Business intelligence

SISTEMI DI CONTROLLO INTERNI: DAL CONTROLLO DI

GESTIONE A QUELLO STRATEGICO (SOTTOSISTEMA

GESTIONALE)

Sulla base di tali osservazioni possiamo comprendere come l’azienda

interagisca con l’ambiente esterno dinamico, che impone flessibilità

e rapidità delle risposte aziendali soprattutto in termini sistema di

controllo, il quale deve garantire un processo continuo, capace di

segnalare e di rispondere prontamente alle criticità.

Ma cos’è un sistema di controllo? Il sistema di controllo (o di

performance) è un insieme di procedure per mezzo delle quali si

verifica il raggiungimento degli obiettivi con un impiego efficiente

ed efficace delle risorse. Esso non deve essere immaginato come un

semplice strumento di rilevazione dei dati ex post, bensì deve

permettere l'applicazione dei successivi interventi e miglioramenti della

pianificazione e delle programmazione future, secondo un'azione di ritorno

(feed-back).

In particolare, possiamo osservare come sia di fondamentale importanza il

sistema di controllo di gestione. Esso deve mettere a disposizione

della dirigenza le informazioni necessarie per guidare il proprio

comportamento e dunque per aiutarla ad assumere

decisioni che permettano il conseguimento di obiettivi precedentemente

individuati attraverso l’impiego efficiente ed efficace delle risorse

disponibili. Il CDG opera in un’ottica di breve periodo, confrontando i

risultati attesi con i risultati effettivamente conseguiti con

meccanismi di feedback ad intervalli brevi (mese, trimestre). Tale

tipologia di controllo presuppone dunque che siano definiti gli

obiettivi aziendali, attribuendoli ai vari responsabili delle unità

organizzative di riferimento e valutando i risultati raggiunti in

termini economici finanziari. La complessità ambientale, però, come

poc’anzi citato, ha determinato anche la necessità di rivedere i sistemi

di controllo tradizionali in modo da poter valutare non solo i risultati

economico-finanziari, bensì anche quelli strategici; dunque, la

capacità competitiva dell’impresa da cui discende la sua

possibilità di sopravvivenza.

In particolar modo per rispondere alle esigenze delle imprese, il sistema

di controllo deve avere un approccio olistico, che garantisca anche

di valutare gli intangible asset, ovvero quelle risorse immateriali

dell’azienda che non trovano una collocazione contabile (come

tasso di fidelizzazione, quota di mercato, customer satisfaction,

tasso di innovazione)ma in grado di valutare la capacità competitiva

dell’impresa e dunque che si identificano come value driver, ovvero le

variabili che influenzano i risultati economico-finanziari. Cioè è

reso possibile attraverso l’utilizzo di indicatori multidimensionali che

valutano non solo gli aspetti quantitativi bensì anche quelli

qualitativi. Si parla dunque non più di semplice controllo di gestione

bensì di controllo strategico, il quale si pone inoltre come obiettivo la

comprensione dell’adeguatezza dei risultati in un’ottica di medio-

lungo termine. Ne consegue che l’ambito del controllo strategico

sia più ampio di quello del CDG sia per quanto concerne la variabile

temporale sia per gli strumenti di cui si avvale (indicatori

multidimensionali) e conseguentemente per gli oggetti di calcolo

(tasso di fidelizzazione etc)

In buona sostanza un controllo si definisce valido e strategico

quando consente di osservare l’impresa nel tempo per

comprendere le dinamiche evolutive e di posizionarla nello spazio

competitivo.

SISTEMA INFORMATIVO (DEFINIZIONE. ELEMENTI,

FINALITA’, EFFICIENZA ED EFFICACIA)

E’ chiaro come per attuare il controllo di gestione è necessario avere a

propria a

disposizione delle informazioni, output garantito dal Sistema

Informativo. Per parlare di

sistema informativo risulta necessario e prodromico conoscere la

definizione di sistema informativo.

Un sistema informativo aziendale è un insieme di elementi e di

relazioni che permettono di produrre, elaborare e distribuire

informazioni (che riguardano dinamiche e fenomeni aziendali), nel

momento e nel luogo che necessitano i soggetti in azienda che ne

hanno bisogno per la loro attività.

Il sistema informativo è composto da 5 elementi in particolare:

Dati: Insieme di elementi grezzi (numeri, parole,

 simbologie,lingue e formati diversi), non contestualizzati e

interpretati, che individuano determinati fenomeni interni o esterni

all’azienda (es. 38)

Processi: Insieme di procedure e tecniche applicate per

 raccogliere ed elaborare i dati (modelli matematico-statistici)

Risorse umane: Soggetti che si occupano di raccogliere e

 catalogare i dati interessanti, scegliendo quelli più

opportuni da elaborare in base alla struttura alla quale sono

diretti.

Risorse tecnologiche: Si basano principalmente sull’Information

 Technology (IT) ovvero, tecnologie che raccolgono, archiviano ed

elaborano i dati a velocità molto elevate, per poi trasmetterli sotto

forma di informazioni.

