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Archivistica, Bibliografia e Biblioteconomia Appunti scolastici Premium

Appunti di Archivistica, Bibliografia e Biblioteconomia basati sui Testi adottati
Carucci, P. "Le fonti archivistiche: ordinamento e conservazione" Roma, NIS, 1995; "Conservazione dei materiali librari archivistici e grafici" a cura di Marina Regni e Piera Giovanna Tordella, Torino, Allemandi, 1998-99, 2 voll.; Russo, F., "In biblioteca" , Palermo, l’Epos, 2000

Esame di Archivistica, Bibliografia e Biblioteconomia docente Prof. A. Russo

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ESTRATTO DOCUMENTO

particolari, abbiano ricevuto un significato sufficientemente chiaro e preciso… e il termine

documento ha un significato che le discipline giuridiche e filologiche hanno precisato, le une

distinguendolo appunto da atto, le altre da narrazione…”). quella

Considerato che il contesto in cui esistono i documenti d’archivio è il contesto giuridico è a

dottrina che bisogna far riferimento per individuarne il significato; e per la dottrina giuridica il

termine documento ha il significato di testimonianza materiale di un fatto naturale o un atto umano

che hanno conseguenze giuridiche; mentre, secondo la dottrina archivistica, l’archivio è la naturale

di un’attività di gestione amministrativa di una

sedimentazione di documenti prodotti in conseguenza

persona, di una famiglia, di un’istituzione, di un’azienda. Il termine archivio ha quindi anche per il

legislatore il significato di complesso di documenti prodotto da un persona o da un’istituzione per

anche il modo

finalità pratiche o giuridiche. Le leggi italiane hanno recepito dalla dottrina archivistica

di lavorare negli archivi storici, il cosiddetto metodo storico (cfr. Decreto reale 27 maggio 1875, art.

7: gli atti di ciascuna sezione disposti separatamente per dicastero, magistratura, amministrazione,

corporazione, notaio, famiglia o persona, secondo l’ordine storico degli affari o degli atti).

recepito dalla dottrina archivistica italiana il principio

La legislazione archivistica italiana ha, inoltre,

dell’unità del concetto d’archivio: secondo la dottrina archivistica italiana non c’è dualismo tra

archivio amministrativo e archivio storico. Il complesso dei documenti prodotti per uno scopo

pratico‐giuridico costituisce un’unica universitas le cui componenti svolgono nel tempo una diversa

fonte di certezza del diritto all’inizio e storico‐culturale col

prevalente funzione: probatoria e di

decorso del tempo. Ed è questo il motivo per il quale l’Amministrazione degli Archivi di Stato (

espressione con la quale si indica, tradizionalmente, la Direzione Generale per gli Archivi, gli Archivi

coordinamento il primo, di conservazione i

di Stato e le Soprintendenze Archivistiche, organo di

secondi e di vigilanza gli ultimi) ha da sempre avuto il compito di sorvegliare il modo di gestire e di

conservare gli archivi correnti e di deposito della Pubblica Amministrazione oltrechè quello,

prevalente, di conservarne definitivamente gli archivi storici.

il diverso trattamento riservato dalla legge agli archivi privati

Quanto ora detto fa comprendere anche

rispetto agli archivi pubblici. I primi nascono nell’ambito del diritto privato, cioè di quella parte del

diritto che regola i rapporti che i cittadini stringono tra di loro per regolare i propri interessi, i

pubblico, diretto alla tutela degli interessi generali della

secondi sono soggetti alle norme di diritto

collettività.

Proprio perché il contesto in cui hanno motivo di esistere i documenti d’archivio è il contesto

giuridico, la legge prescrive diritti e doveri dei titolari di un archivio. Ricordiamo che i principi

generali su cui si basa la normativa italiana sono: 1° i documenti d’archivio, in quanto prodotti nel

corso dell’attività pratico‐giuridica di una persona o un ente, sono in ogni caso patrimonio storico

della Nazione; 2° considerato, tuttavia, che non è possibile conservare tutti i documenti prodotti per

la legge stabilisce un principio generale di presunzione d’importanza storica

scopo pratico‐giuridico,

per i soli documenti prodotti dalle pubbliche amministrazioni. Se queste ultime sono state istituite

per la tutela degli interessi generali della collettività, gli scopi che perseguono sono importanti: di

possono non essere

conseguenza i documenti che sono testimonianza diretta della loro attività non

considerati importanti: la legge ne presume l’importanza e li tutela in quanto esistono. I documenti

prodotti da privati cittadini o da società o enti che operano nel diritto privato sono riconosciuti e

tutelati solo dopo il riconoscimento di notevole interesse storico appositamente e singolarmente

privato.

