Archivistica generale - Parte pratica: come funzionano gli archivi

Archivistica generale - aa 2022/23 - cod. 24297

Prof. Paolo Buffo

Parte pratica: come funzionano gli archivi

Archivio e documento archivistico

Il concetto di documento archivistico è da più di un secolo argomento di dibattito nella dottrina archivistica: infatti, le diverse modalità di lavoro degli archivisti sono influenzate in modo determinante dalle idee che essi hanno sulla sua natura, cioè le qualità o proprietà che esso assume fin dall’origine, identificandolo in modo unico e distinguendolo da altri oggetti di carattere informativo e da altri tipi di documento.

Definire il documento archivistico secondo la sua natura è già di per sé una scelta teorica non condivisa da tutti gli archivisti, che ritengono sia più appropriato sviluppare una definizione in base al suo utilizzo, considerando il documento archivistico un oggetto d’uso. L’archivista inglese Hilary Jenkinson sottolinea invece che in nessun caso l’uso di un oggetto per uno scopo diverso da quello originario può identificare la natura dell’oggetto medesimo e pertanto non dovrebbe essere parte della sua definizione.

Poiché definizioni basate su interessi specifici non possono avere un’applicabilità universale, e perciò non hanno posto in una discussione teorica, il concetto di documento archivistico viene qui visto attraverso un’analisi della sua natura.

La definizione di archivio

Nella lingua corrente, quando si usa il termine archivio ci si può riferire a:

• Un’istituzione o ente che svolge funzioni archivistiche
• Al luogo fisico che ospita l’archivio

Ma poiché l’oggetto della disciplina archivistica è l’archivio come complesso documentario, possiamo definire l'archivio come: l'insieme dei documenti prodotti e ricevuti da una persona fisica o giuridica nel svolgimento delle sue attività come strumento e residuo, conservati da quella stessa persona o da un suo successore legittimo.

*Per persona giuridica si intende un'organizzazione collettiva costituita da più persone fisiche

Nello svolgimento delle sue attività: i documenti riguardano l’attività di persone o istituzioni.

La definizione di documento archivistico e le sue caratteristiche

Anche il termine documento può voler dire cose diverse:

• Nel senso comune è qualcosa che contiene un’informazione da trasmettere nel presente e/o nel futuro.
• Secondo la Diplomatica (disciplina che studia le forme del doc), il documento è la narrazione scritta di un fatto o un evento compilata con l'osservanza di determinate forme che servono a darle fede e valore di prova.

Dunque è qualcosa che serve ad attestare una situazione su piano giuridico. Inoltre, il documento deve essere stilato con forme regolamentate in modo certo, che forniscono credibilità assoluta al documento. L'assenza di uno degli elementi formali mette in dubbio la veridicità e l'autenticità del documento.

Ad es. carta d'identità, patente, scontrino: narrazione di un’azione giuridica (pagamento ad un ristorante, cosa abbiamo consumato, data e ora) secondo determinate forme (partita iva dell’azienda, telefono, indicazione di macchina fiscale).

Caratteristiche del documento archivistico secondo Hilary Jenkinson

Hilary Jenkinson afferma che un documento che può dirsi appartenente alla classe archivio è un documento scritto o usato nel corso di un’attività amministrativa (pubblica o privata) di cui esso stesso faceva parte; successivamente, è tenuto in custodia per propria informazione dalla persona o dalle persone responsabili di tale attività o dai loro successori legittimi.

I documenti si possono distinguere in base al loro essere:

• Cartacei/digitali: cambia solo il supporto materiale, le regole generali dell’archivistica sono ugualmente applicate.
• Aperti/chiusi:
  • Un documento chiuso è un documento compilato una sola volta e che non può subire ulteriori riscritture a pena della sua validità. Es. lo scontrino fiscale, carte d’identità o documenti notarili.
  • Il documento aperto invece può essere compilato progressivamente. Es. Registro medievale che contiene un catasto, aggiornato molte volte; registri scolastici o contabili.

