Modellazione dei processi d'impresa (BPM)

Modelling. Ogni tecnica è specifica: citiamo IDEF (Integrated Definition for Function Modelling Enterprise), il

BPMN (Business Process Modelling Notation) e ARENA, di cui parleremo in seguito. Come strumento, il

modellatore può infine usufruire di uno o più software come aiuto in fase di progettazione (Microsoft Visio,

Bizagi, Arena Rockwell, etc.). Il BP Modelling è la core activity del Business Process Management. Le “arene”

in cui combattono i business odierni sono influenzate dalla globalizzazione, dal focus sul consumatore, da

capacità di risposta veloce alle richieste del mercato, dallʹalta qualità, ricerca del basso costo del lavoro e dalle

nuove tecnologie (ICT, Internet, ERP). La sfida delle compagnie è vendere prodotti personalizzati e a basso

costo. Oggi spesso si è costretti a collaborare per sopravvivere. Le aziende devono reagire più velocemente ed

essere più flessibili della concorrenza riguardo alle nuove condizioni di mercato.

Il Business Process Management (BPM) è un ciclo chiuso che si svolge in: Process Design, Process Analysis,

Process Implementation. La prima parte è la fase del BP Life‐Cycle il cui compito è di rendere chiari e trasparenti

gli attuali processi dell’impresa. Per raggiungere tale obiettivo è necessario un approccio metodologico e un

linguaggio standardizzato per modellare i processi di

business. La modellazione è usata per rispondere a

domande come “chi fa cosa e in che ordine” e “quali

servizi sono erogati” o ancora “che software di sistema

viene utilizzato”. La descrizione dei processi esistenti,

presente solo nella mente delle persone che li attuano,

rende i processi trasparenti e pronti per essere analizzati

ed eventualmente ottimizzati. Il design è essenziale per

rendere gestibile (manageable) la complessità di una

impresa. La Business Process Analysis è la fase del ciclo che

ha l’obiettivo di riallineare i processi d’impresa con le

richieste del mercato. Durante questa fase vengono

identificate le forze e debolezze dei processi e si indaga sui

potenziali miglioramenti dei business process (utilizzo

risorse umane e non, analisi dei costi, individuazione dei

“colli di bottiglia”, etc.). Esistono metodologie di

modellazione per la simulazione e l’analisi del “what‐if”

che aiutano ad individuare gli indicatori delle performance desiderate. L’ultima fase concerne la messa in atto

dei cambiamenti, l’implementazione dei modelli costruiti. È la fase più complicata poiché spesso s’incontrano

barriere culturali, barriere di persone (sono contrarie al cambiamento), problemi di integrazione. 3

Capitolo 2.

IDEF0 è la più vecchia tecnica per modellare i processi dʹimpresa. È la tecnica standard per fare modelli ed è

riconosciuta dall’ISO. Per questo molti software (come ad esempio Microsoft Visio) sono in grado di fare

modelli basati su questo linguaggio. Il sistema da analizzare è descritto da pochi elementi grafici semplici e

concisi; i modelli sono costruiti in termini di obiettivi e attività e, più specificatamente, i flussi di informazioni

e trasformazioni che operano con essi. L’analisi è condotta secondo una struttura gerarchica, ovvero con un

approccio top – down. Un modello in IDEF0 è dunque una sequenza di diversi diagrammi, con livelli di

dettaglio sempre maggiori, dove il livello più alto rappresenta l’intero sistema e ogni diagramma introduce

un livello limitato di dettaglio. L’elemento base è la function o activity, rappresentata da un blocco, in cui

confluiscono input, controlli e meccanismi, e da cui fuoriesce un output, come in figura. Gli input sono ciò che

viene trasformato dal processo e/o ciò che è richiesto per iniziarlo (trigger o attivatori), dalle materie prime alla

firma del superiore o anche eventi astratti che attivano il processo. I controlli sono i vincoli dell’attività, come

procedure, budget, tempistica. Per meccanismi intendiamo tutto il necessario in termini di risorse per condurre

l’attività. Gli output sono tutto ciò che è prodotto dall’attività in termini di prodotto finito/servizi o risultati,

come anche eventi astratti. La direzione dalla quale

confluiscono/defluiscono questi elementi deve essere

sempre quella in figura (input da sinistra, controlli

dall’alto, etc.) e il titolo dell’attività deve contenere un

verbo (“develop a new product“ invece di “new product

development”). Ogni box in un diagramma può essere

decomposto e la sua decomposizione è rappresentata da

un altro diagramma a livello di dettaglio immediatamente

inferiore. Tutti i modelli in IDEF0 devono cominciare con

un diagramma, denominato con A–0, chiamato context

diagram, in cui è presente un solo box, dove inseriamo

l’attività principale da cui si parte. Esso definisce i confini

orizzontali del processo; infatti se nei diagrammi

successivi output di attività possono diventare input di altre, nel context diagram sia input che output sono

elementi esterni al processo. Inoltre bisogna che sia chiaro quale è l’obiettivo del modello (purpose), un chiaro

statement di ciò che si vuole fare. Non s’intende appunto l’obiettivo dellʹattività, ma lʹobiettivo del modellatore

