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SISTEMI PER LA GESTIONE DELLE INFORMAZIONI

A cura di Stefano Silvani

ENTERPRISE 2.0 - LEZIONE 1

Enterprise 2.0 locuzione proveniente da Mcaffie docente di Harward busioness school.

Produrre modelli e strutture che appaiono nel tempo anche se non sono stati specificati.

Ent. 2.0 non come struttura o modello stabile nel tempo ma come andamento che si modifica e

sviluppa nel tempo.

Enter.2.0 volto ad abilitazione di nuovi modelli basati sulla collaborazione.

Collaborazione = cambiamento dei modi di relazionarsi tra colleghi.

1. IL GOVERNO

Attività del Governo:

- progettazione ed attuazione organizzativa (risorse umane, fisiche, economiche di

impresa)

- circoscrizione e sostentamento operatività

governo: parte operativa (sostegno operativo) di attività di gestione più politica di impresa.

L’attività nell’organizzazione:

- definisce obiettivi ed attese

- definisce regole da seguire per l’uso delle risorse disponibile e perseguire gli obiettivi

comuni dell’azienda

- linee guida

- quadro di verifica continua necessario per valutare e correggere il gruppo di lavoro

verso il raggiungimento degli obiettivi comuni

2. IT GOVERNANCE

gestione delle tecnologie dell’informazione adottate nell’impresa e l’uso, capacità delle

tecnologie.

Ci sono varie definizioni non opposte né distanti tra loro:

in ambito accademico:

“IT governance specifica dei diritti decisionali e amministrativi per incoraggiare

comportamenti auspicabili nell’uso delle tecnologie. Quindi la gestione delle tecnologie.”

Esiste un istituto internazionale per la gestione delle tecnologie. Tale istituto da la seguente

definizione di IT governance:

“Leadership, strutture organizzative e processi che assicurano che l’organizzazioe delle

tecnologie sostenga ed estenda l’organizzazione, strategie ed obbiettivi del management di un

impresa.

Caratteristica dell’IT governance:

- Incoraggiare il web 2.0

- Stimolo dell’interattività per raggiungere obiettivi comuni 1

Silvani Stefano – UTIU. Il presente materiale è stato realizzato a scopi didattici e ne è vietata la vendita, la riproduzione e qualsiasi

manipolazione.

- Collaborazione (stimolata dal web 2.0)

Bisogna quindi bilanciare due forze:

1. adeguato utilizzo risorse:

riporta agli obiettivi dell’impresa in termini operativi per management e governance

2. strutturazione bottom-up (strutturazione dal basso):

potenzialità degli strumenti adatti, abilitazione del personale al loro utilizzo e lasciare

che le persone usino le tecnologie, attribuendogli un significato durante l’uso.

Riferimento al determinismo sociale:

questo considera che il prodotto tecnologico nasce quando questo viene inserito nel mercato

Comprendere i valori:

orientamento organizzativo

pratiche organizzative

artefatti ITC

valori

è percorsi per raggiungere valori

è adozione strumenti 2.0

è

orientamento organizzativo:

- propone creatività collettiva, che comporta un cambiamento discontinuo dai metodi e

modelli mentali individuali verso quelli di gruppo.

- Innovazione aperta: l’individuo va contestualizzato in un gruppo di lavoro, e il gruppo

va contestualizzato in una realtà ancora più ampia. La stessa organizzazione deve

considerare come propri membri tutti gli stake holder, sia clienti sia concorrenti.

Si parla quindi di CO-PETIZIONE, come unione di competizione e collaborazione.

Pratiche lavorative (da seguire):

1) scelta e utilizzo ottimale di potenzialità tecnologiche che 2) devono essere complementi

dell’attività di governo (direzionale e organizzative)

4 principi da rispettare:

- usi desiderabili delle tecnologie (utenti devono essere messi in grado di scoprire usi

della tecnologia per creare vita dinamica ai prodotti tecnologici dell’impresa)

- vantaggi della sperimentazione (sperimentazione spontanea del personale e dirigenti

devono essere stimolati)

- gruppo di lavoro devono emergere spontaneamente (nascita di gruppi con intese

lavorative ed eventi a cui partecipano elementi della comunità inattesi)

- cultura della collaborazione (continuamente sostenuta con presentazione e

divulgazione di queste pratiche sia con una formazione continua del personale verso

tecnologie e metodi di comportamento e lavoro)

è necessario: 2

Silvani Stefano – UTIU. Il presente materiale è stato realizzato a scopi didattici e ne è vietata la vendita, la riproduzione e qualsiasi

manipolazione.

