Laboratorio di informatica appunti lezione

Google Workspace: un servizio completo per la produttività

Google Workspace offre una vasta gamma di funzionalità per migliorare la produttività e semplificare il lavoro di squadra. Alcuni dei principali vantaggi includono:

• Riunioni video con un alto numero di iscritti tramite Google Meet
• Supporto continuo da parte di Google in caso di problemi

Negli ultimi 15 anni, il servizio si è evoluto costantemente e ha cambiato nome più volte, tra cui:

1. Google Apps for Your Domain (2005)
2. Google Apps for Business (2011)
3. Google Apps for Work (2014)
4. Google Suite (2016)
5. Google Workspace (2021)

Google Workspace comprende numerose applicazioni di produttività che offrono supporto per raggiungere vari obiettivi, tra cui:

• Comunicare in forma sincrona e asincrona
• Gestire e organizzare impegni
• Produrre e modificare documenti
• Realizzare siti web

Gli utenti che non possiedono un abbonamento possono utilizzare gratuitamente le applicazioni previa creazione di un account Google. Tuttavia, in questo caso sono previsti dei limiti e non sono inclusi i vantaggi elencati in precedenza.

Grazie alle opzioni di condivisione, alcune applicazioni offrono la possibilità di collaborare in tempo reale con colleghi e clienti, facilitando la condivisione di informazioni e la gestione dei progetti.

possibilità di lavorare collaborativamente e contemporaneamente. Nel caso dei documenti di testo, calcolo, presentazione ecc, le modifiche vengono salvate in automatico ed è sempre possibile accedere al loro storico (cronologia). Google DRIVE è un servizio di memorizzazione e sincronizzazione in cloud, multi-dispositivo, con uno spazio gratuito massimo di 15GB. Consente di archiviare, condividere e lavorare ai documenti realizzati con le diverse applicazioni di Google Workspace. I documenti possono essere caricati dal proprio dispositivo o creati direttamente all'interno del servizio. I file sono accessibili e modificabili da più tipologie di dispositivo grazie alle applicazioni per desktop, smartphone e tablet. Inoltre, le funzioni Backup&Sync e Drive le stream consentono di sincronizzare i file del/sul proprio computer senza occupare spazio su disco. La prossima volta vediamo lo strumento che affrontiamo e poi lo applichiamo in maniera pratica. Lo faremo sia

per drive che per Gmail.

Quarta lezione (14/01/2022)

Iniziamo ripassando quanto fatto nell'ultima lezione per poi procedere a livello operativo.

Vediamo subito google drive e nello specifico (in un documento moodle abbiamo tutto indicato nello specifico):

1. creare o caricare un file;
2. creare o caricare una cartella;
3. ottimizzare l'organizzazione dei file e delle cartelle ed eseguire ricerche su Drive;
4. condividere un file o una cartella con uno o più utenti, attribuendo loro specifici diritti (di visualizzazione, di commento, di editing, di proprietà);
5. condividere un file o una cartella con un'organizzazione o pubblicamente tramite un link, consentendo specifici diritti (di visualizzazione, di commento, di editing).

Per connettersi a google drive bisogna entrare con le credenziali unito. Una volta cliccato su drive vediamo le cartelle o i file che abbiamo dentro e ovviamente la visualizzazione può essere cambiata.

Per creare un file basta andare su NUOVO in alto a

sinistra e troviamo:

• documenti -> foglio di testo
• Fogli google -> foglio di calcolo
• Presentazioni google -> presentazioni
• Moduli google -> un foglio di google moduli

Cliccando su uno di questi, si apre il documento e possiamo iniziare a lavorarci sopra. Allo stesso modo cliccando su nuovo posso creare una cartella che funziona esattamente come sul computer in locale, trascinando i file sopra ad essa per caricarli all'interno o spostando le cartelle.
Per caricare invece dal computer è sufficiente trascinare il documento dal nostro computer all'interno di drive. Così facendo spostiamo il mio file da locale al cloud e sarà disponibile sul mio account drive su tutti i dispositivi connessi ad internet.
Se carico un documento pdf non sarà modificabile, mentre se carico un file .ppt o .docx verranno visionati rispettivamente su google fogli o google presentation, di modo da poterlo modificare.

modi care. Se voglio lavorare con più funzionalità basta salvare il documento come documento google .doc che ci permette di modi care totalmente all'interno di google.

Posso anche mettere un etichetta colorata sulle cartelle con tasto destro ->cambia colore.

Sono meno le funzionalità rispetto ad O ce ma sono più facili ed intuitivi.

Un'altra modalità di organizzazione delle cartelle è quella di de nirli SPECIALI, ovvero col tasto destro clicchiamo su aggiungi a speciali. Questo porta il documento o la cartella con una stellina di anco (solo nella visualizzazione ad esempio) di modo da avere un tag distintivo molto semplice.

Questi documenti e queste cartelle possono essere condivise. Si condividono scegliendo dal menù a elenco e scorrendo sul le o sulla cartella. Cliccando sul tasto destro -> condividi -> ci si apre una finestra chiamata 'condividi con persone e gruppi'. Posso aggiungere la mail o le mail, dicendo

che può solo visualizzare il file o la cartella, può modificare il documento completamente, può completarlo o può suggerire delle modifiche. Se lo facciamo con una cartella tutte le impostazioni impostate sulla cartella vengono applicate a tutti i fogli (se dico che può modificare la cartella, vuol dire che ogni singolo file può essere modificato dalle persone incluse).

