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Sistemi per la gestione delle informazioni

A cura di Stefano Silvani

Enterprise 2.0 - Lezione 1

Enterprise 2.0 locuzione proveniente da Mcaffie, docente di Harward Busioness School.

Produrre modelli e strutture che appaiono nel tempo anche se non sono stati specificati.

Ent. 2.0 non come struttura o modello stabile nel tempo ma come andamento che si modifica e sviluppa nel tempo.

Enter.2.0 volto ad abilitazione di nuovi modelli basati sulla collaborazione.

Collaborazione = cambiamento dei modi di relazionarsi tra colleghi.

1. Il governo

Attività del Governo:

• Progettazione ed attuazione organizzativa (risorse umane, fisiche, economiche di impresa)
• Circoscrizione e sostentamento operatività

Governo: parte operativa (sostegno operativo) di attività di gestione più politica di impresa.

L’attività nell’organizzazione:

• Definisce obiettivi ed attese
• Definisce regole da seguire per l’uso delle risorse disponibili e perseguire gli obiettivi comuni dell’azienda
• Linee guida
• Quadro di verifica continua necessario per valutare e correggere il gruppo di lavoro verso il raggiungimento degli obiettivi comuni

2. IT governance

Gestione delle tecnologie dell’informazione adottate nell’impresa e l’uso, capacità delle tecnologie.

Ci sono varie definizioni non opposte né distanti tra loro:

In ambito accademico

“IT governance specifica dei diritti decisionali e amministrativi per incoraggiare comportamenti auspicabili nell’uso delle tecnologie. Quindi la gestione delle tecnologie.”

Esiste un istituto internazionale per la gestione delle tecnologie. Tale istituto dà la seguente definizione di IT governance:

“Leadership, strutture organizzative e processi che assicurano che l’organizzazione delle tecnologie sostenga ed estenda l’organizzazione, strategie ed obiettivi del management di un’impresa.

Caratteristica dell’IT governance

• Incoraggiare il web 2.0
• Stimolo dell’interattività per raggiungere obiettivi comuni

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Silvani Stefano – UTIU. Il presente materiale è stato realizzato a scopi didattici e ne è vietata la vendita, la riproduzione e qualsiasi manipolazione.

• Collaborazione (stimolata dal web 2.0)

Bisogna quindi bilanciare due forze:

1. Adeguato utilizzo risorse: riporta agli obiettivi dell’impresa in termini operativi per management e governance
2. Strutturazione bottom-up (strutturazione dal basso): potenzialità degli strumenti adatti, abilitazione del personale al loro utilizzo e lasciare che le persone usino le tecnologie, attribuendogli un significato durante l’uso.

Riferimento al determinismo sociale

Questo considera che il prodotto tecnologico nasce quando questo viene inserito nel mercato.

Comprendere i valori

Orientamento organizzativo
Pratiche organizzative
Artefatti ICT
Valori

è percorsi per raggiungere valori

è adozione strumenti 2.0

è orientamento organizzativo:

• Propone creatività collettiva, che comporta un cambiamento discontinuo dai metodi e modelli mentali individuali verso quelli di gruppo.
• Innovazione aperta: l’individuo va contestualizzato in un gruppo di lavoro, e il gruppo va contestualizzato in una realtà ancora più ampia. La stessa organizzazione deve considerare come propri membri tutti gli stake holder, sia clienti sia concorrenti.

Si parla quindi di co-petizione, come unione di competizione e collaborazione.

Pratiche lavorative da seguire

1) Scelta e utilizzo ottimale di potenzialità tecnologiche che 2) devono essere complementi dell’attività di governo (direzionale e organizzative).

