Come scrivere la mail perfetta? I 7 consigli fondamentali secondo l'esperta

Inviare una mail può sembrare un gesto banale, ma in realtà è uno degli strumenti di comunicazione più delicati, soprattutto in ambito professionale. Spesso ci si chiede quale sia il modo corretto di scrivere una mail formale, come rivolgersi al destinatario, oppure come gestire oggetto, saluti e allegati.

A fare chiarezza ci pensa Shubha Marta Rabolli, vicepresidente dell’Accademia Nazionale Galateo ed esperta di comunicazione, intervistata nel consueto appuntamento settimanale su TikTok con la rubrica Like a Pro(f) di Skuola.net.

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Tempo di colloqui, di mail ai professori... lo sapevi che c'è un modo preciso per scriverle? Per evitare di fare errori e figuracce, abbiamo chiamato in soccorso la vicepresidente dell'Accademia Nazionale Galateo, Shubha Marta Rabolli. Conoscevi queste regole? galateo etichetta mail università colloquio

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Le mail sono immediate, ma non informali

“Attenzione alle e-mail” sottolinea l’esperta, “per quanto mezzo di comunicazione immediato non per questo deve essere meno curato”. Per questo motivo è importante rispettare alcune regole fondamentali di scrittura e di galateo digitale.

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I sette consigli fondamentali

Rabolli riassume così i sette consigli chiave per scrivere una mail impeccabile, adatta al contesto professionale e rispettosa della netiquette:

1. “L’orario sarà sempre tra le 9 e le 18”. Mandare una mail durante le ore lavorative è una forma di rispetto per il tempo degli altri e un segnale di professionalità.
2. “Bisogna cercare di racchiudere nell’oggetto, in tre-quattro parole, il contenuto dell’intera comunicazione”. Un oggetto chiaro aiuta il destinatario a capire subito di cosa si tratta e facilita l’organizzazione della posta.
3. “Attenzione a come indirizzare. Nella business etiquette c’è distinzione di genere, per cui andranno indirizzate in base al ruolo o alla posizione ricoperta”. In altre parole, è importante adattare il tono e la forma dell'intestazione in base al contesto e all'interlocutore.
4. “Iniziare correttamente una email sarà sempre con ‘gentile’, ‘gentilissimo/a’”. L’apertura della mail è il primo biglietto da visita, e usarla nel modo corretto aiuta a creare un tono rispettoso.
5. “Attenzione agli allegati. Devono essere rinominati in maniera adeguata e citati all’interno del corpo del testo in modo da rendere chiara la comunicazione tra destinatario e emittente”. Questo evita confusione e garantisce che il contenuto venga considerato con la giusta attenzione.
6. “Attenzione ai saluti, sono sempre cordiali e non distinti”. La formula finale è fondamentale quanto l’inizio: meglio optare per saluti semplici ma calorosi, evitando quelli impersonali.
7. “È buona norma firmarsi sempre per esteso”. La firma aiuta a riconoscere immediatamente l’identità del mittente e conferisce autorevolezza alla comunicazione.

Perché seguire queste regole?

“Seguendo queste semplici regole eviterete di commettere errori e soprattutto di indispettire i destinatari delle vostre comunicazioni”, conclude l’esperta. Perché una mail ben scritta è il primo passo per una comunicazione efficace, chiara e professionale.