Archivistica, Bibliografia e Biblioteconomia

SERVE UN TITOLARIO NELL’ERA DELL’INFORMATICA? ‐1

Il mito della ricerca globale sulle banche dati ha fatto ritenere a molti che l’organizzazione archivistica

fosse un evento ormai superato dall’ingresso prepotente delle nuove tecnologie e in particolare di quelle di

information retrieval. dati e informazioni archiviabili nelle memorie digitali ha amplificato l’esigenza di

Proprio la grande mole di

un’organizzazione archivistica, basata non tanto sui documenti (dai quali ricavare dati e informazioni),

quanto piuttosto sulle relazioni stabili (e da mantenere stabilmente) tra i documenti all’interno di un

sistema informativo documentale.

Una prova èdata proprio dal testo del CAD, che pur occupandosi di documenti informatici non manca di

riferirsi all’organizzazione dell’archivio.

La classificazione individua il documento all’interno di una catena logica funzionale.

Ma la logica della classificazione deve essere tradotta in ordine fisico e archivistico : quindi il documento

al repertorio dei

deve essere fascicolatoe poi individuato attraverso l’indice di classificazione collegato

fascicoli, assieme alle responsabilitàpreviste dalla legge (UOR + RPA).

Che cos’èun fascicolo ?

Il fascicolo èl’unitàdi base dell’archivio (di cui i singoli documenti sono unitàelementari).

Èquindi una aggregazione ordinata e non casuale di documenti archivistici : difatti contiene, in ordine di

sedimentazione, i documenti che riguardano un singolo affare, attivitào procedimento amministrativo.

Èquindi anche elemento di una rete di relazioni reciproche (ricordare che l’archivio va inteso non come

somma, ma come complesso).

dai documenti relativi a una determinata pratica, collocati, all’interno di una camicia

Il fascicolo ècostituito

(o copertina), in ordine cronologico.

Il fascicolo costituisce l’unitàdi base, indivisibile, di un archivio, mentre la busta [= faldone, carpettone], che

contiene diversi fascicoli, si considera un’unitàsoltanto ai fini dell’indicazione della consistenza dell’archivio

(…).

[differenza fra unitàarchivistica/fascicolo e unitàfisica di condizionamento]

I documenti sono collocati, all’interno del fascicolo, secondo l’ordine di archiviazione, pertanto il documento

piùrecente èil primo aprendo la copertina e il piùantico èl’ultimo.

Una corretta classificazione, integrata con la fascicolazione, rappresenta uno degli snodi cruciali per

ed economica, in linea con il dettato

effettuare la gestione dei documenti in maniera corretta, efficiente

normativo mirato alla riorganizzazione e alla semplificazione dell’attivitàamministrativa.

Ogni fascicolo, a seconda della sua consistenza e/o complessità, potràessere suddiviso in:

SOTTOFASCICOLI, che potranno essere suddivisi in:

INSERTI, che a loro volta potranno essere suddivisi in:

ANNESSI

FASCICOLAZIONE

e ARCHIVIAZIONE

Il modo migliore per garantire l’efficienza dell’archivio èquindi di gestirlo in modo ordinato e controllato

sin dall’inizio.

Bisogna anche mantenere l’archivio in ordineanche dopo l’“archiviazione”: i fascicoli, e peggio ancora i

singoli documenti, se accantonati e accumulati senza metodo creeranno disordine e inefficienze crescenti,

con conseguenze sull’efficacia, sulla trasparenza, sull’economicitàetc.

si deve conservare tutto ?

Per le amministrazioni pubbliche la risposta generale èSĺ: i documenti e gli archivi delle PA sono tutelati

dalla legge e soggetti a un generale obbligo di conservazione permanente.

esiste un termine per la conservazione ? èNO.

Per le amministrazioni pubbliche la risposta generale

Il D. L.vo 22 gennaio 2004, n. 42 Codice dei beni culturali e del paesaggio ,ha stabilito che gli archivi pubblici

sono beni culturali sin dalla loro formazione: ciò estende gli obblighi di tutela e conservazione non piùsolo

documenti conservati nei depositi e ai documenti/archivi

agli archivi storici (post40 anni data) ma a tutti i

correnti, compresi quelli appena formati o acquisiti.paesaggio

la “conservazione sostitutiva”

La normativa (CAD, art. 23 ter, c. 3; e giàla deliberazione CNIPA n. 11/2004) prevede la possibilitàdella

“conservazione sostitutiva”: i documenti “analogici”[= cartacei], qualora siano riprodotti in formato

elettronico a certe condizioni, possono essere conservati [permanentemente ?] in formato elettronico. A

queste condizioni i documenti “analogici”originali possono essere distrutti.

si deve conservare tutto ?

La normativa prevede comunque la possibilitàdella selezione conservativa e quindi dello scartodi

documenti originali. Si tratta di operazioni estremamente delicate, che vanno valutate caso per caso.

Per gli archivi pubblici si deve comunque escludere una competenza esclusiva del soggetto produttore

(Universitào, peggio ancora, singoli dipartimenti, centri etc.)

Ècomunque obbligatorio per legge il parere del Ministero per i beni e le attivitàculturali (MiBAC), emesso

dalle Sovrintendenze archivistiche.

La procedura di selezione conservativa e scarto di documenti originali ècompetenza dell’Archivio di

Ateneo, al quale quindi ci si deve rivolgere qualora si ponesse il problema di conservare, selezionare ecc., la

documentazione dell’ufficio.

