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Sistemi informativi: inquadramento strategico

Sistema informativo (SI)

È definito come un insieme di diversi componenti che consentono la produzione e la gestione dell’informazione. Più specificamente, un sistema informativo aziendale è un insieme di dati, strumenti e applicazioni (dimensione tecnologica), persone e processi o attività (dimensione organizzativa) che permettono ad ogni organizzazione di disporre delle informazioni necessarie allo svolgimento del proprio business (quando e dove servono), provvedendo così all’automazione delle attività d’impresa.

Dati, informazione e conoscenza

Qualche definizione

I dati sono la materia prima che i sistemi informativi elaborano per produrre informazione, ovvero la ‘descrizione originaria e non interpretata di un evento’. Rappresentano determinati accadimenti, fenomeni o eventi mediante simboli come lettere, numeri o altri caratteri. Possiamo anche definirli come la ‘descrizione elementare e codificata di un evento’. Di per sé i dati non assumono alcun significato a meno che non subiscano un processo di elaborazione (che può essere limitato ad una semplice contestualizzazione, ma normalmente è più articolato).

Caratteristiche dei dati

• Completezza: i dati devono garantire una rappresentazione esaustiva e non frammentata del fenomeno.
• Omogeneità: i dati che rappresentano un fenomeno devono essere rilevati e rappresentati con le stesse modalità (o con modalità coerenti).
• Sincronia: normalmente, per essere rilevati in modo omogeneo e completo, i dati devono essere riferiti allo stesso istante temporale.

L’informazione può essere definita come ‘il risultato della elaborazione dei dati’. La conoscenza può essere effettuata al fine di ottenere la loro trasformazione in forma significativa. Il passaggio dal dato all’informazione è connesso non solo all’elaborazione ma anche al suo effettivo utilizzo nei processi operativi, di controllo o decisionali da parte di un soggetto destinatario.

Tecnologie dell’informazione e della comunicazione

La tecnologia (Treccani) è definita come ‘l’applicazione e l’uso degli strumenti tecnici in senso lato, ossia di tutto ciò che può essere applicato alla risoluzione di problemi pratici, all’ottimizzazione di procedure, all’assunzione di decisioni, alla scelta di strategie finalizzate al raggiungimento di determinati obiettivi’.

Il termine tecnologia dell’informazione (IT) si riferisce a tutte quelle tecnologie che abilitano o supportano la gestione automatizzata dell’informazione e che sono studiate nell’ambito della disciplina detta informatica. Con il termine tecnologia dell’informazione e della comunicazione (ICT) si intende l’insieme degli strumenti e delle applicazioni che combinano le capacità di immagazzinamento ed elaborazione dei dati proprie degli elaboratori elettronici con quelle di trasmissione proprie dei mezzi di telecomunicazione. L’acronimo ICT è anche rappresentativo del processo di convergenza digitale che negli ultimi decenni ha visto un netto avvicinamento, teorico e pratico, tra tecnologie informatiche (IT) e di telecomunicazione (TLC). Tale processo vive oggi un’ulteriore fase che coinvolge anche i media (si pensi alla televisione digitale) e suggerisce l’introduzione dell’acronimo ICMT (Information, Communication and Media Technology). Nell’ambito del corso utilizzeremo il termine ICT ricomprendendo anche questo contesto più ampio.

Digitalizzazione e convergenza

Trasformazione della realtà fisica e dei segnali analogici in forma digitale. Il formato digitale può essere realizzato e trasmesso con ogni genere di dispositivo. Possibilità di condivisione attraverso le reti informatiche. Più funzionalità in un unico device (digitale). Per digitalizzazione si intende la rappresentazione degli oggetti del mondo reale (testi, suoni, immagini ecc.) in forma di sequenze di cifre binarie (ovvero di 0 e 1). DIGIT o meglio BINARY DIGIT (Bit). Es.: rappresentazione del numero 8 in forma digitale (si basa sulla combinazione di 0 e 1 in una stringa di 8 cifre binarie, il Byte).