Le caratteristiche del documento archivistico

Le caratteristiche del documento archivistico sono:

• Naturalezza, che deriva dal fatto che i documenti archivistici siano il risultato di esigenze pratico-amministrative, pertanto si accumulano naturalmente e continuamente.
• Vincolo archivistico, ovvero l’interdipendenza tra documenti e archivio: l’archivio è costituito da documenti archivistici, i quali a loro volta si aggregano costituendo l’archivio. Il documento archivistico è la componente elementare dell'archivio, significa anche che è difficile trattare del documento archivistico come di un’entità singola e autonoma.
• Unicità, che deriva dal rapporto unico che ciascuno documento ha con il suo contesto, qualità strettamente legata al vincolo archivistico.
• Imparzialità, data dal fatto che i documenti archivistici sono il prodotto e il residuo delle attività da cui risultano.
• Autenticità, poiché i documenti archivistici sono generati da coloro che hanno bisogno di agire per mezzo di essi e sono mantenuti con le appropriate garanzie per ulteriori attività, per consultazione, informazione e testimonianza.

Date quest’ultime proprietà è implicito che i documenti archivistici siano affidabili come fonti di conoscenza del passato.

Le componenti del documento archivistico

Sulla base della definizione di Jenkinson, le componenti di ogni documento archivistico sono: supporto, contenuto, forma, atto, persone, vincolo archivistico.

Le prime tre sono necessarie poiché ogni documento archivistico è innanzitutto un documento, cioè informazione scritta, un messaggio registrato con l’intento di comunicarne il contenuto. Tale informazione è fissata su un supporto di qualunque natura in modo oggettivo e secondo una determinata struttura che ne facilita la comunicazione, seguendo regole tipiche del contesto in cui il documento viene prodotto e usato. L’insieme di tali regole prende il nome di forma documentaria che comprende sia l’aspetto esterno che la configurazione.

La forma è una componente essenziale alla determinazione della sua affidabilità e autenticità e del suo stato di perfezione e trasmissione, cioè se si tratti di una minuta, un originale o una copia. Inoltre, ogni documento archivistico nasce nel corso di un atto o come parte di un’attività: nessun documento può essere considerato archivistico per natura se non fa da strumento o residuo di qualche attività.

Parlando di persone, in archivistica come in giurisprudenza, ci si riferisce a persone fisiche o giuridiche, ovvero soggetti di diritti e doveri, capaci di agire o avere il potenziale per agire legalmente. Almeno quattro persone concorrono alla produzione di un documento archivistico:

• L’autore, colui che ha l’autorità e la capacità per emettere il documento (per esempio, l’università in un diploma di laurea)
• Lo scrittore, che è la persona competente per articolare il contenuto del documento (per esempio il rettore in un diploma di laurea)
• Il destinatario, che è la persona a cui il documento è diretto nella sua forma documentaria (non necessariamente la persona a cui il documento è spedito)
• Il produttore, che è la persona nel cui archivio il documento esiste. Quest’ultima persona è la più importante perché ha con l’archivio un rapporto di paternità che non si estingue mai, nel senso che i documenti che appartengono al suo archivio saranno sempre identificati col suo nome. Il produttore, che può essere, come tutte le altre persone, un essere umano o un ente, o un’organizzazione, è in archivistica identificato con la provenienza del documento archivistico.

Infine, del vincolo archivistico come componente necessaria e identificante del documento archivistico si è già parlato nel contesto delle proprietà del documento. Non va confuso con il concetto di contesto, che è esterno al documento, piuttosto che esserne una componente, sebbene sia molto importante perché ne condiziona il significato stesso. Ogni documento archivistico ha molteplici contesti:

• Il sistema giuridico-amministrativo
• Il produttore
• La procedura amministrativa a cui partecipa e/o il processo di redazione che lo produce
• L’archivio a cui appartiene
• L’ambiente tecnologico in cui è prodotto e/o mantenuto

La conoscenza e la comprensione di ciascuno di tali contesti sono necessarie all’identificazione, al controllo, alla conservazione e alla comunicazione di qualsiasi documento archivistico.

