASE DI ESECUZIONE

- Contemporary to the execution phase - La fase più lunga del progetto

- It deals with measuring the project performance, the costs - Il progetto viene avviato

and the progression as stated in phase 1 project plan - Tutti gli aspetti saranno costantemente supervisionati dal

- It includes the monitoring of any changes or growth in the Project Manager

project, and managing those changes to keep the project on- 4) FASE DI MONITORAGGIO E CONTROLLO

track - Contemporanea alla fase di esecuzione

5) PROJECT CLOSURE PHASE - Si occupa di misurare le prestazioni del progetto, i costi e la

The project is formally closed. It includes a series of important progressione come indicato nel piano di progetto della fase 1

tasks such as: - Comprende il monitoraggio di qualsiasi cambiamento o

- delivering the products crescita del progetto e la gestione di tali cambiamenti per

- reallocating resources mantenere il progetto sulla buona strada

- reward and recognition for the team members 5) FASE DI CHIUSURA DEL PROGETTO

- formal termination of contractors Il progetto è formalmente chiuso. Essa comprende una serie di

- reviewing results compiti importanti quali:

- consegna dei prodotti

- riallocazione delle risorse

- remunerazione dei membri del gruppo

- licenziamento formale degli appaltatori

- revisione dei risultati

The 2 most important phases of a project are initiation and Le 2 più importanti fasi di un progetto sono quella di avvio e

planning. If they are well prepared then the execution phase di pianificazione. Se sono ben preparate allora la fase di

will be relatively easier. esecuzione sarà relativamente più facile.

2 questions that Project Managers should ask themselves at the Due domande che i Project Managers dovrebbero porsi all'inizio

start are: if the project is feasible and if it would add value. sono: se il progetto è fattibile e se apporta un valore aggiunto.

1

TEXT: “UP, UP AND AWAY” TESTO: “UP, UP AND AWAY”

The text deals with the experience of Tony Douglas, the project Il testo tratta dell'esperienza di Tony Douglas, il project

manager who managed the massive construction project of manager che ha gestito l'imponente progetto di costruzione

the Heathrow airport's fifth terminal. del quinto terminal dell'aeroporto di Heathrow.

The text explains that the main problems related to building Il testo spiega che i principali problemi legati alla costruzione

airports are: degli aeroporti sono:

1. tricky buildings techniques 1. tecniche costruttive complicate

2. the need to interface with other transport links 2. la necessità di interfacciarsi con altri collegamenti di

3. and to install sophisticated electronics to handle trasporto

passengers and baggage. 3. e di installare una sofisticata elettronica per la gestione dei

The British Airports Authority (BAA) decided to manage the passeggeri e dei bagagli.

project itself. According to Douglas, in fact, the outsourcing of La British Airports Authority (BAA) ha deciso di gestire il

the management of such a big project would have been more progetto in prima persona. Secondo Douglas, infatti,

expensive. l'esternalizzazione della gestione di un progetto così grande

In addition, as much as possible, the construction took place sarebbe stata più costosa.

off-site. This was imposed by the physical constraints of the Inoltre, per quanto possibile, la costruzione è avvenuta fuori

site with only one entry point and insufficient storage sede. Ciò è stato imposto dai vincoli fisici del sito con un solo

capacity. This problem was solved with a large investment in punto di ingresso e una capacità di stoccaggio insufficiente.

computing and training. Problema risolto con un grande investimento in informatica e

The main risks usually involved in managing a project like T5 formazione.

were: I principali rischi che di solito comportavano la gestione di un

1. the fact that contractors usually organize a beauty parade progetto come il T5 erano:

and hire the suppliers offering the lowest prices, who rely on 1. il fatto che gli appaltatori di solito organizzano una sfilata

defects and delays to drive up costs di bellezza e assumono i fornitori che offrono i prezzi più bassi,

2. every time something goes wrong, a debate erupts between che si affidano a difetti e ritardi per far lievitare i costi

the suppliers and between them and the contractors, and 2. ogni volta che qualcosa va storto, scoppia un dibattito tra

work is interrupted for weeks i fornitori e tra questi e gli appaltatori, e il lavoro viene

3. as a result, the time for installation and testing of the interrotto per settimane

electrical system is reduced. 3. di conseguenza, il tempo per l'installazione e il collaudo

To solve these problems, through the T5 Agreement (that was dell'impianto elettrico si riduce.

a contract with main suppliers, companies and Per risolvere questi problemi, attraverso l'Accordo T5 (che era

subcontractors), BAA deposited a precautionary sum into a un contratto tra principali fornitori, aziende e subappaltatori),

fund that is shared among all its suppliers if the project is BAA ha depositato una somma precauzionale in un fondo che

completed on time and on budget. viene diviso tra tutti i suoi fornitori se il progetto viene

The effect has been to minimize the conflicts and costs that completato nei tempi e nel budget previsti.

usually plague big construction projects. L'effetto è stato quello di ridurre al minimo i conflitti e i costi

che solitamente affliggono i grandi progetti di costruzione.