decretato per ogni archivio

Tale modo di considerare la documentazione d’archivio da parte della legge non si è modificato

dopo che nel 1975 il Parlamento italiano ha legalmente riconosciuto la nozione di bene culturale,

come testimonianza materiale di civiltà, riunendo in un solo Ministero le competenze sui vari tipi

archeologici, architettonici, artistici e librari) precedentemente

di beni culturali (archivistici,

esercitate da più Ministeri. La recente volontà del Parlamento di unificare in un solo testo

legislativo le diverse norme provenienti da diverse leggi che tradizionalmente hanno disciplinato i

e

diversi tipi di beni culturali ( cfr. Decreto Legislativo 22 gennaio 2004, Codice dei beni culturali

del paesaggio) non ha modificato la condizione giuridica degli archivi pubblici e privati

nell’ordinamento giuridico italiano. Quella che sta cambiando è la politica seguita dal Parlamento

sulla proporzione tra attività riservata alla competenza della Pubblica Amministrazione e attività

competenza dello

soggetta al diritto privato. E nell’ambito della prima, tra attività lasciata alla

Stato e attività delegata ad altri enti pubblici. Tutto ciò ha diretta conseguenza sulla natura giuridica

e sulla condizione giuridica della relativa documentazione.

La situazione, per quanto riguarda la documentazione prodotta da Istituzioni di diritto pubblico

ancora dal

(organi dello Stato e altri Enti Pubblici) è attualmente quella sottodescritta regolamentata

d.P.R. 30 settembre 1963, n° 1409 (Legge sugli Archivi) rimasta, per fortuna, miracolosamente in

vita anche dopo l’emanazione del Codice dei beni culturali e del paesaggio (Decreto Legislativo 22

gennaio 2004):

1. I documenti prodotti da organi e uffici pubblici (Stato ed altri enti pubblici) debbono essere

unica eccezione prevista è quella dello scarto di documenti,

conservati ordinatamente;

motivato e approvato dagli organi dell’Amministrazione degli Archivi di Stato secondo una

rigida procedura contemplata dalla legge

2. I documenti necessari per la gestione giuridica e amministrativa – finchè svolgono tale

funzione ‐ sono conservati presso le stesse istituzioni che li hanno prodotti

3. Gli organi costituzionali (Presidenza della Repubblica, Parlamento, Corte Costituzionale)

conservano direttamente il proprio archivio storico

ricevono dagli organi amministrativi e giudiziari dello Stato i loro

4. Gli Archivi di Stato

documenti considerati dalla legge storici (= quelli relativi ad affari esauriti da oltre

quarant’anni e gli atti notarili dei notai che hanno cessato la loro attività anteriormente

all’ultimo centennio)

5. Gli enti pubblici conservano direttamente il proprio archivio storico

L’Amministrazione degli Archivi di Stato ha un potere di vigilanza su tutti gli archivi

6.

pubblici in formazione. Tale potere è di natura tecnica (sull’ordinamento, la conservazione

e lo scarto) e si concretizza in un diretto intervento in Commissioni appositamente istituite

altri archivi pubblici.

negli organi dello Stato e in un’attività di controllo ispettivo negli

7. Gli Archivi di Stato italiano, che hanno sede in tutte le circoscrizioni territoriali chiamate

“province”, pertanto, conservano:

a. Gli archivi degli organi degli Stati preunitari (anteriori alla costituzione dello Stato italiano)

che avevano sede nella provincia (o hanno avuto) sede nella provincia

b. Gli archivi degli organi dello Stato italiano che hanno

c. Tutti gli altri archivi e documenti che lo Stato ha in proprietà o in deposito nella provincia

ORGANIZZAZIONE DELL’AMMINISTRAZIONE ARCHIVISTICA

Le norme che attualmente regolano l’amministrazione degli archivi sono:

1. il R.D. 2 ottobre 1911, n. 1163 1409

2. il D.P.R. 30 settembre 1963, n.

3. la legge 29 gennaio 1975, n. 5 (legge di conversione con modifiche del D.L. 14 dicembre 1974, n. 657)

dicembre 1974 istituzione del Ministero dei Beni Culturali e Ambientali

4. il D.P.R. 3 dicembre 1975, n. 805

5. il D.P.R. 30 dicembre 1975, n. 854

sugli archivi del 1963 contiene le disposizioni sull’organizzazione centrale e periferica

La legge

dell’amministrazione archivistica; inoltre contiene disposizioni inerenti ai compiti istituzionali

dell’amministrazione.

Visto che non è stato emanato il regolamento per l’esecuzione di questa legge, è ancora in vigore il

regolamento per gli Archivi di Stato emanato nel 1911.

Con l’istituzione del Ministero dei Beni Culturali e Ambientali e la legge del 1975 n. 805 proprio

sull’organizzazione del nuovo ministero sono state abrogate alcune norme del precedente D.P.R.

1963/1409 sugli organi centrali e consultivi dell’amministrazione archivistica. Rimangono invece in vigore le

disposizioni inerenti agli organi periferici e ai compiti istituzionali.