La definizione di fondo

Il fondo è l’insieme della documentazione archivistica che proviene da uno stesso soggetto produttore (fondo semplice) oppure l’insieme di documenti archivistici che provengono da soggetti produttori diversi, ma che, a seguito di un riordino, sono stati assemblati in un unico gruppo (fondo complesso). Ciascun fondo si compone di unità archivistiche che possono presentarsi in forma di fogli sciolti o in forma di registro.

Per registro si intende una pluralità di fogli rilegati su cui vengono scritti (registrati, trascritti, annotati direttamente ecc.) singoli atti diversi. Il registro presuppone un'attività specifica di registrazione. L'evoluzione della configurazione delle unità archivistiche è strettamente collegata con l'evoluzione dei criteri di formazione delle serie. Di massima prevale fino al secolo XVIII la presenza di registri e volumi e di unità archivistiche costituite da un insieme di fogli riuniti in unità in ordine cronologico. Nel caso di documenti singoli può trattarsi di serie costituite da documenti della stessa tipologia o natura.

I fascicoli, ovvero l'insieme dei documenti relativi ad uno specifico oggetto, hanno un uso diffuso e generalizzato a partire dal secolo XIX e costituiscono un’altra unità archivistica di base.

L’elemento distintivo di qualunque archivio è la sua natura organica, il suo essere costituito da più oggetti (i documenti) legati tra loro da relazioni complesse (espresse nel vincolo archivistico che lega le singole parti al tutto). L’archivio è una risposta all’emergere di esigenze pratiche di gestione, di natura amministrativo-gestionale e giuridica e che fa uso di tecniche di formalizzazione e di organizzazione che sono implicite nella sua stessa natura.

La formazione di un archivio dunque è direttamente collegata alla necessità dei soggetti di conservare memoria della propria attività in modo stabile e affidabile. Il contesto di produzione e le scelte operate nell’organizzazione dell’archivio durante la sua formazione incidono profondamente sulla qualità, sulla sopravvivenza e sull’affidabilità delle fonti archivistiche nel tempo e quindi sulla possibilità che soggetti terzi possano attingere alle informazioni in esse contenute.

Le tre fasi di vita del documento

Possiamo identificare tre fasi di vita del documento, durante le quali non cambia soltanto collocazione, ma anche funzione:

• Archivio corrente; costituito dalle pratiche relative ad affari in corso di trattazione
• Archivio di deposito; fase in cui si conserva ciò che non è più necessario alle esigenze quotidiane dell’ente, ma che comunque continua ad esplicare le proprie valenze giuridiche e amministrative, e che viene periodicamente sottoposto a un’attività di manutenzione al fine di individuare mediante selezione ciò che può essere avviato a distruzione (tramite scarto) e ciò che sarà successivamente versato nell’archivio storico
• Archivio storico; costituito dalla sedimentazione delle pratiche concluse da tempo (in Italia, di norma, da più di 40 anni) e destinate alla conservazione permanente

Archivio corrente

Definizione: L’archivio corrente è l’insieme dei documenti prodotti o acquisiti da un soggetto nello svolgimento delle proprie funzioni e relativi agli affari in corso di trattazione (cioè nell’archivio corrente si trovano i documenti relativi alle pratiche in corso da parte dell’ufficio o dell’ente).

Corrisponde alla fase di nascita di un documento. Un documento nasce nel momento in cui, una pubblica amministrazione, un ufficio, lo produce o lo acquisisce. Nel momento in cui il documento viene prodotto o acquisito si eseguono tre operazioni: registrazione, classificazione, fascicolazione.

La registrazione

Tutte le volte che un documento...