Excel, Informatica di Base

F.1. Fogli di calcolo

Definizione di foglio di calcolo

Un foglio di calcolo (anche conosciuto come foglio elettronico o spreadsheet) è un programma applicativo di produttività personale. Si tratta di un programma che, operando su dati organizzati in una griglia di celle, offre strumenti di elaborazione e automazione del calcolo, quali ad esempio l’inserimento di funzioni predefinite, la definizione di formule personalizzate e la costruzione di grafici e diagrammi. Esistono molti esempi di fogli di calcolo. A partire da VisiCalc (1978) che è il primo programma di questo tipo e passando per Lotus-1-2-3 (1983) che è il primo foglio di calcolo di grande successo commerciale, arriviamo ai più recenti e diffusissimi Microsoft Office Excel e OpenOffice.org Calc.

Nelle prossime pagine, si presenteranno i principali aspetti che caratterizzano i fogli di calcolo e, dove si renderà necessario, faremo riferimento allo strumento Microsoft Office Excel nella versione 2003 (in seguito denominato semplicemente Excel) per illustrare nozioni ed esempi. Tuttavia, si precisa che tali contenuti sono facilmente applicabili anche a OpenOffice.org Calc e a tutti i principali fogli di calcolo oggi disponibili.

Organizzazione di un foglio di calcolo

Un foglio di calcolo si presenta come una griglia di celle, ciascuna risultante dall’intersezione di una riga e una colonna. Convenzionalmente, le colonne e le righe di un foglio di calcolo sono identificate rispettivamente da un indice progressivo alfabetico (A, B, …) e da uno numerico (1, 2, …). Ne consegue che ogni cella possiede coordinate univoche rappresentate dalla combinazione degli indici di colonna e riga che la determinano. Ad esempio, nella Figura 1.1 è rappresentata una porzione di foglio di calcolo in cui è stata selezionata la cella B4.

Figura 1.1. Porzione di foglio di calcolo con barra della formula

In un foglio di calcolo, esiste sempre almeno una cella selezionata che indica la posizione corrente all’interno del foglio. La cella selezionata è evidenziata mediante una bordatura di colore nero, più marcata rispetto alla bordatura delle altre celle. Inoltre, essa è dotata di un quadratino sporgente nell’angolo in basso a destra chiamato maniglia di riempimento che, come vedremo in seguito, consente di accedere a particolari funzionalità legate al riempimento automatico di celle e al trascinamento di formule. Nell’esempio della Figura 1.1, è possibile notare la maniglia di riempimento della cella B4 selezionata.

Sopra alla griglia delle celle, il foglio di calcolo mostra la barra della formula (fx) che visualizza il contenuto della cella correntemente selezionata. Nell’esempio della Figura 1.1, la barra della formula è vuota dal momento che la cella B4 selezionata non ha alcun contenuto.

Inserimento di dati

Una cella di un foglio di calcolo può ospitare tre diverse tipologie di contenuto: valori testuali, cioè una sequenza di caratteri alfanumerici (anche denominata stringa di testo); valori numerici, cioè una sequenza di cifre; formule, cioè espressioni di calcolo che consentono di eseguire operazioni sul contenuto di altre celle.

Una formula può essere composta manualmente utilizzando i consueti operatori aritmetici di somma (+), sottrazione (-), prodotto (*), divisione (/) e elevamento a potenza (^). A questi, si aggiunge la possibilità di costruire una formula utilizzando, anche in modo combinato, le funzioni predefinite che il foglio di calcolo mette a disposizione per eseguire calcoli complessi. Una formula ha inizio con il simbolo di uguaglianza (=) al quale segue l’espressione della formula da calcolare. Una volta completato l’inserimento della formula (premendo il tasto Invio sulla tastiera), la cella mostra il risultato calcolato mediante l’espressione inserita. Selezionando una cella che contiene una formula, l’espressione corrispondente è visualizzata nella barra della formula. Un esempio di inserimento di dati in un foglio di calcolo è mostrato nella Figura 1.2 dove le celle A1, A2, A4 contengono stringhe di testo, le celle B1, B2 valori numerici e la cella B4 una formula.

Figura 1.2. Esempio di inserimento dati in un foglio di calcolo

In particolare, si noti che la cella B4 visualizza il risultato della somma delle celle B1 e B2. Essendo la cella selezionata, l’espressione aritmetica calcolata in B4 è mostrata nella barra della formula sopra la griglia di celle.