Il decreto del 1975 n. 854 regola le competenze rimaste al Ministero dell’Interno proprio in materia di

archivi dopo il passaggio dell’amministrazione archivistica dal Ministero dell’Interno al Ministero per i Beni

Culturali e Ambientali. Troviamo norme in materia di consultabiltà dei documenti riservati e di commissioni

di sorveglianza. L’organo del Ministero dell’Interno preposto a questo compito è l’ispettorato centrale per i

servizi archivistici. Con l’entrata in vigore del D.P.R. 24 novembre 2009 n.210, è anche preposto alla tutela

dei documenti contenenti dati sensibili personali, dati relativi a provvedimenti di natura penale e dati

relativi alla politica estera o interna dello Stato, sottratti alla libera consultabilità per lassi di tempo

predeterminati per legge, conservati nell’Archivio Centrale dello Stato, negli Archivi di Stato e negli archivi

storici e di deposito degli enti pubblici, nonché negli archivi privati dichiarati di notevole interesse storico

dalle competenti Soprintendenze Archivistiche.

Il Ministero dei Beni Culturali e Ambientali viene istituito nel dicembre 1974 a seguito dell’unione in un

unico dicastero della Direzione generale antichità e belle arti, di quella delle biblioteche e accademie (sotto

il Ministero della Pubblica Istruzione) e l’amministrazione degli Archivi di Stato (ministero dell’Interno).

Nel nuovo ministero (organizzazione centrale) viene istituita:

‐ un’unica Direzione generale per gli affari generali amministrativi e del personale gli

‐ uffici centrali (per i beni ambientali, architettonici, archeologici, artistici e storici; per i beni librari e

istituti culturali; per i beni archivistici) definire gli standard per l’inventariazione e la formazione di nuove

tecnologie; ricerca, studio e applicazione di nuove tecnologie

‐ Consiglio nazionale per i beni culturali e ambientali (91 membri e presieduto da un ministro)

‐ sei comitati di settore (per i beni ambientali e architettonici; per i beni archeologici; per i beni storico

artistici; per i beni archivistici; per i beni librari; per gli istituti culturali) composto da 9 membri, di cui tre

archivisti eletti nel Consiglio Nazionale e il direttore generale dell’Ufficio centrale per i Beni archivistici, che

non fa parte del Consiglio Nazionale

‐ Istituti centrali (per il catalogo e la documentazione; per il Catalogo unico; per la patologia del libro; per il

restauro; nazionale per la grafica).

Organizzazione periferica:

‐ Comitato regionale per i BB. CC. (con funzioni di vigilanza e tutela)

Fanno capo all’Ufficio centrale per i Beni Archivistici:

Centrale dello Stato (creato nel 1953), custodisce gli atti dei dicasteri centrali dal 1861,

1. Archivio

dall’Unità in poi.

2. Archivio di Stato e le Sezioni di Archivio di Stato (creazione definitiva sancita dalla legge archivistica

1963/1409). Il compito degli archivi di Stato è quello di conservare il patrimonio documentario ereditato

dallo Stato preunitario di cui la Provincia faceva parte, quello prodotto dagli organi periferici dello Stato

presenti nella Provincia (versato dopo 40 anni dalla sua produzione), quello di origine non statale di cui

venga in possesso per donazioni, deposito o acquisto (sempre nell’ambito provinciale).

3. Soprintendenze archivistiche: hanno sede nei capoluoghi regionali e hanno la funzione di vigilanza sugli

archivi non statali, di enti pubblici e di privati che conservano documentazione molto antica ed

estremamente rilevante.

Hanno una gestione separata:

1. Archivio del Senato della Repubblica e della Camera dei deputati conservano i loro archivi; così come la

Presidenza della Repubblica e la Corte Costituzionale la gestione separata di questi archivi è motivata

dalla tutela dell’autonomia dei massimi organi costituzionali dello Stato.

2. Archivio della Presidenza del Consiglio dei ministri previsto dal Codice dei beni culturali e del paesaggio

del 2004. Ha generato grande stupore anche tra gli addetti al lavoro poiché la disposizione è in contrasto

con la dottrina archivistica: l’attività della Presidenza è strettamente collegata con quella delle altre

amministrazioni centrali, nei confronti delle quali esercita funzioni di direzione e di coordinamento.

3. Archivio del Ministero degli Esteri (sin dal 1902)

4. Archivi degli Stati Maggiori della Difesa 1853 viene costituito a Torino l’Ufficio Storico dello stato

maggiore dell’esercito, nel 1913 nasce l’Ufficio storico della Marina militare e nel 1927 l’Ufficio storico

dell’Aeronautica. Nel 2000 si è aggiunto l’Ufficio storico dell’arma dei Carabinieri.

5. Archivi notarili distrettuali: hanno sede in ogni capoluogo di distretto notarile e conservano per 100 anni

tutti gli atti e i repertori dei notai cessati dall’esercizio. Dipendono dall’Ufficio centrale degli archivi notarili

del ministero della Giustizia. Trascorsi 100 anni dalla data di cessazione dell’attività del notaio versano la

documentazione agli Archivi di Stato competenti.

