Addetto alla segreteria: un'occasione di lavoro

Chi è e come si è comportato in aula durante gli studi universitari? E dove lavora esattamente? I dati AlmaLaurea scattano la fotografia di chi lavora come Addetto a funzioni di segreteria, dalle sue caratteristiche formative fino all’appeal riscosso sul mercato del lavoro.

ADDETTO ALLA SEGRETERIA: QUALE PERCORSO DI STUDI? - Sono 948 laureati di secondo livello del 2009 che a cinque anni dalla conquista del titolo lavorano come Addetti a funzioni di segreteria. Giovani che nella stragrande maggioranza dei casi hanno una laurea magistrale biennale (92,5%) e solo in minima parte a ciclo unico (7%), iscrivendosi a un percorso di studi del gruppo disciplinare Economico-statistico e Politico-sociale (19%), ma anche Letterario (14%) o Giuridico e Linguistico (11%). A seguire questa strada sono soprattutto le femmine (rappresentano il 77% contro il 23% dei maschi), che lavorano in particolare al Nord (51%; è il 48% per la media). E all’università come se la cavano? Conquistano il titolo a 26,7 anni, età in linea con i colleghi (l’età media è di 27,2 anni per il complesso dei laureati di secondo livello occupati), nell’84% dei casi al più chiudono i libri entro un anno fuori corso (è l’83% per il complesso); il voto medio di laurea è leggermente più alto della media (108 contro 107,6). Nel loro curriculum ci sono un buon numero di stage e tirocini compiuti durante gli studi (51% contro 53% della media), e molte esperienze internazionali (24% contro il 20%.). E se chiedi cosa pensano del percorso universitario concluso, lo promuovono abbastanza: potendo tornare ai tempi dell’iscrizione, infatti, il 72% dei laureati sceglierebbe lo stesso corso e lo stesso ateneo.

ADDETTO SEGRETERIA: OCCASIONI DI LAVORO - Per gli Addetti a funzioni di segreteria l’ingresso nel mercato del lavoro arriva in tempi abbastanza lunghi: la prima occupazione, nonostante oltre la metà abbia iniziato a lavorare (65%) dopo il conseguimento della laurea, è raggiunta infatti a 8,5 mesi (è 7,1 per i colleghi). Ma prima di svolgere la professione in molti sono impegnati in un’attività di formazione post laurea (63%): in particolare, stage in azienda (33%), tirocini e praticantati (15%) corsi di formazione professionale (12%) e collaborazioni volontarie (11%).
E quando arrivano sul mercato del lavoro? Insomma, sono stabili nel 60% dei casi contro il 70% della media, e di questi, quasi tutti possono contare su un tempo indeterminato (59% contro il 46%).
A ben vedere i loro settori di punta sono soprattutto nel privato (78% contro il 73% della media), e solo marginalmente nel pubblico (14% contro il 23%). Spaziano dal ramo del commercio (15%), consulenze e altri servizi (10%), fino a quelli dell’istruzione e ricerca, Pubblica amministrazione e forze armate, metalmeccanica e meccanica di precisione, credito e assicurazioni o altri servizi alle imprese (8%). Il guadagno a cinque anni dal titolo va così così, e resta nettamente inferiore agli standard dei loro colleghi (1.167 euro netti mensili contro i 1.336 euro del complesso), e solo per il 66% degli Addetti a funzioni di segreteria il titolo è efficace per svolgere la professione.

ADDETTO ALLA SEGRETERIA: COSA FA ESATTAMENTE? - Che tipo di lavoro svolge l'addetto a funzioni di segreteria? Secondo dati Isfol, ci sono delle mansioni che il segretario deve svolgere quotidianamente. In particolare deve (in ordine d’importanza):
- prendere nota di appuntamenti e scadenze
- ricevere e smistare telefonate
- organizzare conferenze stampa o eventi
- controllare e gestire la corrispondenza
- filtrare le comunicazioni verbali o scritte dirette al superiore
- gestire le pratiche del personale (missioni, straordinari, richieste di ferie, malattie, ecc)controllare o revisionare testi e documenti
- veicolare informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti
- aggiornare archivi o banche dati
- organizzare riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotare sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.)
- curare la battitura di testi e documenti
- gestire la corrispondenza con gli utenti (curare la mailing list, inviare/ricevere e-mail)
- eseguire adempimenti amministrativi (recarsi alla banca, all'ufficio postale, ecc.)
- predisporre comunicazioni o lettere di convocazione
- gestire l'agenda del superiore

CHE CONOSCENZE DEVE ACQUISIRE L'ADDETTO ALLA SEGRETERIA? - Ci sono informazioni, principi, pratiche e teorie necessari al corretto svolgimento della professione. Ecco quali servono al lavoro del segretario secondo i dati Isfol:
Lavoro d'ufficio: "conoscenza delle procedure amministrative e d'ufficio, dei programmi di elaborazione di testi, delle tecniche di gestione di archivi e di basi di dati oppure della stenografia e delle regole di trascrizione o di altre procedure e linguaggi previsti dal lavoro di ufficio."
Lingua italiana: "conoscenza della struttura e dei contenuti della lingua italiana oppure del significato e della pronuncia delle parole, delle regole di composizione e della grammatica."
Legislazione e istituzioni: "conoscenza delle leggi, delle procedure legali, dei regolamenti, delle sentenze esecutive, del ruolo delle istituzioni e delle procedure politiche di una democrazia".
Informatica ed elettronica: "conoscenza dei circuiti elettronici, dei processori, dei chips delle attrezzature elettroniche, dell'hardware e dei software dei computer, compresa la conoscenza dei pacchetti applicativi e dei linguaggi di programmazione."
Lingua straniera: "conoscenza della struttura e dei contenuti di una lingua straniera oppure del significato e della pronuncia delle parole, delle regole di composizione e della grammatica".

LE SKILLS DEL SEGRETARIO - Le skills sono le capacità e le qualità personali che permettono di eseguire bene i compiti connessi con la professione. Il segretario deve avere capacità di comunicazione, di adattabilità e doti di apprendimento attivo, oltre che saper cercare in modo attivo soluzioni per soddisfare le esigenze degli altri. La personalità del perfetto segretario è intraprendente e abile nello stabilire relazioni sociali. Ma allo stesso tempo è apprezzato che sia metodico, accurato e organizzato, con un buon senso pratico.