What were the principal problems related to building Quali sono stati i principali problemi legati alla costruzione di

airports? aeroporti?

What were BAA’s options for managing the project? Quali erano le opzioni della BAA per la gestione del progetto?

What were the specific constraints imposed by the nature of Quali sono stati i vincoli specifici imposti dalla natura del sito?

the site? Quali erano i principali rischi che solitamente comportavano

What were the major risks usually involved in managing a la gestione di un progetto come il T5?

project like T5? In che modo l'accordo T5 ha facilitato la gestione del progetto

How has the T5 Agreement facilitated the management of the T5?

T5 project? Domande di ripasso:

1) Explain what a project is.

2) What are the five different phases of a project? What happens in each phase?

3) What were the logistical difficulties with the T5 project? \ \

4) What did Tony Douglas do to avoid (per evitare) potential problems with the project? \ \

5) What was the T5 Agreement? Why was it successful? \ 2

UNIT 3: TEAMWORKING

Teamwork is the ability of a group to work well together to Il lavoro di squadra è la capacità di un gruppo di lavorare bene

accomplish a common goal. insieme per raggiungere un obiettivo comune.

Successful teams accomplish their objectives because they I team di successo raggiungono i loro obiettivi perché si

are committed, respect the various roles within the team and impegnano, rispettano i vari ruoli all'interno del team e

meet their deadlines. rispettano le loro scadenze.

Teams spend a lot of time in meetings which have to be I team passano molto tempo in riunioni che devono essere

positive, informative and use the team's time efficiently. positive, informative e utilizzare il tempo del team in modo

The chairperson or facilitator plays a key role in coordinating efficiente. Il presidente o il facilitatore svolge un ruolo chiave

the team’s work and keeping everyone focused at meetings. nel coordinare il lavoro del team e nel mantenere tutti

concentrati durante le riunioni.

MEETINGS ARE HELD FOR EXAMPLE TO: LE RIUNIONI SI TENGONO AD ESEMPIO PER:

1) explain new projects 1) spiegare i nuovi progetti

2) establish common goals 2) stabilire obiettivi comuni

3) make team decisions 3) prendere decisioni di squadra

4) create policies 4) creare politiche

5) share information… 5) condividere le informazioni…

HOW ORGANIZE A SUCCESSFUL MEETING COME ORGANIZZARE UN RIUNIONE DI SUCCESSO

1) Have an agenda with a list of the points to be discussed 1) avere un'agenda con l'elenco dei punti da discutere e

and clear, fixed objectives obiettivi chiari e fissi

2) Set a time for the end of the meeting and stick to it 2) Fissare un orario per la fine della riunione e attenersi ad

3) Designate a meeting leader and a meeting facilitator. esso

The meeting facilitator leads the meeting and establishes and 3) Designare un meeting leader e un facilitatore della riunione.

ensures that the ground rules are respected. Il facilitatore della riunione guida la riunione e stabilisce e

The main tasks of the meeting leader are: garantisce il rispetto delle regole di base.

- scheduling the meeting I compiti principali del meeting leader sono:

- creating and sending the agenda - programmare la riunione

- assigning talking points or time slots to each attendee - creazione e invio dell'ordine del giorno

- assigning tasks at the end of the meeting - l'assegnazione di punti di conversazione o di fasce orarie ad

4) Reduce the number of meetings, so schedule them only ogni partecipante

when really necessary or, for example, merge similar meetings - assegnazione dei compiti al termine della riunione

together 4) Ridurre il numero di riunioni, quindi programmarle solo

5) Reduce the number of participants in order to avoid long quando è veramente necessario o, per esempio, unire insieme

discussions and too many opinions riunioni simili

6) Based on the ideas and decisions developed during the 5) Ridurre il numero dei partecipanti per evitare lunghe

meeting, create action items and assign them to team discussioni e troppe opinioni

members 6) Sulla base delle idee e delle decisioni sviluppate durante la

riunione, creare elementi di azione e assegnarli ai membri del

team

HOW TO START A MEETING COME INIZIARE UNA RIUNIONE

To start a successful meeting it is necessary, firstly, that the Per iniziare una riunione di successo è necessario, per prima

meeting leader explains why he/she organized the meeting and, cosa, che il meeting leader spieghi perché ha organizzato la

secondly, what is the goal of the meeting. riunione e, secondariamente, qual è l'obiettivo dell'incontro.

