Laboratorio di organizzazione aziendale

Economia e management all'Università di Bologna

Campus di Forlì: laboratorio di organizzazione aziendale

Esame del 21/01/2022. Studio delle organizzazioni umane, del modo in cui gli umani fanno le cose insieme, e in questo modo di fare cose insieme c’è qualcosa di simile indipendentemente dal motivo; esistono principi comuni a tutte le organizzazioni, viste in un’ottica generale. Le imprese sono viste come isole di economia pianificata in un mare di interazioni di mercato; le economie pianificate sono quelle gestite dall’alto, in cui non esiste un mercato, che per questo non lasciano trasparire informazioni; allo stesso modo fanno le imprese.

Strutture e processi organizzativi

Due significati dati alla parola organizzazione. Ci sono organizzazioni umane la cui differenza sta tutta nella struttura, nell’organizzazione delle relazioni. Una forma di organizzazione nella chimica è quella nelle strutture degli elementi, composti da atomi; le organizzazioni umane sono più complesse. Gli umani sono più volubili degli atomi e nel modo di relazionarsi cambiano, quindi a volte nel tempo è importante andare a vedere come cambiano le cose: questo è il processo organizzativo. Non per tutte le organizzazioni bisogna andare a vedere il processo, perché sono sufficientemente stabili nel tempo da far sì che la struttura possa dire tanto di quello che fanno.

La struttura di un’azienda è l’organigramma, non è eterna però si suppone che per un certo numero di anni rimanga invariata, ma non è sempre così; ci sono imprese che cambiano in continuazione e per loro quasi non si può disegnare la struttura, bisogna raccontare il processo, le organizzazioni. Studiare il processo organizzativo fa vedere cose che altrimenti non sarebbero facilmente visibili: a volte con l’organigramma e la struttura si perdono informazioni importanti, mentre il processo racconta proprietà importanti.

Organizzazioni: oggetti fatti di relazioni; questo approccio è abbastanza generale, perché non è necessario solo per le relazioni umane, ma le interazioni sono importanti in molti ambiti. Esiste un approccio che cerca di rappresentare in modo generale il fatto che le parti sono in interazione, la quale è qualcosa di fondamentale. Esistono varie definizioni di sistema: cos’è dipende da chi lo guarda, cioè l’osservatore di un sistema decide di quali elementi andare a vedere le interazioni. Un’impresa è un’organizzazione nel senso che è fatta dai dipendenti, proprietari, poi però le cose possono diventare più complesse, perché magari è quotata in borsa, quindi ci sono milioni di proprietari, o è un’impresa in conto terzi; i clienti sono instabili, ma c’è bisogno di avere stabilità per fare impresa, quindi occorre avere un nucleo di clienti più stabili.

Pertanto, l’amministratore include o esclude delle cose dalla definizione dell’impresa, decidendo dove sono i limiti del suo sistema; ci sono delle relazioni, ma cosa mettere dentro il sistema lo decide lui; queste relazioni insieme fanno qualcosa di più. Ci sono delle entità che diventano variabili; si distingue tra variabili di ingresso, di stato, di uscita. Per un’impresa ad esempio si pensa ai fattori di produzione che entrano, i prodotti che escono, e in mezzo c’è tutto ciò che sta dentro, come il capitale fisico, umano, finanziario; è importante sapere queste variabili perché spesso le dinamiche di interazione all’interno del sistema e tra sistemi si possono raccontare in base a quello che succede alle variabili di uscita.

Spesso ci sono controreazioni: possono essere positive o negative; positive se la variabile di ingresso che cresce fa crescere anche quella di uscita, negative se la variabile di ingresso che cresce fa diminuire quella di uscita. Alle attività dell’uomo si assegnano dei giudizi di valore: circolo virtuoso o circolo vizioso. Se una controreazione positiva piace si chiama circolo virtuoso; se una controreazione positiva provoca conseguenze negative diventa un circolo vizioso. Dipende dai valori dell’uomo, dalla sua opinione personale. Stessa cosa vale per la controreazione negativa. Questa distinzione viene fatta solo nelle scienze sociali, se no la distinzione si limita a controreazione positiva o negativa.

