Organizzazione di eventi ufficio Stampa

Per ottenere l’energia elettrica, necessaria per il funzionamento di diverse strumentazioni,

 occorre rivolgersi all’agenzia o alla società competente per territorio. Richiesta in caso

di: occupazione suolo sprovvisto di fornitura elettrica (parchi, spiaggia, piazze…) o di

necessità di aumento di fornitura rispetto a quella già esistente

Ufficio patrocini dell’ente (comune, provincia, regione, ministero…) Nel caso in cui

 l’evento che si organizza abbia un valore culturale, sociale o aggregativo, è possibile

presentare richiesta di patrocinio del Comune, Provincia, Regione… Il patrocinio può

consentire di ottenere alcune riduzioni, per esempio sul pagamento del diritto di affissione o

del canone sulle iniziative pubblicitarie. Se il patrocinio viene accordato, gli organizzatori

potranno apporre il logo sui loro volantini, manifesti e altro materiale promozionale

(cartaceo/web)… con la dicitura: con il patrocinio talvolta viene fornito agli organizzatori un

contributo in servizi, quali ad esempio la concessione di attrezzature e materiali in prestito

d’uso (sedie, pedane per il palco, impianto di amplificazione). Le modalità di utilizzo

vengono concordate con gli uffici dell’Amministrazione. Il patrocinio non è una

sponsorizzazione, non è previsto un contributo economico.

S.I.A.N. - Servizio Igiene, Alimenti e Nutrizione per cibi e bevande: l’Ufficio dell’Ulss, si

 occupa di rilasciare tutte le Autorizzazioni necessarie per la somministrazione di cibi e

bevande Chi intenda esercitare l’attività somministrazione temporanea di alimenti e

bevande durante un evento deve presentare una SCIA, ovvero una Segnalazione

Certificata di Inizio Attività di somministrazione alimenti e bevande in via temporanea,

utilizzando la SCIA Sanitaria per l’ASL di riferimento

Pulizia dell’area usata: è fatto d’obbligo agli organizzatori di eventi su aree pubbliche di

 provvedere alla pulizia, raccolta e smaltimento rifiuti negli spazi interessati

dall’occupazione. È possibile richiedere preventivamente al gestore del servizio di igiene

urbana della Città dove si svolge l’evento l’esecuzione degli interventi di igiene ambientale

al termine dell’evento. La richiesta comporta il pagamento di un corrispettivo per

l’erogazione del servizio. In alternativa si può provvedere autonomamente o tramite una

ditta di pulizie privata.

S.I.A.E. - Società Italiana degli Autori ed Editori per musica e video. La SIAE è una

 società che concede, dietro il pagamento dei relativi diritti, l’autorizzazione a riprodurre

canzoni, video, opere teatrali e brani musicali protetti dal diritto d’autore. Per questo, se

durante un evento si intendono utilizzare brani, musiche o testi non propri, è necessario

richiedere il permesso e pagare i diritti di utilizzo, una percentuale dei quali verrà poi

corrisposta agli autori. Per ottenere l'autorizzazione viene richiesta una descrizione della

natura dell’evento, l'ampiezza dell'area, il numero di spettatori previsti e se l’ingresso è a

pagamento o gratuito. Nel caso in cui l'ingresso sia a pagamento, la SIAE provvede alla

stampa dei biglietti trattenendo, in una fase successiva, una percentuale sugli incassi.

L’esibizione di gruppi emergenti, che eseguono quindi il proprio repertorio non depositato,

comporta l'esenzione del pagamento dei diritti d'autore, previa dichiarazione scritta che i

componenti non siano iscritti alla SIAE e che tutti i brani non siano tutelati. La SIAE

comunque richiede una cauzione che verrà restituita dopo gli opportuni accertamenti e si

riserva, inoltre, l'invio di funzionari che controllino la veridicità di quanto dichiarato. Non è

necessario pagare la sia quando gli autori di cui esibisco le opere non sono tutelati o sono

morti da almeno 70 anni. Per testimoniare le tracce che voglio riprodurre, devo compilare

un borderò o borderaux, recandosi minimo un giorno prima dell’evento alla SIAE.

Manifesti e locandine: I.C.A. – Ufficio Affissioni L’ufficio, a gestione pubblica o in appalto

 a privati a seconda del Comune, si occupa di apporre su locandine e manifesti i timbri

necessari all’esposizione degli stessi in luoghi pubblici. Associazioni o persone interessate

a promuovere un evento mediante l'affissione di manifesti in città possono presentare

domanda di affissione sugli impianti cittadini al competente Servizio Pubblicità e

Occupazione Suolo Pubblico, Ufficio Prenotazione Spazi Pubblicitari - Gestione

Impianti. Per quanto riguarda l'esposizione di locandine, occorre ricordare che, per le

locandine poste all'interno di locali, non visibili dall'esterno, non serve richiedere una

preventiva autorizzazione né occorre pagare il canone iniziative pubblicitarie. Nel caso di

locandine da esporre sulle vetrine dei locali pubblici cittadini e/o dentro gli stessi locali, ma

comunque visibili dall’esterno, è invece dovuto il canone di pubblicità e chi intende

collocare locandine deve essere preventivamente autorizzato dal Comune. come stabilito

dal regolamento comunale per l'applicazione del canone sulle iniziative pubblicitarie. In

entrambi i casi, diversamente dai manifesti per i quali il Comune fornisce un servizio di

affissione, la distribuzione delle locandine e la loro rimozione alla scadenza è a carico degli

interessati. La domanda di autorizzazione per l'affissione di locandine va presentata anche

in questo caso all'Ufficio Prenotazione Spazi Pubblicitari (o simili)