L’Archivio di Ateneo, nei limiti delle sue possibilità, supporta la tutela e la gestione dei documenti e degli

archivi dell’amministrazione.

Purtroppo gli spazi disponibili per l’archiviazione sono ormai saturi: anche per questo motivo ènecessario

razionalizzare al massimo la gestione degli archivi, evitando di creare o favorire situazioni che possano

mettere a rischio la documentazione.

L’ARCHIVIO DI DEPOSITO

L’archivio di deposito comprende tutti i documenti e le pratiche la cui trattazione èconclusa e che pertanto,

non essendo piùnecessari alla ordinaria amministrazione vengono appunto “archiviati”.

Deve però essere possibile riprenderli in ogni momento per le necessitàdell’amministrazione

custodisce tutti i documenti e le pratiche “archiviati”.

L’archivio di deposito quindi conserva e

Deve però garantire anche la loro accessibilitàda parte degli uffici e delle persone autorizzate.

Come per l’archivio corrente, non èconsentito l’accesso ai documenti alle persone non autorizzate se non

tramite le procedure previste dalla L. 241/1990.

L’archivio di deposito èUN CONCETTO, quindi può coincidere con uno o piùluoghi fisici.

Questi luoghi saranno i concreti e materiali depositi d’archivio.

ARCHIVI : passati, presenti e futuri

Gli archivi negli ultimi secoli sono stati prevalentemente costituti da DOCUMENTI CARTACEI.

il giorno in cui TUTTI i

Oggi i documenti sono prevalentemente formati con strumenti elettronici:

documenti saranno formati, gestiti e conservati SOLO in formato elettronico formeranno ARCHIVI

(esclusivamente) ELETTRONICI.

Da alcuni anni stiamo vivendo una (lunga ?) fase di transizione: i documenti e quindi gli archivi sono IBRIDI,

cioèmisti di documenti cartacei (nativi o derivati) ed elettronici (nativi o derivati), costringendoci a

complesse operazioni per la loro gestione e la loro salvaguardia.

carta & byte

I principi per la gestione dell’archivio non cambiano anche se l’archivio èinteramente informatico sin dalla

sua formazione: si tratta di gestire in maniera archivisticamentecorretta –quindi classificando e

(.doc, .xls, .pdf, .eml,

fascicolando–documenti elettronici anzichécartacei, in qualunque formato essi siano

.ppt, .dwg, etc. etc.) !

L’archivio storico svolge fondamentalmente i seguenti compiti :

conserva la documentazione “storica”

ne permette la consultazione da parte del pubblico in generale, sia per finalitàdi studio sia per eventuali

usi amministrativi

L’archivistica si divide in tre parti:

1. Archivistica pura; si occupa dell’ordinamento e del riordinamento del materiale, la storia, la natura

e della costituzione del materiale

2. Archiveconomia; si occupa dell’edificio, dei locali, dei sistemi di illuminazione ecc.

3. Natura giuridica dell’archivio; si occupa delle norme giuridiche relative alla conservazione e alla

comunicazione degli atti, secondo le leggi dello Stato.

Nel tempo sono state date diverse definizioni di archivistica :

 E. Casanova, (Siena 1928)

L’ARCHIVIO

Si definisce “archivio”

1. Come raccolta del materiale

2. Come locale in cui si conserva il materiale

3. Come istituto o ufficio che custodisce e amministra il materiale archivistico

Le discipline ausiliarie

> Filologia utile per capire i documenti

> Paleografia per leggerli

> Diplomatica per classificarli

> Storia del diritto e delle istituzioni per comprenderne il valore giuridico

> Cronologia per datarli

> Sfragistica per conoscere i sigilli

> Chimica e fisica per conservarli e restaurarli

> Buona cultura generale storico‐letteraria‐ artistica

L’archivio è una raccolta ordinata: perché un gruppo di carte versate alla rinfusa non costituisce archivio.

GLI USI DI UN ARCHIVIO

1. Uso amministrativo delle scritture: quando le carte servono per uso della pubblica amministrazione

precedenti e documentazioni circa un affare o un ufficio da trattare.

che le ha emesse; per la ricerca di

2. Uso privato (archivio notarile ecc.)

3. Uso di studio (storia, politica, arte, ecc.)

1. Acquisto: individuo o enti privati possono acquistare fondi documentari

2. Donazioni: privati, famiglie ecc. possono donare i propri archivi

propri archivi presso l’archivio di Stato

3. Depositi: Privati possono depositare i

4. Versamento: per l’Italia gli archivi storici pubblici vengono versati nell’archivio di Stato

1. Scarto: prima del versamento viene effettuata la scelta e si scartano gli atti inutili. Operazione non

facile (quali sono gli atti inutili?) Per i documenti antichi il problema non si pone. Va tutto conservato. Per i

documenti moderni si pone il problema della storicità.

Ma quali sono i documenti senza storia?

Il microfilm non sostituisce il documento originale.

1. Protocollo: è l’ufficio in cui si registra ogni atto prodotto dall’ente o pervenuto all’ente

che viene stabilito

2. Titolario: in ogni ufficio vi è un titolario cioè una tabella di classificazione

dall’autorità centrale.(es. i comuni e le prefetture hanno 15 categorie, ecc.)

Categoria I Amministrazione (in 12 classi)

1. Ufficio comunale

2. Protocollo e archivio

3. Economato

4. Liste ed elezioni amministr