- scoprire gli usi desiderati della tecnologie in contrasto con l’adattamento a norme

predefinite.

- Sprigionare valore dall’uso degli strumenti.

- Controllo dell’efficacia (il processo collaborativo deve essere misurato e controllato

per andamento diretto ad obiettivi comuni)

- Devono essere sviluppate nuove competenze perché le tecnologie sono solo strumento

di facilitazione se ci sono competenze di stimolo e coordinamento delle attività (nuovo

management)

SPERIMENTAZIONE:

- nuovi modi

- in apprendimento dinamico

- che porta ad un continuo miglioramento dei gruppi di lavoro (staff)

le comunità di coinvolgimento:

- devono essere libere di costituirsi

- lavoro in collettività cambia sia la partecipazione che il dinamismo (conferenze

virtuali)

- cercare di eliminare le gerarchie. Gerarchie verticali sostituite con strutture di

partecipazione orizzontali o con adhocrazie (strutture organizzative ad hoc, costituite

per la necessità del momento)

facciamo riferimento quindi ad un ecosistema:

come insieme di organismi interconnessi tra loro e con l’ambiente in cui si trovano immersi.

Il valore primario dell’IT governane è:

lo scambio della conoscenza

e lo sviluppo della collaborazione interna ed esterna all’organizzazione

porta alla dissoluzione del sistema collettivo.

è

La collaborazione richiede coordinamento e stimolo alla collaborazione e utilizzo di nuovi

strumenti tecnologici.

Partecipazione e collaborazione:

nuovi membri devono essere incoraggiati ad avere un atteggiamento attivo nella comunità.

Non deve esserci individualismo

Non deve esserci gelosia delle proprie idee

Il valore primario di IT gov. È raggiungere obiettivi comuni con la collaborazione. (attività

collettivia)

Lo scopo della condivisione

non è il giudizio. Quindi l’individuo della comunità non deve sentirsi confrontato rispetto agli

altri membri, ma deve sentirsi contribuente.

L’obiettivo della condivisione è anche l’arricchimento della conoscenza comune.

Bisogna far caprie perché cosa e come contribuire all’attività della collettiva.

PERCHE’: La somma dei contributi individuali è inferiore al risultato ottenibile dall’intera

operatività collettivo. (costatazione operativa) 3

Silvani Stefano – UTIU. Il presente materiale è stato realizzato a scopi didattici e ne è vietata la vendita, la riproduzione e qualsiasi

manipolazione.

COSA: obiettivi comuni, contributi individuali come parte di attività collettiva e supporto delle

tecnologie dell’informazione ICT

COME: attraverso le nuove tecnologie contestualizzate nel web 2.0

La massa critica della comunità in comunicazione:

è la chiave del successo della collaborazione.

Sistema di riconoscimento e premi + adhocrazia (metodo di strutturazione

è organizzativa dinamico dipendente dalle necessità del momento) può aiutare a

sostenere e crescere la massa in comunicazione.

Quindi sistema di riconoscimento e premi permette di raggiungere la massa critica.

è

Tecnologie & ambiente integrato per collaborazione:

l’ambiente integrato è una piattaforma per l’interattività usabile con un pc in una rete

esistente. Non richiede nuovi investimenti. Un ambiente integrato per la collaborazione va

incontro all’attivazione di comunità virtuali. Ma l’esistenza di tale comunità non implica che le

tecnologie siano la panacea. È necessaria la gestione e sostenimento della comunità reale

dietro alla comunità virtuale.

Una piattaforma è un ambiente di lavoro general purpose. Non è implementato per specifici

obbiettivi e applicazioni, ma per un uso che può essere di volta in volta adattato. In questa

piattaforma utenti possono sviluppare loro applicazioni + leggere documenti o sorgenti

programmi + utilizzare applicativi.

Nota: la programmazione negli anni ’70 è stata modificata in modo evolutiva verso la

programmazione strutturata. Per cui i main program venivano strutturati in moduli interni.

Poi si è costituito moduli autonomi e il loro riutilizzo. Oggi la tendenza è verso l’utilizzo di

sistemi integrati: piattaforme general purpose, component based.

