Appunti Organizzazione aziendale

Organizzazione aziendale

La progettazione organizzativa

Il vantaggio competitivo di lungo periodo, la creazione di valore, discende da un insieme di elementi immateriali che trovano espressione nei termini competenze, knowledge, capitale intellettuale, capitale umano e capacità organizzativa. La visione originaria, resource – based (impresa complesso di risorse la cui utilizzazione è organizzata nell’ambito di una struttura amministrativa), si è evoluta, trasformandosi in competence – based view (al centro della produzione di valore l’utilizzo delle core competencies): il compito dell’organizzazione è quello di sviluppare e presidiare le risorse chiave e di favorire la loro combinazione.

Per capire cos’è la progettazione organizzativa, bisogna analizzare la terminologia. Per progettare efficacemente occorre la realizzazione di un buon progetto: il termine “progettare” deriva dal latino “pro jacere” che vuol dire fare il progetto di qualche cosa (fare un concept: si tratta di un’attività intellettiva che consiste nel concepimento di un’idea progettuale), e dunque ideare e studiare le possibilità ed i modi per ottenerla. A seguito della progettazione si raggiunge la fase della realizzazione, nel quale si traduce in realtà lo studio effettuato in precedenza. Alla fine, si giunge all’implementazione, e cioè al completamento dell’opera. In senso più stretto, con il termine progettare, intendiamo l’elaborazione e la preparazione di un progetto.

Il concetto di organizzazione è polisemico, esistono cioè definizioni diverse, infatti:

• In ambito biologico indica il modo con cui un essere vivente è organizzato oppure l’insieme dei processi attraverso cui organi, apparati e strutture si formano, si sviluppano, si differenziano e si coordinano. Ognuno degli elementi svolge una funzione specifica ma sempre diretta al raggiungimento di un dato obiettivo;
• In ambito sociale, invece, un’organizzazione denota un insieme di individui uniti da rapporti di varia natura per raggiungere uno o più obiettivi comuni. L’unione in ambito sociale (un partito, una famiglia, un gruppo di amici, ecc.) è volta alla realizzazione di obiettivi che singolarmente non potrebbero essere raggiunti;
• Nel mondo aziendale, per organizzazione si intende un’unità sociale (un insieme di enti o un insieme di individui di 2 o più persone) creatasi consapevolmente per il raggiungimento di uno o più obiettivi che non si possono raggiungere in assenza del gruppo (nel caso delle imprese for profit l’obiettivo è costituito dalla realizzazione di un profitto o dalla creazione di valore).

“Le organizzazioni sono gruppi di persone che lavorano in maniera interdipendente per raggiungere degli scopi” McShane e Von Glinov, 2000.

La maggior parte delle definizioni di organizzazione fornite dagli studiosi sono applicabili ai sistemi economici anglosassoni o americani, ma non sono applicabili al sistema italiano. Una studiosa italiana ha cercato di fornire una sua definizione di organizzazione: e dunque, “è presente un’organizzazione se le attività sono configurate e coordinate in modo non casuale, cioè, sono regolate da qualche forma di organizzazione. Si parlerà, quindi, di attività organizzate o di sistemi di attività o azione organizzata” [Grandori, 1995]. L’autrice, dunque, associa la definizione di organizzazione all’idea di ordine. Il richiamo all’ordine, insieme a quello di sistematicità dell’attività, si riscontra in altre definizioni fornite da economisti italiani. In altre esplicitazioni, si effettua un richiamo anche ai concetti di efficienza, di efficacia e di equità.

Quando parliamo di efficienza facciamo riferimento ad un calcolo mezzi-fini: siamo efficienti se abbiamo raggiunto un output elevato con un’implicazione di input bassa (si fa riferimento anche e soprattutto alle risorse scarse). Parliamo da un lato di efficienza produttiva, con riferimento ai costi di produzione e che si misura attraverso il rapporto tra input impiegato ed output prodotto, dall’altro di efficienza transazionale, legata ai costi di regolazione o governo delle transazioni.

