Organizzazione aziendale

Le dimensioni del sistema organizzativo

Organizzazione ed economia aziendale

La disciplina dell'Organizzazione Aziendale si compone di tre momenti:

• Gestione: rappresenta i fenomeni più legati alla produzione economica. Risponde alla domanda "Cosa l'organizzazione deve produrre?". Si sceglie quindi l'offerta di prodotti/servizi collegati all'azienda.
• Misurazione: ottenimento di strumenti conoscitivi precedenti alla produzione (es. strumenti di budgeting) o conseguenti (es. bilancio di esercizio). Permettono di dare una rappresentazione della situazione economico-finanziaria di un'impresa. Risponde alla domanda "Quanto?".
• Organizzazione: rappresenta i fenomeni pertinenti al comportamento delle persone. Di questi comportamenti studia le cause, i contenuti e le conseguenze. Risponde alle domande "Chi svolge determinate attività all'interno delle organizzazioni?" e "Come, ovvero quali sono i processi che servono per raggiungere gli obiettivi organizzativi?"

Le componenti dell'organizzazione aziendale

Le componenti dell'Organizzazione Aziendale sono:

• Progettazione organizzativa (Organization Design): insieme di attività nelle quali l'idea imprenditoriale viene tradotta in strutture, ruoli, processi, meccanismi,... in grado di attirare le risorse necessarie per raggiungere gli obiettivi dell'organizzazione e dei suoi stakeholder (interni o esterni).
• Gestione delle risorse umane (Human Resource Management): gestione dei lavoratori all'interno dell'organizzazione. È l'insieme di politiche, di prassi, di sistemi che influenzano comportamenti, atteggiamenti e prestazioni dei lavoratori. Si articola in molteplici attività, coerenti con la strategia dell'organizzazione:
  • Pianificazione del personale: determinazione del fabbisogno delle risorse umane. Quante persone sono utili all'interno dell'organizzazione, in quali posizioni servono,...
  • Reclutamento: ricerca del personale (talenti)
  • Selezione: decisioni di assunzione
  • Formazione ai lavoratori già inseriti e sviluppo di carriera
  • Gestione delle prestazioni dei lavoratori e valutazione delle performance
  • Retribuzione: gestione delle ricompense
• Comportamento organizzativo (Organizational Behaviour): indaga l'influenza di individui/gruppi sul comportamento all'interno delle organizzazioni con lo scopo di applicare la conoscenza per il miglioramento dell'efficacia dell'organizzazione. Il comportamento organizzativo indaga:
  • Quello che le persone fanno all'interno dell'organizzazione
  • Come il loro comportamento influenza la prestazione (individuale, di gruppo o a livello più generale)
• Sistemi informativi (Information Systems): strumenti e tecniche volti a favorire e gestire i flussi informativi all'interno dell'azienda. Supportano i processi decisionali dell'impresa. Le componenti del sistema informativo sono:
  • ICT
  • Persone coinvolte nel flusso informativo
  • Processi e procedure: modalità di trasmissione dell'informazione nell'azienda
  • Patrimonio di dati aziendali

Livelli di analisi nelle organizzazioni

L'organismo personale è un insieme unitario di persone che con il proprio lavoro partecipano allo svolgimento delle attività aziendali. La configurazione dell'organismo personale si identifica in:

• Variabili individuali: caratteristiche del singolo individuo
• Variabili sociali: caratteristiche dei gruppi

Vi sono diversi livelli di analisi:

• Livello micro: ha come oggetto di analisi l'individuo. Le variabili individuali sono quindi riconducibili a:
  • Competenze professionali: conoscenze e capacità tecnico-specialistiche e le relazioni che hanno gli individui
  • Valori: convenzioni e credenze degli individui
  • Bisogni
• Livello meso: ha come oggetto i gruppi di persone. All'interno delle organizzazioni si formano delle relazioni interpersonali formando dei gruppi. Questi perseguono degli obiettivi di team e vengono influenzati da:
  • Coesione interna
  • Dinamiche interne
  • Composizione (diverse caratteristiche degli individui)
  • Cooperazione e conflitto
• Organizzazione: insieme di gruppi o unità organizzative che si combinano tra di loro per formare l'organizzazione. A loro volta le organizzazioni possono essere raggruppate in un altro livello di analisi, rappresentato da:
  • Contesto interorganizzativo: gruppo di organizzazioni con la quale la singola organizzazione interagisce.
  • Comunità

Che cos'è un'organizzazione

L'organizzazione è:

• Entità sociale: quello che è rilevante sono le persone all'interno delle organizzazioni. Nelle organizzazioni è presente una pluralità di persone (es. manager, dipendenti,...).
• Guidata da obiettivi: l'organizzazione persegue obiettivi sia individuali, sia macro. Obiettivi generali:
  • Sopravvivenza dell'organizzazione
  • Efficienza
  • Efficacia
  • Soddisfazione degli stakeholder
• Progettata come un sistema di attività deliberatamente strutturato e coordinato: c'è una progettazione della sua struttura e delle sue attività, coordinate tra di loro.
• Interagisce con l'ambiente esterno: interagisce in maniera bi-dimensionale. L'organizzazione è un sistema aperto e quindi viene influenzato e influenza l'ambiente esterno.

