Appunti completi per esame Organizzazione aziendale

Organizzazione aziendale

Definizione di organizzazione

Un’organizzazione è un'entità sociale guidata da obiettivi, progettata come un sistema di attività deliberatamente strutturato e coordinato che interagisce con l’ambiente esterno. Si tratta semplicemente di un mezzo per raggiungere uno scopo e chiaramente deve essere progettata per raggiungere tale scopo. Ogni organizzazione è costituita da persone e dalle loro reciproche relazioni. Può anche essere considerata come un sistema aperto, che riceve input dall’ambiente esterno, aggiunge valore tramite un processo di trasformazione e restituisce output all’ambiente.

Dimensioni dell'organizzazione

All’interno di un’organizzazione possiamo distinguere due dimensioni: i fattori contingenti e le dimensioni strutturali.

Dimensioni strutturali

• Formalizzazione: Quantità di documentazione scritta riguardante l’organizzazione. Comprende procedure, mansionari e linee di condotta che descrivono comportamenti e attività.
• Specializzazione: È il grado in cui i compiti organizzativi vengono suddivisi tra diverse posizioni lavorative. Se la specializzazione è alta, ogni dipendente svolge una ristretta gamma di compiti e viceversa.
• Gerarchia: Descrive chi riporta a chi e l’ambito di controllo (span of control) di ogni manager.
• Complessità: Si riferisce al numero di unità o attività all’interno dell’organizzazione. La complessità verticale è il numero dei livelli della gerarchia, la complessità orizzontale corrisponde al numero di unità lavorative presenti orizzontalmente nell’organizzazione.
• Centralizzazione: Si riferisce al livello gerarchico che ha l’autorità per prendere decisioni. L’organizzazione è centralizzata se l’attività decisionale è ristretta ai livelli superiori, decentralizzata quando le decisioni vengono delegate a livelli organizzativi più bassi.

Fattori contingenti

• Ambiente: Comprende tutti gli elementi esterni ai confini dell’organizzazione (settore, comunità finanziaria, clienti, fornitori). Dall’ambiente derivano stimoli e rischi.
• Strategia: Definisce gli obiettivi, scopi e le tecniche competitive che contraddistinguono un’organizzazione da un’altra. Essenzialmente si tratta di un insieme di piani per raggiungere determinati obiettivi.
• Dimensione: Poiché le organizzazioni sono sistemi sociali, la dimensione viene tipicamente misurata attraverso il numero di dipendenti (seppur non è l’unico elemento che caratterizza la dimensione, possono essere considerati anche fatturato o valore delle attività a bilancio).
• Tecnologia: Fa riferimento a strumenti, tecniche e azioni utilizzate per trasformare input in output. Riguarda il modo in cui l’azienda realizza i prodotti.
• Cultura: Insieme di valori fondamentali, convinzioni e regole condivise dai dipendenti.

I fattori contingenti e le dimensioni strutturali sono interdipendenti. Alcuni fattori contingenti, per esempio, influiscono sul grado di specializzazione e formalizzazione delle organizzazioni. Uno dei principali fini dell’organizzazione è quello di conferire all’impresa efficienza ed efficacia. L’efficienza si riferisce alla quantità di risorse impiegate per raggiungere gli obiettivi dell’organizzazione; l’efficacia indica il livello di raggiungimento degli obiettivi di un’organizzazione.

Progettare una soluzione organizzativa

Cosa significa progettare una soluzione organizzativa? Progettare una soluzione organizzativa significa identificare dei processi, fare una diagnosi dei fabbisogni organizzativi e identificare la configurazione più adatta per realizzare gli obiettivi aziendali.

Modello meccanico e organico

Tutte le organizzazioni possono essere progettate secondo un modello meccanico oppure un modello organico.

Le organizzazioni progettate secondo un modello meccanico sono caratterizzate da regole e procedure standard, con una chiara linea gerarchica. Sono centralizzate, gran parte delle decisioni viene presa dai vertici e il punto di attenzione fondamentale è rappresentato dall’efficienza.

Le organizzazioni progettate secondo un modello organico presentano un grado maggiore di libertà, flessibilità e adattabilità. Le norme e regolamenti si applicano con flessibilità e in molti casi non sono neanche scritti (poca formalizzazione). I dipendenti hanno un alto grado di autonomia, la linea gerarchica è meno rigida e l’autorità decisionale è decentrata.

Fattori contingenti e modelli organizzativi

Sono numerosi i fattori contingenti che incidono sulla maggiore o minore efficacia di un modello meccanico o organico:

• Struttura centralizzata o decentralizzata: Per centralizzazione si intende che l’autorità decisionale si trova ai vertici della gerarchia organizzativa (modello meccanico). La decentralizzazione prevede che l’autorità decisionale venga delegata a livelli organizzativi più bassi.
• Compiti specializzati o ruoli allargati: Un compito è un’attività lavorativa definita con precisione e assegnata a una persona, comune nei modelli meccanici. Un ruolo invece è caratterizzato da discrezionalità e responsabilità, permette che le persone facciano uso del proprio giudizio per ottenere un risultato, utilizzati nei modelli organici.
• Sistemi formali o informali: I modelli meccanici prevedono molti regolamenti e procedure, con sistemi formali per la gestione delle informazioni. Nei modelli organici la comunicazione e condivisione delle informazioni sono informali.
• Comunicazione verticale o orizzontale: Comunicazione verticale (verso l’alto o il basso della scala gerarchica) nelle organizzazioni meccaniche; nelle organizzazioni orizzontali prevale la comunicazione orizzontale (flussi di informazioni all’interno delle unità o tra le unità)
• Autorità gerarchica o lavoro in team: Nelle organizzazioni meccaniche viene rispettata la linea gerarchica formale di controllo. Nelle organizzazioni organiche si pone l’accento sulla collaborazione in team.