Stabilità: viene generata da controreazioni negative, perché quelle positive portano a dinamiche esplosive. Stabilità è diverso da equilibrio, che vuol dire invece che si rimane sempre lì, non ci si muove; stabilità significa che se ci si sposta da quel punto poi si tende a ritornare lì. L’equilibrio può essere stabile o instabile, a seconda se spostandosi si ritorna al punto iniziale o no.

Con le imprese a volte ci si muove proprio per assicurare stabilità, perché stare in equilibrio potrebbe essere pericoloso, in quanto non si sa se sia stabile o instabile. A volte stabilità significa ripetersi lungo un ciclo; se questo varia per una perturbazione finendo nel ciclo limite, poi comunque si ritorna al punto principale. Tutto questo vale per oggetti molto semplici, perché di solito gli umani non hanno punti di equilibrio stabile o cicli limite uguali a sé stessi: ci sono variabilità, anche se poi c’è una certa regolarità di fondo. È un concetto di stabilità complesso: può significare anche che in mezzo alle turbolenze della vita e degli affari c’è comunque qualcosa che un po’ porta, guida a muoversi non troppo lontano da una qualche orbita.

Effetto farfalla: idea che il battito d’ali di una farfalla in uno Stato potrebbe causare un tornado in un altro dall’altra parte del mondo; questa è parte dell’elaborato di Lorenz, perché dice che per la teoria del caos è impossibile prevedere il futuro, mentre Lorenz dà un messaggio molto più ricco.

Osservando le traiettorie del sistema di Lorenz si nota che esse sono molto diverse ma si accumulano su uno stesso oggetto a forma di farfalla che sembra diverso da quello iniziale; si parla di questo caso di un attrattore. Attrattore strano: idea che anche se si vive in un mondo estremamente caotico, imprevedibile, ci sono dinamiche che si ripetono; non si può dire che le cose andranno esattamente in un certo modo, non sono prevedibili, ma comunque ci saranno delle regolarità che si ripeteranno. Non ci sono regole semplici da applicare, perché il mondo non è semplice; esiste l’effetto farfalla, ma comunque ci sono sempre delle regolarità precise, chiamate dai matematici attrattori strani. È una stabilità imprecisa ma che comunque esiste.

Negli anni ’70 viene proposto un modello semplice chiamato “dei nastri di carta” per provare a comprendere l’attrattore di Lorenz: si immagina una linea di partenza numerata, con un oggetto che parte percorrendo un piano di forma simile alla farfalla e ogni volta che torna sulla linea i punti risultano raddoppiati ad ogni giro, tranne che a volte bisogna togliere 1 se il risultato è più grande di 1. In questo modo dopo due giri si torna al punto di partenza; ogni sequenza è possibile, qualunque sia la successione infinita di sinistra e destra esiste una traiettoria che segue questo destino.

Il rapporto tra la teoria di Lorenz e questo modello è che per ogni traiettoria nell’attrattore di Lorenz si può trovare una traiettoria sui nastri di carta che si comporta allo stesso modo. L’effetto farfalla ha successo perché restaura la propria libertà individuale; esso afferma infatti che per quanto piccoli si è si può avere un’influenza sul mondo.

Il coordinamento

È un concetto di base dell’organizzazione; molte scienze, come chimica, fisica, matematica, si costituiscono partendo da mattoncini di base. È così in quasi tutti i campi della conoscenza umana; nel campo dell’organizzazione aziendale i mattoncini di base sono le azioni di coordinamento. Esistono tre grosse modalità di coordinamento, attraverso le quali si possono capire i processi aziendali.

