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1. Fondamentali

di Excel

Excel è il programma Microsoft che appartiene alla categoria dei programmi di

foglio elettronico o spreadsheet. In questi programmi si dispone di un grande

foglio a quadretti o, se vogliamo, di un grande casellario postale. Nei quadretti

del foglio, o nelle celle del casellario, possono essere inseriti dati di qualunque

tipo, numeri o testo, sui quali è possibile effettuare calcoli matematici o

abbellimenti grafici o meglio ancora, utilizzarli per effettuare analisi. Sono

disponibili, inoltre, una serie di strumenti grafici che permettono di ottenere

“abbellimenti” allo scopo di presentare i dati in una forma facilmente leggibile.

Si dispone ancora di un nutrito insieme di funzionalità matematiche e

statistiche e di un linguaggio di programmazione che rende automatico e

generalizzabile lo svolgimento di determinate attività.

1.1 Lo schermo di Excel

Lo schermo di Excel, di cui molte parti sono comuni a tutte le applicazioni di

Windows, è parzialmente riprodotto nella figura seguente (per motivi di spazio

sono riportate soltanto le prime otto righe). In questa figura sono stati

evidenziati gli elementi principali che fanno parte della videata del programma.

Cominciando dall’alto vediamo la che riporta a sinistra il

barra del titolo

nome del programma (Microsoft Excel) ed il nome del file (Cartel1) mentre a

destra notiamo i consueti tre pulsanti rispettivamente di riduzione ad icona, di

ingrandisci a schermo intero e di riduzione il secondo, ed il terzo che è quello di

uscita dal programma.

Sotto la barra del titolo si trova la che elenca i comandi

barra dei menu

del programma. Da sinistra a destra troviamo poi ed infine i

File Modifica, etc.

comandi e Parleremo più avanti dei comandi e del loro

Finestra ?.

funzionamento.

barra dei menu barra degli strumenti barra del titolo

barra della

formula barra di

scorrimento

indirizzo di cella corrente frecce di

verticale

cella corrente scorrimento

barra di scorrimento orizzontale

barra di stato

Nella terza riga, sotto la barra del titolo, si trova la barra degli strumenti

che contiene una serie di simboli corrispondenti ad altrettanti comandi del

menu (quelli descritti nella barra dei menu). Si tratta di un sistema rapido di

esecuzione di comandi del menu che nella barra degli stumenti è ottenibile

selezionando l’icona corrispondente Vedremo in seguito un esempio esplicito

della differenza tra le due soluzioni.

Scendendo in basso troviamo e la

l’indirizzo di cella corrente barra della

che riportano rispettivamente l’indirizzo della cella in cui ci troviamo

formula

ed il suo contenuto. Nella figura la cella in cui ci troviamo, la è la

cella corrente,

cella A1 e questa cella non contiene alcunché (avremo modo in seguito di

approfondire l’argomento).

La parte centrale è occupata dal (il foglio a quadretti di

foglio di lavoro

cui in precedenza). Si tratta di un grande spazio suddiviso in righe e colonne

identificate rispettivamente da un numero intero che parte da 1 ed arriva a

65536 (righe) e da una lettera dell’alfabeto che parte dalla A ed arriva fino ad

IV (colonne). Nel caso delle colonne arrivati alla 26esima (identificata dalla

lettera Z), si conta AA (la 27), AB (la 28) e così via fino ad arrivare ad IV (la

256). In breve si dispone di un casellario (o di un foglio a quadretti o di una

matrice) di 65536 righe e di 256 colonne. Le caselle o gli elementi della matrice

sono le celle e ciascuna di esse è identificata attraverso un indirizzo espresso

nella forma: Così, per esempio A1 oppure BZ10000 sono gli

letteranumero.

indirizzi di due celle del foglio.

Nella parte inferiore troviamo infine le e

frecce la barra di scorrimento

e e Le frecce e la barra di scorrimento

orizzontali verticali la barra di stato.

sono strumenti che si utilizzano per spostarsi nel foglio di lavoro mentre la

barra di stato riporta informazioni sullo stato attuale del foglio (ne parleremo in

seguito).