Quindi si è passati da una strutturazione dei programmi in moduli, ad un riuso della

configurazione dinamica.

Interattività:

studiata dal settore Human Computer Interaction (HCI) interazione uomo computer.

Un altro settore che si occupa di questi temi è: Computer supported cooperative work

(CSCW).

Evoluzione della sigla: Cooperative -> collaborative -> community

sottolinea il settore che si occupa dell’interazione attraverso il pc.

è

Interattività insieme tecniche e metodi per attività umana.

Uomini svolgimento stessa attività verso obiettivi comuni e condivisi.

Caratteristiche dell’interattività:

Comunicazione tra interlocutori è reciproca. Non ho solo un emittente e un destinatario.

La comunicazione è multidirezionale. Posso cioè comunicare con tutti interlocutori.

L’utente deve essere attivo

Funzionalità di un integrated collaborative environment (ICE):

- audio/video conferenza

- gestione strumenti per realizzazione streaming (trasmissione video)

- uso da remoto di archivi di filmati

- condivisione di desktop 4

Silvani Stefano – UTIU. Il presente materiale è stato realizzato a scopi didattici e ne è vietata la vendita, la riproduzione e qualsiasi

manipolazione.

- condivisione di testi (versioning: gestione delle varie versioni ed evidenziazione dei

differenti contributi di uno stesso documento)

- comunicazione sincrona: gli interlocutore dialogano in tempo reale, tramite

messaggistica istantanea ecc. (skype conference, chat, ecc)

- comunicazione asincrona: gli interlocutori non dialogano in tempo reale (forum, email)

- interfacce intuitive (sintetiche ed iconiche, più suggestive)

gli ambienti collaborativi integrati non sono sistemi con configurazione fissata. Sono insieme

di elementi che vengono configurati a seconda delle necessità ed obbiettivi.

Esempi:

SW per collaborazioni

Sistemi di gestione workflow

Gestione documenti

Collaborazione pear to pear (no uso server)

Gestione conoscenza

Social network (per comunicazione)

Lo sviluppo di groupware:

è una questione ancora aperta e complessa perché coinvolge una doppia dimensione, sociale e

tecnologica. Sono considerati aspetti sociali (interrelazioni) e la questione tecnologica (quali i

migliori strumento adatti per questa attività).

la progettazione multidisciplinare è evidentemente un approccio progettuale necessario.

Le influenze interdisciplinari:

sono richieste all’esterno dell’organizzazione, sia all’interno, per la condivisione delle

informazione e la collaborazione all’interno della organizzazione fra diversi dipartimenti

dell’organizzazione. Quindi si beneficia della condivisione degli obiettivi.

Gli ostacoli a ciò sono:

rifiuto knowledge management all’adozione delle nuove tecnologie dovuto allo scarso

coinvolgimento.

I possibili motivi per il rifiuto ella collaborazione:

- inconsapevolezza della potenza dei risultati raggiungibili

- conoscenza non condivisa perché considerata un potere e quindi tenuta stretta

- motivi di tempo (superabili con applicazione delle tecnologie)

Enterprise Resource Planning - LEZIONE 2

GESTIONE DELLE RISORSE DI UN’IMPRESA, AZIENDA, ORGANIZZAZIONE

Terminologia:

dagli anni 80 le tecnologie dell info e comunicazione e partecipazione sono rilevanti, utilizzate

in progettazione, modellazione e gestione processi operativi.

La terminologia business process management (gestione processi organizzativi / lavorativi e

ringegnerizzazione dei processi lavorativi, pur intergati in tencologie, non hanno trovato

specifica collocazione, definizione e caraterizzazione.) 5

Silvani Stefano – UTIU. Il presente materiale è stato realizzato a scopi didattici e ne è vietata la vendita, la riproduzione e qualsiasi

manipolazione.

Non vi è una omogenità linguistica per le seguenti terminologie:

- Business process

- Business process management (BPM) Vs WFM

- Workflow

- Business process reingeneering e connessi

Business process:

processi aziendali, organizzativi, di lavoro.

1° def:

“collezione di attività che elaborano degli input generici (info o materiali) e Producono un

output di interesse con scopo preciso. Attività influenzata dal contesto ambientale ed

organizzativo. Tale processo interagisce con altri processi”.

Tale definzione considera il BP come collezione di attività. ma tale definizione deve rivolgersi

ad attività strutturate e collegatre in maniera sistematica ed ordinate.

