Organizzazione aziendale e gestione dei processi

ORGANIZZAZIONE AZIENDALE E GESTIONE

DEI PROCESSI

BUSINESS AND PROCESSES MANAGEMENT

Docente Dott. Emanuele

Davide Ruffi no

Organizzazione aziendale e gestione dei processi

Effetti del coronavirus

Eravamo abituati a pensare a un mondo globalizzato e avevamo un mercato che si era

profondamente internazionalizzato. I vincoli per il trasferimento di un bene da un

paese all’altro si erano abbassati.

L’import export prima del coronavirus aveva dimensioni importanti a livello mondiale.

Il cambio dei rapporti all’interno della scacchiera mondiale tra paesi comportano

impatti significativi sulle aziende coinvolte.

Non eravamo abituati a ragionare in termini di vedersi bloccate le forniture a causa di

un’epidemia. Tra le varie variabili da considerare quando acquistiamo un prodotto

dobbiamo ormai pensare da dove arriva, da quale paese.

• Questo discorso ormai coinvolge i rifornimenti delle aziende: nell’acquisizione delle

risorse da parte delle aziende si è cominciato a ragionare in termini di affidabilità

della disponibilità del prodotto. Bisogna avere la sicurezza di disporre di una

determinata quantità per la produzione futura. Perciò bisogna stare attenti, con

questa pandemia, ai paesi che sono stati toccati di più dalla pandemia proprio per un

discorso di affidabilità nei rifornimenti (devono essere continui).

• Gli aspetti connessi all’etica della produzione, diventano fattori anche di natura

economica e non sono solamente di tipo morale.

• Attenzione alle filiere produttrici: bisogna preoccuparsi se il fornitore di quel bene o

servizio non soddisfa più determinate esigenze.

• Paura nel fare il proprio lavoro (contagio), fattore dovuto in seguito alla recente

pandemia

Un bravo manager cerca di risolvere i problemi relativi all’azienda selezionando

unaserie di variabili, dove le variabili da tenere da conto sono molteplici nelle decisioni

aziendali. È più difficile andare a rispondere alle esigenze di un mercato internazionale

poichè non se ne conoscono i parametri dato che sono in continua evoluzione.

Si intende con bravura il cercare un sostituto in tempi rapidi se il fornitore sospende la

fornitura. Il fattore tempo diventa cruciale per impedire di sospendere la linea

produttiva.

Ricerca di una filiera di produzione alternativa: qualsiasi produzione può essere

sostituita, però io uomo di azienda devo sapere quanto tempo ci vuole per la

sostituzione.

Logica del “Just arrivo del bene nel momento giusto per la produzione.

in time”:

In questo contesto se manca un bene per la produzione, questa viene sospesa. Ciò

comporta una serie di problemi perchè comporta ingenti costi e se non si riesce a

sostenerli porta a lungo andare alla chiusura della linea di produzione e può portare al

fallimento.

Di qualsiasi prodotto dell’azienda non vado a cercare solo la combinazione

qualità/prezzo migliore di rifornimenti, ma vado anche a cercare prodotti succedanei e

filiere produttive alternati ve in caso di problematiche di rifornimento di input.

In situazione di criticità è sempre meglio avere piani alternativi.

Il coronavirus ha comportato anche modifiche nell’organizzazione del lavoro (smart

working, ecc.). Non siamo più in presenza delle tipiche catene di montaggio dove

l’assenza di un lavoratore comportava l’interruzione del ciclo produttivo, ma siamo in

presenza di una necessità di andare a valutare i lavoratori, il tipo di lavoro, come è

organizzato, quale tipo di benefici produce. Si è passati dalla presenza in ufficio a

quanta utilità viene portata al sistema dal fatto di stare in ufficio o collegati via

internet da casa.

Cambia completamente il criterio di valutazione: tutti i criteri di valutazione basati sul

conteggio temporaneo della presenza non servono più, come anche i conteggi basati

sul numero di pratiche svolte. In pratica si assiste a una ridefinizione dei criteri, a un

passaggio epocale, tenendo conto di certi aspetti che prima venivano trascurati.