6. Archivi ecclesiastici sono sotto la giurisdizione del Vaticano e lo Stato non ha mai esercitato una

competenza diretta su di essi. Dal Concordato del 1984 è previsto che la Santa Sede e lo Stato italiano

possano concludere degli accordi per migliorare la conservazione e la consultazione degli archivi che

appartengono alla Chiesa. Con l’intesa conosciuta come “intesa Melandri‐Ruini” del 2000 si è giunti

all’accordo in cui si stabilisce che lo Stato, attraverso le Soprintendenze archivistiche, collabori con le

organizzazioni ecclesiastiche per la tutela e la valorizzazione del loro patrimonio documentario.

Compiti degli Archivi di Stato (oltre a quello conservativo):

‐ ordinamento degli archivi e compilazione dei relativi inventari, di indici alfabetici, di elenchi di consistenza,

di guide particolari e tematiche (mezzi di corredo, strumenti che rendono possibile la consultazione);

‐ uso dell’elaborazione elettronica agli archivi tradizionali;

‐ operazioni attinenti al versamento degli archivi degli uffici statali negli Archivi di Stato, alla compilazione

dei massimari di scarto, e allo scarto dei documenti che non vengono ritenuti meritevoli di conservazione;

‐ sorveglianza sugli archivi correnti e di deposito degli organi centrali e periferici dello Stato;

‐ edizione di fonti;

‐ attività promozionale e didattica.

Compiti della Soprintendenza archivistica (oltre alla vigilanza):

‐ ispezioni sugli archivi non statali;

‐ individuazione degli archivi esistenti nella Regione e loro censimento;

‐ dichiarazione di notevole interesse storico degli archivi privati;

‐ consulenza sulla tenuta degli archivi, sull’ordinamento e sull’inventariazione eventualmente richiesta da

enti pubblici e privati e da famiglie; dichiarati di notevole interesse

‐ nulla osta per lo scarto degli archivi degli enti pubblici e di quelli privati

storico;

‐ interventi di varia natura in caso di inadempienza degli obblighi stabiliti a carico degli enti pubblici e dei

privati;

‐ formulazione di un parere sulle richieste di deposito volontario dell’archivio nel competente Archivio di

Stato da parte di enti pubblici e di privati;

‐ trasmissione delle richieste di consultazione di documenti agli enti e ai privati;

‐ recupero di archivi e singoli documenti dello Stato che si trovino fuori degli Archivi di Stato.

I compiti fondamentali dell’amministrazione archivistica:

1. conservazione degli archivi degli organi centrali e periferici dello Stato, preunitari e postunitari, e degli

documenti che lo Stato abbia in proprietà o in deposito

archivi e singoli

‐ Archivio centrale dello Stato

‐ Archivi di Stato

‐ Sezioni di Archivio di Stato

vigilanza sugli archivi degli enti pubblici e sugli archivi privati dichiarati di notevole interesse storico (su

archivi che vengono conservati al di fuori delle strutture statali

Soprintendenze archivistiche

GLI ARCHIVI E SINGOLI DOCUMENTI CONSERVATI NEGLI ARCHIVI DI STATO

Archivi di Stato conservano gli archivi degli Stati preunitari, gli archivi degli organi centrali e periferici

italiani, gli archivi notarili e tutti gli altri archivi e singoli documenti che lo stato abbia in proprietà o in

deposito per disposizione di legge o per altro titolo.

Voci per gli Archivi di Stato articolate in tre parti:

1. gli archivi degli archivi degli organi e uffici statali preunitari distinti in archivi degli antichi regimi, archivi

del periodo napoleonico (manca per la Sicilia e la Sardegna), archivi della Restaurazione;

degli uffici periferici italiani;

2. archivi

3. gli archivi non statali che lo Stato ha in proprietà o in deposito, o quelli statali non periodizzabili

cronologicamente (feudi, Comuni, Province, archivi fascisti, comitati di liberazione nazionale, archivi

notarili, catasti, atti demaniali, stato civile, università, arti e collegi e ordini professionali, camere di

commercio, opere pie istituzionali di assistenza e beneficienza e ospedali, enti ecclesiastici, corporazioni

religiose, archivi di famiglie e persone, archivi diversi, raccolte e miscellanee).

La Guida generale degli Archivi di Stato italiani è articolata in cinque volumi: quattro sono dedicati

all’Archivio centrale dello Stato e agli Archivi di Stato posti in ordine alfabetico (di seguito troviamo

anche le Sezioni di Archivio di Stato), l’ultimo volume a repertori delle magistrature periferiche degli

Stati preunitari e dello Stato italiano e agli indici.

Struttura dell’Archivio centrale dello Stato:

- serie originali delle leggi e dei decreti e originale della Costituzione italiana;

- inchieste parlamentari, pareri e decisioni del Consiglio di Stato;

- atti di governo e decreti registrati dalla Corte dei Conti;

- Real casa;

- le memorie difensive dei senatori colpiti da epurazione:

- il complesso dei ministeri collocati in ordine alfabetico;

- archivi della segreteria particolare di Mussolini e quelli del partito nazionale fascista;

- archivi della Corte suprema di cassazione e dei tribunali militari;

- archivi eterogenei relativi alla seconda guerra mondiale;

- archivi di enti pubblici (tra cui l’Opera nazionale per gli invalidi di guerra e l’Istituto per la

ricostruzione industriale);

- archivi privati di personalità politiche;

- microfilm di archivi italiani e di archivi stranieri, acquistati a Londra e a Washington.

