Appunti Organizzazione aziendale

1° capitolo: organizzazione e progettazione organizzativa

Definizioni di organizzazione

Organizzare significa imparare a trasformare una buona idea, combinando risorse economiche e umane, in un buon risultato (sostenibile nel tempo).

Un’organizzazione è un’entità sociale guidata da obiettivi e progettata come un sistema di attività deliberatamente strutturato e coordinato che interagisce con l’ambiente esterno (un’organizzazione è un sistema aperto).

Un’organizzazione è un mezzo per raggiungere uno scopo e possiamo immaginarla come uno strumento o un macchinario per realizzare un obiettivo specifico. L’obiettivo può variare, ma l’aspetto centrale di un’organizzazione resta il coordinamento di individui e risorse per raggiungere gli obiettivi desiderati. Infatti, un’organizzazione esiste quando le persone interagiscono le une con le altre per conseguire gli obiettivi.

Dimensioni contingenti e dimensioni strutturali

Dimensioni contingenti (o dimensioni contestuali)

• Dimensione: può essere misurata per l’organizzazione nel suo complesso o per specifiche componenti. Esempi: n° di documenti, fatturato, capitalizzazione.
• Tecnologia: si riferisce agli strumenti, tecniche e azioni utilizzate per trasformare gli input in output. Esempi: sistemi informativi, Internet.
• Ambiente: include gli elementi esterni ai confini dell’organizzazione. Esempi: clienti, fornitori, competitors.
• Obiettivi e strategia: definiscono lo scopo e le tecniche competitive che differenziano l’organizzazione dalle altre. Gli obiettivi sono spesso in forma scritta; la strategia consiste in un piano d’azione riguardo l’allocazione delle risorse, le relazioni e le attività.
• Cultura: è l’insieme di valori, convinzioni, regole condivise dai dipendenti e comportamento etico. La cultura di un’organizzazione non è scritta ma può essere osservata nella sua storia, abbigliamento, cerimonie.

I principali stakeholder e le loro aspettative

• Dipendenti: soddisfazione, compenso e supervisione.
• Clienti: qualità dei beni e dei servizi.
• Creditori: capacità di credito e responsabilità fiscale.
• Management: efficienza ed efficacia.
• Governo: rispetto di leggi, di regolamenti e concorrenza leale.
• Comunità: responsabilità sociale e contribuito alle questioni delle comunità.
• Fornitori: transazioni soddisfacenti e ricavo dagli acquisti.
• Proprietari: ritorno finanziario.

Valutare un'organizzazione

Efficace: un’organizzazione è efficace quando raggiunge il proprio obiettivo (produzione di un bene o servizio).

Efficienza: quantità di risorse impiegate per raggiungere gli obiettivi dell’organizzazione (output/input).

Approccio stakeholder: bilanciare le esigenze e gli interessi dei vari stakeholder nella definizione degli obiettivi e nel perseguimento dell’efficacia.

Dimensioni strutturali

• Centralizzazione
• Gerarchia
• Formalizzazione
• Specializzazione

Caso imprese smart allo specchio

Smart-up e Bright-on sono due aziende diverse tra loro, non per prodotto-mercato, né dal punto di vista della strategia, della dimensione, dell’ambiente e della tecnologia, ma sono differenti per la soluzione organizzativa adottata.

Dimensioni Smart-up

Centralizzazione: alta. La centralizzazione è un indicatore che sottolinea il grado di prendere le decisioni e si riferisce al livello gerarchico dell’organizzazione posta ai livelli superiori (al vertice).

Vantaggi:

• Maggior risultato di qualità (efficienza).

Svantaggi:

• Le decisioni non sono comunicate ai dipendenti pertanto vi è poca chiarezza.

Gerarchia: lunga. La gerarchia è una organizzazione che presenta tanti livelli organizzativi e riguarda la dimensione verticale del lavoro, ossia come organizzo le responsabilità all’interno della stessa. Il grado di gerarchia è correlato allo SPAN OF CONTROL, cioè l’ampiezza di controllo, pertanto, chi sta al vertice ha un controllo molto grande perché controlla tutti gli altri direttamente. Inoltre, la gerarchia è descritta in un organigramma da linee verticali, quindi quanti più gradi ci son, più è elevato il grado di gerarchia.

Vantaggi:

• Apprendimento graduale, cioè fare carriera gradualmente.
• Raggiungere le responsabilità, autonomia maggiore.

Svantaggi:

• Lentezza delle informazioni, ossia le informazioni passano velocemente dal basso al vertice.
• Sono più attrattive.
• Difficoltà di fare carriera.
• Bassi livelli di span of control.

