Riassunto Organizzazione Aziendale, prof. Ingrassia, libro consigliato Organizzazione aziendale, Daft

Organigramma e progettazione organizzativa

L’organigramma, che non è da confondere con la struttura, è la rappresentazione grafico-visiva di una struttura organizzativa, ovvero la rappresentazione delle varie unità organizzative, della loro denominazione, del loro ruolo, e anche di come queste unità collaborano fra di loro. L’organigramma può essere abbastanza utile per comprendere il modo in cui l’azienda funziona.

Progettazione e raggruppamento

Progettazione

“Progettazione” significa costruire un’organizzazione, progettarla in tutte le sue unità (dimensione orizzontale) e stabilire i rapporti gerarchici all’interno di essa (dimensione verticale). Progettare significa quindi preoccuparsi di costruire mattone per mattone sia la dimensione verticale sia la dimensione orizzontale. Queste due dimensioni sono entrambe importanti in egual misura.

Raggruppamento

“Raggruppamento” vuol dire raggruppare uomini e mezzi, risorse, tecnologie, macchine, e metterle insieme all’interno di unità organizzative, che possono essere gruppi di lavoro, unità operative, uffici, settori, dipartimenti, isole di lavoro ecc. La prima cosa che si fa nel costruire un’organizzazione è quella di valutare che è opportuno creare dei gruppi di lavoro, abbastanza separati l’uno dall’altro. Questa separazione determina la necessità di farli comunicare e di metterli in collegamento. Perché noi raggruppiamo?

• Favorisce la supervisione gerarchica dell’unità;
• Obbliga le persone a condividere risorse comuni, che altrimenti resterebbero solo parzialmente utilizzate;
• Favorisce le relazioni formali e informali fra le persone;
• Favorisce la costruzione di indicatori comuni di prestazione e quindi permette una migliore valutazione delle attività lavorative.

In poche parole, i raggruppamenti esistono perché rendono il lavoro totale dell’organizzazione più efficiente. Esistono diverse logiche di raggruppamento, che fanno in modo che i dipendenti abbiano un supervisore comune, risorse comuni, in modo tale che siano tutti responsabili di un determinato risultato ottenuto. Essendo tutti responsabili, essi tendono a collaborare l’uno con l’altro per ottenere il miglior risultato possibile. Queste tipologie di raggruppamenti sono:

• Raggruppamento funzionale, che mette insieme dipendenti che svolgono funzioni o processi simili e che hanno conoscenze riguardanti lo stesso campo. Per esempio, tutte le persone che lavorano nella produzione, o nella manutenzione o nella progettazione ecc., fanno parte della stessa unità organizzativa;
• Raggruppamento divisionale, in cui i dipendenti vengono organizzati in base a ciò che l’organizzazione produce. Tutti i dipendenti necessari per la produzione, per il marketing, per le vendite ecc., di un determinato prodotto, sono raggruppati insieme sotto un unico supervisore;
• Raggruppamento a matrice, che consiste nel fatto che l’organizzazione utilizzi più di un tipo di raggruppamento perché può avere bisogno di raggruppamenti per funzione e divisione, e altri, contemporaneamente;
• Raggruppamento a rete, in cui l’organizzazione è un gruppo di componenti separate ma collegate fra di loro. Le unità organizzative sono separate fra di loro ed è come se fossero delle organizzazioni a sé ma collegate in maniera virtuale per passarsi le informazioni. Le unità possono anche essere sparse in tutto il mondo;
• Raggruppamento olocratico, in cui l’organizzazione è composta da team che si autogestiscono, composti dai dipendenti necessari per svolgere un compito specifico.

Ogni raggruppamento è caratterizzato da punti di forza e da punti di debolezza.

Collegamento tra unità

Il collegamento tra le unità è essenziale per qualunque organizzazione. I collegamenti sono sia verticali che orizzontali. I primi coordinano le attività tra il vertice e la base con lo scopo di comandare e controllare. I secondi, invece, coordinano le attività tra diverse unità appartenenti ad uno stesso livello gerarchico con lo scopo di coordinamento, così da non andare incontro ad eventuali conflitti. Nel caso in cui dovessero sorgere ugualmente dei conflitti, un efficace meccanismo per poterli risolvere è costituito dalle task force. Le task force sono dei comitati temporanei composti da rappresentanti di ogni unità interessata ad un problema. Ogni membro rappresenta l’interesse della propria unità. Le task force tipicamente vengono sciolte.