GLI ARCHIVI NON STATALI

Archivi degli enti pubblici (territoriali e non territoriali)

Archivi privati

Archivi ecclesiastici e religiosi

Archivi stranieri e internazionali

Archivi non statali (archivi di enti pubblici e archivi privati) sono affidati agli enti stessi e ai privati che li

pongono in essere, mentre lo Stato, attraverso le Soprintendenze archivistiche, esercita solo compiti di

vigilanza.

ENTI PUBBLICI

Obblighi degli enti pubblici:

- procedere alla conservazione e all’ordinamento dei propri archivi;

- istituire sezioni separate di archivio per la conservazione dei documenti relativi agli affari esauriti da

oltre 40 anni;

- eseguire le operazioni di scarto prima di trasferire i documenti dall’archivio corrente alla separata

sezione d’archivio;

- di consentire la consultazione dei documenti a chi ne faccia richiesta.

I principali problemi che bisogna affrontare negli archivi pubblici non statali sono essenzialmente due:

1. eterogeneità nell’organizzazione e nella tenuta degli archivi correnti;

2. estrema varietà di situazioni per l’ordinamento, l’inventariazione e la consultabilità della

documentazione anteriore di 40 anni.

Enti pubblici:

Comune,

- territoriali Provincia e Regione

caratterizzati

- non territoriali da fini determinati e quindi hanno un patrimonio documentario

destinato ad un preciso scopo, sono costituiti da un complesso di persone accomunate da una stessa

professione o attività; alcune enti hanno competenze nazionali e altri hanno competenze locali (in

numero uguale agli enti che hanno fini sociali, economici, culturali, etc.)

ARCHIVI DEI COMUNI → il d.p.r. 1963/1409 ha stabilito che gli archivi di questi enti (compresi

quelli delle Province e delle Regioni) sono soggetti al regime del demanio pubblico, e prescrive la

conservazione e ordinamento dei propri archivi. Inoltre prescrive la vigilanza su questi archivi da parte

della soprintendenza archivistica competente per territorio;

Ministero dell'Interno viene stabilito un sistema di classificazione (titolario), basato su un numero di 14

categorie corrispondenti ai principali settori delle attività comunali:

- Amministrazione generale;

- Organi di governo, gestione, controllo;

- Risorse umane;

- Risorse finanziarie e patrimonio;

- Affari legali;

- Pianificazione e gestione del territorio;

- Servizi alla persona;

- Attività economiche;

- Polizia locale e sicurezza pubblica;

- Tutela della salute;

- Servizi demografici;

- Elezioni ed iniziative popolari;

- Affari militari;

- Oggetti diversi.

ARCHIVI DELLE PROVINCE

ARCHIVI DELLE REGIONI

ARCHIVI PRIVATI

ARCHIVI ECCLESIASTICI E RELIGIOSI

Gli archivi ecclesiastici nascono con la formazione e lo sviluppo delle comunità cristiane:

Archivio Segreto Vaticano

Archivio secolare diocesano

Archivio secolare parrocchiale

GLI ARCHIVI STRANIERI E INTERNAZIONALI

Per archivi stranieri si intendono tutti gli archivi delle ambasciate, dei consolati e delle rappresentanze

straniere presenti nel territorio italiano.

L’Italia ospita anche diverse tipologie di archivi (quelli dell’Unione Europea) conservati in un unico

archivio centrale, fondamentale per la ricerca sulla storia delle comunità europee.

LE TRE FASI DI VITA DELL’ARCHIVIO

Perché un archivio nasca, si formi e si conservi è necessaria la presenza dei seguenti elementi:

- l’esistenza di un soggetto produttore;

- l’attività del soggetto produttore;

- una particolare tipologia dell’attività del soggetto produttore;

- la conservazione della memoria e la qualità del supporto;

- la volontà della conservazione della memoria;

- che la memoria sia legata da un particolare vincolo.

-

Si è soliti distinguere gli archivi in due grandi gruppi:

1. archivi vivi vita delimitata dal periodo cronologico di svolgimento dell’attività del soggetto

produttore

2. archivi morti il soggetto produttore cessa di esistere, la documentazione entra in una situazione di

staticità venendo a mancare le condizioni di un possibile accrescimento.

La vita dell’archivio si articola in tre fasi:

1. archivio corrente: la fase della produzione e dell’attribuzione dell’ordine originario dei documenti (si

inaugura con l’inizio della pratica e si con conclude con la chiusura della stessa); non esiste un

preciso limite temporale sancito dalla normativa, potrebbe essere un anno se consideriamo il protocollo.

2. archivio di deposito, la fase conservativa, della durata di quaranta anni, dei documenti che hanno

progressivamente visto diminuire la funzione pratica, amministrativa e giuridica e sono soggetti ad una

scelta; in questa fase bisogna assegnare al materiale una struttura organizzativa organica attraverso il

Titolario di Classificazione; si ricostituisce il vincolo naturale e si operano delle selezioni dirette a

conservare le memorie essenziali.

