Archivistica, Bibliografia e Biblioteconomia

Archivistica

Non è facile trovare una sintetica definizione dell'archivistica che non sia una puntuale descrizione di tutti gli aspetti sotto i quali può essere riguardato il fenomeno archivio.

Definizioni nel tempo

Eugenio Casanova nel suo manuale Archivistica, Siena, 1928, ci dice che “È la raccolta ordinata degli atti di un ente o individuo, costituitasi durante lo svolgimento della sua attività, e conservata per il conseguimento degli scopi giuridici e culturali di quell'ente o individuo”. Taddei ci dice che “È il luogo dove si custodiscono bene ordinati titoli, atti e scritture, e tutti i documenti aventi carattere autentico, appartenenti a un determinato ente pubblico o privato”.

In questa pluralità di definizioni possiamo dire che: l'archivistica è la dottrina che si occupa degli archivi e delle leggi che li regolamentano. Essa studia l'ordinamento, il riordinamento, l'amministrazione e la conservazione degli archivi ed insegna a conoscerne la storia, la natura e la struttura.

L'archivistica si divide in:

• Archiveconomia: si occupa della materiale conservazione del patrimonio documentario (edilizia, attrezzature, impianti, restauro);
• Archivistica pura: si occupa del metodo di lavoro dell'archivista;
• Diritto archivistico: si occupa dello studio della legislazione riguardante la formazione, la gestione, la conservazione, l'eventuale scarto, la riproduzione dei documenti d'archivio.

L'archivio

Ogni archivio in stretto senso archivistico è quindi un complesso (più o meno) organizzato di documenti elaborati, ricevuti o comunque acquisiti per finalità pratiche o giuridiche da una persona fisica o un ente pubblico o privato, in rapporto agli scopi perseguiti. La pluralità dei soggetti produttori dà luogo ad archivi assai diversi fra loro e assai numerosi per tipologia e quantità.

Ogni archivio è quindi composto da documenti. Nella nostra lingua la parola documento ha il valore e il significato di testimonianza. I documenti sono definiti in base a:

• I loro contenuti (diritto);
• La loro organizzazione formale (diplomatica).

I documenti sono materialmente caratterizzati da:

• Supporti sui quali i documenti sono scritti (ieri: pietra, metalli, pergamena, carta, ecc.; oggi: memorie elettroniche);
• Strumenti scrittori mediante i quali sono stati scritti (ieri: inchiostro e pennini; oggi: computer e programmi);
• Scrittura nella quale sono scritti (ieri manuale – oggetto di studio dell'epigrafia e della paleografia per le scritture dall'antichità al XV secolo - oggi elettronica e «virtuale»).

Tutti questi elementi e i loro cambiamenti (nel tempo e nello spazio) comunque non incidono né sulla loro natura di documenti né sul fatto che il loro insieme a certe condizioni costituisce un archivio.

L'archivio si può definire

• Morto: se è quello di un ente cessato di vivere e come tale non può arricchirsi di altri documenti.
• Vivo: se è quello di un ente in attività e come tale si accresce continuamente in senso cronologico. L'archivio vivo si divide in:
  • Corrente: è quello costituito da carte e atti ancora in corso.
  • Deposito: in cui le carte, non più nell'archivio corrente, dal protocollo alla conclusione della pratica passano dopo un periodo di tempo relativamente breve, prima di passare nell'archivio storico.
  • Storico: è quello le cui carte passano definitivamente a scopo di studio. Dopo 40 anni (in media, ex lege) dalla conclusione della pratica.

Procedura di archiviazione

L'ingresso “ufficiale” di un documento nell'archivio è segnato dalla “registratura”, cioè dalle operazioni di registrazione di protocollo. Dopo la registrazione a protocollo il documento viene assegnato all'ufficio (UOR = unità organizzativa del responsabile, secondo la terminologia della L. 241/1990) e alla persona (RPA = responsabile procedimento amministrativo) che lo dovranno “lavorare”: viene così a far parte delle attività amministrative proprie di quell'ufficio. I documenti che fanno parte dello stesso procedimento amministrativo si sedimentano in un medesimo raccoglitore, che in senso archivistico è il fascicolo.

Alla fine del procedimento l'intero fascicolo, contenente tutti i documenti riferiti a quel particolare procedimento dal suo inizio fino al provvedimento finale, viene archiviato.

