Gestione dei progetti

Processi

Un processo è un insieme di attività che trasformano input in output, a cui il cliente attribuisce un

valore.

I processi Riguardano la realizzazione di un prodotto o servizio (non solo parti di esso) per un

cliente e Richiedono competenze multiple e attraversano più funzioni organizzative, mentre

l’organizzare per processi favorisce l’integrazione e supera alcuni limiti dell’organizzazione

funzionale.

I processi nel project management si dividono in:

* Processi orientati al prodotto: definiscono e creano il prodotto o servizio del progetto, sono

fortemente dipendenti dal prodotto.

* Processi di gestione del progetto: descrivono e organizzano le attività del progetto.

I processi di gestione del progetto in una singola fase includono:

* Processi di avvio: verifica delle condizioni per iniziare la fase.

* Processi di pianificazione: definizione di uno schema per le attività.

* Processi di esecuzione: coordinamento delle risorse per l'esecuzione.

* Processi di controllo: monitoraggio e misurazione dell'avanzamento.

* Processi di chiusura: formalizzazione della conclusione della fase.

Project Manager (3)

È la figura responsabile del successo del progetto.

Ha il compito di pianificare, implementare e completare il progetto nel rispetto dei vincoli e

massimizzando i risultati.

Responsabilità:

*Acquisire le risorse e le persone nel giusto numero e con gli skills necessari al progetto

▪ Assicurare che i soggetti coinvolti nel progetto abbiano la conoscenza e le risorse appropriate

* Esercitare la leadership e fare scelte di trade-off..

* Deve gestire le difficoltà, i conflitti e le relazioni con gli stakeholder.

Qualità:

*credibilità, si suddivide in credibilità tecnica ( È opportuno che abbia competenze sugli aspetti

chiave e che sia in grado di comprendere e comunicare lo stato del progetto, progressi ottenuti e

problemi riscontrati) e credibilità amministrativa (Capacità di fornire risorse (al team di progetto)

e informazioni (all'esterno) quando sono necessarie).

*sensibilità, capacità di trasmettere i desideri del cliente al top management e capacità di prevenire

i conflitti.

*Leadership, si suddivide in Power(influenzare il comportamento altrui, vincere le resistenze e in

dure a fare ciò che altrimenti non si farebbe) e Politics (costruire una visione unica del team di

progetto e promuovere un'azione coordinata da un gruppo di persone che possono avere interessi e

obiettivi diversi)

*Etica e stile, dare il buon esempio a tutti e prevenire equivoci che urtino la sensibilità etica o

abitudini e modi di fare locali.

Project Team

È l'insieme delle persone coinvolte nella conduzione del progetto.

Si compone di un Team leader o project manager, un core team (fino a qualche decina di persone)

e di un extended team (anche migliaia di persone).

I membri del project team devono possedere competenze tecniche, sensibilità politica,

orientamento al problema e all'obiettivo, e autostima.

La organizzazioni project-based si distinguono in:

*organizzazioni project-based, le cui attività consistono in modo pressoché esclusivo di

progetti, Organizzazioni che svolgono prevalentemente progetti nell'interesse di committenti

esterni (Studi di ingegneria, imprese di consulenza, contractor nel settore delle costruzioni e

Organizzazioni che impiegano il management by project)

*Organizzazioni non project-based, le cui attività tipiche non sono la gestione di progetti, Possono

avere una struttura organizzativa non adeguata alla gestione di progetti. Pertanto, a volte si dotano

di un Project Management Office

Project Management Office (PMO)

È un'unità organizzativa che si occupa della direzione coordinata e centralizzata dei progetti,

soprattutto nelle organizzazioni non project-based.

Ha la finalità di nominare e valutare i project manager, garantire la comunicazione, risolvere i

conflitti, supportare l'attività amministrativa, definire standard, archiviare la documentazione e

promuovere le best practices.

Stakeholder di Progetto

Sono individui e organizzazioni coinvolti attivamente nel progetto o i cui interessi possono essere

influenzati dal progetto. Hanno due caratteristiche principali, non sempre preesistono al progetto e

hanno obbiettivi diversi, spesso contrastanti.

Si dividono in stakeholder primari (project manager, team di progetto, sponsor, clienti) e

stakeholder secondari (fornitori, appaltatori, cittadini, istituzioni, ecc.).

Possono essere classificati in base al loro potere ( Possibilità di ricorrere a mezzi coercitivi (forza),

normativi (simboli) o utilitaristici (disponibilità di risorse) per imporre il proprio volere),

legittimità (Percezione o assunzione generalizzata che le azioni di un soggetto siano desiderabili o

appropriate in un dato sistema sociale di norme, credenze e valori) e urgenza ( Intensità

dell'aspettativa di ricevere un'attenzione immediata).

Project Stakeholder Management

È il processo di identificazione, analisi e gestione degli stakeholder.

Ha la finalità di soddisfare le aspettative, ridurre i conflitti e esplorare le opportunità.