La posizione del mouse è evidenziata da una croce. Vedremo in seguito

come utilizzare i pulsanti del mouse.

1.2 Come spostarsi nel foglio

Abbiamo visto nel paragrafo precedente che il foglio di lavoro si compone di un

insieme relativamente grande di celle. Di conseguenza è molto importante

conoscere bene la tecnica di spostamento su uno spazio così esteso.

Spostamento con i tasti

La più elementare forma di spostamento sul foglio è ottenuta con l’uso dei 4

tasti freccia: ciascuno di questi tasti produce uno spostamento di una posizione

della cella corrente. Così se premiamo per 4 volte il tasto otteniamo uno

spostamento di quattro celle verso destra. Se premiamo 2 volte il tasto

otteniamo uno spostamento di 2 posizioni in basso. Contestualmente notiamo

che varia l’indirizzo della cella corrente.

Accanto a questi spostamenti, di piccola portata, abbiamo la possibilità di

ottenere spostamenti maggiori nello spazio del foglio. Nel prospetto riportato di

seguito sono elencate tutte le modalità di spostamento ottenibili con i tasti.

Tasto Spostamento

↓, →, ↑, ← In basso, a destra, in alto, a sinistra di una cella

In alto, in basso di una finestra

Pag↓, Pag↑ A destra, a sinistra di una pagina

Alt Pag↓, Alt Pag↑ Avanti, indietro di un foglio nella cartella

Ctrl Pag↓, Ctrl Pag↑

Home () Colonna A della riga corrente

→,Ctrl ↑,Ctrl ← (vedi spiegazione nel seguito)

Ctrl↓,Ctrl

Nel caso della combinazione presentata nell’ultima riga del prospetto, lo

spostamento avviene sulla stessa riga/colonna della cella corrente verso il

basso, a destra, in alto, a sinistra a seconda del tasto freccia utilizzato. La

posizione finale della cella corrente sarà influenzata dalla situazione delle celle

incontrate durante lo spostamento.

Se sulla stessa riga/colonna nella direzione dello spostamento le celle

sono nelle stesse condizioni, o tutte vuote o tutte piene, allora la cella corrente

sarà una di quelle ai limiti del foglio. P. e., se il foglio è tutto vuoto e ci troviamo

↑, ↓,

in I10, la combinazione di tasti Ctrl porterà nella cella I1, la combinazione Ctrl porterà

→, ←

nella cella I65536, la combinazione Ctrl porterà nella cella IV10, la combinazione Ctrl porterà

nella cella A10.

Se nel corso dello spostamento sulla stessa riga/colonna, lo stato delle celle è discontinuo,

ossia si passa da una cella piena/vuota e celle che si trovano in condizione diversa, lo spostamento

avrà esiti diversi dal caso precedente. P.e. supponiamo di trovarci in I10 (vuota), supponiamo che a

↓.

partire dalla riga 30 cominci una sequenza di celle piene fino alla riga 60 ed utilizziamo Ctrl La

cella attuale in queste condizioni sarà I30. Se premiamo nuovamente la stessa combinazione di tasti

,

se la cella corrente sarà I60. Se premiamo ancora la stessa combinazione e le celle della stessa

colonna sono tutte vuote fino ala fine del foglio, la posizione della cella attuale sarà I65536.

L’ultima modalità di indirizzamento con i tasti si ottiene utilizzando l’indirizzo della cella

attiva (a sinistra della barra della formula). Se vogliamo indirizzarci su una cella di cui conosciamo

l’indirizzo, è sufficiente ciccare con il tasto sinistro nell’indirizzo di cella corrente, quindi digitare

l’indirizzo della cella che vogliamo raggiungere e premere Invio.

Spostamento con il mouse

Per gli spostamenti con il mouse, la forma più elementare di spostamento è

quella ottenuta spostando il mouse tra le celle visibili ed utilizzando il tasto

sinistro (click rapido) sulla cella che vogliamo diventi quella corrente.