Riempimento automatico di celle

Talvolta, i dati di un foglio di calcolo appartengono a un elenco predefinito e possono richiedere una lunga attività di inserimento. In questi casi, è possibile utilizzare una funzionalità chiamata riempimento automatico di celle che consente di inserire automaticamente gli elementi relativi alle serie di dati predefinite. Sono disponibili serie di dati testuali, come i mesi dell’anno o i giorni della settimana, e numeriche, come le progressioni aritmetiche di ragione impostata dall’utente. La funzionalità di riempimento automatico di celle è accessibile tramite la maniglia di riempimento.

Ad esempio, supponiamo di voler inserire in un foglio di calcolo il resoconto giornaliero delle prestazioni erogate da un laboratorio di analisi nell’arco di un anno solare. Come mostrato nella Figura 1.3, possiamo disporre i nomi dei dodici mesi dell’anno sulla prima riga del foglio di calcolo (celle da B1 a M1) e numerare progressivamente le righe del foglio (celle da A2 a A32) per denotare i giorni, in modo tale da avere una cella per ogni giorno dell’anno in cui inserire gli importi relativi alle prestazioni erogate (celle da B2 a M32).

Figura 1.3. Riempimento automatico di celle

Possiamo utilizzare la funzionalità di riempimento automatico di celle per facilitare la predisposizione di questo foglio di calcolo, inserendo automaticamente sia l’elenco dei mesi sia i numeri relativi ai giorni. Per l’inserimento dei mesi, è necessario inserire il primo elemento dell’elenco (Gennaio) nella cella B1. Selezionando la cella B1 e posizionando il mouse sulla maniglia di riempimento, si può invocare la funzionalità di riempimento automatico trascinando il mouse nella direzione in cui si vogliono inserire gli altri mesi (trascinamento orizzontale, nel nostro esempio), come segue:

Analogamente, è possibile inserire i numeri da 1 a 31 per denotare i giorni. Si tratta di una progressione aritmetica di ragione 1 (questo significa che la differenza fra due elementi consecutivi della progressione è costante e uguale a 1). È necessario inserire i primi due elementi della progressione (la cifra 1 in A2 e la cifra 2 in A3). Selezionando le due celle A2 e A3 e utilizzando la maniglia di riempimento è possibile completare la progressione trascinando il mouse nella direzione opportuna (trascinamento verticale, nel nostro esempio), come segue:

Dimensionamento di righe e colonne

Inizialmente, le colonne e le righe di un foglio di calcolo sono impostate alla medesima dimensione, creando l’effetto di una griglia omogenea di celle tra loro identiche. La larghezza di ogni colonna, e analogamente l’altezza di ogni riga, può essere modificata in base alla lunghezza del contenuto che deve ospitare. È possibile modificare la larghezza di una colonna utilizzando il dispositivo di puntamento (mouse), come mostrato nell’esempio della Figura 1.4 per la colonna A.

In alternativa, mediante le opzioni di formato, è possibile impostare il valore numerico esatto di larghezza di ciascuna colonna (In Excel, utilizzare il comando di menù Formato > Colonna > Larghezza). Allo stesso modo, è possibile modificare l’altezza di una riga del foglio di calcolo. È bene notare che la griglia di un foglio di calcolo deve sempre possedere una struttura regolare, quindi non è possibile modificare la dimensione in larghezza o altezza di una singola cella.

Nell’esempio della Figura 1.2, la larghezza della colonna A e l’altezza delle righe 1 e 2 sono state aumentate per ottenere una migliore disposizione del testo nelle celle A1 e A2.

Formattazione di celle

I fogli di calcolo mettono a disposizione numerose funzionalità di formattazione delle celle e del loro contenuto. Tali funzionalità possono essere suddivise nelle seguenti categorie:

• Numero. Le funzionalità di questa categoria consentono di personalizzare la visualizzazione dei valori numerici contenuti nelle celle. Ad esempio, si può indicare che il valore numerico contenuto in una cella esprime una percentuale, facendo in modo che il simbolo percentuale (%) sia visualizzato a fianco del numero. Analogamente, sono disponibili opportuni formati per personalizzare la visualizzazione dei numeri che esprimono valute, date/orari, frazioni e numeri esponenziali.
• Allineamento. Riguarda la disposizione del contenuto di una cella. Ad esempio, è possibile specificare l’allineamento orizzontale (sinistra, centro, destra, giustificato) e verticale (in alto, al centro, in basso). È anche possibile indicare l’orientamento della cella (orizzontale, verticale, diagonale secondo una specifica angolazione). Infine, esiste un’opzione per fare in modo che il contenuto di una cella possa essere disposto su righe diverse qualora superi la larghezza della cella.
• Carattere. Si tratta di funzionalità analoghe a quelle offerte dai programmi di videoscrittura come Microsoft Office Word e OpenOffice.org Writer per la formattazione del testo. Esempi di questa categoria sono la selezione di tipo, colore e dimensione del font e l’impostazione di stili come il testo grassetto, corsivo e sottolineato.
• Bordo. Le funzionalità di questa categoria consentono di personalizzare la bordatura della cella. Ad esempio, è possibile specificare il colore e lo spessore del bordo anche per singoli lati della cella.
• Motivo. Contiene funzionalità relative alla colorazione dello sfondo delle celle.