LEZIONE 5

In un mondo sempre più basato sull’apparenza e che vive essenzialmente di immagine

“fare” e “non comunicare” equivale spesso a “non aver fatto”

Ufficio stampa: Ufficio preposto alla comunicazione verso l’esterno rispetto ad una realtà:

istituzione, azienda, evento

L’ufficio stampa comunica e fa comunicare. In un mondo sempre più basato sull’apparenza e che

vive essenzialmente di immagine, fare una cosa e non comunicarla, equivale spesso a non averla

fatta.

L’Ufficio stampa rappresenta un ente, un’azienda, una struttura, pubblica o privata, un singolo

individuo perfino (modello, parlamentare, attore, scrittore …) in tutti i rapporti con il pubblico

esterno: media, clienti

Non esistono uffici stampa perenni se non per azienda e realtà enormi (aziende grandissime o

comuni).

Le agenzie di stampa sono la rete che diffondono le notizie

Compiti ufficio stampa:

favorire l’azienda nel raggiungimento della sua missione e obiettivi istituzionali

 rafforzare il prestigio

 aumentare l’influenza

 costruire un’immagine positiva dell’organizzazione

 consolidarla con il passare del tempo

 favorire l’incremento del business



Funzioni dell’ufficio stampa:

1. strategia:

selezionare il flusso di informazioni provenienti dall’azienda o dall’organizzazione e tradurle

 in notizie interessanti per i media

valorizzare l’informazione d’impresa confezionando notizie a misura di media

 dirigere il flusso della comunicazione

 monitorare le notizie di maggiore interesse sulla stampa

 interpretare le strategie di comunicazione adottate dai concorrenti

 divenire il punto di riferimento per l’organizzazione in relazione al mondo dei media

 conoscere i cambiamenti nel panorama editoriale

 captare la percezione dell’immagine dell’azienda o dell’organizzazione da parte dei

 giornalisti

2. scrittura:

redigere i comunicati stampa

 elaborare i contenuti della cartella stampa

 preparare i materiali informativi/dossier

 redigere i testi per audiovisivi e supporti multimediali

 elaborare testi per siti internet, newsletter,..



3. organizzazione

coordinare la struttura dell’ufficio stampa

 organizzare conferenze stampa

 organizzare seminari d’aggiornamento, press tour, incontri stampa..

 pianificare interviste

 predisporre la rassegna stampa

 leggere attentamente i giornali

 mettere a punto l’archivio



4. relazioni pubbliche

sviluppare rapporti diretti con i giornalisti

 partecipare a convegni/incontri strumentali per la propria attività

 Intessere relazioni con tutti quei soggetti che possono/devono essere coinvolti nel

 progetto che si sta seguendo

5. aggiornamento

Informarsi costantemente sulle novità

 Aggiornare costantemente contatti

 Aggiornare costantemente mailing list

 Frequentare edicole ed emeroteche

 Stampa on line



Feedback delle notizie: È fondamentale attivare e gestire un feed-back delle notizie date per

capire: se e come il messaggio è arrivato

 quali echi ha suscitato

 quale è la sua possibile intensità di ritorno

 quali diverse motivazioni andavano eventualmente adottate



Pericoli da evitare:

Diventare un servizio incaricato di produrre comunicati o di gestire rapporti con i

 giornalisti al solo fine della pubblicazione delle notizie

Lasciare che le notizie siano gestite dagli amministratori/titolari e le non notizie

 dall’ufficio stampa

Per comunicare una notizia si può fare un ufficio stampa oppure se valuto che è così importante,

valuto che vale la pena creare una conferenza stampa, creo questo incontro/conferenza in cui do

tutte le informazioni ai giornalisti (info aggiuntive a quelle che scriverei nel comunicato stampa)

Le conferenze stampa devono avere un plus che facciano si che i giornalisti vengano

Rassegna stampa: vedere come i vari media e giornali comunicano lo stesso evento, la rassegna

stampa costa tantissimo, ma è lo strumento per capire se il mio lavoro è andato a buon fine

Comunicato stampa: testo che spiega l’iniziativa, la manifestazione, il prodotto

la cartella stampa invece è l’insieme di tutti i materiali forniti ai giornalisti per

la cartella stampa serve per la stampa! Non per altri

l’ufficio stampa è sempre aggiornato su tutto, mai chiedere la mail list all’ufficio stampa perché è un

lavoro che essi portano avanti da anni e non te lo daranno mai

Creare un comunicato stampa

Uno strumento rapido, preciso e affidabile di comunicazione

 Il resoconto di un avvenimento già successo o l’annuncio di un’iniziativa prossima

 La stretta cronaca (niente opinioni personali o propaganda) no racconto o poesia



Premessa: per redigere un comunicato stampa bisogna assolutamente sapere come "vive e come

pensa" il target di riferimento dei CS, ovvero i giornalisti che hanno poco tempo da dedicare ad

ogni CS e soprattutto ne ric