Diverso è il caso in cui volgiamo spostarci nel foglio senza cambiare la

posizione della cella corrente. Per questo bisogna posizionarsi con il mouse su

una delle quattro frecce di scorrimento. Ogni pressione del tasto sinistro del

mouse sposterà la “finestra” (NON LA CELLA) attuale di una cella a sinistra, a

destra, in alto, in basso, a seconda della freccia di scorrimento che abbiamo

selezionato. Se invece vogliamo ottenere spostamenti più rapidi abbiamo a

disposizione le due barre di scorrimento quella orizzontale o quella verticale. In

questo caso gli spostamenti si ottengono prima posizionando il mouse su una

barra e poi, mantenendo premuto il tasto sinistro, spostare il mouse nella

direzione desiderata fino a quando non si raggiunge il punto che ci interessa. A

questo punto bisogna rilasciare il tasto sinistro.

Si consiglia, a quanti non avessero dimestichezza con l’utilizzo del

mouse, di fare molta pratica in questo momento, quando ancora sul foglio non

si trovano dati preziosi, per evitare in seguito spiacevoli sorprese!

Un avvertimento riguardo agli spostamenti con il mouse: la cella

corrente, che potrebbe essersi “persa” per effetto degli spostamenti appena

descritti, è sempre rintracciabile utilizzando l’indirizzo della cella corrente che,

come ricordiamo, si trova a sinistra della barra della formula, nella parte alta

dello schermo. Perciò se vogliamo ritrovare la cella corrente, basterà cliccare

con il tasto sinistro del mouse sulla casella con l’indirizzo della cella corrente e

successivamente premere il tasto Invio.

Prima di concludere ci preme far presente ricordare che nessuna delle

tecniche descritte può essere definita “a priori” migliore delle altre. La scelta

dell’una o dell’altra dipende da quello che dobbiamo fare in relazione alla

situazione in cui ci troviamo. Per questo è bene essere pratici delle varie

modalità di spostamento, in modo da utilizzare al momento giusto la tecnica

più adatta per determinate condizioni.

1.3 Come inserire i dati

Abbiamo visto nei paragrafi precedenti gli elementi fondamentali del foglio di

lavoro e le tecniche di movimento su di esso Esamineremo adesso le modalità

di inserimento e di modifica dei dati in una cella. Considerando lo stato attuale

delle nostre conoscenze, inseriremo dei dati soltanto al fine di chiarire quanto

attiene a questo argomento.

L’inserimento

Supponiamo di voler inserire nella cella B2 la parola dicembre. Dopo esserci

posizionati nella cella, prima di procedere alla scrittura del primo carattere

della parola, cerchiamo di memorizzare lo stato di alcune icone della barra

delle icone e della barra della formula prima e dopo l’inserimento. Scriviamo i

caratteri della parola e premiamo il tasto Invio (indicheremo tale operazione

come modo): ↵

dicembre↵

Nessuna paura se ci è sfuggito cosa accade nella barra dell’icona e della

formula in quanto avremo modo in seguito di ritornare su quanto accade prima

e dopo l’inserimento. Intanto notiamo che dopo aver premuto Invio, la cella

corrente è diventata la B3. Adesso, nella cella in cui ci troviamo scriviamo la

parola gennaio utilizzando però al termine della parola il tasto al posto del

tasto Invio. La parola è stata ugualmente inserita, ma la cella corrente è

diventata la cella a destra. Generalizzando possiamo dire che tutti i tasti di

spostamento, se utilizzati al termine di un inserimento, svolgono la funzione di

Invio più quella di spostamento.

L’ultima osservazione riguarda il differente comportamento se inseriamo

un numero, p.e. 123, o una stringa di caratteri (una stringa di caratteri è un

insieme di caratteri numerici e non), p.e. 1qer. Il numero 123 viene allineato a

1

destra, la stringa 1qer viene allineata a sinistra .