Quindi, andare a vedere quale beneficio porta un dipendente al sistema richiede

capacità di valutazione diverse.

Si va incontro nei prossimi anni a un mondo del lavoro che sarà diverso, l’azienda che

per prima riuscirà a capire i cambiamenti e a trovare delle soluzioni ovviamente

risulterà vincente.

Rivoluzione non voluta dal coronavirus

Con questa proposizione si intendono tutte le innovazioni e i cambiamenti che si sono

visti nelle aziende. Ciò implica mettere in discussione certe norme del legislatore: ad

esempio sono stati sospesi alcuni versamenti che le aziende dovevano pagare allo

Stato, ecc.

Un’azienda moderna deve andare a preoccuparsi di avere alle spalle una filiera

maggiormente affidabile. Quindi bisogna aumentare il livello di conoscenza. Chi si

interessa di queste co se deve andare a verificare che l’intermediario di certi beni o

servizi è in grado di fornire una certa assistenza anche di fronte a situazioni di

emergenza. Analisi sulla affidabilità dei fornitori.

Fornitori più esperti e presenti sul mercato danno più certezza e garanzie riguardo le

forniture. L’analisi di questi fattori nelle aziende è diventata ormai fondamentale per

eventualmente studiare piani alternativi.

Per cercare di correre ai ripari le aziende non devono solo aumentare le scorte

ricorrendo a stabilimenti dismessi o alla costruzione di nuovi magazzini fisici, ma

bisogna immaginare delle soluzioni alternative. Sicuramente il disporsi mentalmente

ad affrontare queste situazioni consente di essere più preparati.

L’implementazione di magazzini virtuali (magazzini delle idee) presuppone una certa

capacità culturale, manageriale per andare ad affrontare situazioni nuove.

I magazzini virtuali in realtà esistono ogni volta che l’azienda fa delle simulazioni, ogni

volta che le banche fanno gli stress test (per fare qualche esempio), quando succede

qualche imprevisto in modo che le imprese riescano a organizzarsi.

Rappresentazione modello aziendalistico classico

• eticità

Income:

• economicità

Costi:

• efficienza

Risorse:

• efficacia

Processo:

• (risultati diretti): qualità

Output

• (risultati in divenire): effetti sulla società

Outcome

• Impact

• rappresenta la capacità di creare i presupposti per raggiungere un

L’income

determinato livello di eticità e razionalità (il più possibile elevati) nel processo

produttivo attraverso la selezione delle risorse da inserire: dallo skill delle persone

impiegate alla natura eco -compatibile delle risorse materiali, al know how

estendibile ad un insieme più ampio della collettività. In sostanza l’income

rappresenta le ragioni etiche o i principi che stanno dietro a ciò che viene comprato.

• L'eticità all'interno di un processo produttivo/erogativo si rileva ex-ante nell'acquisire

risorse di qualità e/o senza ricorrere aforme di sfruttamento nel settore delle risorse

umane, rendendo ancor più conveniente ai singoli attori l'utilizzo di prodotti/servizi

con un impatto sociale positivo. L'acquisto di prodotti eco-compatibili, l'esclusione

delle ditte che utilizzano manodopera minorile o altre forme di sfruttamento, sono i

primi, ma non certo gli unici, interventi da adottare da parte delle aziende che si

pongono il problema dell'eticità produttiva.

• Dal lato dei rispetto a 10 anni fa, la componente di costo era l’aspetto

costi,

essenziale del processo produttivo; oggi invece ci sono sempre di più delle strutture

aziendali in cui il costo è una delle tante componenti principali.

• Le stabilito il livello etico, devono essere selezionate al miglior mix qualità-

risorse,

prezzo, avendo cura d'ipotizzare soluzioni alternative se il f ornitore abituale dovesse

trovarsi nelle condizioni di dover sospendere le forniture: con il coronavirus il

problema è esploso un modo dirompente, ma era già presenze nell’ufficio acquisti di

tante aziende.