Formalizzazione: alta. La formalizzazione si riferisce al numero di documenti scritti riguardanti l’organizzazione. I documenti possono essere i mansionari, i regolamenti, i documenti e gli organigrammi. (Un’alta forma di formalizzazione comporta maggiori documenti come può avvenire in una università statale.)

Vantaggi:

• Chiarezza: riduzione di eventuali errori.
• Risparmio di razionalità.
• Sistemi formali, cioè procedure standard.

Svantaggi:

• Spersonalizzazione: non c’è valore nell’individuo.
• Rigidità: limita la capacità di cambiare ciò che è scritto.

Per risparmio di razionalità si intende seguire una procedura senza più pensarci. Se dobbiamo affrontare un problema e quel problema lo abbiamo già affrontato, esiste un manuale con le procedure da seguire. Non dobbiamo quindi pensare a cosa facciamo (quasi come una macchina). Perciò risparmio di razionalità vuol dire non dover pensare in quanto si ha una regola da seguire. Ha come vantaggio l’efficienza, ma lo svantaggio è la rigidità (devo seguire sempre quella regola che non viene più messa in discussione, diventa una procedura da seguire e non è detto che sia il modo migliore).

Specializzazione: alta. La specializzazione è il grado in cui i compiti vengono suddivisi tra i diversi ruoli lavorativi. Ha a che fare con la dimensione verticale del lavoro, cioè quanto è frammentato il lavoro nelle diverse unità organizzative: tanto più divido il lavoro, tanto più aumenta la specializzazione. Inoltre, quando la specializzazione è alta si svolge una ristretta gamma di compiti.

Vantaggi:

• Riduzione dei costi.
• Economie di apprendimento e di specializzazione.
• Velocità con la quale i compiti vengono suddivisi.

Svantaggi:

• Demotivazione.
• Basso impiego del lavoro in team.
• Monotonia.

Alla luce delle dimensioni organizzative elencate precedentemente possiamo definire l’azienda Smart-up come un modello meccanico. Altri esempi di modello meccanico sono, per esempio, Amazon, Poste Italiane, Ducati, McDonald’s.

Dimensioni Bright-on

Centralizzazione: bassa. La centralizzazione è basata sul lavoro in team e le decisioni sono prese collegialmente, anche dai livelli inferiori.

Vantaggi:

• Maggiore chiarezza: le decisioni sono prese anche da livelli inferiori e sono prese collegialmente.

Svantaggi:

• Aumenta la conflittualità.

Gerarchia: la gerarchia è bassa. È una organizzazione con pochi livelli organizzativi, è una organizzazione piatta ed è correlata alla dimensione orizzontale del lavoro.

Vantaggi:

• Rapidità delle informazioni: passano dal basso sino al vertice.
• Aumenta la motivazione dei dipendenti in quanto vi è un lavoro di squadra.
• Alto livello di Span of Control.

Svantaggi:

• Difficoltà a concordare per una decisione uguale per tutti.

Formalizzazione: bassa. Ci sono meno, o delle volte sono inesistenti, documenti scritti all’interno dell’organizzazione (come ad esempio può avvenire in una attività a gestione familiare).

Vantaggi:

• Meno rigidità di prendere decisioni da parte dei dipendenti.
• Più valore al singolo individuo.
• Sistemi informali: ci sono poche regole.

Svantaggi:

• Poca chiarezza.
• Margine di errore più elevato: maggiori rischi.

Specializzazione: bassa. I compiti non sono ben definiti e crea disorganizzazione all’interno dell’organizzazione. La specializzazione ha a che fare con la dimensione orizzontale del lavoro, ossia quanto è frammentato il lavoro in diverse unità organizzative.

Vantaggi:

• L’individuo può cambiare attività velocemente.
• I ruoli sono allargati.
• Vi è meno monotonia e di conseguenza maggiore motivazione.

Svantaggi:

• Poca chiarezza.
• Maggiore costo per la formazione dei dipendenti.

Alla luce delle dimensioni organizzative appena elencate possiamo definire l’azienda Bright-on un modello organico. Altri esempi di modelli organici sono, per esempio, Cucinelli, Google, Cracco.

Caso imprese smart allo specchio - problemi con gli OLED

L’ambiente inizialmente è stabile e prevedibile nella prima fase (bassa incertezza). Con nuovi prodotti e nuove innovazioni, cambio delle situazioni di mercato e nuovi clienti aumenta la complessità dell’ambiente, ma anche l’imprevedibilità (alta incertezza). Nella fase 3, quando ritorna ad esserci un ambiente stabile allora torna un vantaggio, torna quindi bassa incertezza ambientale.