(i.e. ottimizzare il processo, ridurre i tempi, identificare i processi che non aggiungono valore, etc.). Questo

definisce i confini “verticali” del modello. Infine bisogna che il punto di vista sia chiaro e uguale per tutti i

diagrammi; esso chiarifica perché vediamo ciò che vediamo in un modello (viewpoint). Il secondo diagramma

viene chiamato A0, e contiene una prima decomposizione dell’attività principale. In questo diagramma si

specificano gli elementi di ogni attività, e queste vengono numerate all’interno del box, da 1 a X. Le attività

che si vogliono scomporre ulteriormente danno origine a

nuovi diagrammi. Il nome che prendono tali diagrammi è

univocamente determinato. Se si vuole scomporre l’attività

X del diagramma A0, allora il diagramma “figlio” verrà

denotato con AX; se a sua volta si vuole scomporre l’attività

Y del diagramma AX, si dovrà creare un ulteriore

diagramma di nome AXY, e così via. Nel momento in cui si

sceglie di scomporre l’attività Y del diagramma AX, va

indicato appena sotto il relativo box il nome del diagramma

in cui verrà scomposto (AXY). Per chiarimenti, si osservi la

figura a fianco. Il nome di un input (equivalentemente

output, meccanismo o controllo) può cambiare quando si

scende a livelli più dettagliati, perché potrebbe essere

richiesto un nome più specifico.

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Mentre IDEF0 descrive “cosa” un’impresa fa, il BPMN (Business Process Modelling Notation) descrive “come” lo

fa. Inoltre, contrariamente ad IDEF0, il BPMN descrive processi dal punto di vista del workflow (flusso di

lavoro), cogliendo sequenze logiche e temporali e le attività che determinano decisioni e ramificazioni del

lavoro. Quando in IDEF0 accade che l’output di un’attività sia l’input di un’altra non bisogna interpretare tale

situazione come una sequenza temporale o logica: in IDEF0 non vi sono relazioni di questo tipo.

Il BPMN è usato con un approccio bottom – up. Si parte dallʹ ʺatomic activityʺ e si dispone di un solo diagramma

quindi non è possibile utilizzare un approccio top‐down. Distinguiamo quattro tipologie:

1. Modelling of internal business process (private). Ogni attività ha scambi con processi di altre attività, ma in

questo tipo di modellazione si finge che non sussistono, che l’attività sia privata.

2. Modelling of internal business process (public). Si tratta anche in questo caso di un processo interno, ma in

questo caso è “pubblico”, in quanto si prende atto delle attività svolte da attori esterni, anche se non viene

specificato come le portino a termine.

3. Modelling of B2B Collaboration process. In questo caso ci si focalizza sugli scambi di due business processes,

evidenziando gli scambi in sequenza e i messaggi che si scambiano.

4. Modelling of Choreographies. Modellare coreografie significa che ogni attività è vista come collaborativa.

Ognuna richiede la partecipazione dellʹunita di business interna e di quella esterna (ad esempio sia dottore

che paziente) e ogni box si focalizza sull’interazione tra di esse piuttosto che sull’attività.

Gli elementi grafici che caratterizzano il BPMN sono molteplici. Questi sono divisi in primari e secondari. I

primari (ovvero Core Set) sono a loro volta suddivisi in quattro categorie: Flow Objects, Connecting Objects,

Swimlanes (Pool e Lanes), Artifacts. Tra i Flow Objects individuiamo:

 Eventi. Un evento è rappresentato da un cerchio e rappresenta qualcosa che succede durante il processo

(ad esempio se vogliamo modellizzare come si leggono i messaggi nel telefono, il fatto che ti arriva un

nuovo messaggio è un evento) e che ha un impatto su di esso. Ci sono tre tipi di

eventi (rappresentati da tre cerchi diversi), distinti a seconda del momento in cui

prendono parte al processo: Start, Intermediate, End. Naturalmente i primi sono

degli attivatori, mentre gli ultimi dei risultati (gli intermedi possono essere sia attivatori che risultati).

 Attività. Un attività è rappresentata da un rettangolo con gli angoli smussati. Le attività

possono essere Task o Sub‐Process. Quest’ultime sono distinte da un piccolo segno “+” in

basso al centro della figura. Un’attività può essere “atomic” o “not atomic”, cioè attività

elementari o ulteriormente scomponibili in un workflow di attività.

 Gateway. Un Gateway è rappresentato da un rombo ed è usato per le convergenze (FAN‐

IN) e le divergenze (FAN‐OUT) del workflow, cioè quando più flussi convergono in uno o

un flusso si dirama in più flussi. È dunque usato per rappresentare decisioni, ma anche meccanismi di

forking, fusione e comportamenti che uniscono flussi diversi.

Tra i Connecting Objects distinguiamo:

 Sequence Flow. Una Sequence Flow è una freccia piena continua che indica il modo in cui le attività

prendono parte nel workflow (il loro ordine e la loro sequenza).

 Message Flow. Un Message Flow è rappresentato da una freccia tratteggiata (dotted arrow) e mette in luce

quando due attività o due partecipanti del processo si scambiano messaggi.

 Association. Un’Associazione è rappresentata da una freccia formata da punti ed