4 principi da rispettare:

• Usi desiderabili delle tecnologie (utenti devono essere messi in grado di scoprire usi della tecnologia per creare vita dinamica ai prodotti tecnologici dell’impresa)
• Vantaggi della sperimentazione (sperimentazione spontanea del personale e dirigenti devono essere stimolati)
• Gruppo di lavoro devono emergere spontaneamente (nascita di gruppi con intese lavorative ed eventi a cui partecipano elementi della comunità inattesi)
• Cultura della collaborazione (continuamente sostenuta con presentazione e divulgazione di queste pratiche sia con una formazione continua del personale verso tecnologie e metodi di comportamento e lavoro)

è necessario:

• Scoprire gli usi desiderati della tecnologie in contrasto con l’adattamento a norme predefinite.
• Sprigionare valore dall’uso degli strumenti.
• Controllo dell’efficacia (il processo collaborativo deve essere misurato e controllato per andamento diretto ad obiettivi comuni)
• Devono essere sviluppate nuove competenze perché le tecnologie sono solo strumenti di facilitazione se ci sono competenze di stimolo e coordinamento delle attività (nuovo management)

Sperimentazione

• Nuovi modi
• In apprendimento dinamico
• Che porta ad un continuo miglioramento dei gruppi di lavoro (staff)

Le comunità di coinvolgimento

• Devono essere libere di costituirsi
• Lavoro in collettività cambia sia la partecipazione che il dinamismo (conferenze virtuali)
• Cercare di eliminare le gerarchie. Gerarchie verticali sostituite con strutture di partecipazione orizzontali o con adhocrazie (strutture organizzative ad hoc, costituite per la necessità del momento)

Facciamo riferimento quindi ad un ecosistema:

Come insieme di organismi interconnessi tra loro e con l’ambiente in cui si trovano immersi.

Il valore primario dell’IT governance è:

Lo scambio della conoscenza e lo sviluppo della collaborazione interna ed esterna all’organizzazione porta alla dissoluzione del sistema collettivo.

è

La collaborazione richiede coordinamento e stimolo alla collaborazione e utilizzo di nuovi strumenti tecnologici.

Partecipazione e collaborazione

Nuovi membri devono essere incoraggiati ad avere un atteggiamento attivo nella comunità.

Non deve esserci individualismo.

Non deve esserci gelosia delle proprie idee.

Il valore primario di IT gov. è raggiungere obiettivi comuni con la collaborazione. (attività collettivia)

Lo scopo della condivisione non è il giudizio. Quindi l’individuo della comunità non deve sentirsi confrontato rispetto agli altri membri, ma deve sentirsi contribuente.

L’obiettivo della condivisione è anche l’arricchimento della conoscenza comune.

Bisogna far capire perché, cosa e come contribuire all’attività della collettiva.

Perché: La somma dei contributi individuali è inferiore al risultato ottenibile dall’intera operatività collettivo. (costatazione operativa)

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Silvani Stefano – UTIU. Il presente materiale è stato realizzato a scopi didattici e ne è vietata la vendita, la riproduzione e qualsiasi manipolazione.

Cosa: obiettivi comuni, contributi individuali come parte di attività collettiva e supporto delle tecnologie dell’informazione ICT.

Come: attraverso le nuove tecnologie contestualizzate nel web 2.0.

La massa critica della comunità in comunicazione

è la chiave del successo della collaborazione.

Sistema di riconoscimento e premi + adhocrazia (metodo di strutturazione è organizzativa dinamico dipendente dalle necessità del momento) può aiutare a sostenere e crescere la massa in comunicazione.

Quindi sistema di riconoscimento e premi permette di raggiungere la massa critica.

è

Tecnologie & ambiente integrato per collaborazione

L’ambiente integrato è una piattaforma per l’interattività usabile con un PC in una rete esistente. Non richiede nuovi investimenti. Un ambiente integrato per la collaborazione va incontro all’attivazione di comunità virtuali. Ma l’esistenza di tale comunità non implica che le tecnologie siano la panacea. È necessaria la gestione e sostenimento della comunità reale dietro alla comunità virtuale.

Una piattaforma è un ambiente di lavoro general purpose. Non è implementato per specifici obiettivi e applicazioni, ma per un uso che può essere di volta in volta adattato. In questa piattaforma utenti possono sviluppare loro applicazioni + leggere documenti o sorgenti programmi + utilizzare applicativi.

Nota: la programmazione negli anni ’70 è stata modificata in modo evolutivo verso la programmazione strutturata. Per cui i main program venivano strutturati in moduli interni.

Poi si è costituito moduli autonomi e il loro riutilizzo. Oggi la tendenza è verso l’utilizzo di sistemi integrati: piattaforme general purpose, component based.