Nell’esempio della Figura 1.2, si noti la disposizione su due righe del testo contenuto nelle celle A1 e A2 ottenuta mediante la corrispondente opzione di formato allineamento. Inoltre, si noti che le celle B1, B2, B4 sono state impostate al formato numerico di valuta. Questo comporta la visualizzazione del simbolo della divisa Euro (€) e del separatore delle migliaia accanto ai valori numerici contenuti nelle celle.

F.2. Funzioni di calcolo in Excel

Tipologie di funzioni

Il foglio di calcolo mette a disposizione numerose funzioni predefinite in grado di eseguire calcoli complessi che richiederebbero altrimenti l’inserimento di formule lunghe e complicate. Ad esempio, sono disponibili funzioni relative all’ambito matematico e trigonometrico, come logaritmo, seno e coseno, o a quello finanziario, come ammortamento e calcolo di interessi. Dato il numero elevato, le funzioni di un foglio di calcolo sono organizzate in diverse categorie di cui riportiamo quelle più frequentemente utilizzate.

• Finanziarie. Sono funzioni per la gestione di piani di ammortamento, tassi e calcolo di interessi.
• Data e ora. Sono funzioni per la manipolazione di date e orari come il calcolo del giorno settimanale associato a una data e il calcolo dei giorni lavorativi in un intervallo di date.
• Matematiche e trigonometriche. Sono funzioni matematiche e trigonometriche classiche. Figurano in questa categoria funzioni semplici, come le funzioni sommatoria e produttoria, e funzioni più complesse, come le funzioni logaritmo, potenza, seno, coseno e tangente.
• Statistiche. Sono funzioni di calcolo combinatorio e di calcolo della probabilità, come le funzioni media aritmetica, media armonica, moda, distribuzione binomiale, varianza, covarianza e scarto.
• Testo. Sono funzioni di manipolazione di stringhe di testo come la sostituzione automatica di una sequenza di caratteri e l’estrazione di una porzione di testo in una posizione specifica di una cella.
• Logiche. Sono funzioni legate agli operatori logici AND, OR, NOT. Inoltre, figura in questa categoria la funzione condizionale IF (detta funzione SE nella versione di Excel in italiano).

Una funzione prevede uno o più argomenti racchiusi fra parentesi che indicano i valori o i riferimenti alle celle da considerare per il calcolo della funzione.

La funzione SOMMA

La funzione SOMMA è una funzione matematica che permette di eseguire la somma dei valori numerici contenuti in un intervallo di celle specificato. La sintassi della funzione è la seguente:

=SOMMA(num1; num2; …)

Nella formula, num1; num2; … sono i riferimenti alle celle contenenti i valori da sommare. In alternativa, è possibile utilizzare una sintassi più sintetica in cui la funzione SOMMA riceve un unico argomento num1 che rappresenta un intervallo di celle. In questo caso, i valori numerici contenuti nelle celle dell’intervallo specificato saranno considerati nell’operazione di somma.

Con riferimento all’esempio della Figura 1.5, supponiamo di voler calcolare l’importo complessivo delle prestazioni erogate nel mese di gennaio. A tal proposito, inseriamo nella cella B11 la seguente formula:

=SOMMA(B5:B9)

In questo esempio, l’intervallo di celle B5:B9 costituisce l’unico argomento della funzione SOMMA. La cella B11 visualizzerà l’importo di € 366.700, risultato dell’operazione di somma. Allo stesso modo, volendo calcolare l’importo complessivo delle prestazioni erogate nel trimestre dal laboratorio di microbiologia degli alimenti, inseriamo la seguente formula nella cella F5:

=SOMMA(B5:D5)

In questo caso, la cella F5 visualizzerà l’importo di € 456.000. Si noti che il risultato prodotto dalla funzione SOMMA può essere ottenuto anche mediante l’inserimento di una formula manuale in cui si utilizza...