• Adattamento reciproco: Viene alla mente quando si parla di un’organizzazione spontanea; implica un feedback tra i membri, una cooperazione tra di essi. Al suo interno si trova una prima applicazione dei principi della teoria dei sistemi, funziona tramite la controreazione, appunto il feedback, richiede grande attenzione da parte delle persone coinvolte ed è molto vario; per questo motivo il risultato non è facilmente predicibile in anticipo, in quanto può avvenire in molti modi diversi. È la modalità secondo la quale ci si relaziona con gli altri mettendo a disposizione qualcosa di proprio, personale; tuttavia, incontra dei limiti nella dimensione delle organizzazioni, perché non funziona quando si superano gruppi di 5 o 6 persone: l’uomo non ha intelligenza infinita, ma limitata, dunque non ha la capacità di seguire, immaginare tutti i feedback di più di 6 persone, in quanto l’adattamento reciproco occupa molto le proprie facoltà mentali.
• Supervisione: Quando l’uomo deve svolgere azioni con un numero di persone in modo spontaneo viene fuori la gerarchia, la quale arriva fino a 12 o 15 persone, e comprende un coordinatore; essa può esserci anche per gruppi di meno di 6 persone, si forma ogni qualvolta una persona tra le altre prende il comando della situazione. La supervisione pertanto è il fatto che ci sia qualcuno, dotato di un potere formale o informale, che gestisce le sequenze di operazioni degli altri membri dell’organizzazione; nel linguaggio comune quando si parla di organizzazione ci si riferisce alla gerarchia, ma non è l’unica possibilità, può essere combinata con altre modalità.
• Standardizzazione: Nel linguaggio comune non viene classificata come modalità di coordinamento, ma invece lo è, e in certi casi aiuta a superare il limite di 5 o 6 persone, cioè se le attività sono molto standardizzate ci si coordina spontaneamente senza supervisione. Standardizzazione significa che ci si aspetta che il comportamento di una persona sia in un certo modo e così è; lo scopo è aiutarsi a gestire un gruppo non di piccole dimensioni. È qualcosa che aiuta le altre modalità di coordinamento. Si distingue tra standardizzazione degli input (variabili in entrata), degli output (variabili in uscita) e dei processi di lavoro (variabili di stato); quest’ultima corrisponde a cosa avviene dentro il sistema, può indicare la standardizzazione delle competenze oppure delle attività che si svolgono. Questa modalità aiuta a tenere al minimo la necessità di dare ordini, dato che c’è un certo standard da rispettare, non c’è bisogno di qualcuno che dia ordini.

Per funzionare ha bisogno della formalizzazione, perché senza quantificare una cosa non si può dire cos’è; la formalizzazione ha come altri aspetti l’insegnamento e l’indottrinamento: il primo consiste nel fatto che entrando a far parte di un’organizzazione si viene a conoscenza di cosa è giusto fare, mentre il secondo riguarda il fatto che viene spiegato il motivo di tali regole, dunque significa arrivare a credere ai valori tipici di un’organizzazione, credere che fare certe cose sia giusto, pertanto le si fanno senza bisogno di supervisione.

La modalità di supervisione è la prima a cui si pensa quando si parla di organizzazioni ma è anche quella che è meglio evitare perché è difficile da seguire e da mettere in atto, quindi se si trova un altro modo è meglio. Principio generale è che la gestione della attività umane, se fatta bene, cerca di evitare la supervisione il più possibile; il bravo manager non è uno che dà ordini agli altri, ma uno che riesce a far sì che gli altri lavorino e vadano nella direzione giusta senza intervenire, o comunque intervenendo il meno possibile e con meno punizioni possibili.

Esistono tipologie di organizzazione che usano una modalità di coordinamento in modo preponderante rispetto ad un’altra; ciò non significa però che le altre modalità non siano utilizzate.