Tecnologie interattive

Da alcuni anni è in corso un cambiamento significativo nel ruolo della tecnologia, che è sempre più quello di convergenza (anche nel senso di interoperabilità) e interazione. Col cellulare si fanno foto, film, si guarda la TV, si scarica musica, si condividono file, si naviga in Internet. Con la TV si naviga in Internet. Con il PC si guarda la TV, si telefona.

Oggi la tecnologia è qualcosa cui si richiede di essere in grado di trasportare emozioni, di essere calda, viva, perché è sempre più al centro delle relazioni tra le persone ma anche del proprio mondo personale. Questi strumenti sono sempre più il contenitore del mondo di ogni individuo. Una nuova cultura globale “age of personal or participatory media”. Proprio perché la tecnologia è al centro della propria vita personale e di relazione, gli individui non vogliono più essere solo spettatori, o semplici utilizzatori, ma parte attiva nel generare modi d’uso, contenuti, nel controllare la tecnologia in prima persona.

L’evoluzione nel settore delle ICT ha profondamente mutato sia il modo di pensare e vivere degli individui, sia il modo di lavorare delle organizzazioni, fattore questo in larga misura correlato al precedente. Nell’ambito di un programma di studi di economia, risulta dunque fondamentale approfondire le caratteristiche e gli effetti di tale evoluzione. Tutti gli indicatori puntano sull’incremento nell’uso della tecnologia e sulla crescente consapevolezza da parte delle organizzazioni circa l’importanza delle ICT come strumento di produttività e come mezzo per conseguire un vantaggio competitivo e un cambiamento organizzativo.

Investimenti in ICT

Nel 2016 gli investimenti in ICT hanno rappresentato quasi il 30% degli investimenti complessivi delle imprese negli USA e quasi il 10% in Europa, crescendo sull’anno precedente rispettivamente del 2,9% e dell’1,9%.

Ruolo dei sistemi informativi

Nell’impresa digitale emergente:

• Le relazioni con la clientela sono mediate da sistemi digitali.
• I processi fondamentali sono attestati su infrastrutture digitali.
• I principali asset sono o sono gestiti in forma digitale.

L’impresa digitale è caratterizzata da maggiore flessibilità organizzativa e gestionale. Nel contesto digitale cambiano le dimensioni temporale (l’attività può essere condotta in modo continuativo) e spaziale (l’attività può essere condotta nello spazio globale). Crescente interdipendenza tra capacità di utilizzo delle tecnologie ICT e capacità di attuazione della strategia e di raggiungimento degli obiettivi d’impresa. Esiste una crescente interdipendenza tra il sistema informativo aziendale e la capacità di un’impresa di sviluppare il proprio business. Da un lato, i cambiamenti di strategia, regole interne e processi hanno impatto sul sistema informativo, dall’altro, le caratteristiche e le funzionalità del sistema informativo determinano in larga misura il comportamento dell’impresa sul mercato.

Obiettivi strategici delle imprese

Le imprese investono consistentemente nei sistemi informativi per raggiungere i seguenti obiettivi strategici:

• Eccellenza operativa
• Sviluppo di nuovi prodotti, servizi e modelli di business
• Relazioni efficaci con clienti e fornitori
• Migliori capacità decisionali
• Generazione di vantaggio competitivo
• Sopravvivenza

Tali obiettivi sono direttamente correlati alle cinque forze competitive del modello di Porter(*).

(*Nel modello di Porter delle forze competitive, la posizione strategica di un’impresa e le sue strategie sono determinate non solo dalla concorrenza tradizionale ma anche da quattro forze che agiscono nel mercato di riferimento: nuovi entranti, prodotti alternativi, clienti e fornitori.)