Si compone di quattro fasi:

1. Identificazione degli Stakeholder (Stakeholder Identification)

In questa fase, l'obiettivo è identificare tutti gli individui, gruppi o organizzazioni che possono

essere influenzati dal progetto o che possono influenzarlo. Questo include la creazione di una

mappa degli stakeholder che elenca i loro interessi, il loro potere sul progetto e la loro potenziale

collaborazione o opposizione. Il risultato di questa fase è il registro degli stakeholder, un

documento che contiene informazioni dettagliate su ciascun stakeholder, come dati identificativi,

richieste, aspettative, influenza e fase del ciclo di vita del progetto in cui è previsto il loro

coinvolgimento.

2. Pianificazione della Gestione (Stakeholder Management Planning)

Questa fase si concentra sullo sviluppo di strategie e azioni per coinvolgere gli stakeholder durante

l'intero ciclo di vita del progetto. Si tratta di definire le aspettative da considerare, identificare gli

stakeholder che possono facilitare o bloccare il progetto e valutare la governance del progetto in

base al potere e all'interesse degli stakeholder. È importante classificare il livello di impegno

desiderato ed effettivo degli stakeholder, che può variare da inconsapevolezza e opposizione a

sostegno e dominio. Il risultato di questa fase è lo stakeholder management plan, un documento

che include la matrice di valutazione dell'impegno, le strategie di gestione per ogni stakeholder e il

piano di comunicazione con ciascuno di essi.

3. Gestione dell'Impegno (Stakeholder Engagement Management)

Questa fase riguarda la gestione formale del coinvolgimento degli stakeholder, guidata dal project

manager. L'obiettivo è allineare gli interessi reciproci, prevenire e gestire i conflitti, e ridurre i

rischi aumentando i benefici per l'organizzazione. Si tratta di un processo continuo che richiede

un'attenta comunicazione e negoziazione con gli stakeholder per garantire il loro supporto e la loro

collaborazione.

4. Controllo dell'Impegno (Stakeholder Engagement Control)

Questa fase si concentra sul monitoraggio periodico delle relazioni tra gli stakeholder e il progetto.

Si utilizzano checklist per identificare eventuali cambiamenti, come l'ingresso di nuovi stakeholder,

la modifica dei ruoli esistenti o il cambiamento di potere o interesse. Il controllo dell'impegno

consente di adattare le strategie di gestione degli stakeholder in base alle esigenze del progetto e di

mantenere un rapporto costruttivo con tutti gli stakeholder.

Pianificazione dei progetti (5)

La pianificazione è un aspetto fondamentale nella gestione dei progetti. Essa consiste nel

rispondere a domande essenziali come: cosa si deve fare, quando, chi deve farlo, con quali risorse e

quali sono i risultati attesi.

Piano di progetto

Il piano di progetto è il documento principale per la gestione e il controllo del progetto. Descrive le

finalità, i risultati attesi, le specifiche tecniche, le attività, i costi, i tempi, le risorse, le

responsabilità, lo stile manageriale, i vincoli e i rischi del progetto. Agevola le fasi di condivisione e

raggiungimento del consenso fra gli stakeholder sulle caratteristiche del progetto inoltre è soggetto

a periodici aggiornamenti, previa approvazione.

Project Scope Management

Il Project Scope Management comprende i processi per assicurare che il progetto includa tutte le

attività necessarie per completarlo con successo. Questi processi sono: Initiation, Scope Planning,

Scope Definition, Scope Verification e Scope Change Control.

1. Initiation: è il processo di riconoscimento formale dell'esistenza del progetto. Un progetto può

essere avviato per rispondere a diverse esigenze, come la domanda di mercato, le richieste dei

committenti, le esigenze di business, l'innovazione tecnologica o le normative. Durante l'Initiation

si definisce il progetto (Project Charter), si individua il Project Manager e si stabiliscono vincoli e

assunzioni (output). Il Project Charter è il documento che attesta formalmente l'esistenza del

progetto. Comprende, direttamente o mediante richiami ad altri documenti:

▪ l'esigenza di business che determina il bisogno o l'opportunità di eseguire il progetto

▪ la descrizione del deliverable nelle sue linee essenziali

È redatto da un soggetto esterno al team di progetto, in genere:

▪ Un manager di livello adeguato alla portata del progetto, se questo nasce all'interno di

un'organizzazione

▪ Il committente, se il progetto è di tipo "contrattuale", ossia realizzato da un'organizzazione

distinta dalla committenza.

2. Scope Planning

Lo Scope Planning è il processo di sviluppo dello Scope Statement, che definisce gli obiettivi del

progetto, la descrizione del prodotto/servizio, i deliverables intermedi e i milestones. Lo Scope

Statement include anche le procedure per il suo aggiornamento.

Contenuti dello scope statement:

- Project justification

▪ Riporta l'esigenza di business che muove l'esecuzione del progetto in modo da consentire la futura

valutazione dei trade-off

- Project product

▪ Descrizione sintetica del prodotto e di come esso è in grado di soddisfare il business need

- Project deliverables

▪ Descrizione delle parti in cui il prodotto si suddivide, la cui soddisfacente realizzazione indica il

completamento del progetto

- Project objectives

▪ Misure quantitative o criteri quantificabili – in termini di costo, tempo e qualità – che devono

essere raggiunti perché il progetto sia considerato