Il mix di qualità-prezzo deve soddisfare il principio di (si pone il problema

economicità

di come utilizzare le risorse, in quale contesto inserirle, quali sono le possibilità

attraverso cui utilizzare al meglio le risorse). Per introdurre questo concetto si parla di

filiere: certe materie prime in certe filiere danno buoni risultati, mentre in altre danno

risultati meno buoni (non funzionano).

Le condizioni operative e ambientali che si vanno a realizzare nelle singole fattispecie

economiche danno risultati diversi: per esempio in Germania una certa cosa funziona,

mentre in Italia non funzionerebbe.

Se prendo una risorsa e la metto in un contesto, devo avere strumenti adeguati per

verificare l’efficacia e l’efficienza di tale risorsa:

• permette di valutare se per ottenere un prodotto (raggiungere lo scopo) si

Efficienza:

utilizzano le risorse nella maniera corretta e in quanto tempo. La funzione di audit si

occupa di studiare il grado di efficienza dell’azienda.

• raggiungimento dell’obbiettivo senza star a guardare molto i modi.

Efficacia:

Perciò dato un processo con delle risorse, primadi tutto si va a calcolare di quante

risorse ho bisogno per raggiungere l’obbiettivo prefissato.

Si può essere efficiente senza essere efficaci: non si raggiunge l’obbiettivo (100), ma i

prodotti (per esempio 70) sono stati realizzati nella maniera corretta utilizzando bene

le risorse a disposizione. In questo caso l’ufficio marketing non è contento, vorrà dire

che questi 70 prodotti verranno venduti a un prezzo leggermente superiore.

Questo discorso non va bene se si parla di settore pubblico: nel caso di decisione

riguardo l’illuminazione pubblica non è possibile non soddisfare le attese, non si può

illuminare una parte e lasciare l’altra al buio. Vi è quindi necessità di stabilire dei cut-

off (soglie o parametri).

Discorso analogo per quanto riguarda le vaccinazioni: se non si raggiunge la soglia di

vaccinazioni del 95%, cominciano ad aumentare i rischi di contagio e si possono avere

dei problemi di mancanza di copertura. Gli epidemiologi sostengono che se si vaccina

tutta la popolazione e qualcuno sfugge, è possibile individuare e isolare più facilmente

la patologia.

Le risorse così selezionate entrano nel processo produttivo / erogativo, core business

delle singole aziende, dove si realizza la trasformazione delle risorse acquisite in un

prodotto gradito al mercato. Tale fase è facile da identificare nel settore

metalmeccanico, in quanto avviene normalmente all’interno di appositi stabilimenti,

ma è individuabile in tutte le aziende nel momento in cui le risorse si trasformano in

prodotti / servizio per i clienti.

In azienda agli alti livelli interessa che venga raggiunto l’obbiettivo, generalmente non

è compito loro approvvigionare le risorse della quantità giusta al costo giusto (al

Tale compito spetta all’ufficio acquisti che deve individuare

miglior mix qualità/prezzo).

di volta in volta (poichè il mercato cambia) i parametri adatti per acquistare le materie

prime, per scoprire il migliore mix qualità/prezzo.

In pratica l’obbiettivo è garantire la fornitura, è possibile rinunciare al miglior mix

qualità/prezzo se in cambio si ha la garanzia o aff idabilità del fornitore.

Se si parla di materie prime, il discorso è più semplice; quando si parla di risorse più

complicate

(come i servizi) bisogna avere la sicurezza di una certa continuità e di una garanzia in

caso di inefficienza. Quindi anche se un software inizia a non funzionare più nella

maniera corretta bisogna avere la certezza di avere una garanzia o che vi sia la

presenza di determinati fattori tali per cui sia garantita la continuità dell’attività (si

parla di tempi di conversione bassi).

Se ci si lega troppo ad un fornitore e se questo fallisce per qualche ragione, mi ritrovo

senza fornitura e questo può generare una crisi. In questi casi bisogna sempre avere

un piano B per una riconversione non prevista in tempi relativamente brevi, almeno da

non essere impreparato sul da farsi.

