Organizzazione di eventi ufficio Stampa

Organizzazione di eventi e ufficio stampa

Cristiana Rossato

Ogni cosa è un evento. Non c’è evento se non si comunica! Ogni evento va comunicato con i rispettivi mezzi di comunicazione.

Cosa significa organizzare un evento

Per organizzare un evento bisogna capire: cos’è un evento, obiettivi, pubblico interno ed esterno, coerenza con la mission.

Evento: dal latino eventus, dal verbo evenire: venir fuori, accadere. L’evento è un momento in cui i destinatari della comunicazione vengono riuniti assieme per partecipare a un avvenimento. Non esiste comunicazione senza un evento e non esiste evento senza comunicazione.

Cosa non è un evento

L’evento non ha solo l’obiettivo di stupire, e non deve essere slegato dai valori alla base della comunicazione che si vuole instaurare con il proprio cliente.

Obiettivi dell'evento

Obiettivi: farsi conoscere e riconoscere e farsi scegliere ovvero la capacità di trasferire informazioni (messaggi e valori) che connotano l’azienda e ciò che ruota attorno ad essa, trasmettendo autorevolezza, credibilità, trasparenza, fiducia, sicurezza. Tutti i secondari obiettivi dell’evento vanno declinati in base al preciso piano di comunicazione per giungere al cuore del target individuato. L’evento deve rispondere ai bisogni individuali. Gli obiettivi sono molto diversi tra di loro e bisogna quindi capirli subito prima di iniziare l’evento.

• Marketing: potenziare o ampliare i mercati o, addirittura, crearne di nuovi.
• Comunicazione: veicolare messaggi, diffondere idee, contattare persone.
• Politica: inquadrare o migliorare le prospettive politiche di un’azienda, di un ente, di un’associazione.
• Scienza o cultura: comunicare scoperte, invenzioni, tecnologie d’ultima generazione, confrontare esperienze e studi.

Target dell'evento

Capire subito chi sono i partecipanti del nostro evento, a chi si rivolge. Definire il profilo dei partecipanti e creare una mappa di affinità così da poter capire a chi ci si rivolge e chi si esclude. Una volta scelto il pubblico, si capisce che tipo di messaggio dovrà essere veicolato, come e con quali mezzi. Si è capito che a volte creare un evento è più efficace che fare pubblicità e marketing.

C’è una linea molto fragile di separazione tra pubblico interno ed esterno.

• Pubblico interno: tutti quelli che lavorano all’organizzazione di un evento, quindi dirigenti, tecnici, impiegati, operai, venditori, consulenti.
• Pubblico esterno: tutti coloro che non sono legati economicamente all’evento ma ruotano attorno alla realtà dell’evento, quindi cittadini, soci, finanza, clienti, pubblica amministrazione, enti locali, stakeholder dell’azienda.

Per raggiungere l’obiettivo che ci si prefissa, bisogna fare in modo che il pubblico abbia il più possibile un ruolo attivo all’interno dell’evento. Tanto più l’evento sarà credibile, tanto più il pubblico darà importanza e peso all’azienda organizzatrice. Il pubblico dovrà ricordare il messaggio e farlo proprio. L’evento non deve puntare sulla spettacolarità ma sulla credibilità delle informazioni trasmesse.

Coerenza con la mission

L’evento deve essere obbligatoriamente in linea con la missione dell’azienda, ovvero con i valori, gli obiettivi e le politiche aziendali. Da un evento deve emergere la personalità reale dell’azienda. Bisogna fare in modo che il pubblico gradisca l’evento, si diverta ma poi porti a casa qualcosa da questo evento. Se non gli rimane nulla, l’evento è inutile.

Come si struttura un evento

• Ideazione: definire obiettivi, tipologia evento, target e budget. Per stabilire gli obiettivi bisogna fare una profonda analisi dello scenario in cui opera l’azienda e di cosa vuole ottenere attraverso l’evento. In base al target che si sceglie, si stabilirà l’evento migliore da creare e poi si potrà iniziare con l’idea creativa. La creatività è essenziale ma bisogna declinare tutto in termini di fattibilità.
• Progettazione: fase operativa dell’evento, la fase più lunga che comprende stesura programma, scaletta, individuazione luogo e data, budget, timetable, creazione piano comunicazione e marketing.
• Realizzazione: evento vero e proprio.
• Chiusura: report finale, considerazioni e riflessioni.

Nella fase della progettazione, l'ordine è il seguente:

• Data e luogo evento: calcolare bene le date e tutti i calendari, vedere se ci sono eventi nello stesso periodo che possono rubare pubblico. Avere quindi un calendario generale sia nazionale che locale per evitare interferenze.
• Obiettivo
• Messaggio chiave
• Pubblico da coinvolgere: pensare ai tipi di invitati e ai possibili relatori.
• Titoli delle relazioni, se sono previste
• Moderatore (ospiti)
• Scaletta degli interventi con i precisi tempi di ognuno
• Stesura del programma
• Creazione e stesura dell’invito: deve essere attraente nella forma e nei contenuti, tagliato secondo l’evento e il pubblico che lo riceve.
• Regia e impostazione creativa dell’evento: utile usare anche uno storyboard per avere una linea più generale senza perdersi.
• Piano di comunicazione per promuovere l’evento
• Budget previsto
• Timing e scadenze varie

Diversi tipi di eventi. Quale scegliere?

• Eventi di marketing communication (iniziative legate a sponsorizzazioni commerciali, eventi di entertainment per pubblici esterni, fiere, conferenze stampa, open day, …)
• Eventi informativi per target specifici (convegni, congressi, seminari, workshop, educational visit,..)
• Eventi di comunicazione economico-finanziaria (road show, presentazioni,..)
• Eventi di comunicazione interna (convention, incentive, feste,..)
• Eventi istituzionali (anniversari, iniziative legate a sponsorizzazioni istituzionali,..)