Ad esempio, un ristorante: formato da gruppi di persone, gli obiettivi sono il profitto e la soddisfazione dei clienti, le attività sono progettate e coordinate (attività di sala coordinata con l'attività che si svolge in cucina), interagisce con l'ambiente (clienti, fornitori, competitori).

Rilevanza economico-sociale delle organizzazioni

Le Organizzazioni:

• Mettono insieme risorse per raggiungere gli obiettivi desiderati: risorse di materie prime, capitale, umane,...
• Producono beni e servizi in maniera efficiente
• Sono promotrici di innovazione: devono costantemente innovare nei processi e nelle tecnologie
• Usano moderne tecnologie produttive e dell'informazione (es. smartworking)
• Si adattano all'ambiente in trasformazione e lo influenzano: le organizzazioni devono essere flessibili
• Conciliano le sfide di diversità, etica e coordinamento: si parla di Social Corporate Responsibility e Diversità (di genere, culturale, di età)
• Creano valore per gli azionisti, i clienti e i dipendenti

Valori guida che influenzano l'organizzazione

I valori che influenzano l'organizzazione sono:

• Efficacia: livello di raggiungimento degli obiettivi. Un'organizzazione è efficace quando è in grado di raggiungere gli obiettivi che si erano prefissati. Gli obiettivi devono essere precisi e chiari e ci deve essere una strategia che permetta di conseguirli. Obiettivi come: carriera, retribuzione equa,...
• Efficienza: quantità di risorse utili per raggiungere determinati obiettivi (es. quantità di materie prime, capitali, lavoratori,...)
• Approccio agli stakeholder: considera il soddisfacimento dei portatori di interesse, che sono molteplici e che vanno tutti soddisfatti.

Le sfide delle organizzazioni contemporanee

Globalizzazione

Le aziende ora possono collocare le loro componenti in diverse zone del mondo, in base all'economicità delle aree. Le organizzazioni possono anche ricorrere all'outsourcing: appaltare alcune delle loro attività in altri paesi. Si potrà quindi avere la proprietà intellettuale in un paese e la produzione in un altro. Le organizzazioni possono intraprendere delle partnership con altre organizzazioni, anche competitors, in modo da ottenere un vantaggio competitivo su scala globale (es. Joint Venture). Si possono anche avere acquisizioni/fusioni internazionali per cercare di aumentare la competitività. La globalizzazione riguarda anche i lavoratori. Il bacino di reclutamento dei lavoratori è su scala globale. Servono quindi dei manager capaci anche nella sfida della globalizzazione delle risorse umane.

L'organizzazione deve quindi:

• Progettarsi e strutturarsi in modo da far fronte alla globalizzazione
• Coordinare le diverse attività dell'organizzazione tra una pluralità di paesi

Intensificazione della competizione

I competitors sono su scala globale e quindi aumenta la complessità dell'ambiente esterno. Le organizzazioni devono fronteggiare la richiesta da parte dei consumatori e avere un raccordo tra qualità e prezzo dei prodotti. Devono continuare a innovare e quindi investire in ricerca e sviluppo e sulle nuove tecnologie. L'intensificazione riguarda anche le risorse umane, ovvero le organizzazioni competono tra di loro per riuscire ad acquisire i migliori talenti.

Etica e responsabilità sociale di impresa

L'organizzazione subisce pressioni da parte del governo e dalla comunità e deve quindi rispettare degli standard etici e professionali. Sempre più le organizzazioni mettono in moto azioni di responsabilità sociale di impresa e devono progettare dei protocolli da seguire, ma anche dei controlli da effettuare e ridefinire i processi, per ridurre le criticità e l'impatto sull'ambiente e sui lavoratori. L'organizzazione deve anche essere responsabile della salute dei suoi lavoratori e stare attenta alle norme di sicurezza sul lavoro ma anche del benessere generale. La responsabilità sociale è anche utilizzata per scopi di employer branding, ovvero la promozione del marchio per promuovere il reclutamento di talenti.

