Programmazione E Controllo di Gestione - parte 1

SISTEMA DI CONTROLLO MANAGERIALE

Nozione di Controllo → Il CONTROLLO deve essere visto come una cosa positiva, non è solo andare a vedere, ma è vedere per decidere, infatti il fine del controllo è decidere, guidare, indirizzare, aiutare l’impresa a raggiungere le proprie performance. Il controllo è wow per questo, perché è uno strumento di supporto, è la base informativa per prendere delle decisioni. Il controllo non come verifica ispezione, ma come guida per la comunità di persone, guida i comportamenti dei singoli e dell’organizzazione verso gli obiettivi aziendali/organizzativi.

Significato di “verifica” e di “ispezione” (dal francese "contrôle"):

• Controllo ispettivo o verifica formale ai fini del rispetto delle norme e delle procedure fissate
• Implica la focalizzazione sulle azioni poste in essere nello svolgimento della gestione aziendale

Significato di “guida” e di “governo” (dall’inglese "control"):

• Potere di indirizzare, guidare, ordinare e prevenire
• Implica la focalizzazione sui risultati conseguiti rispetto agli obiettivi programmati (performance aziendale)

Sistema di Controllo Manageriale

Il controllo di gestione è un sistema complesso ed organico degli strumenti, dei processi, dei ruoli e delle soluzioni informali aventi l’obiettivo di:

• supportare e stimolare i manager ed il personale in genere a mettere in atto i comportamenti ritenuti più idonei per il raggiungimento delle finalità aziendali
• (in altri termini) indurre comportamenti individuali ed organizzativi in linea con il raggiungimento degli obiettivi aziendali

Da «verifica» a «guida». La definizione di un sistema di pianificazione e controllo efficace ed efficiente, e conseguentemente di un sistema di decisioni coerente ed armonioso, è presupposto necessario per raggiungere l’obiettivo perseguito, ma anche quello di consentire e facilitare la sopravvivenza e lo sviluppo di ogni organismo aziendale.

La pianificazione strategica rappresenta il processo di definizione ed implementazione della strategia, ovvero “il processo attraverso il quale si decidono oggi le azioni da intraprendere per raggiungere gli obiettivi di domani”. Attraverso questa, si definiscono gli obiettivi di fondo della gestione aziendale e si individuano le linee strategiche per raggiungerli.

→ L’obiettivo aziendale è quello di completare il processo.

Il comportamento del singolo (interesse personale) non sempre coincide con l’interesse aziendale. In organizzazioni dove l’obiettivo del singolo è l’obiettivo aziendale c’è una perfetta condivisione, non c’è bisogno del controllo. Quando questi due interessi si staccano, c’è bisogno del controllo che indirizzi questi comportamenti verso gli obiettivi aziendali.

Il polo di partenza sono i comportamenti individuali ed organizzativi → Il sistema di controllo è quel meccanismo/l’insieme di elementi aventi l’obiettivo di guidare i comportamenti verso gli obiettivi aziendali.

In sintesi, il controllo di gestione può essere definito come un insieme di attività attraverso cui la direzione aziendale verifica che la gestione si stia svolgendo in modo coordinato e coerente con gli obiettivi formulati in sede di pianificazione, nonché dotato dei criteri di efficacia, efficienza ed economicità, al fine di consentire il raggiungimento dell’impresa nel tempo.

FORME DI CONTROLLO

Per incentivare i comportamenti ad essere allineati con gli obiettivi, si possono adottare varie forme di controllo (sistema di controllo manageriale):

• Controllo delle azioni
• Controllo dei risultati
• Controllo del personale e della cultura interna, dove i singoli si autocontrollano. E' la forma ideale di controllo, perché ci si fida reciprocamente e c'è autocontrollo sociale. Tutti ci lavorano e tutti ci devono lavorare, tutti si motivano.

Tutte le forme di controllo hanno pari dignità, servono, tutto dipende dallo specifico caso. Devo mixare questi controlli. Il mix di controllo dipende dalla singola organizzazione e dalle condizioni di fattibilità ed efficacia del controllo. Il controllo deve essere anche personalizzato perché deve guidare/motivare i comportamenti, quindi bisogna conoscere le persone. La pianificazione delle strategie serve e va fatta se non c'è.