The meeting leader then sets a time for the meeting to finish il meeting leader stabilisce poi un tempo entro cui finire e

and presents the agenda with the points to be followed during presenta la scaletta con i punti da seguire durante l'incontro

the meeting (e.g. gather ideas from the team members, (es. raccogliere le idee dei membri del team, discuterle,

discuss them, choose the best ones and assign tasks to the scegliere le migliori e assegnare i vari compiti da svolgere ai

team members). membri del team)

HOW TO END A MEETING COME FINIRE UNA RIUNIONE

To finish a successful meeting the meeting leader, based on Per finire una riunione di successo il meeting leader, sulla base

the ideas and decisions developed during the meeting, assigns delle idee e delle decisioni sviluppate durante la riunione,

action items to the team members and makes sure that assegna elementi di azione ai membri del team e si assicura

everyone has understood their task. che ognuno abbia compreso il proprio compito.

He/she then sets a day and time for the next meeting to Stabilisce poi un giorno e un’ora per la prossima riunione per

compare the results. confrontare i risultati. 3

TEXT: “THINK BEFORE YOU MEET” TESTO: “THINK BEFORE YOU MEET”

The text focuses on the theory that too many meetings are a Il testo si concentra sulla teoria che troppi meeting sono una

waste of time. perdita di tempo.

An American study found that senior and middle managers Uno studio americano ha rilevato che i senior e middle

usually spend more than 75 per cent of their time in meetings, manager di solito dedicano oltre il 75% del loro tempo alle

but on average only 12% of managers felt the meetings were riunioni, ma che in media solo il 12% dei manager ritiene che

productive (25% in high-performing companies, 2% in low- le riunioni siano state produttive (25% nelle aziende ad alte

performing companies). prestazioni, 2% nelle aziende a basse prestazioni).

Corridor or Coffee machine meetings are often more efficient Spesso le riunioni di corridoio o alla macchina del caffè sono

because they are more spontaneous, smaller and faster. più efficienti perché sono più spontanee, piccole e veloci.

Bigger meetings, on the other hand, are more problematic Nelle riunioni più grandi invece, si riscontrano problematiche

because too little thought is often given to the agenda, the con l'agenda, la location, le persone e il risultato.

location, the participants and the outcome, making the Le riunioni più grandi sono invece più problematiche, poiché

meeting boring and unproductive. spesso si pensa troppo poco all'ordine del giorno, alla location,

Meetings are usually held to share information or solve alle persone che vi partecipano e al risultato rendendo così la

problems. riunione noiosa e poco produttiva.

In the first case, at the end the participants can say what Le riunioni di solito vengono tenute per condividere

they think they heard during the meeting, and possibly be informazioni o risolvere problemi.

corrected. Nel primo caso, alla fine i partecipanti possono dire quello che

In the second case, the focus is on brainstorming, new ideas pensano di aver sentito durante la riunione, ed eventualmente

and putting solutions into practice. venire corretti.

It may also be useful to ask participants what they liked about Nel secondo caso, l'obiettivo è il brainstorming, nuove idee e

the meeting, rather than allowing unconstructive criticism. la messa in pratica di soluzioni.

Companies consider meetings very important because it is Può essere utile anche chiedere ai partecipanti cosa è piaciuto

here that teams are formed. della riunione, piuttosto che permettere critiche non

Meetings can therefore be a waste of time when they are not costruttive.

well organized. Instead, it is necessary to frame the issue Le aziende considerano le riunioni molto importanti poiché è

carefully and improve the participation of the members in the qui che si formano i team.

team. Le riunioni possono quindi essere una perdita di tempo quando

non vengono ben organizzati. Bisogna invece inquadrare la

questione con attenzione e migliorare la partecipazione dei

membri nel team.

Why are corridor