3. archivio storico, in cui i documenti vengono conservati permanentemente e sono utili per fini storico-

culturali. compiti primari ed essenziali: garantire alla documentazione una corretta conservazione

permanente, effettuare il riordinamento del materiale, realizzare i mezzi di corredo e gli eventuali

strumenti per la ricerca, consentire la fruizione della documentazione

Archivio corrente Archivio di deposito Archivio storico

Documenti

Documenti

Documenti “inattivi”, che

“semiattivi”, non

“attivi”, necessari hanno esaurito

consultati

alle attività l’utilità legale e

frequentemente

quotidiane amministrativa

dall’ente

dell’ente

Conservazione: le

1. prima fase, archivio corrente procedure di conservazione competono al soggetto produttore il

quale interviene più o meno autonomamente la scelta di come, dove, quanto e fino a quanto mantenere

la propria memoria scritta un

2. seconda fase, archivio di deposito periodo di 40 anni in cui viene operata una prima verifica e

riorganizzazione del materiale da parte del soggetto produttore, nell’intento di conservare le carte

essenziali e di eliminare quelle che sono ritenute inutili e superflue.

conservazione

3. terza fase, archivio storico definitiva.

L’ARCHIVIO CORRENTE E IL PROTOCOLLO

I documenti che costituiscono una pratica formano un fascicolo e sono collocati all’interno di una

copertina (camicia) secondo l’ordine di archiviazione: in questo modo il documento più recente è il

primo aprendo la camicia, mentre il più vecchio è appunto l’ultimo. Sulla camicia sono riportate alcune

indicazioni necessarie: data, oggetto, numero.

Più fascicoli sono generalmente riuniti in un contenitore di cartone che viene chiamato busta (chiamato

anche faldone) costituito da due parti laterali e chiusi solitamente da tre lacci sui lati.

l’unità

Il fascicolo è l’unità organica, l’unità di base indivisibile di un archivio archivistica.

La busta è l’unità di conservazione e permette di indicare la consistenza quantitativa dell’archivio.

Più fascicoli con caratteristiche omogenee (natura e oggetto dei documenti che li costituiscono) formano

una serie. Il raggruppamento di serie tra loro affini costituisce il fondo. (il fondo indica anche il

complesso dei documenti prodotti da un ente/soggetto produttore = archivio)

Ogni amministrazione deve dotarsi di un sistema di archiviazione dei documenti ad essa più funzionale

(cronologico, alfabetico, per materia, geografico o per toponimi).

Per esigenze più complesse troviamo un sistema di classificazione, ossia un metodo di organizzazione

dell’archivio che dispone l’ordinamento cronologico e sistematico dei documenti in classi e categorie

identificate da codici (numeri e lettere) in base a un titolario. Il titolario è un quadro di classificazione

costituito da un determinato numero di categorie contrassegnate da un numero romano o una lettera e

poi articolato in sottopartizioni che si chiamano classi.

- individuare ogni documento, attribuendogli un preciso inquadramento nel contesto archivistico;

- riorganizzare l’archivio, già dalla fase di deposito;

- creare il collegamento tra i vari elementi della memoria, è infatti lo strumento fondamentale per la

creazione del vincolo archivistico.

Il protocollo può essere di due tipi: analitico, in cui si registra ogni documento in arrivo e in partenza, e

sintetico, in cui il numero assegnato al primo documento di una pratica contrassegnerà tutti i documenti

relativi a quella pratica.

Il registro di protocollo è annuale. Si

compone di due parti: quella a sinistra è

destinata ai documenti in arrivo, quella a

destra invece ai documenti in partenza.

DOCUMENTI IN ENTRATA DOCUMENTI IN USCITA

numero di registrazione numero di registrazione

data di arrivo del documento presso l’ente data del documento posto in spedizione

(va eseguita in giornata)

data del documento (di partenza) nome e indirizzo del destinatario

nome e indirizzo del mittente oggetto del documento

oggetto o contenuto del documento ufficio che tratta l’affare

ufficio a cui il documento viene inoltrato modo di trasmissione del documento

eventuali allegati eventuali allegati

codice di classificazione codice di classificazione

numero di registrazione dei documenti numero di registrazione dei documenti

immediatamente precedente e successivo immediatamente precedente e successivo

Registrazione di protocollo, elementi obbligatori:

- numero progressivo

- data di registrazione

- mittente/destinatario

- oggetto

+

- codice di classificazione

L’ARCHIVIO DI DEPOSITO

L’archivio di deposito è destinato a gestire quei fascicoli che non sono più sufficientemente attivi per

essere tenuti nei singoli uffici che gli hanno posti in essere per altri 40 anni.

