Sistemi Informativi

Introduzione

Nelle attuali realtà aziendali, organizzative e sociali, caratterizzate da una grande quantità di dati e informazioni, si assiste a una crescente dipendenza tra il sistema informativo aziendale e la capacità di operare dell’azienda stessa. Le modifiche di strategia, regole e processi aziendali (Business Process) richiedono sempre di più cambiamenti nell’hardware, nel software, nelle basi di dati, nelle reti di comunicazione e a livello di interfaccia utente. Spesso, ciò che l’organizzazione può fare oggi dipende dalle funzionalità rese disponibili dal suo sistema informativo; Internet e il Web sono diventati uno dei fondamenti su cui le organizzazioni basano i loro sistemi informativi per costruire un’economia centrata sull’informazione.

Fra i vari metodi per rispondere alle sfide di un’economia globale vi è quello di acquisire sempre più informazioni rilevanti per l’organizzazione, oltre a valorizzare quelle già in possesso. I sistemi informativi possono definirsi come strumenti supportati dall’Information Technology (IT) e composti da applicazioni software, sistemi di gestione dati, interfacce utente e reti di comunicazione atti a supportare le organizzazioni nella gestione dell’informazione. Essi presentano vari aspetti di complessità, sia progettuale sia di controllo e di gestione; tali aspetti sono dovuti alla presenza di varie fonti informative, di basi di dati eterogenee e alla presenza di processi e attori aziendali distribuiti connessi nella cooperazione tra entità organizzative diverse.

Per affrontare tali complessità, oggi la chiave di successo consiste nel progettare e realizzare sistemi informativi distribuiti, che permettono a diverse organizzazioni di lavorare in sinergia per gestire il carico applicativo e l’informazione in rete, ma al tempo stesso mantenendo un certo livello di autonomia. Governare la complessità che si viene a creare non è semplice; per questo motivo, sono stati proposti metodologie, metodi, tecniche e strumenti di supporto alla progettazione e realizzazione di un sistema informativo come sistema in grado di fornire ad un’organizzazione che vuole definirsi in “rete” metodi adatti per governare sia i processi organizzativi interni che quelli per cui è necessaria un’interazione con altre organizzazioni.

Dati e informazioni

Con il termine dato intendiamo un fatto, una misura, quindi un elemento che modella e descrive una porzione della realtà che si vuole rappresentare. Al di sopra del dato si posiziona l’informazione, che può essere definita come l’interpretazione di un singolo o un insieme di dati. Sopra l’informazione si trova la conoscenza, che è ottenibile integrando l’informazione con l’esperienza. Infine vi è la saggezza che può essere definita come l’esperienza applicata alla conoscenza per guidare un soggetto ad intraprendere l’azione più adatta in un determinato momento.

Le organizzazioni

Risorse è tutto ciò con cui un’organizzazione opera, sia materiale che immateriale, per perseguire i suoi obiettivi.

• Risorse esterne
  • Ambiente sociale ed economico
  • Mercato
  • Clienti
• Risorse interne
  • Scambio: prodotti (beni o servizi)
  • Struttura: strumenti finanziari, persone, infrastrutture
  • Gestione: norme, organigrammi, deleghe, piani, informazioni

Le risorse hanno ciascuna un proprio ciclo di vita che generalmente comprende le fasi di pianificazione, acquisizione, gestione e manutenzione. L’informazione viene usata per la comunicazione, per il supporto ai processi e per il supporto alle decisioni (decision making), per il quale si ha bisogno di informazioni sulle alternative strategiche o di controllo possibili. Gestire l’informazione si traduce in una serie di attività, quali: Creare, Acquisire, Elaborare, Archiviare, Trasmettere, Presentare.

Processi

Processi è l’insieme di attività che l’organizzazione nel suo complesso svolge per gestire il ciclo di vita di una risorsa per raggiungere un risultato definito e misurabile (prodotto/servizio).

Piramide di Anthony

Modello di Porter

Il modello di Porter considera i processi e le funzionalità ad essi collegate come lo strumento a disposizione di un’organizzazione per dare valore ai prodotti e ai servizi rilasciati all’esterno.