Quando parliamo di efficacia facciamo riferimento alla situazione nella quale si raggiunge l’obiettivo preposto. L’utilizzo di questo criterio evidenzia due problemi, entrambi illustrabili e risolvibili con l’idea del balanced scorecard, sono:

• Presenza della molteplicità degli obiettivi definire ed individuare per ciascuna prospettiva (del cliente, dei processi di business, di sviluppo e di apprendimento) obiettivi coerenti con la strategia;
• La progettazione organizzativa si realizza su diversi livelli precisare e specificare gli obiettivi delle diverse parti dell’azienda.

Quando parliamo, invece, di equità non ci riferiamo solo al concetto di etica e di morale, ma all’idea che il lavoratore percepisca corretta la retribuzione ottenuta in relazione allo sforzo impiegato (grado di soddisfacimento degli attori coinvolti).

Nei manuali americani, il termine organization è utilizzato come sinonimo di azienda (organizzazione = soggetto); al contrario, nei manuali italiani, si riferisce all’adozione di una struttura o assetto interno che consenta il raggiungimento degli obiettivi, ovvero di una configurazione che conferisca alle attività un carattere di ordine, di sistematicità e che attribuisca loro la qualità di attività organizzate (organizzazione = oggetto).

L’organizzazione è anche controllo, nel senso che vengono promossi i comportamenti appropriati rispetto agli obiettivi organizzativi aumentando la prevedibilità di tali comportamenti. Facendo riferimento alle attività di un’azienda, l’organizzazione non è altro che la qualità delle attività. Dato un set di obiettivi prefissati: (1) bisogna fare in modo che siano rivolte ad una determinata finalità, e cioè che siano efficaci; (2) è necessario che le attività siano ordinate per evitare sprechi di tempo e denaro, e cioè che siano efficienti; (3) ed infine che siano accettate dalle persone che vi prendono parte, e cioè che siano eque.

La progettazione organizzativa riguarda le proprietà di ordine e controllo: l’organizzazione sarà ottimale qualora tutte le attività preposte al raggiungimento degli obiettivi prefissati siano interdipendenti tra loro. Qualunque progettazione organizzativa sarà comprensiva di 2 aspetti: la soluzione (assetto organizzativo soluzione ottimale alla risoluzione di un problema lavorativo che può scindersi in due sotto problemi macro, e cioè come dividere il lavoro e come coordinarlo) ed il percorso seguito per raggiungere la soluzione. Si parte, dunque, da un’idea per arrivare alla sua implementazione (alla realizzazione dell’organizzazione aziendale).

La progettazione organizzativa influenza il raggiungimento degli obiettivi prefissati, ma anche la misura nella quale vengono raggiunti nonché le modalità (quali e quante risorse sono state impiegate, soprattutto la quantità di persone coinvolte all’interno di queste attività).

I fattori produttivi più importanti, ad oggi, sono costituiti da componenti intangibili (quali competenze sia individuali che di gruppo, conoscenza) i quali costituiscono un grande vantaggio competitivo durevole nei confronti dei concorrenti; infatti, ad oggi si parla sempre di più di capitale umano. Integrando le risorse fisiche con le risorse intangibili, riusciamo ad affermare che il compito dell’organizzazione diviene quello di sviluppare e di presidiare le risorse chiave di favorire la loro combinazione ottimale.

L’organizzazione è un arts combinatoria, una combinazione ottimale e unica di competenze, processi, capacità umane e tecnologie che differenziano un’impresa rispetto ai suoi competitors. La progettazione organizzativa risulta essere molto complessa poiché la materia non risponde a leggi fisiche come nel caso di progettazioni architettoniche o ingegneristiche, ma si ha a che fare con esseri umani il cui comportamento è imprevedibile: la dinamicità del contesto in cui l’azienda opera, l’imprevedibilità del comportamento umano, il numero elevato di variabili da tenere in considerazione e da dover gestire, rende necessario un intervento costante sugli elementi dell’organizzazione tali da creare una coerenza, un’armonia; talvolta, si rende necessaria una riprogettazione dell’intera organizzazione.