2° capitolo: strategia, progettazione organizzativa ed efficacia

La strategia è la determinazione di obiettivi di lungo termine di un’azienda, l’adozione di corsi di azione e l’allocazione delle risorse necessarie per portare a compimento tali obiettivi. È un piano di attacco, è una linea guida per raggiungere obiettivi prefissati e per indirizzare l’azione dei collaboratori.

Il top management ha il compito di:

• Contribuire alla formulazione delle strategie di lungo periodo e quindi comunicarla.
• Attivarsi per realizzarle, riducendo il gap tra “ciò che si è” e “ciò che si vorrebbe essere”.
• Creare un contesto organizzativo in grado di liberare imprenditorialità a tutti i livelli dell’azienda (facendo sì che le nuove idee vengano portate avanti anche dal middle management e dai livelli inferiori).
• Selezionare le migliori idee, premiarle e sostenerle finanziariamente.

La progettazione organizzativa consiste nell’amministrazione ed esecuzione del piano strategico ed è utilizzata per implementare obiettivi e strategie ed è determinante per il successo dell’organizzazione. Il progetto strategico implica che tutte le energie e le risorse dell’organizzazione sono indirizzate verso un obiettivo generale ben definito e convincente, inoltre focalizza l’attenzione del management.

Missione: Un obiettivo ufficiale della strategia è la missione; è un obiettivo generale dell’organizzazione e consiste nella visione, valori condivisi e ragion d’essere dell’organizzazione stessa. È un importante strumento di comunicazione ed è pubblica.

Obiettivi operativi: Insieme alla missione troviamo gli obiettivi operativi, cioè cosa deve fare ciascuna unità organizzativa per raggiungere gli obiettivi generali. Gli obiettivi operativi sono obiettivi interni.

Per formulare una strategia di successo è necessario formulare un vantaggio competitivo, questo è ciò che contraddistingue un’organizzazione dalle altre e le offre la capacità di soddisfare i clienti nel mercato. Consente di vincere nei confronti dei competitors. Un’impresa ha un vantaggio competitivo quando soddisfa almeno una di queste condizioni:

• Vantaggio competitivo di costo: cioè presenta, rispetto ai concorrenti, una superiore capacità di contenere costi.
• Vantaggio competitivo di differenziazione: cioè offrire ai propri clienti qualcosa di unico che viene apprezzato e compensato da premi (premium price).

Porter e Miles e Snow hanno creato due modelli strategici.

Porter: il suo modello presenta due strategie, leadership di costo e strategia di differenziazione.

1. Leadership di costo: è un modello meccanico, presenta alta formalizzazione, alta specializzazione, lunga gerarchia e elevata centralizzazione. Se l’ambito competitivo è ampio troviamo aziende come Ikea, se ristretto troviamo ad esempio una pensione locale. Questa strategia offre prezzi minori rispetto ai concorrenti e cerca di offrire una qualità analoga ottenendo profitti ragionevoli, pertanto mira all’efficienza. È una strategia che mira maggiormente alla stabilità, piuttosto che ai rischi/crescita.
2. Differenziazione: è un modello organico, consente di distinguere i propri prodotti o servizi dagli altri competitors all’interno dello stesso settore, attraverso pubblicità, alcune caratteristiche distintive del prodotto. Questa strategia si rivolge ad una clientela che non dà particolare importanza al prezzo e comporta spese onerose riguardo la ricerca e la promozione. Inoltre, aziende che adottano questa strategia vogliono rendere il prodotto unico. Se l’ambito competitivo è ampio troviamo ad esempio Hilton hotel, se invece è ristretto Bulgari.

Miles e Snow: individuano 4 tipologie strategiche:

1. Strategia di esplorazione: il modello è organico, è una strategia rientrata all’innovazione, anticipa infatti i competitors. Esplora nuovi mercati e ha un alto grado di rischio. (Ad esempio Pixar, start-up del grafene). Questa strategia si adatta bene ad ambienti dinamici e in crescita nei quali la creatività è più importante rispetto all’efficienza.
2. Strategia difensiva: è un modello meccanico, troviamo imprese che adottano una strategia di stabilità e di difesa e di efficienza. Mira ad offrire prodotti affidabili e di alta qualità destinati ad una clientela stabile. Questa strategia può essere efficace in ambienti più prevedibili e stabili.