Gestione di progetto e organizzazione di impresa

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UDA 3 I principi del Project Management

La gestione del rischio non è un esercizio a sé stante svolto nella fase di pianificazione

13 e poi dimenticato, ma è una attività che deve essere sistematicamente attuata via via

che sono disponibili nuove informazioni sullo stato di avanzamento dei lavori.

Una buona gestione del rischio richiede che per ridurre al minimo le probabilità che un

14 rischio si verifichi e/o che il suo l'impatto sia decisivo per il progetto non si deve mai

adeguare il piano occorre sempre intervenire sulle cause.

Una buona gestione del rischio permette di evitare tutti i rischi purché siano affrontati e

15 gestiti adeguatamente con la metodologia più opportuna.

Esercizio 8: La comunicazione all’interno del progetto

Nella tabella seguente vi è una sequenza di affermazioni che riguardano modalità e principi della

comunicazione in un progetto. Si chiede di individuare per ogni affermazione presente nell’elenco se è Vera

o Falsa

N. Affermazione Vero Falso

La modalità di comunicazione in un progetto sono le seguenti: colloqui informali,

1 riunioni ristrette, riunioni di gruppo, scambio di mail e documenti, altro ancora.

Le varie modalità di comunicazione in un progetto (riunioni, mail, colloqui, documenti,

2 ecc..) sono interscambiabili ed equivalenti e ogni project manager utilizza quelle in cui è

più abile.

Per una buona comunicazione è indispensabile che tutti i componenti del siano

team

3 sempre coscienti dell’obiettivo a cui concorrono in ogni istante.

buona comunicazione non è fondamentale che all’interno di un progetto vi sia

Per una

4 sempre un ricco scambio di informazioni tra le parti perché questo può generare spreco di

tempo e denaro.

Per una buona comunicazione è fondamentale che all’interno di un progetto tutti siano a

5 conoscenza delle attività, dei compiti, dei prodotti e dello stato di avanzamento di tutto

ciò che è connesso con il proprio lavoro.

Per una buona gestione del progetto se il project manager ha difficoltà di comunicazione

6 deve essere inserito nel team un esperto di comunicazione.

Per una buona gestione del progetto le capacità di comunicazione del project manager

7 sono meno importanti delle sue della competenze tecniche.

Per lo scambio di informazioni un colloquio è da preferire ad uno scambio di mail perché

8 nel colloquio la comunicazione è bidirezionale mentre nelle mail è monodirezionale e la

risposta non è sempre immediata e garantita.

Esercizio 9: L’assegnazione di responsabilità e autorità

una sequenza di affermazioni che riguardano l’assegnazione delle responsabilità e

Nella tabella seguente vi è

dell’autorità in un progetto. Si chiede di individuare per ogni affermazione presente nell’elenco se è Vera o

Falsa.

N. Affermazione Vero Falso

In un progetto un componente del team a cui è stata assegnata una responsabilità ha

1 l’autonomia per muoversi nei limiti fissati da una delega scritta appositamente.

In un progetto con la delega ad un componente del team di una responsabilità è opportuno

2 trasferire anche l’autorità a prendere decisioni inerenti la responsabilità attribuita.

In un progetto il ha la delega di tutte le responsabilità del progetto entro i

project manager

3 limiti fissati e definiti dal piano relativi a prodotti e tempi e costi ma escluso il

dei costi del progetto che compete all’amministrazione.

monitoraggio

In un progetto il se non ha competenze tecniche specifiche per alcune

project manager

4 attività è tenuto a delegarne la responsabilità ad un esperto tramite una apposita delega.

Se il progetto non riesce a rientrare entro i limiti prefissati dal piano il project manager

5 deve far presente le difficoltà ed eventualmente ricevere una nuova autorizzazione a

operare entro i nuovi limiti prefissati.

In un progetto ogni responsabile di attività, quando necessario, può delegare parte della

6 responsabilità e della autorità ai suoi sottoposti fissando i limiti in una delega scritta

appositamente.