Ambiente organizzativo

Capitolo 4: Ambiente organizzativo

L’ambiente organizzativo è l’insieme di tutti gli elementi esterni ai confini dell’organizzazione e capaci di influenzare l’organizzazione stessa. L’ambiente di un’organizzazione può essere compreso analizzando la sua area di influenza nell’ambito dei settori esterni. L’area di influenza è costituita dal campo d’azione scelto nell’ambiente, è il territorio che essa ritaglia in termini di prodotti, servizi e mercati serviti.

L’ambiente è suddivisibile in settori, contenenti ciascuno elementi simili. Per la maggior parte delle aziende i settori possono essere suddivisi:

• Ambiente di riferimento: Copre i settori con i quali l’organizzazione interagisce in modo diretto (es. settori di appartenenza, materie prime o mercati).
• Ambiente generale: Comprende quei settori che non hanno un impatto diretto sulle attività quotidiane di un’azienda, ma che possono influenzarle indirettamente (es. settori relativi al governo o tecnologia).

Dimensioni dell'ambiente

Gli eventi che si sviluppano nei settori ambientali possono essere descritti in base a tre dimensioni principali:

• Dinamismo: Si riferisce alla stabilità o instabilità dell’ambiente in cui opera l’organizzazione. L’ambiente è stabile se rimane immutato per mesi o anni, instabile se subisce cambiamenti improvvisi.
• Complessità: Si riferisce al numero e alla diversità degli elementi esterni che incidono su un’organizzazione. La complessità aumenta all’aumentare del numero degli elementi (in un ambiente semplice solo pochi e semplici elementi esterni interagiscono con l’organizzazione).
• Munificenza: Quantità di risorse finanziarie disponibili a supporto della crescita dell’organizzazione.

Incertezza ambientale

L’incertezza ambientale riguarda in primo luogo i settori che influenzano direttamente l’organizzazione. Per valutare l’incertezza ogni settore dell’ambiente di riferimento in base al loro dinamismo e il grado di complessità. In un ambiente semplice e stabile il livello di incertezza è basso, con pochi elementi esterni che rimangono stabili. Il livello di incertezza è leggermente maggiore in un ambiente complesso e stabile, visto che va considerato un alto numero di elementi esterni. L’incertezza aumenta nell’ambiente semplice e instabile, a causa dei cambiamenti repentini. Il livello più alto di incertezza è nell’ambiente complesso e instabile.

Reazione dell'organizzazione all'ambiente

Come l’organizzazione reagisce all’ambiente? Nel progettare un’organizzazione dobbiamo fare un’attività di differenziazione, in cui divido unità con caratteristiche più organiche e altre più meccaniche. L’approccio tradizionale per affrontare l’incertezza ambientale è quello di istituire unità organizzative che facciano da cuscinetto: il ruolo delle unità cuscinetto consiste proprio nell’assorbire l’incertezza proveniente dall’ambiente. Spesso le unità cuscinetto sono però eliminate visto che si ritiene che essere ben connessi a clienti e fornitori sia più importante dell’efficienza interna. L’apertura dell’organizzazione all’ambiente la rende più fluida e capace di adattarsi.

Le organizzazioni sono collegate all’ambiente esterno attraverso i ruoli di confine, necessari in quanto le organizzazioni devono essere in contatto con l’ambiente esterno per reagire ai cambiamenti di mercato e ai suoi sviluppi. Un approccio alle attività di confine è costituito dalla Business Intelligence che si basa sull’analisi di grandi quantità di dati interni e esterni per trovare modelli e relazioni significative.

Un’altra risposta all’incertezza ambientale è il grado di differenziazione e integrazione tra le unità organizzative. La differenziazione consiste nella diversità degli orientamenti emotivi e cognitivi tra i manager di differenti unità funzionali e nella diversità della struttura formale tra tali unità. Quando l’ambiente esterno è complesso e in rapido cambiamento, le unità organizzative diventano altamente specializzate per gestire l’incertezza nei loro settori esterni di competenza. Il successo all’interno di ognuno dei settori dell’ambiente richiede speciali competenze e comportamenti. I dipendenti hanno attitudini, valori, obiettivi e formazione caratteristici che li distinguono. Essenzialmente ogni unità organizzativa si evolve verso orientamenti diversi in base all’ambiente in cui opera. Un effetto negativo dell’alta differenziazione è che il coordinamento e la collaborazione tra le unità diventa difficile.