• Visualizzatore -> solo visualizzatore
• Commentatore -> puoi suggerire modifiche che non verranno applicate direttamente al documento
• Editor -> può modificare totalmente il documento

Un file condiviso con noi compare nella sezione ‘condivisi con me’ a sinistra del drive. C’è anche l’opzione di trasferimento di proprietà e ciò comporta che il file verrà eliminato dal nostro drive in favore del drive del ricevente. Un ulteriore opzione è la concessione dell’accesso temporaneo, cioè una persona può suggerire modifiche che non verranno applicate direttamente al documento.modi cheo visionare il documento solo per poco tempo.Se voglio condividere il documento pubblicamente e non con una personaspeci ca vado sotto su ‘copia link’ e posso impostare una condivisione con:

• tutte le persone dell’università di torino
• Chiunque abbia il link

Anche qua si può scegliere solo visualizzazione, commento o modi ca deldocumento o della cartella.Se vogliamo caricare una cartella di documenti funziona esattamente come per idocumenti, quindi funziona anche trascinandola.

Solo con google crome, e non con la navigazione in incognito, si può modi care idocumenti o ine. Facendo così le modi che verranno aggiornate solo quando siavrà di nuovo la connessione.

Passiamo ora a GMAIL. È il client di posta più conosciuto ed è multi-dispositivoanche questo. È un cloud, quindi un servizio online e si integra perfettamente congli altri elementi della suite di google. Anche Gmail può essere

Il testo fornito descrive le funzionalità di intelligenza artificiale di Gmail, che includono:

• Scrittura intelligente: suggerimenti di scrittura predittivi, anche personalizzati sulla base delle abitudini dell'utente;
• Risposta rapida: risposte pronte sulla base del contenuto delle e-mail ricevute;
• Promemoria: solleciti per ricordarsi di rispondere a un'e-mail o di allegare un documento;
• Schede riepilogative: informazioni schematizzate in alto inerenti a viaggi, itinerari o monitoraggio delle spedizioni.

Per scrivere una mail correttamente, è importante seguire alcune regole di netiquette:

1. Formulare un oggetto dell'e-mail adeguato, chiaro ed esaustivo;
2. Inserire in apertura un saluto, anche se l'e-mail è già parte di una conversazione (es. "Gentile professore");

‘Caro X...’);

3. se si tratta del primo contatto, prevedere una breve presentazione (es. ‘Sonouno studente del corso di lettere moderne…’);

4. scrivere il corpo dell'e-mail indicando esplicitamente le motivazioni per lequali si scrive e il tipo di riscontro che ci si aspetta (es. una risposta, unaconferma, l'avvio di un'attività...). I contenuti devono essere chiari, esaustivi eattinenti all'oggetto dell'e-mail;

5. se necessario, ringraziare (es. La ringrazio; Ti ringrazio);

6. congedarsi (es. ‘Cordiali saluti’, ‘Ti auguro una buona giornata...’) e rmarenell'ordine corretto (Nome Cognome).

Oltre alla struttura c’è uno stile da rispettare e varia in funzione del destinatario edel contesto nel quale si agisce. In linea di massima è opportuno evitare diutilizzare la mail come una chat. Prendendo un caso speci co, come per esempiola scrittura di un’e-mail a una gura con la

quale si intrattiene un rapporto formale,come un docente, è opportuno:⁃ adottare il pronome di cortesia (lei)⁃ Evitare le espressioni colloquiali⁃ Evitare errori ortografici o grammaticali⁃ Non utilizzare abbreviazioni, smile ed emoticonÈ buona prassi nella scrittura di una mail:⁃ rileggere l'email prima di inviarla, verificando la correttezza dei contenuti e degli eventuali allegati;⁃ specificare nel corpo dell'email l'eventuale aggiunta di destinatari in copia conoscenza (CC);⁃ evitare la trasmissione di mail fuori dall'orario di lavoro e nei weekend, soprattutto nel caso in cui si scriva a persone con le quali si intrattiene un rapporto formale;⁃ evitare l'inoltro di allegati non strettamente necessari;⁃ evitare di inoltrare l'email a persone non opportune, soprattutto quando si è destinatari di un'email collettiva che richiede informazioni personali.Ultima cosa riguarda lo SPAM. In generale è un

Messaggio di posta indesiderato, ingannevole e non richiesto dal destinatario oltre che spesso pericoloso. Gmail e altri servizi di posta identificano e collocano i messaggi di spam in apposita sezione. Tra le tipologie di spam più note c'è il PHISHING, il BAITING (e conseguente ransomware), e le CATENE DI SANT'ANTONIO.

Il tutorial per Gmail è il seguente:

1. Prevedere destinatari diretti e destinatari in copia conoscenza (CC) e copia conoscenza nascosta (CCN);
2. Inserire immagini, allegati, link e le (anche da Google Drive) in un'email;
3. Formattare il testo di un'email;
4. Programmare l'invio di un'email;
5. Rispondere e inoltrare un'email;
6. Aggiungere una firma in calce alle email;
7. Attivare il risponditore automatico;
8. Creare e gestire i filtri.