Definizione e ruolo di sistema informativo

Un sistema è un insieme di procedure, metodi, strumenti dedicati allo svolgimento di alcune funzioni per il raggiungimento di un dato risultato. Nel caso specifico dei sistemi informativi, tale sistema si alimenta di eventi, rappresentati tramite dati, che accadono in un’organizzazione e li trasforma in informazioni, le quali devono essere opportunamente modellate e rappresentate a seconda di chi poi le utilizzerà. Un sistema informativo è definito come l’insieme dei mezzi, della conoscenza organizzativa e delle competenze tecniche per gestire la risorsa informazione. Il sistema informatico (IT) è un componente del sistema informativo, ovvero quello che elabora, archivia e gestisce lo scambio di informazioni.

Classificazione dei sistemi informativi

Sistemi operazionali

La finalità dei sistemi operazionali è di svolgere operazioni di base, quotidiane, di normale amministrazione, quali ad esempio la gestione di transazioni e di lavoro di ufficio, la contabilità e in generale l’elaborazione di quelle che sono dette le situazioni aziendali. Le parti fondamentali sono la base di dati operazionale e le funzioni operative.

Sistemi decisionali

Sono sistemi informativi a supporto delle attività decisionali e strategiche aziendali, in risposta all’esigenza di sfruttare il patrimonio dei dati per identificare le informazioni utili al processo decisionale.

Sistemi OLTP e OLAP

I sistemi informativi possono essere definiti sinteticamente come un insieme di applicazioni che interagiscono con basi di dati. Le funzioni registrano eventi e consultano la base di dati che memorizza le informazioni permanenti nel sistema. I sistemi OLTP (On-line Transaction Processing) sono quelli che trattano operazioni caratterizzate da un gran numero di transazioni brevi e online (che usano operazioni di insert, delete, update). I sistemi OLAP (On-line Analytical Processing) invece trattano dati storici (o d’archivio), e sono caratterizzati da poche transazioni e query complesse che richiedono aggregazione di dati.

Organizzazione e IT

Tra l’organizzazione e l’IT sussiste una relazione bidirezionale, mediata da vari fattori. Un aspetto importante in questa relazione tra aspetti tecnologici è che le decisioni prese a livello strategico o di controllo possono avere un impatto sulle scelte tecnologiche (requirements pull), mentre in altri casi i cambiamenti degli obiettivi aziendali, delle scelte organizzative e delle attività da svolgere possono essere dovuti a nuove tecnologie che offrono nuove opportunità nel settore di attività dell’azienda (technology push).

Progettazione di sistemi informativi

Enterprise architecture

Inizialmente, i sistemi informativi erano poco complessi e sostanzialmente sistemi chiusi, ovvero non connessi con sistemi di altre aziende. Questi sistemi supportavano un numero limitato di funzionalità a livello aziendale, quali la produzione o la contabilità ed erano organizzati in silos: costituiti da una serie di applicazioni indipendenti specializzate nel supporto e/o esecuzione di una specifica funzionalità. Con il passare del tempo, la complessità dei sistemi informativi è aumentata; si tratta di sistemi composti da diverse applicazioni integrate tra di loro per supportare sia processi interni dell’azienda (intraziendali) sia processi che prevedono la collaborazione con altre aziende (interaziendali).

Inoltre, il sistema informativo di un’azienda è spesso il risultato di una crescita incrementale e sempre in evoluzione:

• Cambiamenti dettati dal business
  • Introduzione di nuove funzionalità
  • Migliorare la qualità delle funzionalità offerte
• Cambiamenti dettati dall’evoluzione tecnologica

Per mantenere gestibili le relazioni tra il lato business e quello tecnologico è necessario progettare strutture di natura astratta, in modo da risultare indipendenti da scelte specifiche. L’architettura di un sistema è data dall’insieme componenti, delle relazioni fra gli stessi e dei principi che definiscono la loro progettazione ed evoluzione nel tempo. Si definiscono stakeholders coloro che hanno interesse al sistema considerato, per esempio relativamente all’intero ciclo di vita del sistema, perché ne sono proprietari, fruitori, finanziatori, utenti. In genere, possono aver bisogno di analizzare l’architettura da diversi punti di vista.