Scelta delle forme di controllo

La decisione non può prescindere dalle condizioni di efficacia nell'implementazione di ciascuna delle tre tipologie di controllo, alle quali sono associabili i relativi costi

Condizioni misurabili sulla base delle due seguenti variabili, che costituiscono, pertanto, la base della valutazione per scegliere l’oggetto primario del controllo (W. Ouchi, 1979; K. Merchant, 1982):

• Conoscenza del processo di ottenimento dei risultati (azioni chiave che vanno svolte per avere le maggiori probabilità di successo)
• Abilità di misurare i risultati ottenuti in modo oggettivo e a costi ragionevoli (ciò richiede la preventiva individuazione dei risultati chiave)

Condizioni che determinano l'utilizzabilità e l'efficacia delle tre tipologie di controllo

Se si conoscono le azioni, ovvero il processo di trasformazione, si possono controllare le azioni.

Se si conoscono i risultati che devono essere ottenuti, si possono controllare i risultati.

Se si conoscono entrambi, si possono implementare entrambi.

Se non si conoscono entrambi, ci si deve solo fidare.

Potenzialità e Punti di Forza

• Esempio virtuoso e carisma dei vertici hanno un’influenza positiva sulle condotte aziendali
• Migliore socializzazione e comunicazione interaziendale
• Miglior coordinamento sia verticale che orizzontale
• Team building
• Maggiori livelli di autonomia decisionale, responsabilizzazione e autocontrollo
• Più alta motivazione dei dipendenti
• Maggiore tempestività nel correggere comportamenti indesiderati
• Minore rischio di ottica di breve termine

Aspetti Critici e Punti di Debolezza

• Forte dipendenza dai modelli comportamentali promossi dai leaders
• Necessità di piani di investimento di medio-lungo termine
• Se il controllo risulta eccessivamente pressante, demoralizzazione, sfiducia e stress dei dipendenti
• Ridotto uso di strumenti di tipo tecnico contabile
• Difficoltà di comparazione e valutazione dei risultati
• Affiancamento necessario di altri tipi di controllo (ad esempio: controllo dei risultati)
• Alto rischio di ritualizzazione delle attività e perdita d’importanza
• Meccanismi di implementazione complessi in quanto basati su aspetti immateriali difficilmente gestibili e coordinabili.

Il controllo dei risultati è quella forma di controllo in azienda che come il controllo mira a guidare i comportamenti individuali ed organizzativi verso il raggiungimento degli obiettivi aziendali, però in un particolare modo, ovvero mediante la responsabilizzazione sul parametro obiettivo, ovvero controllando i risultati. I risultati sono il parametro obiettivo.

Io mi do dei target/obiettivi da raggiungere e vado a controllare i risultati se sono uguali o meno agli obiettivi. Quindi, il processo di controllo di gestione è facilmente determinabile.

OBIETTIVI → DECISIONI → RISULTATI

Innanzitutto, mi devo dare degli obiettivi che guideranno le mie azioni, decisioni, comportamenti, performance, attività concreta. Queste decisioni, mi porteranno a fine anno ad ottenere determinati risultati. Questi risultati poi li vado a confrontare con gli obiettivi, così da vedere se li devo migliorare o meno, faccio una sorta di processo di feedback.

Il controllo di gestione si basa sul meccanismo di retroazione, ovvero vado a vedere lo scostamento tra obiettivi e risultati, e su quella base prendo delle decisioni.

Processo di controllo → È un continuo processo circolare, anche perché il controllo è continuo, non finisce mai, deve cambiare costantemente per continuare a guidare l’adattamento, la presa di decisioni per continuare a perseguire i propri obiettivi. → Definisco gli obiettivi che guidano le loro azioni, che poi portano a dei risultati. Questi risultati verranno poi confrontati con gli obiettivi che porteranno a confermare o no gli obiettivi, o a cambiare le decisioni riguardanti i target prima presi.

A supporto di questo processo ci sono degli strumenti, infatti ci saranno strumenti (budget che è un bilancio preventivo del prossimo anno) dove si andrà a descrivere, riassumere e sintetizzare gli obiettivi da raggiungere. Confronto dei risultati del bilancio e dei risultati del budget.