Questi ragionamenti portano alla verifica dell’utilità di un determinato prodotto: se si

ha un prodotto e si ragiona su come sostituirlo con un altro può succedere che nel fare

queste verifiche si scopre che il prodotto sostitutivo in certe situazioni offre

opportunità e garanzie migliori rispetto al prodotto posseduto.

Si parla di perchè occorre trovare dei meccanismi per

razionalizzazione del processo

capire costantemente di cosa ha bisogno la mia azienda, cosa funziona e cosa non

funziona, scoprire i punti di forzae di debolezzaper aumentare il mio grado di

conoscenzariguardo l’azienda, quali sono le risorse sostitutive nel caso in cui una

risorsa venga a mancare o non funzionare, in quali tempi è possibile avviare la

riconversione, quali differenze ci sono in termini di garanzie ed efficienza nell’usare

una risorsa piuttosto che un’altra.

Inoltre, bisogna sempre trovare e creare le condizioni adatte per sfruttare al meglio

una determinata risorsa affinchè dia il meglio (soprattutto la risorsa umana).

In questo contesto, quindi, bisogna studiare certi parametri. Per fare ciò si considerano

2 attività con caratteristiche abbastanza simili e si vanno ad analizzare determinati

fenomeni.

Concetto di variabile da identificare per studiare un certo fenomeno

variabile proxy:

(rappresenta un’approssimazione), dà un’idea del fenomeno.

Perciò per cercare di risparmiare risorse nello studiare un certo fenomeno, si utilizzano

variabili proxy. Non dà una spiegazione esaustiva del fenomeno, ma dà un’idea

piuttosto buona di ciò che si sta cercando.

Un bravo manager deve saper utilizzare e identificare i parametri in modo da ottenere

delle informazioni in maniera veloce. Se tali parametri non si riescono a gestire, si va

incontro a sorprese che poi possono portare a dei “crash”.

• Per “output” si intende il risultato diretto del processo produttivo, evidenziando, in

primo luogo, la quantità di beni e servizi direttamente prodotti o erogati dall’azienda,

cioè i prodotti-servizi finali realizzati da una determinata unità, senza nulla dire sul

grado di utilizzo/apprezzamento (fattori essenziali nella determinazione

dell'outcome).

Quindi l’output è ciò che viene generato dalla trasformazione degli input attraverso il

processo

produttivo, è il risultato diretto del processo produttivo. È abbastanza facile da

misurare perchè si conta quanti pezzi sono stati prodotti. È la prima valutazione su

che cosa sta facendo l’azienda. Ma ciò non basta, è un’informazione insufficiente e

bisogna andare a studiare altri fattori per dire che cosa fa un’azienda.

• Quando si parla di si tratta di un concetto più soggettivo inerente al prodotto

qualità,

finale. I concetti di qualità cambiano nel tempo: se ci si abitua a qualcosa nel

presente, poi è difficil e tornare indietro (in termini anche di tecnologia).

Un’azienda, quindi, deve andare a vedere che cosa intende per qualità. In qualsiasi

processo industriale c’è sempre il fattore “valutazione personale”.

Il processo di valutazione ripete entro certi limiti alcune caratteristiche, il fatto di

renderlo migliore

per un manager è un compito che deve costantemente porsi: quello che andava bene

magari 2 anni fa, oggi non va più bene oggi e quindi va modificato. Il manager,

quindi, deve studiare i singoli pezzi, scomporre il problema e deve avere la capacità

di riunire le conoscenze per migliorarla.

All’interno dell’organizzazione si chiede a tutti di portare dei miglioramenti perché se

no ciò che andava bene anni fa è destinato a non andare più bene nel futuro.

Si cerca sempre di apportare miglioramenti per innovare il prodotto. Se ciò non

avviene il prodotto a lungo andare non sarà più apprezzato.

• Quando si parla di si va a studiare quale immagine si va a creare in un

outcome

gruppo sociale per un determinato prodotto. Il problema sta nel creare le condizioni

tali per far apprezzare il prodotto alla clientela.

Per si intendono cioè gli effetti complessivi, diretti e indiretti, determinati in

outcome

capo ai fruitori dei beni / servizi, dell'attivit