La gestione del’archivio di deposito deve basarsi su alcuni principi fondamentali:

- i documenti in esso custoditi rimangono di proprietà dell’ente produttore che mantiene il diritto di

consultare le pratiche quando meglio crede e di riattivarle;

- l’accesso ai documenti deve poter essere rapido, quindi la distanza fisica tra l’ente produttore e

l’archivio di deposito deve essere il più breve possibile (solitamente si trovano nello stesso edificio);

- è indispensabile che il personale che gestisce l’archivio mantenga l’ordine in cui i documenti sono stati

assai

ricevuti, per facilitare la ricerca qualora l’amministrazione ne faccia richiesta raro

- il trasferimento dei documenti dall’ente produttore all’archivio di deposito presuppone la compilazione

di un elenco di trasferimento: è un modulo con i dati dell’ente, il codice di classificazione della serie di

appartenenza del documento, gli estremi cronologici.

Operazioni che si effettuano dal passaggio dall’archivio corrente all’archivio di deposito:

- prima risistemazione dei fascicoli, con la ricostituzione dell’ordine cronologico (il primo documento

corrisponde al primo ricevuto o prodotto e l’ultimo alla conclusione della pratica);

- eliminazione delle carte (copie della stesse carte, stampati e moduli non utilizzati, fotocopie di testi di

legge);

- conservazione delle minute, anche manoscritte, per permettere di ricostituire l’iter della pratica;

- eliminazione di punti metallici, graffette, elastici, buste di plastica e tutto quello che può danneggiare

materialmente la carta;

durante il periodo di giacenza della documentazione presso l’archivio di deposito

i documenti vengono posti in forma di documenti sciolti o di registri: possono essere raccolti in buste, in

filze, in pacchi legati con lo spago, rilegati in volume, oppure in incartamenti o fascicoli costituiti

riordinamento:

secondo criteri propri dell’ente produttore consiste nell’organizzazione sistematica

delle unità archivistiche che compongono l’archivio in modo da ricostituire, secondo il principio di

provenienza, l’ordinamento originale dato dall’ente produttore dell’archivio.

Nel passaggio dall’archivio di deposito all’archivio storico abbiamo un'operazione fondamentale, che è

quella della selezione del materiale da conservare e il conseguente scarto

A facilitare le operazioni di scarto abbiamo i massimari di scarto, ossia delle schematizzazioni utili alla

normalizzazione dei comportamenti in fase di scarto in particolar modo degli archivi dei soggetti

pubblici

L’operazione che porta alla distruzione del materiale si chiama scarto.

Carucci esigenza

«operazione qualificante dell’attività archivistica» di scegliere per la conservazione quei

documenti che ai contemporanei sembrano essenziali per la comprensione della propria epoca

Lo scarto può entrare in conflitto con il vincolo archivistico:

Per gli Archivi di Stato la commissione esamina la proposta, la approva integralmente o la modifica, e

poi allega un elenco di scarto. Successivamente chiede il nulla osta alla divisione competente

dell’Ufficio centrale per i beni archivistici.

Per gli archivi pubblici non statali (es. quelli comunali) e quelli privati di notevole interesse storico

l’elenco di scarto viene inviato alla Soprintendenza archivistica competente per territorio, che rilascerà il

relativo nulla osta.

L’ARCHIVIO STORICO

Il materiale archivistico destinato a conservazione permanente viene versato dall'amministrazione

produttrice all'archivio storico competente.

Tutti i documenti che entrano nell'archivio storico dovrebbero essere formalmente registrati in un

registro dei versamenti.

- numero progressivo

- titolo

- numero dei pezzi

- tipologia del materiale

- estremi cronologici.

Una volta presa coscienza del materiale e aver fatto l'ordinamento si procederà alla sua descrizione in

modo da fornire gli strumenti di ricerca e consultazione.

Fasi del riordinamento:

la schedatura

il raggruppamento delle schede per ente;

spostamento materiale

quando una serie è costituita da documenti sciolti, per cui non risulta un criterio originario di

aggregazione, i documenti si dispongono in ordine cronologico;

disposizione delle serie secondo l’ordine originario qualora questo sia mai esistito ed è fondatamente

ricostruibile.

sostituzione dei vecchi faldoni con buste nuove, riportando nella costa anche le vecchie segnature

operazione

archivistiche chiamata condizionatura

I MEZZI DI CORREDO ARCHIVISTICI

I mezzi di corredo si dividono in:

- mezzi di corredo primari

elenchi, guide, inventari

mezzi di corredo sussidiari

sunti, regesti, trascrizioni

mezzi di corredo atipici

schedari, data base, cataloghi

I MEZZI DI CORREDO PRIMARI: GLI ELENCHI

L'elenco è una lista con indicazione più o meno sommaria della documentazione compresa in ciascuna

busta o dei registri di un fondo non riordinato, secondo l'ordine in cui di fatto si trovano le singole unità.

→ definizione della Carucci

Tra le varie tipologie di elenchi una prima distinzione viene effettuata tra gli elenchi generali e gli

elenchi speciali: i primi sono realizzati in modo autonomo e hanno lo scopo di descrivere sia

singolarmente (in modo analitico) sia in raggruppamenti (in modo sommario) le unità archivistiche; i

secondi hanno una funzione di completamento di alcune pratiche definite principali.