Quindi si è passati da una strutturazione dei programmi in moduli, ad un riuso della configurazione dinamica.

Interattività

Studiata dal settore Human Computer Interaction (HCI) interazione uomo computer.

Un altro settore che si occupa di questi temi è: Computer supported cooperative work (CSCW).

Evoluzione della sigla: Cooperative -> collaborative -> community sottolinea il settore che si occupa dell’interazione attraverso il PC.

è

Interattività insieme tecniche e metodi per attività umana.

Uomini svolgimento stessa attività verso obiettivi comuni e condivisi.

Caratteristiche dell’interattività

Comunicazione tra interlocutori è reciproca. Non ho solo un emittente e un destinatario.

La comunicazione è multidirezionale. Posso cioè comunicare con tutti interlocutori.

L’utente deve essere attivo.

Funzionalità di un integrated collaborative environment (ICE)

• Audio/video conferenza
• Gestione strumenti per realizzazione streaming (trasmissione video)
• Uso da remoto di archivi di filmati
• Condivisione di desktop

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Silvani Stefano – UTIU. Il presente materiale è stato realizzato a scopi didattici e ne è vietata la vendita, la riproduzione e qualsiasi manipolazione.

• Condivisione di testi (versioning: gestione delle varie versioni ed evidenziazione dei differenti contributi di uno stesso documento)
• Comunicazione sincrona: gli interlocutore dialogano in tempo reale, tramite messaggistica istantanea ecc. (Skype conference, chat, ecc.)
• Comunicazione asincrona: gli interlocutori non dialogano in tempo reale (forum, email)
• Interfacce intuitive (sintetiche ed iconiche, più suggestive)

Gli ambienti collaborativi integrati non sono sistemi con configurazione fissata. Sono insiemi di elementi che vengono configurati a seconda delle necessità ed obiettivi.

Esempi

• SW per collaborazioni
• Sistemi di gestione workflow
• Gestione documenti
• Collaborazione pear to pear (no uso server)
• Gestione conoscenza
• Social network (per comunicazione)

Lo sviluppo di groupware

è una questione ancora aperta e complessa perché coinvolge una doppia dimensione, sociale e tecnologica. Sono considerati aspetti sociali (interrelazioni) e la questione tecnologica (quali i migliori strumenti adatti per questa attività).

La progettazione multidisciplinare è evidentemente un approccio progettuale necessario.

Le influenze interdisciplinari

Sono richieste all’esterno dell’organizzazione, sia all’interno, per la condivisione delle informazione e la collaborazione all’interno della organizzazione fra diversi dipartimenti dell’organizzazione. Quindi si beneficia della condivisione degli obiettivi.

Gli ostacoli a ciò sono:

Rifiuto knowledge management all’adozione delle nuove tecnologie dovuto allo scarso coinvolgimento.

I possibili motivi per il rifiuto della collaborazione:

• Inconsapevolezza della potenza dei risultati raggiungibili
• Conoscenza non condivisa perché considerata un potere e quindi tenuta stretta
• Motivi di tempo (superabili con applicazione delle tecnologie)

Enterprise Resource Planning - Lezione 2

Gestione delle risorse di un’impresa, azienda, organizzazione.

Terminologia

Dagli anni 80 le tecnologie dell’info e comunicazione e partecipazione sono rilevanti, utilizzate in progettazione, modellazione e gestione processi operativi.

La terminologia business process management (gestione processi organizzativi / lavorativi e reingegnerizzazione dei processi lavorativi, pur integrati in tecnologie, non hanno trovato specifica collocazione, definizione e caratterizzazione.)

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Non vi è una omogeneità linguistica per le seguenti terminologie:

• Business process
• Business process management (BPM) Vs WFM
• Workflow
• Business process reengineering e connessi

Business process

Processi aziendali, organizzativi, di lavoro.

1° def: “Collezione di attività che elaborano degli input generici (info o materiali) e producono un output di interesse con scopo preciso. Attività influenzata dal contesto ambientale ed organizzativo. Tale processo interagisce con altri processi”.

Tale definizione considera il BP come collezione di attività, ma tale definizione deve rivolgersi ad attività strutturate e collegate in maniera sistematica ed ordinate.