• Coordinamento per adattamento reciproco: È molto utilizzato in organizzazioni in cui l’intelligenza del singolo è importante, quindi di solito ci sono persone con un certo livello di educazione formale, e c’è bisogno di una relazione continua tra i membri. Un esempio di questo tipo è il centro di ricerca, che necessita di molto coordinamento per adattamento reciproco; ciò non significa che una persona con basso livello di educazione formale non abbia capacità di adattamento reciproco, però comunque di solito ha difficoltà a trovare un luogo di lavoro in questo ambiente, è più probabile che venga supervisionata. Le organizzazioni che cercano di diventare piatte, con meno quadri e più persone sullo stesso livello, sono quelle che cercano di usare maggiormente il coordinamento per adattamento reciproco e meno per supervisione; sono tutte quelle in cui si valorizza l’intelligenza di ciascuno: l’adattamento reciproco è fondamentale, anche se magari c’è comunque la supervisione, una gerarchia, ma in modo meno preponderante. Queste organizzazioni fanno uso di tecnologie intensive, nel senso che coinvolgono i propri membri in attività che richiedono un impegno intellettuale, intensa comunicazione, tanto feedback; espandere o ridurre il proprio campo di attività significa spesso inglobare o includere alcuni membri. Crescere significa inglobare in misura maggiore delle persone al proprio interno che prima erano ai margini; un esempio è lo sviluppo storico degli ospedali che non sono sempre stati come lo sono oggi, prima dell’800 non avevano questa struttura, cioè non presentavano possibilità di ricovero (prima c’era il lazzaretto). Quando si vuole crescere usando una tecnologia intensiva, come ad esempio nei casi delle aziende biotecniche, lo si fa inglobando.
• Coordinamento per supervisione: Si pensa, ad esempio, ad una gerarchia in cui ci siano molti ordini dati con aspettativa di controlli; è molto evidente questo in tante fabbriche, soprattutto in quelle a basso contenuto tecnologico. Non si cerca di tirare fuori il meglio da ogni lavoratore, ma spesso ci si riduce a controllarli e dare ordini; la catena di montaggio è un esempio. Queste organizzazioni usano una tecnologia di concatenamento, perché hanno lo scopo di coordinamento nel tempo; le altre modalità non necessitano di un ordinamento temporale, mentre per la gerarchia è necessario in modo da organizzare i vari lavori svolti dalle persone. L’esistenza di interdipendenze temporali è molto spesso la ragione che porta alla necessità di un coordinamento per supervisione. Queste organizzazioni si espandono di solito per integrazione verticale, oppure si contraggono vendendo parti di attività.
• Coordinamento per standardizzazione: Questa tipologia c’è in tutte le organizzazioni, ma quelle che ne fanno grande uso, per le quali è assolutamente fondamentale, sono di solito quelle che usano le tecnologie di mediazione, cioè che si basano sulla capacità di connettere un grande numero di persone che altrimenti non interagirebbero. Un esempio è la banca, che standardizza tutta una serie di operazioni, come il dire che per avere il mutuo è necessario dare in garanzia degli immobili, e in questo caso si appoggia anche alla standardizzazione data dallo Stato; oppure tramite standardizzazione esprime la modalità di erogazione dei prestiti, dicendo a chi ha dei risparmi di depositarli presso di essa, il che comporterà eventualmente pagamento di interessi. L’utilizzo di questa tipologia non significa che non ci sia supervisione o adattamento reciproco sia tra dipendenti che tra dipendenti e clienti, ma che la standardizzazione è fondamentale. Bisogna cercare di usare la standardizzazione per avere più possibile adattamento reciproco e meno supervisionamento. Queste organizzazioni si espandono o diminuiscono in relazione alla quantità di popolazione servita; utilizzano una tecnologia di mediazione.

Esempi di comunicazioni e accordi richiesti dal coordinamento per adattamento reciproco estratti dalla teoria dei giochi:

• Gioco del pollo: Quando viene giocato non si arriva in realtà ad un risultato, ma sta tutto nella comunicazione sul fatto che nessuna delle due persone deciderà di deviare la propria auto; tale gioco consiste quindi nel non giocarlo, e comunicare che non si sterzerà assolutamente. L’unico modo per partecipare a questo gioco è cercare di essere assolutamente credibili nel proprio comportamento, in quanto si basa tutto sulla comunicazione; il coordinamento per adattamento reciproco è tutto giocato sulla comunicazione. A questo gioco viene paragonata la corsa agli armamenti tra Stati Uniti e Unione Sovietica: ognuno ha costruito armamenti nucleari sempre più potenti, e si sono minacciati a vicenda nel caso in cui uno dei due attaccasse per primo l’altro; la guerra fredda è chiamata così perché non è stata mai combattuta, per questo è paragonata al gioco del pollo.
• Dilemma del prigioniero: È una situazione in cui ad entrambi gli arrestati conviene dichiararsi innocenti, ma ognuno dei due ha un incentivo a denunciare l’altro perché non farebbe nessun anno di galera. In questo caso il gioco viene giocato ma ci si concentra sulla comunicazione prima del gioco: prima di essere arrestati i due soggetti cercano di mettersi d’accordo sul da farsi; normalmente questa comunicazione avviene nella forma di...