La definizione di una architettura deve permettere dunque di soddisfare le diverse esigenze degli stakeholder, dando la possibilità di analizzare il sistema da diversi punti di vista e con diversi livelli di granularità. È per questo che si avvale di framework architetturali che stabiliscono le convenzioni e i metodi per descrivere le architetture in diversi domini e per diversi stakeholder. L’Enterprise Architecture (EA) viene definita come il mezzo per analizzare e descrivere una organizzazione nel suo stato attuale e futuro partendo da una prospettiva integrata di strategia, business e tecnologia. L’EA fornisce una panoramica dei processi, sistemi, tecnologia, strutture e capacità di una organizzazione; questa mappa fornisce un contesto strategico per supportare l’evoluzione continua del sistema informativo dettata dalle spinte di business o tecnologiche.

Framework di Zachman

Alla fine degli anni Novanta, John Zachman definì fondamentale l’uso di una architettura per descrivere il sistema informativo aziendale in quanto la tecnologia iniziava a consentire la distribuzione di applicazioni e dati su macchine diverse; la decentralizzazione senza una struttura ben precisa avrebbe generato il caos. Propose così il framework per definire l’EA: una tassonomia per organizzare documenti, specifiche e modelli esistenti in uno schema generale e mostrare le relazioni che esistono tra essi. Il framework di Zachman è organizzato in righe e colonne: le colonne definiscono gli aspetti da analizzare, mentre le righe mettono in luce i diversi punti di vista che possono interessare diversi stakeholder. Le celle del framework definiscono le prospettive, che identificano i modelli e diagrammi in grado di fornire le informazioni su un particolare aspetto secondo un certo punto di vista.

Progettazione (BOAT)

Per la progettazione dell’architettura del sistema come EA, si utilizza l’approccio BOAT:

• Business: aspetti legati agli obiettivi aziendali
• Organizzativi: aspetti legati alla struttura dell’organizzazione
• Architetturali: aspetti che descrivono l’architettura funzionale del sistema
• Tecnologici: aspetti in cui vengono delineate le scelte tecnologiche di tipo generale

L’architettura funzionale (A) di un sistema informativo specifica la struttura di quel sistema in termini di componenti software che supportano specifiche funzioni e in termini di interfacce che consentono l’interazione tra quei componenti.

Processo di gestione dell’EA

L’EA deve essere gestita con riferimento alle continue evoluzioni del sistema. Durante un progetto è necessario sviluppare l’EA futura (to be) in relazione a quella attuale (as is), e avere cura che l’EA prevista e quella effettivamente realizzata rimangano allineate.

Il processo di gestione del sistema informativo

Spesso nella realizzazione di una applicazione, la progettazione assume un carattere non sistematico e privo di una chiara metodologia. Questo approccio è tipico nei casi in cui si vuole creare un sistema in tempi molto rapidi, ma può essere pericoloso in quanto la costruzione del sistema procederà per aggiustamenti successivi sulla base di richieste degli utenti o dei committenti e può risultare pericoloso se si vuole realizzare un’interazione con i sistemi informativi aziendali controllata e sicura. Per gestire la complessità derivante dai vari aspetti legati alla progettazione e gestione dei sistemi informativi, la soluzione è quella di seguire un processo sistematico. In particolare, le attività di pianificazione, progettazione, sviluppo e manutenzione di un SI rientrano nel processo di gestione del sistema informativo. Tale processo comprende non solo problematiche tecnologiche, ma deve tenere in considerazione anche l’impatto che i cambiamenti sul SI hanno sull’intera organizzazione.

In generale, la gestione del SI può essere rappresentata da quattro fasi, organizzate in un ciclo:

• Pianificazione: fase in cui si delineano le linee guida strategiche, il ruolo delle componenti organizzative e le istruzioni operative per la realizzazione.
• Sviluppo: raccolta e analisi dei requisiti, sviluppo del software e definizione dell’architettura hardware.
• Gestione corrente: interventi di routine eseguiti per il mantenimento del sistema.
• Controllo: operazioni effettuate in modo periodico per valutare l’adeguatezza del SI.