2da def: “Insieme di attività lavorative di insieme strutturato misurato nel tempo e nello spazio. Che ha inizio e fine. Con output specifico per un mercato con enfasi nel modo in cui il risultato viene svolto e sul prodotto.

Tempo e spazio vengono enfatizzati oltre alla strutturazione del processo. Il processo non è casuale né anarchico, ed è svolto in tempo e spazio definito”.

Tempo: deve essere scadenza.

Spazio: prospettiva di organizzazione virtuale (locazione degli attori non è prevedibile né prevista né inclusa geograficamente nella struttura fisica della organizzazione).

Gli attori sono gli elementi che caratterizzano la 3° def.:

è un’estensione della def. 2. “Attività sono significative svolte in collaborazione da persone e macchine per funzioni trasversali a processi in contesti anche esterni.”

Considerazione che gli attori che svolgono le attività di processi organizzativi possono essere umani, e infrastrutture tecnologiche acquisite che intervengono attivamente.

Bisogna considerare lo svolgimento di attività fatte da attori umani e macchine.

4° def: è un riassunto delle 3 precedenti.

“Serie o rete, struttura di attività a valore aggiunto, svolte da ruoli (uomini o macchine) rilevanti in collaborazione per raggiungere consapevolmente un comune obiettivo”.

Definizioni riguardanti le attività di gestione di un business process

Ciclo di vita di BPM:

1° fase: progettazione del processo (progettazione automatica, il processo viene visto come elaborabile e supportabile da una macchina). Quindi il BPM fa riferimento a concetti dell’ambito informatico (è un settore disciplinare).

2° fase: configurazione del sistema di supporto al business management (BPMS) (configurazione sia dell’ambito lavorativo: definizione ruoli, risorse, contesto lavorativo, configurazione delle tecnologie di supporto in termini di personalizzazione funzionale e settaggio dei parametri per il suo corretto funzionamento).

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3° fase: attivazione del processo. (processo attivato eseguito dal calcolatore. Situazione del manufacturing, in cui il processo può essere eseguito automaticamente; oppure situazione in cui il PC sostiene il controllo delle attività, cioè sequenzialità, preparazione dati ecc.).

4° fase: diagnostica. (serve per controllo dell’effettivo svolgimento del processo. Controllo del corretto avvicinamento alla realizzazione degli obiettivi aziendali. Eventuali colli di bottiglia che limitano il WF ed eventuali vie di fuga che possono rallentare lo svolgimento automatico del WF.

Business process reengineering BPR

Attività di radicale sostituzione dei processi esistenti. Attività drastica rispetto al cambiamento indotto dal BPM.

Definizioni di BPM

1° def BPM viene dalla Gartner (consulenza tecnologica) fondata nel 79 ha proposto la seguente def:

“BPM disciplina di gestione dei processi, non è una tecnologia. Non richiede sviluppo nuovi strumenti. Studia metodi gestione dei processi. È sostenuta da tecnologia del WF management. Si occupa della raffinazione dei processi esistenti (modifica, adattamento e armonizzazione di quanto già esistente nella organizzazione. Metodo pratico iterativo incrementale.”

Definizione di workflow

Def proposta dalla workflow management coalition WFMC (consorzio costituito nel maggio del 93 da partner commerciali (Black Forset, IBM ecc.).

“WfM riferisce all’automazione di un processo organizzativo e gestione documenti prodotti durante l’attività. Documenti scambiati dagli attori (umani o supporti tecnologici). Devono essere rispettati protocolli standard per la comunicazione tra vari attori. Ogni task può essere eseguito subito dopo aver ricevuto l’input. Protocolli di interoperabilità.”

L’architettura dei sistemi per gestione workflow è integrata -> sono sistemi integrati.

BPM è carente di diagnostica. BPM sostenuto da sistemi di gestione di WF ma ha carenza di funzionalità nella gestione degli errori della messaggistica.

Prospettive processi lavorativi

Vi sono 2 prospettive:

• Gerarchica
• Funzionale

Prospettiva processi lavorativi gerarchica

Focalizza su organigramma (struttura organizzativa dell’impresa).

As