Prestiti Museali - Documentazione e Iter legislativo

Documenti prestiti

La procedura deve essere espletata affinché tutto sia sicuro e legale, l’ente organizzatore manda una richiesta con: progetto scientifico [illustrazione dettagliata del concept della mostra] un facility record [scheda tecnica dell’edificio nel quale la mostra sarà sia ospitata, serve per fornire tutte le garanzie dei fattori per la sicurezza dell’opera] e infine scheda di prestito [form che l’ente prestatore compila fornendo tutta una serie di indicazioni di natura scientifica e pratica: dimensioni dell’opera, valore assicurativo, luogo nel quale viene ritirata e poi restituita, diciture con le quale l’ente prestatore vuole essere indicato nel catalogo e tutte le richieste relative alle condizioni di esposizione]. Se si decide di prestare l’opera comincia tutta la procedura che se fatta correttamente l’ente prestatore invii un documento con le condizioni di prestito: ad esempio si chiede che l’opera non venga movimentata. Si deve quindi chiedere in soprintendenza, ovvero gli enti territoriali del ministero, la richiesta di spostare l’opera, corredata dal progetto scientifico, il facility report e una scheda simile al foglio di prestito in cui si precisano anche tutte le garanzie che sono state pretese, e quindi si può autorizzare o meno il prestito [una commissione a Roma per i prestiti all’estero perché sono più delicati perché ad esempio vigono leggi diverse, il museo deve avere tutta una serie di garanzie circa la restituzione].
Il conservatore non è l’unico a decidere, intervengono logiche superiori di natura diplomatica o politica, ci sono infatti richieste che arrivano al sindaco e non alla redazione del museo, arrivano anche offerte economiche quando organizzano le mostre società particolari che richiedono 30 pezzi per una somma di denaro. Fondamentale è la procedura di esportazione in cui l’opera va all’estero, prima che venga ritirata viene però attivata la procedura assicurativa “da chiodo a chiodo”, ovvero polizze specifiche per le opere d’arte che si attivano quando l’opera si muove dal momento in cui parte a quello in cui ritorna, tengono anche conto di eventi estremi come furti, danni ma anche attacchi terroristici. L’opera è sempre accompagnata dal condition report, ovvero scheda molto dettagliata mirata a definire le condizioni di conservazione, in cui l’opera viene descritta in tutte le sue componenti documentando fotograficamente ogni problema di conservazione, prevede quattro fasi di visualizzazione:

1. Compilata dal museo prestatore prima della partenza dell’opera
2. Viaggia con l’opera e viene ricontrollata da un rappresentante del museo presentatore e dell’ente organizzatore quando arriva
3. Vista ancora prima del viaggio di ritorno
4. Controllata dall’ente prestatore all’arrivo