Obiettivi e correlazioni

1. Eccellenza operativa: Miglioramento dell’efficienza per acquisire maggiore profittabilità. Sistemi informativi e tecnologia sono strumenti fondamentali per migliorare efficienza e produttività.
2. Sviluppo di nuovi prodotti, servizi e modelli di business: Modello di business: modalità con le quali un’impresa produce, vende e consegna i propri prodotti e servizi; Modello di ricavo: componente fondamentale del modello di business, descrive la modalità con la quale l’impresa genera ricavi a partire dai propri prodotti e servizi (es. caso YouTube). Sistemi informativi e tecnologia sono fondamentali abilitatori del modello di business.
3. Relazioni efficaci con clienti e fornitori: Una buona gestione della relazione cliente determina ritorni più elevati (maggiori fatturati e profitti). Una più stretta relazione con i fornitori determina miglioramenti nella catena di approvvigionamento (supply chain), con conseguenze positive rilevanti sui costi.
4. Migliori capacità decisionali: Grazie alla disponibilità di informazioni più accurate, i manager sono in grado di assumere decisioni capaci, ad esempio, di ridurre le problematiche di sovra e sotto-produzione, effettuare una più efficiente allocazione delle risorse, migliorare i tempi di risposta a clienti e mercato (customer service, time to market), con conseguenze importanti su contenimento dei costi e mantenimento della clientela.
5. Generazione di vantaggio competitivo: Migliori prestazioni. Prodotti migliori a costi inferiori. Risposta più rapida alle richieste della clientela.
6. Sopravvivenza: La tecnologia è un’esigenza vitale delle imprese in risposta a fattori esterni quali trasformazioni di mercato / settore; requisiti normativi.

Priorità di business e aree di investimento IT correlate (2019)

La trasformazione che ha luogo nelle imprese per effetto dell’introduzione di nuove tecnologie ICT (ma non solo queste) prende il nome di trasformazione digitale (o digital transformation). Pur prendendo le mosse dalla tecnologia, si tratta di una trasformazione dell’impresa di portata strategica, che ha impatto anche su modelli organizzativi, processi di lavoro e competenze.

Video: casi aziendali nei settori dell’energia e della sanità

• Profilo aziendale di ENI
• Video su digitalizzazione

Il mercato digitale non è presidiato dalle sole imprese che hanno operato una trasformazione in chiave digitale dei propri modelli di business. Sempre più rilevanti sono i nuovi business digitali, che non rappresentano la semplice trasposizione di modelli tradizionali nel nuovo contesto bensì la realizzazione di idee innovative abilitate dalle nuove tecnologie.

Componenti dei sistemi informativi

In termini molto schematici, tre sono le attività di un sistema informativo finalizzate a produrre le informazioni di cui un’impresa necessita:

• Input: acquisizione di dati grezzi di provenienza interna o esterna all’impresa.
• Elaborazione: trasformazione dei dati in una forma significativa (informazioni).
• Output: trasmissione delle informazioni così elaborate ai diversi soggetti (persone e/o attività) che ne fanno uso.

Feedback

Meccanismo mediante il quale l’output è comunicato a soggetti preposti, nell’ambito dell’organizzazione, a valutarne gli effetti e, ove necessario, intervenire sull’input per correggerlo.

Tecnologia

La tecnologia ICT (computer, software, reti di comunicazione) rappresenta la componente di base di un sistema informativo aziendale, non la sua totalità. Un sistema informativo contiene informazioni sull’impresa e sull’ambiente in cui opera. Tre attività fondamentali — input, elaborazione, output — producono le informazioni di cui l’impresa ha bisogno. Un meccanismo di feedback riporta l’output a soggetti interni che lo analizzano per migliorare l’input. Soggetti esterni quali clienti, fornitori, concorrenti, azionisti e regolatori (ecosistema), interagiscono con l’impresa e con il suo sistema informativo.

Un utilizzo efficace del sistema informativo richiede lo studio approfondito di tutte le sue componenti, organizzative, manageriali e tecnologiche. Un sistema informativo crea valore per l’impresa solo quando rappresenta una risposta efficace (abilitata dalla tecnologia), in chiave sia organizzativa sia manageriale, alle sfide provenienti dall’ambiente nel quale opera (ecosistema d’impresa).