1 La differenza, dal punto di vista informatico, non è secondaria. Per comprendere meglio

si consideri un numero di telefono, p.e. il “113”. Già il fatto che questo, sia racchiuso tra doppi

apici, la dice lunga sulla sua natura: si tratta infatti di un dato non numerico o alfanumerico o

stringa, per distinguerlo da un dato numerico come è, p.e., il numero 113 (con il quale

potremmo voler indicare unità, mele, euro, etc.). In prima approssimazione, per capire se un

dato è numerico o stringa, si può pensare a come si intende utilizzarlo: se questo non sarà mai

impiegato per effettuare operazioni aritmetiche allora si può senz’altro concludere che si tratta

di una stringa, anche se contiene caratteri numerici, e trattarlo di conseguenza. Questo è il

La modifica

Posizioniamoci in una cella a nostro piacere, per esempio la cella F10 e

scriviamo una parola (sbagliata) p.e. montagne. Premiamo il tasto e

seguiamo le indicazioni per correggere l’errore.

Prima operazione necessaria per correggere un errore (o modificare il

contenuto di una cella) è quella di portarsi su quella cella. Fatto questo sono

possibili 2 sistemi quasi alternativi: con o senza l’uso del mouse. Nel primo

caso bisogna spostare il mouse su uno dei caratteri della parola nella barra

della formula e fare click con il tasto sinistro. Nel secondo bisogna premere il

tasto F2. Le differenze tra le due modalità sono nella posizione che si

raggiunge nella parola; nel caso del mouse possiamo raggiungere direttamente

la posizione da modificare, nel caso del tasto F2 il posizionamento è localizzato

a destra dell’ultima lettera. Ciò detto il comportamento è identico per tutto

quanto concerne la modifica del testo.

I tasti Home e Fine (End) posizionano rispettivamente all’inizio o alla fine della parola,

()

i tasti Backspace e Canc rispettivamente eliminano il carattere a sinistra o a destra del punto in cui

ci troviamo. Per lo spostamento sul testo sono ovviamente utilizzabili i due tasti freccia destra o

sinistra mentre una particolare nota riguarda l’uso del tasto Ins. In condizioni normali non è abilitata

la sovrascrittura. Per abilitarla è necessario premere il tasto Ins (si noti la comparsa dell’indicatore

SOVR nella barra di stato) e da questo momento in poi i caratteri inseriti vanno a coprire quelli

eventualmente presenti. Il tasto funziona alla stregua di un interruttore della luce: premendolo si

abilita/disabilita la funzione che svolge ed il suo stato è riportato nella corrispondente barra.

Terminate le modifiche, queste possono confermate (premendo il tasto Invio) o abbandonate

(premendo il tasto Esc). Nella tabella sottostante sono riportate le più importanti combinazioni di

tasti valide durante la modifica (e l’inserimento).

caso del numero di telefono che sicuramente nessuno mai ha sommato ad un altro numero. Ad

avvalorare la differenza appena accennata si tenga presente che la rappresentazione

all’interno del sistema di elaborazione del numero 113 e della stringa “113” è completamente

diversa sia nel numero di byte sia nel loro stato binario.

Attenzione però a quanto accade con un dato apparentemente non numerico: il codice

fiscale. Al suo interno, a partire dal 7^ carattere per 6 caratteri, si trova “codificata” la data di

nascita della persona cui si riferisce. Questa invece è un numero suscettibile di essere trattato

numericamente da un operatore aritmetico (+ oppure -). Il codice fiscale, così come dice il suo

nome, è una “codifica” una rappresentazione e nulla esclude che al suo interno possano

trovarsi caratteri trattabili dagli operatori aritmetici (vedere esercizio nella appendice A).


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DETTAGLI
Esame: Informatica
Corso di laurea: Corso di laurea in economia e commercio (POMEZIA, ROMA)
SSD:
A.A.: 2013-2014

I contenuti di questa pagina costituiscono rielaborazioni personali del Publisher valeria0186 di informazioni apprese con la frequenza delle lezioni di Informatica e studio autonomo di eventuali libri di riferimento in preparazione dell'esame finale o della tesi. Non devono intendersi come materiale ufficiale dell'università La Sapienza - Uniroma1 o del prof Grande Antonio.

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