Esempi di procedimento amministrativo: concorso, gara d'appalto, carriera di studente, carriera di personale.

Classificazione d'archivio

La classificazione – obbligatoria per l'art. 56 del DPR 445/2000 – rappresenta una fase fondamentale nell'organizzazione dell'archivio corrente. Infatti è necessaria per:

• Organizzare la sedimentazione dei documenti;
• Facilitare il reperimento dei documenti;
• Preparare e facilitare la selezione conservativa dei documenti.

Classificazione e titolario

La classificazione consiste nel riferimento sintetico in forma alfanumerica, da riportare sul documento, a un c.d. titolario il quale:

• È un piano o quadro di classificazione, basato sulle funzioni e le competenze del "soggetto produttore" (persona fisica o giuridica) cui è riferito;
• È detto titolario perché è organizzato in partizioni gerarchiche, chiamate di solito titoli e classi.

A cosa serve il titolario d'archivio?

In un sistema informativo documentario tutti i documenti prodotti (arrivati, spediti o interni, compresi anche quelli non protocollati che comunque devono essere gestiti) devono essere gestiti e conservati secondo un modello organizzativo determinato e condiviso. Il titolario permette di organizzare i documenti secondo un ordinamento logico con riferimento alle funzioni.

Il corrispondente ordinamento fisico/logico viene realizzato attraverso la fascicolazione.

Serve un titolario nell'era dell'informatica?

Il mito della ricerca globale sulle banche dati ha fatto ritenere a molti che l'organizzazione archivistica fosse un evento ormai superato dall'ingresso prepotente delle nuove tecnologie e in particolare di quelle di information retrieval. Proprio la grande mole di dati e informazioni archiviabili nelle memorie digitali ha amplificato l'esigenza di un'organizzazione archivistica, basata non tanto sui documenti (dai quali ricavare dati e informazioni), quanto piuttosto sulle relazioni stabili (e da mantenere stabilmente) tra i documenti all'interno di un sistema informativo documentale. Una prova è data proprio dal testo del CAD, che pur occupandosi di documenti informatici non manca di riferirsi all'organizzazione dell'archivio. La classificazione individua il documento all'interno di una catena logica funzionale. Ma la logica della classificazione deve essere tradotta in ordine fisico e archivistico: quindi il documento deve essere fascicolato e poi individuato attraverso l'indice di classificazione collegato al repertorio dei fascicoli, assieme alle responsabilità previste dalla legge (UOR + RPA).

Che cos'è un fascicolo?

Il fascicolo è l'unità di base dell'archivio (di cui i singoli documenti sono unità elementari). È quindi una aggregazione ordinata e non casuale di documenti archivistici: difatti contiene, in ordine di sedimentazione, i documenti che riguardano un singolo affare, attività o procedimento amministrativo. È quindi anche elemento di una rete di relazioni reciproche (ricordare che l'archivio va inteso non come somma, ma come complesso).

Il fascicolo è costituito dai documenti relativi a una determinata pratica, collocati, all'interno di una camicia (o copertina), in ordine cronologico. Il fascicolo costituisce l'unità di base, indivisibile, di un archivio, mentre la busta [= faldone, carpettone], che contiene diversi fascicoli, si considera un'unità soltanto ai fini dell'indicazione della consistenza dell'archivio. [...]

I documenti sono collocati, all'interno del fascicolo, secondo l'ordine di archiviazione, pertanto il documento più recente è il primo aprendo la copertina e il più antico è l'ultimo. Una corretta classificazione, integrata con la fascicolazione, rappresenta uno degli snodi cruciali per effettuare la gestione dei documenti in maniera corretta, efficiente ed economica, in linea con il dettato normativo mirato alla riorganizzazione e alla semplificazione dell'attività amministrativa.

Ogni fascicolo, a seconda della sua consistenza e/o complessità, potrà essere suddiviso in:

• Sottofascicoli, che potranno essere suddivisi in:
• Inserti, che a loro volta potranno essere suddivisi in:
• Annessi

Fascicolazione e archiviazione

Il modo migliore per garantire l'efficienza dell'archivio è quindi di gestirlo in modo ordinato e controllato sin dall'inizio. Bisogna anche mantenere l'archivio in ordine anche dopo l'“archiviazione”: i fascicoli, e peggio ancora i singoli documenti, se accantonati e accumulati senza metodo creeranno disordine e inefficienze crescenti, con conseguenze sull'efficacia, sulla trasparenza, sull'economicità, ecc.