2da def:

“insieme di attività lavorative di insieme strutturato misurato nel tempo e nello spazio. Che ha

inizio e fine. Con putput specifico per un mercato con enfasi nel modo in cui il risultato viene

svolto e sul prodotto.

Tempo e spazio vengono enfatizzati oltre alla strutturazione del processo. Il processo non è

casuale né anarchico, ed è svolto in tempo e spazio definito”

Tempo: deve essere scadenza

Spazio: prospettiva di organizzazione virtuale (locazione degli attori non è prevedibile né

prevista né inclusa geograficamente nella struttura fisica della organizzazione).

Gli attori sono gli elementi che caratterizzano la 3° def.:

è un estensione della def. 2. “attività sono significative svolte in collaborazione da persone e

macchine per funzioni trasversali a processi in contesta anche esterni.”

Considerazione che gli attori che svolgo le attività di processi organizzativi possono essere

umani, e infrastrutture tecnologiche acquisite che intervengono attivamente.

Bisonga considerare la svolgimento di attività fatte da attori umani e macchine.

4° def: è un riassuto delle 3 precedenti

“serie o rete, struttura di attività a valore aggiunto, svolte da ruoli (uomini o macchine)

rilevanti in collaborazione per raggiungere consapevolmente un comune obbiettivo”

definizioni riguardanti le attività di gestione di un business process:

ciclo di vita di BPM:

1° fase:

progettazione del processo (progettazione automatica, il processo viene visto come

elaborabile e supportabile da una macchina). Quindi Il BPM fa riferimento a concetti

dell’ambito informatico (è un settore disciplinare)

2° fase:

Configurazione del sistema di supporto al business management (BPMS) (configurazione sia

dell’ambito lavorativo. definizione ruoli, risorse, contesto lavorativo, configurazione delle

tecnologie di supporto in termini di personalizzazione funzionale e settaggio dei parametri

per il suo corretto funzionamento) 6

Silvani Stefano – UTIU. Il presente materiale è stato realizzato a scopi didattici e ne è vietata la vendita, la riproduzione e qualsiasi

manipolazione.

3° fase:

attivazione del processo. (processo attivato eseguito dal calcolatore. Situazione del

manufacturing, in cui il processo può essere eseguito automaticamente; oppure situazione in

cui il pc sostiene il controllo delle attività, cioè sequenzialità, preparazione dati ecc..)

4° fase:

diagnostica. (serve per controllo dell’effettivo svolgimento del processo. Controllo del

corretto avvicinamento alla realizzazione degli obbiettivi aziendali. Eventuali colli di bottiglia

che limitano il WF ed eventuali vie di fuga che possono rallentare lo svolgimento automatico

del WF.

Business process reingeneering BPR:

attività di radicale sostituzione dei processi esistenti. Attività drastica rispetto al

cambiamento indotto dal BPM.

Definizioni di BPM:

1° def BPM viene dalla Gartner (consulenza tecnologica) fondata nel 79 ha proposto la

seguente def:

“BPM disciplina di gestione dei processi, non è una tecnologia. Non richiede sviluppo nuovi

strumenti. Studia metodi gestone dei processi. È sostenuta da tecnologia del WF management.

Si occupa della raffinazione dei processi esistenti (modifica, adattamento e armonizzazione di

quanto già esistente nella organizzazione. Metodo pratico iterativo incrementale.”

Definizione di WORKFLOW

Def proposta dalla workflow management coalition WFMC (consorzio costituito nel maggio

del 93 da partner commerciali (black forset, IBM ecc..).

“WfM riferisce all’automazione di un processo organizzativo e gestione documenti prodotti

durante l’attività. documenti scambiati dagli attori (umani o supporti tecnologici). Devono

essere rispettati protocolli standard per la comunicazione tra vari attori. Ogni task può essere

eseguito subito dopo aver ricevuto l’input. Protocolli di interoperabiltà.”

L’architettura dei sistemi per gestione workflow è integrata -> sono sistemi integrati.

BPM è carente di diagnostica. BPM sostenuto da sistemi di gestione di Wf ma ha carenza di

funzionalità nella gestione degli errori della messaggistica.

PROSPETTIVE PROCESSI LAVORATIVI:

vi sono 2 prospettive:

- gerarchica

- funzionale

Prospettiva processi lavorativi gerarchica

Focalizza su organigramma (struttura organizzativa dell’impresa).

As