Le decisioni circa la progettazione organizzativa possono essere ricondotte a 3 livelli:

1. Il livello della microstruttura cui si riferiscono le mansioni (building block);
2. Il livello della mesostruttura cui si riferiscono le mansioni o insiemi di mansioni (building block) le scelte di specializzazione e di coordinamento delle unità organizzative (oggetto della progettazione);
3. Il livello della macrostruttura cui si riferiscono la forma o l’architettura organizzativa dell’azienda nel suo complesso.

Infine, possiamo affermare che in assenza di una chiara visione strategica (implica l’intervento dal top management), e dunque delle finalità che l’azienda intende raggiungere, non è possibile realizzare una progettazione organizzativa ottimale e preordinata al raggiungimento degli obiettivi specifici che l’impresa si prefigge di ottenere.

Le logiche di progettazione organizzativa

Le logiche di progettazione organizzativa esprimono i diversi approcci che possono essere seguiti e le diverse prospettive secondo le quali la progettazione organizzativa può essere condotta.

La logica bottom – up è una logica che procede per aggregazioni, partendo dai compiti elementari e definendo successivamente le mansioni, le unità organizzative, i meccanismi di coordinamento per soddisfare le esigenze di coordinamento.

La logica top – down procede per disaggregazioni, partendo dal campo dell’azione organizzativa e dal complesso delle attività che lo caratterizzano e, sul piano della progettazione intra – organizzativa, si traduce tipicamente nella scelta della forma e delle caratteristiche di tale forma.

La logica greenfield prevede che si realizzi una corrispondenza con lo start – up di una nuova azienda o di una nuova iniziativa o, nel caso di azienda già esistente, lo studio della soluzione organizzativa venga condotto trascurando i vincoli ed i condizionamenti che derivano dall’organizzazione esistente.

La logica brownfield interviene su una situazione esistente, modificando le soluzioni che rispecchiano scelte passate e che sono, quindi, frutto della storia dell’azienda.

Divisione del lavoro e coordinamento

I problemi che si presentano in fase di progettazione organizzativa sono legati a capire:

• Chi fa cosa, dunque un problema di divisione del lavoro;
• Come fare questo qualcosa, e dunque come coordinare questo lavoro;
• Chi comanda su chi, e dunque legato al potere.

Dividere il lavoro tra più soggetti e coordinarlo, costituisce l’oggetto della progettazione organizzativa a monte. L’azienda deve risolvere questi due macro-problemi nella maniera ottimale affinché si riescano a raggiungere gli obiettivi.

Dividere il lavoro significa scomporre task compositi nelle loro pari componenti che vengono poi svolte separatamente. La divisione del lavoro permette di ridurre i costi di apprendimento (aumenta la destrezza ma riduce anche il tempo necessario per acquisirla) ed i costi del lavoro (all’aumentare della divisione del lavoro, aumenta la semplicità dei compiti e di conseguenza la qualificazione richiesta è minore).

La divisione del lavoro crea dipendenza o interdipendenza, e questo crea un divario tra gli obiettivi propri dell’impresa e gli obiettivi specifici delle varie funzioni. Per risolvere questo problema, è necessario che vi sia coordinamento tra le varie task. Il coordinamento ha tre dimensioni:

1. Allineamento delle attività, processo sostanzialmente meccanico e razionale;
2. Esigenza di superare i problemi della differenziazione, delle diversità di conoscenze, di orientamenti e atteggiamenti integrazione: collaborazione che si verifica quando diversi punti di vista vengono esplicitati e adeguatamente superati, valorizzando la differenziazione;
3. Risoluzione del problema di motivazione/controllo legato alla convenienza che i soggetti interessati riscontrano nel coordinarsi.

Organizzazione: assetto, disegno e comportamento

L’oggetto dell’organizzazione è il lavoro: l’obiettivo è quello di definire un modello che consenta di inquadrare, attraverso tecniche adeguate, la progettazione di una struttura a livello micro e macro, nonché di interpretarla, assumendo che lo scopo sia quello dell’economicità della gestione. Con il termine azienda (in riferimento all’obiettivo di quella specifica azienda, esempio: la salute negli ospedali, l’istruzione nelle università) si intende un concetto più ampio rispetto a quello di impresa (termine con il quale ci si riferisce unicamente alle aziende volte al conseguimento di un profitto, e dunque indirizzate al raggiungimento di un’economicità della gestione).

