Basi di Dati, Fattibilità - Tesina

Sistemi informativi e studio di fattibilità

Studio di fattibilità

Lo studio di fattibilità è solo un'attività di un processo di "Gestione Progetto" così schematizzabile:

Processo di gestione progetto

• Studio attività
• Identificazione esercizio
• Collaudo di realizzazione

Si vuole ora realizzare lo studio di fattibilità in relazione alla realizzazione di una base di dati per un Ente Turistico che intende fornire informazioni complete circa i ristoranti e gli alberghi situati in diverse città italiane. Dal momento che tale database viene commissionato è da presumere che il committente (in questo caso un Ente Turistico) ha già eseguito uno studio di fattibilità per il progetto in esame, al termine del quale ha ritenuto conveniente realizzarlo e per far ciò ha deciso di adottare una politica di "Buy", cioè ha deciso di acquistare il prodotto all'esterno non essendo in grado di produrlo da sé.

Supponiamo, inoltre, che tale Ente a seguito di una gara d'appalto assegnata per titoli ha deciso di stanziare per tale progetto un massimo di £ 2.200.000 e di porre come orizzonte temporale per la consegna del prodotto una settimana lavorativa dalla data di notifica al vincitore di tale gara d'appalto.

Studio di fattibilità del database

Qui di seguito si eseguirà uno studio di fattibilità a carico di chi deve realizzare tale database. Partendo dall'analisi delle problematiche si procederà in tale studio al fine di valutare le caratteristiche del progetto e decidere se realizzarlo all'interno o acquisirlo all'esterno. Supponiamo a questo punto che a realizzare tale progetto sia una società di consulenza che operi nel settore dei servizi.

Descrizione della situazione attuale

Si può ritenere che l'esigenza di realizzare tale base di dati da parte dell'Ente Turistico scaturisce da un'attenta analisi dell'attuale situazione del settore in cui si può facilmente evidenziare una mancanza di un archivio informatico dei servizi alberghieri e di ristoro italiani cui possono rivolgersi gli utenti per ricevere le informazioni che desiderano. Logicamente gli utenti di tale progetto sono sia l'Ente Turistico che lo ha commissionato sia i privati cittadini sia le società che organizzano viaggi e soggiorni conto terzi.

Le esigenze di questi utenti sono quelle di avere informazioni quanto più dettagliate possibili sull'ubicazione di questi servizi, sulle forme di pagamento che tali servizi offrono nonché sui tipi di cucina offerti dai vari ristoranti e le categorie degli alberghi. Le attese di tali utenti sono quelle di operare con un sistema semplice, possibilmente visuale, affidabile, efficiente e che non richieda un supporto hardware "pesante".

Possiamo quindi affermare che tale progetto ha un'importanza strategica notevole in quanto previene ogni altra iniziativa in questo settore. L'organizzazione adottata nella società che deve realizzare il progetto è la seguente:

Organizzazione aziendale

• Sistemi Informativi
• Studio di Fattibilità
• Direzione
• Area Tecnica
• Area Amministrativa
• Area Commerciale
• Area Vendite
• Area Gestione Personale

Tutte le aree sono coinvolte in ogni progetto.

Valutazione del processo aziendale

Andiamo ora a valutare il processo che l'azienda deve eseguire per la realizzazione di questo progetto. Esso è il seguente:

• Progettazione preliminare
• Valutazione dei costi progetto preliminare
• Progettazione in dettaglio
• Valutazione dei costi progetto in dettaglio
• Implementazione
• Valutazione dei costi di implementazione
• Testing e Quality
• Costi totali

Attività e aree coinvolte nel progetto

• Progettazione: Area Tecnica
• Implementazione: Area Tecnica
• Testing: Area Tecnica
• Analisi dei Costi: Area Amministrativo-Commerciale

Rappresentazione del processo

Quindi, volendo dare una rappresentazione del processo da svolgere con le relative precedenze si avrà:

Adoperando la teoria dei grafi e la tecnica PERT, il tempo al più presto per realizzare tale progetto è di 32h. Il percorso critico su cui eventualmente intervenire è: (1,2,4,6,8).

Flusso informativo del progetto

A questo punto, visto il tipo di processo da realizzare, sembra che il flusso informativo per la realizzazione del progetto debba essere strutturato con un "approccio per fasi":

• Dimensione dei lotti
• Elaborazione delle informazioni
• Informazioni per progetto
• Trasferimento delle informazioni per singoli lotti

Rappresentazione grafica dei processi

In questa rappresentazione grafica si sono raggruppati alcuni processi:

• Attività 1 = Progettazione e valutazione dei costi di progettazione
• Attività 2 = Implementazione e valutazione dei costi di Implementazione
• Attività 3 = Testing e valutazione dei costi totali

Ogni attività rappresentata nel grafico è composta da due sub-attività che si sviluppano in parallelo e necessitano di una reciproca condivisione dei dati prodotti. Quindi l'unico elemento che potrebbe essere causa di problemi è il trasferimento d'informazioni tra le sub-attività d'ogni fase del processo e tra una fase e l'altra del processo stesso. Allora l'unico elemento critico su cui intervenire è un aspetto di tipo organizzativo, cioè bisogna ottimizzare il processo di trasferimento delle informazioni, cosa questa fattibile se si riducono i canali tramite cui queste informazioni devono passare.

Problemi riguardanti l'aspetto progettuale ed implementativo non ve ne sono in quanto il database non è particolarmente complesso.

Vincoli della situazione attuale

Esaminiamo ora i vincoli che scaturiscono dall'attuale situazione, essi sostanzialmente sono di tre tipi:

• Temporale
• Economico
• Organizzativo

Il vincolo temporale imposto è che il progetto sia ultimato entro una settimana lavorativa (5 giorni) dalla data d'assegnazione da parte dell'Ente Turistico, pena il pagamento di una penale in base alla vigente normativa in merito. Il vincolo economico imposto è che a progetto ultimato verrà corrisposto un compenso pari a £ 2.200.000, il che si traduce logicamente in un controllo dei costi tale che essi non superino la cifra del compenso stabilito.

Il vincolo organizzativo è che bisogna cercare di minimizzare i canali, sia essi fisici (persone) o informatici, attraverso cui debbono passare le informazioni. A questo punto ci si trova dinanzi ad una situazione in cui esistono due spinte contrastanti, cioè la necessità di terminare il progetto in breve tempo (5 giorni lavorativi) e assegnare a tale progetto un numero di persone e apparecchiature limitato, quindi ci troviamo dinanzi ad un problema d'assegnazione risorse al processo.

Soluzione organizzativa

Al fine di risolvere tale situazione è ragionevole pensare ad una mutazione organizzativa che preveda la partecipazione alla fase di progettazione, oltre al progettista, di chi dovrà implementare tale progetto e di chi dovrà realizzare l'analisi dei costi, svolgendo parallelamente le diverse attività da realizzare. Operando in questo modo si velocizza il trasferimento delle informazioni tra una fase e l'altra del processo (quindi si risparmia tempo), si riducono le possibilità d'eventuali incomprensioni tra chi realizza il progetto e chi lo va ad implementare, e si riducono le possibilità di commettere errori dovuti al trascurare degli aspetti non strettamente connessi, ad esempio il rapporto tra le alternative di realizzazione ed i costi.

In base a quanto detto, per realizzare tale progetto si necessitano di tre impiegati e di due personal computer posti a loro uso esclusivo. Risulta altresì evidente che un flusso informativo strutturato in "approccio per fasi successive" non è adatto; per questo si dovrà strutturare il flusso delle informazioni con un "approccio in continuo".