Informatica - i fondamenti di Excel - (parte 1)

Fondamentali di Excel

Excel è il programma Microsoft che appartiene alla categoria dei programmi di foglio elettronico o spreadsheet. In questi programmi si dispone di un grande foglio a quadretti o, se vogliamo, di un grande casellario postale. Nei quadretti del foglio, o nelle celle del casellario, possono essere inseriti dati di qualunque tipo, numeri o testo, sui quali è possibile effettuare calcoli matematici o abbellimenti grafici o meglio ancora, utilizzarli per effettuare analisi. Sono disponibili, inoltre, una serie di strumenti grafici che permettono di ottenere “abbellimenti” allo scopo di presentare i dati in una forma facilmente leggibile. Si dispone ancora di un nutrito insieme di funzionalità matematiche e statistiche e di un linguaggio di programmazione che rende automatico e generalizzabile lo svolgimento di determinate attività.

Lo schermo di Excel

Lo schermo di Excel, di cui molte parti sono comuni a tutte le applicazioni di Windows, è parzialmente riprodotto nella figura seguente (per motivi di spazio sono riportate soltanto le prime otto righe). In questa figura sono stati evidenziati gli elementi principali che fanno parte della videata del programma. Cominciando dall’alto vediamo la barra del titolo che riporta a sinistra il nome del programma (Microsoft Excel) ed il nome del file (Cartel1) mentre a destra notiamo i consueti tre pulsanti rispettivamente di riduzione ad icona, di ingrandisci a schermo intero e di riduzione il secondo, ed il terzo che è quello di uscita dal programma. Sotto la barra del titolo si trova la barra dei menu che elenca i comandi del programma. Da sinistra a destra troviamo poi File, Modifica, etc. e Finestra. Parleremo più avanti dei comandi e del loro funzionamento.

Nella terza riga, sotto la barra del titolo, si trova la barra degli strumenti che contiene una serie di simboli corrispondenti ad altrettanti comandi del menu (quelli descritti nella barra dei menu). Si tratta di un sistema rapido di esecuzione di comandi del menu che nella barra degli strumenti è ottenibile selezionando l’icona corrispondente. Vedremo in seguito un esempio esplicito della differenza tra le due soluzioni. Scendendo in basso troviamo l’indirizzo di cella corrente e la barra della formula che riportano rispettivamente l’indirizzo della cella in cui ci troviamo ed il suo contenuto. Nella figura la cella in cui ci troviamo, la cella corrente, è la cella A1 e questa cella non contiene alcunché (avremo modo in seguito di approfondire l’argomento).

La parte centrale è occupata dal foglio di lavoro (il foglio a quadretti di cui in precedenza). Si tratta di un grande spazio suddiviso in righe e colonne identificate rispettivamente da un numero intero che parte da 1 ed arriva a 65536 (righe) e da una lettera dell’alfabeto che parte dalla A ed arriva fino ad IV (colonne). Nel caso delle colonne arrivati alla 26esima (identificata dalla lettera Z), si conta AA (la 27), AB (la 28) e così via fino ad arrivare ad IV (la 256). In breve si dispone di un casellario (o di un foglio a quadretti o di una matrice) di 65536 righe e di 256 colonne. Le caselle o gli elementi della matrice sono le celle e ciascuna di esse è identificata attraverso un indirizzo espresso nella forma: lettera-numero. Così, per esempio A1 oppure BZ10000 sono gli indirizzi di due celle del foglio.

Nella parte inferiore troviamo infine le frecce e la barra di scorrimento. Le frecce e la barra di scorrimento orizzontali e verticali sono strumenti che si utilizzano per spostarsi nel foglio di lavoro mentre la barra di stato riporta informazioni sullo stato attuale del foglio (ne parleremo in seguito). La posizione del mouse è evidenziata da una croce. Vedremo in seguito come utilizzare i pulsanti del mouse.

Come spostarsi nel foglio

Abbiamo visto nel paragrafo precedente che il foglio di lavoro si compone di un insieme relativamente grande di celle. Di conseguenza è molto importante conoscere bene la tecnica di spostamento su uno spazio così esteso.

Spostamento con i tasti

La più elementare forma di spostamento sul foglio è ottenuta con l’uso dei 4 tasti freccia: ciascuno di questi tasti produce uno spostamento di una posizione della cella corrente. Così se premiamo per 4 volte il tasto → otteniamo uno spostamento di quattro celle verso destra. Se premiamo 2 volte il tasto ↓ otteniamo uno spostamento di 2 posizioni in basso. Contestualmente notiamo che varia l’indirizzo della cella corrente.

Accanto a questi spostamenti, di piccola portata, abbiamo la possibilità di ottenere spostamenti maggiori nello spazio del foglio. Nel prospetto riportato di seguito sono elencate tutte le modalità di spostamento ottenibili con i tasti.

Nel caso della combinazione presentata nell’ultima riga del prospetto, lo spostamento avviene sulla stessa riga/colonna della cella corrente verso il basso, a destra, in alto, a sinistra a seconda del tasto freccia utilizzato. La posizione finale della cella corrente sarà influenzata dalla situazione delle celle incontrate durante lo spostamento. Se sulla stessa riga/colonna nella direzione dello spostamento le celle sono nelle stesse condizioni, o tutte vuote o tutte piene, allora la cella corrente sarà una di quelle ai limiti del foglio. P.e., se il foglio è tutto vuoto e ci troviamo in I10, la combinazione di tasti Ctrl ↑ porterà nella cella I1, la combinazione Ctrl ↓ porterà nella cella I65536, la combinazione Ctrl → porterà nella cella IV10, la combinazione Ctrl ← porterà nella cella A10. Se nel corso dello spostamento sulla stessa riga/colonna, lo stato delle celle è discontinuo, ossia si passa da una cella piena/vuota e celle che si trovano in condizione diversa, lo spostamento avrà esiti diversi dal caso precedente. P.e. supponiamo di trovarci in I10 (vuota), supponiamo che a partire dalla riga 30 cominci una sequenza di celle piene fino alla riga 60 ed utilizziamo Ctrl ↓. La cella attuale in queste condizioni sarà I30. Se premiamo nuovamente la stessa combinazione di tasti, la cella corrente sarà I60. Se premiamo ancora la stessa combinazione e le celle della stessa colonna sono tutte vuote fino alla fine del foglio, la posizione della cella attuale sarà I65536.

L’ultima modalità di indirizzamento con i tasti si ottiene utilizzando l’indirizzo della cella attiva (a sinistra della barra della formula). Se vogliamo indirizzarci su una cella di cui conosciamo l’indirizzo, è sufficiente cliccare con il tasto sinistro nell’indirizzo di cella corrente, quindi digitare l’indirizzo della cella che vogliamo raggiungere e premere Invio.

Spostamento con il mouse

Per gli spostamenti con il mouse, la forma più elementare di spostamento è quella ottenuta spostando il mouse tra le celle visibili ed utilizzando il tasto sinistro (click rapido) sulla cella che vogliamo diventi quella corrente.