è

Elenchi generali un mezzo descrittivo, che si riferisce a documentazione archivistica ordinata o

disordinata essendo

Elenchi speciali creati come supporto e completamento di pratiche documentarie

considerate primarie, hanno una caratterizzazione strumentale e non vengono prodotti

esclusivamente per la descrizione del materiale a fini consultativi.

Tra gli elenchi speciali abbiamo diverse tipologie:

elenchi di consistenza

elenchi di trasferimento

elenchi di deposito

elenchi di versamento

elenchi di donazione

elenchi di donazione “inter vivos”:

elenchi di trasferimento “mortis causa”:

elenchi di alienazione

elenchi di scarto:

Tipologie di elenchi:

le

1. elenco analitico unità archivistiche sono descritte singolarmente, ad ognuna di esse viene

assegnato un unico ed autonomo numero progressivo

le

2. elenco sommario unità archivistiche sono descritte seguendo il criterio della serie, quindi per

raggruppamenti di più pezzi, a cui viene assegnato un unico numero progressivo, pur avendo più numeri

di corda unisce

3. elenco misto il modo analitico e quello sommario all’interno dello stesso elenco e sono

usati alternativamente.

Struttura degli elenchi (elementi basilari):

- numero progressivo (può essere dell’elenco e di corda);

carte

- tipologia delle unità archivistiche sciolte (buste, filze, faldoni) e carte legate (registri, libri);

- consistenza;

- denominazione;

- estremi cronologici. Definizione della Carucci: “uno strumento per la

I MEZZI DI CORREDO PRIMARI: LE GUIDE

ricerca che descrive sistematicamente, in maniera più o meno dettagliata, i fondi conservati in uno o

diversi istituti archivistici”.

I MEZZI DI CORREDO PRIMARI: L’INVENTARIO

L’inventario è il mezzo di corredo per eccellenza perché comprende tutti gli aspetti conoscitivi

dell’archivio (da quelli introduttivi, a quelli descrittivi, con indicazioni bibliografiche e indicizzazioni).

La stesura dell’inventario è una operazione che è inevitabilmente legata al riordinamento del materiale.

Paola Carucci l’inventario è lo strumento fondamentale per eseguire le ricerche: descrive tutte le



unità che compongono un archivio ordinato.

L’INVENTARIO: LE DESCRIZIONI

La sezione delle descrizioni è rivolta alla conoscenza effettiva della documentazione, in riferimento agli

elementi quantitativi e qualitativi.

dalle caratteristiche della struttura della documentazione (consistenza del fondo, qualità delle unità

archivistiche, carte sciolte oppure carte legate);

- finalità che si vogliono perseguire: stabilire il livello di analiticità con cui si vuole realizzare

l’inventario;

- le conoscenze culturali, tecniche e scientifiche di chi opera per la realizzazione dell’inventario.

- intitolazioni

- elementi estrinseci

- vecchie segnature

- elementi intrinseci

datazioni.

LE INTITOLAZIONI

Il primo momento di riconoscimento nella descrizione delle singole unità è rappresentato

dall’apposizione dei titoli. Il titolo se è stato apposto contestualmente alla nascita, alla formazione o alla

confezione del pezzo, ha caratteristiche di originalità e naturalezza: in questo caso rappresenta

fedelmente la realtà oggettiva.

GLI ELEMENTI ESTRINSECI

Tipologia

Due tipologie primarie di unità archivistica:

- le carte sciolte

- le carte legate.

L’attribuzione delle due diverse tipologie deve essere riferita al momento della loro origine e non a

eventuali momenti successivi che potrebbero averne condizionato la natura.

Carte sciolte:

- carta singola (doc. sing.)

- fascicolo (fasc.)

- busta (b.)

- filza (fil.)

- volume

- mazzo e fascio

Carte legate:

- registro

- libro

- quaderno

- spezzone

- vacchetta o bacchetta

- bastardello

- brogliaccio

Supporto

Con il termine supporto si indica la tipologia del materiale scrittorio:

- cartaceo (cart.)

- membranaceo (membr.)

- pergamenaceo (perg.)

- papiraceo (papir.)

- microfilm (m.film d./s. duplicazione/sostituzione)

- copie fotografiche (cop. fotogr.)

- fotocopie (foto.c)

- videocassette e audiocassette (cass. vid. e cass. aud.)

- cd e dvd

Dimensioni cartolazione consiste nell’apposizione nell’unità archivistica di un numero progressivo

CartolazioneLa

in ogni carta (in alto a destra). Nelle carte legate:

- tutte le pagine vanno numerate ad esclusione di quelle di guardia


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DETTAGLI
Corso di laurea: Corso di lauree magistrale in conservazione e restauro dei beni culturali
SSD:
A.A.: 2018-2019

I contenuti di questa pagina costituiscono rielaborazioni personali del Publisher michele.matino di informazioni apprese con la frequenza delle lezioni di Archivistica, Bibliografia e Biblioteconomia e studio autonomo di eventuali libri di riferimento in preparazione dell'esame finale o della tesi. Non devono intendersi come materiale ufficiale dell'università Suor Orsola Benincasa - Unisob o del prof Russo Amalia.

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