7 In un progetto il non ha il tempo per controllare ogni singola attività,

project manager se 55

M. Dell’Anna,

A. e Il project management nella scuola superiore, http://projectmanagement.matematicamente.it

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PARTE I Processi aziendali e progetti

per non diventare un collo di bottiglia, può delegare alcune responsabilità ad altri

componenti del gruppo di lavoro.

In un progetto le deleghe di responsabilità assegnate dal project manager ai suoi

8 collaboratori devono essere previste nel piano di progetto e devono essere definite in

termini di prodotti, tempi e costi.

Esercizio 10: La gestione del team di progetto

Nella tabella seguente vi è una sequenza di affermazioni che riguardano la gestione di un di progetto. Si

team

per ogni affermazione presente nell’elenco se è Vera o Falsa.

chiede di individuare

N. Affermazione Vero Falso

Un atteggiamento aperto e positivo del verso la ricerca della soluzione ad

project manager

1 un problema spinge il gruppo ad affrontare positivamente ogni tipo di questione quando

ancora è di piccola entità.

Non esistono soluzioni certificate che assicurano che un gruppo di persone con particolari

2 competenze ed attitudini possa trasformarsi in un efficiente.

team

Se il piano di progetto è ben definito allora il successo di un progetto non può essere

3 influenzato da eventuali errori di comportamento del project manager.

La prima reazione del davanti a un problema è di fondamentale

project manager

4 importanza perché influenzerà il comportamento del per tutto il seguito del progetto.

team

Un atteggiamento negativo e critico del verso la ricerca della soluzione

project manager

5 ad un problema spinge i componenti del a impegnarsi di più nella ricerca della

team

soluzione e a non far perdere tempo segnalando problemi irrilevanti.

Per la riuscita del progetto i manager devono investire molta energia per creare uno spirito

6 di gruppo, per gestire il morale dei componenti del di progetto e per incoraggiare la

team

riflessione all’interno del gruppo.

I manager, per evitare problemi nel gruppo e dover perdere tempo inutilmente a gestire i

rapporti nel gruppo, devono limitare l’influenza delle personalità troppo forti intervenendo

7 immediatamente.

Un in cui i componenti collaborano pienamente, aiutandosi e scambiandosi

team

8 reciprocamente energie e stimoli è garanzia di successo per un progetto.

In un progetto il morale, la collaborazione e la comunicazione all’interno del di

team

9 progetto sono importanti ma non di fondamentale importanza per la buona riuscita del

progetto.

Il successo di un team di lavoro dipende soprattutto dalle competenze delle persone e dalla

10 loro capacità di trovare il modo giusto per lavorare insieme.

Per la riuscita del progetto il deve avere la capacità di saper selezionare i

project manager

11 componenti in base alla personalità e allo stile di lavoro all’interno del gruppo.

Per il successo del progetto è fondamentale una collaborazione efficiente all’interno del

12 di lavoro.

team

Un di lavoro collaudato in precedenti esperienze è garanzia di successo per un

team

13 progetto.

Per la riuscita del progetto è importante che il abbia la capacità di saper

project manager

con l’energia, l’impegno e

14 influenzare velocemente e intuitivamente i membri del team

l’entusiasmo.

Per la riuscita del progetto è bene che coloro che non hanno capacità di comunicazione

15 non vengano inseriti nel di progetto.

team test presenti all’indirizzo web:

per verificare le soluzioni occorre eseguire i

Soluzioni:

http://projectmanagement.matematicamente.it/test.

56 Dell’Anna,

A. e M. Il project management nella scuola superiore, http://projectmanagement.matematicamente.it

Parte II

Organizzazione del progetto

4. La gestione del progetto (project management)

5. Il team di progetto

57 UDA 4 - La gestione progetto (project management)

4

UDA

La gestione progetto (project management)

tecniche”

“metodologie

Come è stato già detto, il è molto più di un insieme di

project management e di

sistema gestionale orientato ai risultati.

perché nel tempo è diventato un

 Definizione: il progetto

è “un’impresa complessa, unica e di durata determinata,

progetto

Un rivolta al raggiungimento di un

obiettivo chiaro e predefinito mediante un processo continuo di pianificazione e controllo di risorse

differenziate e con vincoli interdipendenti di costi, tempi e qualità” (Russel D. Archibald, noto esperto di

project management).