I cambiamenti che possono causare l’evoluzione del SI possono avvenire per cause:

• Esogene all’organizzazione: variazioni di leggi, variazione del mercato
• Endogene all’organizzazione: fattori interni, che possono riguardare l’esigenza di un rinnovamento necessario a causa dell’obsolescenza tecnologica oppure la necessità di nuove tecnologie dettata da scelte strategiche.

La gestione del cambiamento dipende dalla complessità e dall’impatto dell’intervento. Infatti, gli interventi sul SI possono essere:

• Interventi di routine locali ad alcuni elementi del sistema
• Interventi occasionali e complessi.

Pianificazione

Obiettivo della pianificazione è di predisporre una proposta di progetto che il committente possa approvare.

• Committente: colui che approva/finanzia il progetto
• Soggetti dell’azienda interni o esterni all’azienda che predispongono il piano
• Referenti (stakeholder) che sono coloro interessati al progetto.

La fase di pianificazione strategica si basa sull’acquisizione della conoscenza sulla situazione attuale dell’impresa e sull’identificazione delle aree/processi che necessitano di interventi.

• Analisi delle opportunità di sviluppo del SI (analizzando tecnologie, strategie e processi)
• Analisi dei fabbisogni informativi (modellizzazione delle informazioni).

Studio di fattibilità

Lo studio di fattibilità precisa le caratteristiche di un potenziale intervento al SI; di conseguenza si concentra sulla definizione di progetti informatici.

Definizione degli obiettivi e specifiche funzionali

La definizione degli obiettivi e delle specifiche funzionali mira a definire le aree organizzative su cui bisogna lavorare e a delineare i miglioramenti da apportare per ogni area considerata. Una volta definito l’ambito in cui si dovrà intervenire, si passa alla stesura dei requisiti funzionali, ovvero si descrivono ad alto livello le funzionalità che il sistema dovrebbe fornire. Infine, questa prima attività deve specificare i vincoli da considerare nella stesura dei progetti; in particolare ci si concentra sulle tre variabili costo, tempo e qualità.

Progettazione delle soluzioni

Identificazione delle soluzioni: sulla base delle specifiche funzionali e dei vincoli definiti nella fase precedente si definiscono le soluzioni informatiche in grado di soddisfarli. L’analisi Make-or-Buy prende in considerazione il fatto che sul mercato esistono dei prodotti software già pronti, i COTS (Commercially Available Off-The_Shelf). L’adozione di questi software (alternativa buy) si pone in alternativa alla possibilità di progettare e realizzare un prodotto su misura (alternativa make).

Una volta definito come verrà realizzato il sistema, si può passare all’analisi che interessa la sua gestione, che può essere interna (in-house) o esterna all’azienda (outsourcing).

Analisi di fattibilità tecnica

In questa fase vengono descritte le possibili soluzioni per rispondere alle esigenze definite nelle fasi precedenti. Ogni soluzione deve essere valutata al fine di stabilire la sua adeguatezza da un punto di vista tecnologico.

• Disponibilità: valuta se la soluzione è realizzabile o acquistabile nei tempi previsti.
• Grado di maturità tecnologica: in che stadio del ciclo di vita si trova.
• Affidabilità: si considera qual è l’esposizione ai guasti della soluzione.
• Sicurezza: si valuta l’impatto che la soluzione ha sulla sicurezza del SI.
• Scalabilità: si valuta la propensione all’evoluzione del sistema, ovvero quanto costerebbe in termini di tempo e denaro ampliare successivamente il sistema.

Una volta analizzate le caratteristiche tecniche si deve valutare come la soluzione individuata si integra con il SI esistente.

Valutazione degli impatti organizzativi

L’introduzione di una nuova soluzione IT ha diversi impatti all’interno di un’azienda. È necessario valutare questo impatto per valutare eventuali limiti nella realizzabilità del sistema.

Valutazione di convenienza economica

Per quanto riguarda la valutazione della convenienza economica, le soluzioni proposte oltre ad essere fatte ...