Si deve conservare tutto?

Per le amministrazioni pubbliche la risposta generale è sì: i documenti e gli archivi delle PA sono tutelati dalla legge e soggetti a un generale obbligo di conservazione permanente. Esiste un termine per la conservazione? È no. Il D. L.vo 22 gennaio 2004, n. 42 Codice dei beni culturali e del paesaggio, ha stabilito che gli archivi pubblici sono beni culturali sin dalla loro formazione: ciò estende gli obblighi di tutela e conservazione non più solo agli archivi storici (post-40 anni data) ma a tutti i documenti conservati nei depositi e ai documenti/archivi correnti, compresi quelli appena formati o acquisiti.

La “conservazione sostitutiva”

La normativa (CAD, art. 23 ter, c. 3; e già la deliberazione CNIPA n. 11/2004) prevede la possibilità della “conservazione sostitutiva”: i documenti “analogici” [= cartacei], qualora siano riprodotti in formato elettronico a certe condizioni, possono essere conservati [permanentemente?] in formato elettronico. A queste condizioni i documenti “analogici” originali possono essere distrutti.

Si deve conservare tutto? La normativa prevede comunque la possibilità della selezione conservativa e quindi dello scarto di documenti originali. Si tratta di operazioni estremamente delicate, che vanno valutate caso per caso. Per gli archivi pubblici si deve comunque escludere una competenza esclusiva del soggetto produttore (Università o, peggio ancora, singoli dipartimenti, centri, ecc.) È comunque obbligatorio per legge il parere del Ministero per i beni e le attività culturali (MiBAC), emesso dalle Sovrintendenze archivistiche.

La procedura di selezione conservativa e scarto di documenti originali è competenza dell’Archivio di Ateneo, al quale quindi ci si deve rivolgere qualora si ponesse il problema di conservare, selezionare, ecc., la documentazione dell’ufficio. L’Archivio di Ateneo, nei limiti delle sue possibilità, supporta la tutela e la gestione dei documenti e degli archivi dell’amministrazione.

Purtroppo gli spazi disponibili per l’archiviazione sono ormai saturi: anche per questo motivo è necessario razionalizzare al massimo la gestione degli archivi, evitando di creare o favorire situazioni che possano mettere a rischio la documentazione.

L'archivio di deposito

L’archivio di deposito comprende tutti i documenti e le pratiche la cui trattazione è conclusa e che pertanto, non essendo più necessari alla ordinaria amministrazione, vengono appunto “archiviati”. Deve però essere possibile riprenderli in ogni momento per le necessità dell’amministrazione. L’archivio di deposito quindi conserva e custodisce tutti i documenti e le pratiche “archiviati”. Deve però garantire anche la loro accessibilità da parte degli uffici e delle persone autorizzate. Come per l’archivio corrente, non è consentito l’accesso ai documenti alle persone non autorizzate se non tramite le procedure previste dalla L. 241/1990.

L’archivio di deposito è un concetto, quindi può coincidere con uno o più luoghi fisici. Questi luoghi saranno i concreti e materiali depositi d’archivio.

Archivi: passati, presenti e futuri

Gli archivi negli ultimi secoli sono stati prevalentemente costituti da documenti cartacei. Oggi i documenti sono prevalentemente formati con strumenti elettronici: il giorno in cui TUTTI i documenti saranno formati, gestiti e conservati SOLO in formato elettronico formeranno archivi elettronici. Da alcuni anni stiamo vivendo una (lunga?) fase di transizione: i documenti e quindi gli archivi sono ibridi, cioè misti di documenti cartacei (nativi o derivati) ed elettronici (nativi o derivati), costringendoci a complesse operazioni per la loro gestione e la loro salvaguardia.

Carta e byte

I principi per la gestione dell’archivio non cambiano anche se l’archivio è interamente informatico sin dalla sua formazione: si tratta di gestire in maniera archivisticamente corretta – quindi classificando e fascicolando – documenti elettronici anziché cartacei, in qualunque formato essi siano (.doc, .xls, .pdf, .eml, .ppt, .dwg, ecc.).

L’archivio storico svolge fondamentalmente i seguenti compiti:

• Conserva la documentazione “storica”;
• Ne permette la consultazione da parte del pubblico in generale, sia per finalità di studio sia per eventuali usi amministrativi.