La capacità organizzativa principale è la combinazione ottimale, e cioè quella che garantisce un certo grado di efficienza, efficacia ed equità, ma che sia anche in grado di far distinguere un’impresa rispetto ai suoi concorrenti così da mantenere il vantaggio competitivo duraturo.

Nella progettazione architettonica si obbedisce a leggi fisiche immutabili della materia; quella organizzativa ha a che fare con i lavoratori, molteplici leve da gestire e quindi possiede un carattere di incertezza e risulta essere più complicata. La progettazione organizzativa, intesa sia come soluzione ai problemi di divisione e di coordinamento del lavoro, sia come processo attraverso il quale si perviene all’individuazione e all’implementazione di tale soluzione, è rilevante per i suoi molteplici effetti. Essa, infatti, influenza: il tipo di obiettivi che vengono perseguiti, la misura nella quale tali obiettivi vengono raggiunti, le modalità del loro perseguimento in termini di risorse impiegate, e le persone coinvolte in queste attività.

È importante che ci sia armonia, ordine e controllo altrimenti non si ha un’organizzazione ma un agglomerato casuale e disorganizzato. È importante anche essere pronti a reagire alla dinamicità ambientale, e dunque organizzare e riorganizzare, progettare e riprogettare adattandosi ai cambiamenti del contesto nel quale si opera.

L’assetto organizzativo, e cioè la forma dell’organizzazione, è definito dalle variabili organizzative e dalla loro diversa configurazione, ed è composto da:

• Struttura stabilisce i criteri di distribuzione dei compiti e l’autorità gerarchica (che varia a seconda del modo in cui si distribuisce il potere e può assumere una configurazione verticale o piramidale);
• Meccanismi operativi pianificazione e controllo, sistemi informativi e comunicazionali, stile direzionale/cultura organizzativa, selezione, formazione, remunerazione e carriera del personale (al fine di orientarne il comportamento nella direzione voluta) In generale, tutto ciò che ha a che fare con il funzionamento dell’organizzazione.

La struttura organizzativa è la risultante di come il lavoro viene diviso, ordinato e coordinato all’interno di un sistema organizzativo. Le dimensioni della struttura organizzativa possono essere così schematizzate:

• Orizzontale accordo tra pari, tra colleghi. Si ha una parità a livello gerarchico e può essere evidenziata sia all’interno della stessa impresa che tra diverse organizzazioni;
• Verticale riguarda la dimensione di potere, e sottintende la presenza di un individuo che si trova al comando e detta regole ai sottomessi (linea gerarchica). È fortemente collegata all’accentramento del potere: infatti, chi comanda è un solo individuo (nel caso in cui il potere venga diviso tra più soggetti si parla di struttura piatta);
• Temporale come ci si coordina per raggiungere un dato obiettivo in un determinato arco temporale;
• Profondità e stabilità definizione degli strumenti di integrazione, e quindi di coordinamento, tra i membri dell’organizzazione, finalizzati a creare canali di comunicativi al di fuori delle linee di comunicazione verticali (tipiche della gerarchia);
• Formalizzazione e standardizzazione livello relativo alle regole. Si tratta di una struttura formalizzata e molto rigida che risponde a delle regole ben definite.

Le variabili di analisi sono gli elementi rispetto ai quali devono essere assunte le scelte organizzative, mentre le scelte di progettazione rappresentano gli oggetti, e quindi le decisioni che attengono all’attività di progettazione organizzativa. Le variabili chiave sono:

• Elementi di influenza dei costi di produzione economie di scala (più aumenta la dimensione dell’azienda e più si abbassa il costo medio di produzione poiché i costi variabili vengono divisi su più quantità di output), economie di specializzazione (riguardano l’esperienza, e dunque più si compie una determinata attività produttiva).