Efficacia degli investimenti ICT

Tuttavia, investire in information technology non garantisce, di per sé, ritorni elevati. Esiste una considerevole disparità nei ritorni degli investimenti in ICT in funzione di fattori quali:

• Adozione di modelli di business coerenti (problematica nota come “allineamento tra ICT e business”);
• Investimenti in asset complementari di natura organizzativa e manageriale.

Nonostante, in media, gli investimenti in information technology producano ritorni superiori ad altri investimenti, si osservano differenze sostanziali tra le imprese analizzate (indipendentemente da dimensione, settore di mercato, nazione). Le imprese che sostengono gli investimenti in information technology con investimenti in asset complementari (pratiche manageriali) ottengono normalmente ritorni più elevati.

Asset complementari

Si intendono quegli asset secondari dai quali può derivare valore solo a fronte di un investimento primario. Le imprese che sostengono gli investimenti in information technology con investimenti in asset complementari ottengono normalmente ritorni più elevati. Esempio: investimenti primari in tecnologia e secondari in personale capace di garantirne un utilizzo adeguato. Gli asset complementari comprendono (*):

• Asset di natura organizzativa quali adozione di modelli di business appropriati e sviluppo di processi operativi efficienti;
• Asset di natura manageriale quali incentivi all’innovazione negli approcci manageriali e sviluppo di ambienti collaborativi;
• Asset di natura sociale quali sviluppo dell’infrastruttura Internet e dei correlati strumenti di integrazione sociale (reti sociali) e adozione di standard tecnologici (fattori abilitanti per la cooperazione sociale).

(*) Si veda lettura integrativa “When IT lifts productivity”, McKinsey 2004.

Tipologie di sistemi informativi

In termini molto generali, esistono diversi tipi di sistemi informativi, a seconda delle esigenze che questi sono chiamati a supportare. Una rappresentazione efficace di tali esigenze è quella basata sulla piramide di Anthony (1965), in base alla quale ogni organizzazione è strutturata in livelli decisionali con differenti necessità informative.

I. Livello operativo

A livello operativo avvengono i processi aziendali quotidiani di routine nonché le interazioni con clienti e fornitori. I sistemi informativi al livello operativo di un’organizzazione aiutano a migliorarne l’efficienza automatizzando l’esecuzione di tali attività e l’assunzione di decisioni ad esse correlate, normalmente molto strutturate, ricorrenti e di breve orizzonte temporale. I sistemi informativi che supportano le attività di questo livello sono i Sistemi Transazionali (o TPS – Transaction Processing Systems) ovvero i sistemi gestionali finalizzati all’automazione di attività ripetitive e al miglioramento dell’efficienza dei processi gestionali tipici. Normalmente, tali sistemi supportano le decisioni tipiche di questo livello, dal momento che sono semplici e ripetitive.

II. Livello tattico

I manager che operano a questo livello controllano le attività del livello operativo e forniscono informazioni di sintesi ai livelli superiori, favorendo un utilizzo efficace delle risorse per il raggiungimento degli obiettivi strategici aziendali. Sono concentrati sui problemi all’interno di una specifica funzione (es. marketing o finanza) con un ambito decisionale moderatamente complesso e orizzonte temporale di medio termine. I sistemi informativi di questo livello, che supportano l’assunzione di decisioni non completamente strutturate dal momento che problemi e soluzioni non sono completamente definiti, sono i Management Information Systems (MIS) e i Decision Support Systems (DSS) o sistemi di Business Intelligence (BI).

III. Livello strategico

I sistemi informativi di questo livello supportano i processi decisionali strategici fornendo riepiloghi del passato e proiezioni nel futuro. A questo livello i manager si focalizzano su decisioni strategiche di lungo periodo (prodotti, mercati, strategie operative). Sono decisioni relative a problemi complessi, caratterizzate da alberi decisionali molto articolati e prospettive temporali ampie. I sistemi informativi che supportano le attività di questo livello sono gli Executive Information Systems (EIS), che consentono di tenere sotto controllo le prestazioni aziendali attraverso insiemi di indicatori (KPI – Key Performance Indicator) visualizzati nell’ambito di appositi pannelli di controllo o cruscotti (dashboard).