L'archivistica si divide in tre parti:

• Archivistica pura: si occupa dell’ordinamento e del riordinamento del materiale, la storia, la natura e la costituzione del materiale;
• Archiveconomia: si occupa dell’edificio, dei locali, dei sistemi di illuminazione, ecc.;
• Natura giuridica dell'archivio: si occupa delle norme giuridiche relative alla conservazione e alla comunicazione degli atti, secondo le leggi dello Stato.

Nel tempo sono state date diverse definizioni di archivistica:

• E. Casanova, (Siena 1928)

L'archivio

Si definisce “archivio”:

• Come raccolta del materiale;
• Come locale in cui si conserva il materiale;
• Come istituto o ufficio che custodisce e amministra il materiale archivistico.

Le discipline ausiliarie

• Filologia utile per capire i documenti;
• Paleografia per leggerli;
• Diplomatica per classificarli;
• Storia del diritto e delle istituzioni per comprenderne il valore giuridico;
• Cronologia per datarli;
• Sfragistica per conoscere i sigilli;
• Chimica e fisica per conservarli e restaurarli;
• Buona cultura generale storico-letteraria-artistica.

L’archivio è una raccolta ordinata: perché un gruppo di carte versate alla rinfusa non costituisce archivio.

Gli usi di un archivio

• Uso amministrativo delle scritture: quando le carte servono per uso della pubblica amministrazione che le ha emesse; per la ricerca di precedenti e documentazioni circa un affare o un ufficio da trattare.
• Uso privato (archivio notarile ecc.)
• Uso di studio (storia, politica, arte, ecc.)

Acquisto, donazioni, e altre modalità di acquisizione

• Acquisto: individui o enti privati possono acquistare fondi documentari;
• Donazioni: privati, famiglie, ecc. possono donare i propri archivi;
• Depositi: privati possono depositare i propri archivi presso l'archivio di Stato;
• Versamento: per l'Italia gli archivi storici pubblici vengono versati nell'archivio di Stato.

Scarto

Prima del versamento viene effettuata la scelta e si scartano gli atti inutili. Operazione non facile (quali sono gli atti inutili?) Per i documenti antichi il problema non si pone. Va tutto conservato. Per i documenti moderni si pone il problema della storicità. Ma quali sono i documenti senza storia? Il microfilm non sostituisce il documento originale.

Protocollo e titolario

Protocollo: è l’ufficio in cui si registra ogni atto prodotto dall’ente o pervenuto all’ente.

Titolario: in ogni ufficio vi è un titolario cioè una tabella di classificazione che viene stabilito dall'autorità centrale. (es. i comuni e le prefetture hanno 15 categorie, ecc.)

• Categoria I Amministrazione (in 12 classi)
  • Ufficio comunale
  • Protocollo e archivio
  • Economato
  • Liste ed elezioni amministrative
  • Sindaco, assessori, consiglieri, gabinetto del sindaco
  • Impiegati inservienti e personale avventizio
  • Locali per ufficio
  • Sessioni straordinarie ed ordinarie del Consiglio, deliberazioni
  • Cause, liti e conflitti riguardanti l’amministrazione
  • Andamento dei servizi amministrativi
  • Inchieste
  • Istituti diversi amministrati dal comune
• Categoria II. Opere pie e beneficenza suddivise in sei classi
• Categoria III. Polizia urbana in due classi
• Categoria IV. Sanità ed igiene
• Categoria V. Finanze (divisa in 9 classi)
• Categoria VI. Governo (divisa in 5 classi)
• Categoria VII. Giustizia, grazia e culto (6 classi)
• Categoria VIII. Leva e truppe (in 4 classi)
• Categoria IX. Istruzione pubblica (3 classi)
• Categoria X. Lavori pubblici, poste, telegrafi.
• Categoria XI. Agricoltura, industria, commercio (in 5 classi)
• Categoria XII. Stato civile, censimento, statistica (in 2 classi)
• Categoria XIII. Esteri (in 3 classi)
• Categoria XIV. Oggetti diversi
• Categoria XV. Pubblica sicurezza (in 11 classi)

Tipi di documenti:

• Originali. Documenti pervenuti nella materia ed in forma genuina
• Minuta. Bozza o brutta copia di un documento
• Registro. È il libro in cui si annotano gli atti