Informazioni: Essi rappresentano l’output del sistema

 informativo, ovvero insieme di dati elaborati, contestualizzati

ed interpretati con il fine di garantire un’utilità per chi li

riceve, soddisfando le esigenze informative di quest'ultimi (es. 38

gradi→febbre)

Dunque, il sistema informativo ha una duplice finalità, ovvero di

soddisfare:

1. esigenze informative interne: fornire ad ogni centro

decisionale le informazioni al fine di razionalizzare la

relativa decisione

2. esigenze informative esterne: fornire informazioni utili

riguardanti le dinamiche aziendali per gli stakeholders

esterni (es. i finanziatori)

Il requisito fondamentale, il caposaldo che un sistema informativo

aziendale deve possedere, è dunque la capacità di soddisfare le

esigenze conoscitive interne ed esterne, ma soprattutto di farlo con un

modus operandi che garantisca la massima EFFICIENZA ED

EFFICACIA.

Si parla di efficienza di un sistema informativo quando si riesce a

massimizzare il rapporto tra valore delle informazioni ottenute

(output) e relativi costi sostenuti (per gli strumenti, le procedure, e il

personale ovvero i fattori per elaborare i dati, gli input), dunque si applica

il principio minimo mezzo massimo risultato, dove per valutare tale

capacità si utilizza l’indicatore economico Valore Aggiunto= Valore

dell’output - costo sostenuto

→(Maggiore sarà il valore aggiunto, maggiore sarà l’efficienza)

Si parla di efficacia di un sistema informativo quando esso garantisce il

raggiungimento degli obiettivi prefissati. In particolare, un sistema

informativo per risultare efficace deve possedere 7 requisiti:

-Integrazione: deve consentire di gestire in modo integrato e

sinergico tutti i principali processi di un’azienda garantendo un

patrimonio informativo collettivistico e unitario.

-Flessibilità: I sistemi informativi devono essere flessibili dal

momento che l’assetto organizzativo e l’ambiente esterno in cui

si colloca l’organizzazione sono realtà in continuo

mutamento, che fanno variare le esigenze conoscitive

dell’impresa.

-Accettabilità: è necessario che il sistema sia accettato per tutti

gli utenti e le persone coinvolte nel processo di trattamento e

comunicazione dei dati. Per raggiungere tale obiettivo, è necessario

che ciascun utente conosca e comprenda l’importanza del

sistema informativo che rappresenta una forma di conoscenza e

non un’azione coercitiva per lo svolgimento delle proprie

funzioni.

-Affidabilità: Un sistema informativo è affidabile se è in grado di

fornire dati accurati, ossia corrispondenti ai fenomeni reali che

rappresentano, misurando correttamente la realtà, o, nel caso in

cui le informazioni siano rappresentate da quantità “soggettive”,

di farne valide astrazioni.

-Verificabilità: Gli utenti devono essere in grado di verificare

l’affidabilità del sistema e quindi controllare come i dati vengono

manipolati dal momento della raccolta in poi.

-Tempestività: Un sistema informativo si dice tempestivo quando è in

grado di fornire all’azienda informazioni significative entro limiti

di tempo adeguati a consentire un’efficace attività di pianificazione e

controllo dell’attività organizzativa.

-Selettività e rilevanza: Un sistema informativo si dice selettivo se è

in grado di fornire dati, appunto in maniera selettiva,

qualitativamente rilevanti a tutti coloro che lavorano a livello

decisionale e/o operativo.

INTRODUZIONE CLASSIFICAZIONE DEI SISTEMI

INFORMATIVI AZIENDALI

All’interno delle aziende, i sistemi informativi sono numerosi e diversi

tra loro: sono implementati in momenti differenti, basati su tecnologie

diverse e hanno funzioni e obiettivi diversi. Sarà dunque utile classificare

e distinguere i sistemi informativi:

-sulla base del tipo ‘’informativo’’, ovvero del diverso patrimonio

dei dati utilizzato;

-sulla base del tipo ‘’tecnologico’’, ovvero della diversa tecnologia

utilizzata;

-sulla base del diverso tipo di attività supportata dal sistema;

-sulla base della diversa area funzionale interessata;

-sulla base dei diversi processi aziendali

CLASSIFICAZIONE SULLA BASE DEL TIPO DI ATTIVITA’

SUPPORTATA

Relativamente alle attività, i sistemi informativi si suddividono in base

alla tipologia. In particolare, si fa riferimento alla piramide aziendale

(piramide o modello di Anthony), al cui gradino più basso sono

collocate le attività operative, poi salendo quelle tattiche e al vertice

quelle strategiche. In particolare quelli maggiormente utilizzati sono:

-EDP (Electronic Data Processing) / ATTIVITA’ OPERATIVE

1. sistema orientato all’efficienza

2. permette l’automazione dei processi in ottica operativa,

sostituendo le attività impiegatizie. In particolare parliamo di tutte

quelle attività operative come l’attuazione delle direttive, e la

misurazione e valutazione dell’efficienza produttiva.

3. Le informazioni per tali decisioni sono interne, dettagliate e

fortemente strutturate (alta ripetitività e bassa ambiguità,

incertezza dell’esito), e fanno ricorso a modelli precostituiti

standard. Un esempio di applicazione potrebbe essere il calcolo

delle paghe, degli stipendi, delle fatture etc

4. Si pone enfasi sul presente, necessita dunque precisione e

accuratezza dei risultati per cui. esso richiederà un approccio

passivo e risulterà c