Lezione 2

Tipologia e dimensione sono i fattori principali che determinano la tipologia di evento.

Dimensione

Caratteristica più immediata e facile. La dimensione dell’evento determina poi tutte le conseguenti decisioni di domanda, comunicazione e budget. La dimensione è data da:

• Affluenza: numero di visitatori.
• Provenienza del pubblico: luogo di residenza.
• Provenienza dei performers
• Impatto economico: indotto creato attorno a questo evento.
• Risonanza mediatica: interesse creato dai media.

In base a questi 5 fattori, gli eventi si distinguono in:

• Mega: domanda internazionale, grande impatto sulla filiera turistica, notevoli ricadute di tipo economico, mediatico, ambientale e infrastrutture.
• Nazionale: interesse nazionale che incrementa l’attività di una specifica area. Impatto sensibile sulla filiera turistica.
• Regionale: interesse regionale, ridotto impatto sulla filiera turistica ma elevato sulla ristorazione.
• Locale: eventi minori che si svolge in luogo ristretto all’interno di una comunità ristretta.

Esempio: Vinitaly

Affluenza immensa; provenienza del pubblico non solo locale, non solo italiana ma mondiale; provenienza dei performers a livello italiano; impatto economico enorme per tutta la città di Verona che smuove ristoranti locali hotel mezzi pubblici; risonanza mediatica vastissima a livello nazionale. In base ai 5 fattori, Vinitaly si classifica come evento nazionale.

Tipologie di eventi

Gli eventi vengono poi suddivisi in 8 tipologie:

• Sport: fiera del fitness Rimini
• Cultura: tocatì, Pasqua
• Promozionali: Winston, fashion week
• Meeting: TED
• Fiere di settore: fiera dell’artigianato, fiera cavalli
• Fiere
• Fundraising
• Familiari: tutte le festività familiari, cene compleanni
• Altri

Il pubblico cambia molto a seconda della tipologia, della dimensione dell’evento, e della frequenza

• Addetti ai lavori
• Amatori e appassionati
• Famiglie
• Anziani
• Giovani

Diamo un nome ad ogni evento

• Congresso: riunione periodica che comporta una celebrazione periodica che coinvolge centinaia, migliaia di persone appartenenti alla stessa sfera di interesse. I congressi hanno scadenze e temi ben stabiliti molto prima. La periodicità può essere pluriennale o annuale. Nei congressi devono esserci esperti che appartengono alla sfera di interesse in cui il congresso è immerso. I temi dei congressi sono in continuo aggiornamento, coinvolgendo grandi esperti del tema che devono informare il pubblico. Il pubblico sarà composto da chi ha interessi professionali. Obiettivo: informare, aggiornare, approfondire. Durata: più giorni, mai uno solo.
• Convegno: evento di ampio respiro su tema di ampio interesse (come congresso) ma si differenzia perché non ha una periodicità. Nasce, viene pensato e realizzato ma poi finisce. Si differenzia anche per il pubblico: mentre nel congresso il pubblico è composto da addetti ai lavori, nel convegno il pubblico è composto da chi è interessato al tema dibattuto. Non è il numero di partecipanti, ma la tipologia a fare la differenza. Dura un giorno o meno.
• Tavola rotonda: incontro su un tema specifico di attualità (economica, sociale, politica). Un gruppo di esperti si riunisce in seduta chiusa o in presenza di un pubblico. È un evento molto più vivace perché nasce per creare un dibattito mentre nel congresso si ascolta e basta. È molto popolare perché diffuso dai talk show. Nella tavola rotonda è obbligatorio un moderatore che gestisce il “traffico”. Pubblico vario interessato al tema. Periodicità non obbligatoria e durata massimo di 3 ore.
• Fiera: manifestazione su larga scala con esposizione di prodotti e servizi che operano su determinati settori. Pubblico di lavoratori, amatori, appassionati. Obiettivo: vendere e promuovere prodotti, aumentando visibilità del marchio. Esistono due tipologie: fiera generica e fiera di settore. Periodicità variabile, ogni anno o due, durata dai 2 ai 7 giorni. Il personale dello stand ha un ruolo decisivo per la riuscita della partecipazione.
• Convention o corporate meeting: da non confondere con i convegni. Riunione assembleare di un gruppo economico/politico destinato a fornire informazioni su una particolare situazione e a suscitare consenso da parte dei partecipanti. Un’azienda organizza una convention per motivare i partecipanti e per informare su politiche economiche e di mercato (vendita, gestione personale, cambi organizzativi, nuovi prodotti). Durata: 2-3 giorni inclusi momenti di relax e svago.
• Seminario/corso di aggiornamento, di studio, di approfondimento: riunione di circa 50/100 partecipanti con una specifica competenza, anche differenziata ma accomunata da un preciso interesse nel settore. Ha un programma di lavoro finalizzato all’arricchimento della professionalità dei partecipanti invitando esperti della materia anche a ripetizione. Durata media: mezza giornata.
• Feste e celebrazioni aziendali: da non confondere con le convention. Eventi esclusivamente interni per dare a tutti i dipendenti di un’azienda la possibilità di avere un momento di svago per creare maggior legame con l’azienda. Obiettivo: creare relazioni solide e durature con i dipendenti per motivarli maggiormente a lavorare. Periodicità legata alle ricorrenze, durata variabile.
• Open day: l’azienda apre le proprie porte al pubblico per farsi conoscere e far toccare con mano la propria realtà. Il pubblico è composto da persone interessate a conoscere l’azienda.