Questa definizione mette evidenza e in relazione tre elementi fondamentali:

un’impresa

a) il lavoro viene

complessa rivolta al raggiungimento di un obiettivo chiaro e predefinito:

strutturato, organizzato e gestito sotto forma di sistema finalizzato a un obiettivo predefinito, gli elementi

che compongono il sistema sono le fasi o attività la cui suddivisione prende il nome di ciclo di vita del

progetto;

b) il raggiungimento degli obiettivi avviene

mediante un processo continuo di pianificazione e controllo:

attraverso l’esecuzione di processi, vale a dire attraverso procedure note e ripetitive di project

l’applicazione di tecniche e metodi consolidati da esperienze e applicazioni

realizzate con

management,

precedenti;

c) il progetto è sottoposto a tre vincoli

con vincoli interdipendenti di costi, tempi e qualità:

interdipendenti: costi, tempi e qualità che sono i tre parametri fondamentali del progetto che necessitano

di monitoraggio e controllo continuo per tutta la durata del progetto perché in continuo conflitto tra loro.

 Osservazioni: l’esecuzione Non si devono confondere i processi del

Il project management si attua attraverso di processi!

con i processi aziendali implementati dal progetto.

project management sono le attività ripetitive che si eseguono durante la realizzazione di un

I processi del project management

progetto: pianificazione delle attività, progettazione, realizzazione, monitoraggio, gestione del rischio ecc...

sono invece le attività aziendali eseguite per il raggiungimento degli obiettivi strategici

I processi aziendali

aziendali e che vengono attivati o revisionati attraverso i progetti.

“Ciclo

4.1 Il di Vita” del progetto

Tutte le metodologie della moderna gestione progetto sono basate sulla divisione del lavoro in parti

autonome e di più facile gestione. È fondamentale scegliere per la gestione di un progetto una metodologia

perché è indispensabile che il processo di gestione sia ben documentato. Più è complesso il progetto,

maggiore dovrà essere la cura da porre nella definizione e nel dettaglio del processo di gestione. In altre

parole, non è fondamentale individuare quale sia la metodologia più giusta per gestire un progetto, ma è

essenziale avere un’idea chiara del ciclo di vita che il progetto stesso dovrà seguire.

 Definizione: Ciclo di vita di un progetto

ciclo di vita

Il di un progetto descrive le fasi o i passi necessari che devono essere seguiti per poter portare a

termine con successo il progetto. 59

M. Dell’Anna,

A. e Il project management nella scuola superiore, http://projectmanagement.matematicamente.it

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PARTE II Organizzazione del progetto

Esiste una struttura di base per la scomposizione di un progetto in parti, applicabile alla maggior parte dei

progetti, indipendentemente dal settore di applicazione; tale suddivisione prevede una prima ripartizione di

un progetto nelle seguenti fasi principali:

 pianificazione

 progettazione

 realizzazione e test

 dispiegamento (o implementazione)

 revisione finale.

Prima della vi sono due altre fasi: e che, a seconda dei progetti,

pianificazione concezione definizione

possono essere più o meno significative. Tali fasi, come si può intuire dal nome, comprendono le attività

iniziali in cui il progetto viene concepito e successivamente definito negli obiettivi strategici.

Progetto 1. Pianificazione

2. Progettazione

3. Realizzazione

4. Dispiegamento

5. Revisione Finale

Figura 19: le fasi principali del ciclo di vita

In questo libro le attività di concezione e di definizione, dove presenti, sono gestite come attività iniziali

della fase di pianificazione, come di fatto avviene nella maggior parte dei casi.