Flessibilità

Le organizzazioni devono essere sempre più flessibili in modo da far fronte ai cambiamenti ambientali. L'ambiente è sempre più dinamico e complesso, è anche globale e la tecnologia è in continuo cambiamento. Le organizzazioni devono continuare a riprogettarsi in modo da ottenere maggiore flessibilità. Devono utilizzare le tecnologie più flessibili e porre enfasi sul coordinamento tra diverse attività che porta a una maggiore flessibilità dell'organizzazione. Si va sempre più infatti verso strutture che siano orizzontali in cui sia fondamentale il coordinamento.

Digitalizzazione

Ormai il lavoro è in gran parte svolto mediante le nuove tecnologie. Ci sono una moltitudine di attori che si relazionano in una rete virtuale, travalicando i confini fisici. Si instaurano relazioni con fornitori, clienti e lavoratori. Si parla ad esempio di digital transformation, in tutte le aree del business. Cambia quindi il modo di operare, relazionarsi e di coordinare le attività. Es. team virtuale, stampanti 3D, fabbrica digitale.

Diversità

Le organizzazioni hanno sempre più a che fare con persone di diversa cultura, età, genere, che rappresentano una pluralità di caratteristiche e comportamenti. Le organizzazioni devono far fronte alla diversità all'interno ma anche all'esterno. La diversità riguarda anche abilità fisiche e cognitive.

I problemi fondamentali dell'organizzazione del lavoro

Con la Rivoluzione Industriale vengono introdotti i concetti di divisione del lavoro e specializzazione dei compiti. Ulteriore impulso arrivò con l'Organizzazione Scientifica del Lavoro, che diede luogo alla produzione di massa. L'Organizzazione quindi nasce per effetto dalla divisione del lavoro che crea attività specializzati, più efficienti ed efficaci rispetto alle forme artigianali, con una bassa specializzazione dei compiti.

Specializzazione dei compiti

La divisione del lavoro conduce ad attività specializzate, più produttive. Questa maggiore produttività deriva da:

• Economie di specializzazione: possibilità di usare macchine e unità produttive dedicate, che forniscono rendimenti superiori.
• Economie di apprendimento: la specializzazione fa sì che le persone imparino ad apprendere meglio lo svolgimento dell'attività, la curva di apprendimento che si genera dalla ripetitività dell'azione fa sì che all'inizio la persona abbia più difficoltà nell'apprendimento, mentre successivamente cresce l'abilità.
• Economie di scala produttive: utilizzo di impianti specializzati di grandi dimensioni e di bassi costi unitari medi. La scala dipende da fattori tecnici e dalle dimensioni del mercato di sbocco.

La specializzazione dei compiti fa sì che si generino interdipendenze più o meno forti tra le attività e le persone. Interdipendenza: grado e tipologie di relazione tra attività, processi e persone. Es. in una fabbrica si fa assemblaggio e imballaggio. L'output del primo diventa l'input del secondo, perciò c'è una forte interdipendenza tra persone e attività.

Coordinamento

La necessità di gestire le interdipendenze porta le organizzazioni a sviluppare adeguati meccanismi di coordinamento: all'aumentare della specializzazione aumenta il fabbisogno di coordinamento. Il coordinamento è l'essenza dell'organizzazione e vi sono diverse scelte organizzative che possono essere prese in considerazione.

Mercato: è la prima forma di coordinamento. La mano invisibile del mercato attraverso il meccanismo dei prezzi coordina le attività di tanti singoli produttori specializzati. Il mercato è la più efficiente struttura di coordinamento, perché si occupa di una sola informazione: il prezzo.

Gerarchia: all'estremo opposto rispetto al mercato. In questo caso la mano visibile del management, rappresentato dall'imprenditore e i suoi delegati, coordina e riporta le attività specializzate raccolte nell'organizzazione interna. Le modalità di realizzazione del coordinamento possono assumere forme diverse, non tutte per forza gerarchiche. Oltre la gerarchia ci sono altri meccanismi, come ad esempio i sistemi informativi, project management, team o comitati.

Quindi ogni attività umana organizzata fa nascere due esigenze fondamentali ed opposte: la divisione del lavoro e il coordinamento dei compiti. Le attività specializzate devono essere ricondotte attraverso il coordinamento all'unità (distrutta dalla divisione del lavoro). Quanto più estesa è la specializzazione, maggiore è il livello di interdipendenza, tanto più è importante e complesso il coordinamento.

Elementi di analisi organizzativa: dimensioni strutturali

Dimensioni strutturali

Le dimensioni strutturali sono variabili che consentono di descrivere ciascuna organizzazione e fornire le caratteristiche, sulla base degli elementi strutturali (quelli che caratterizzano la struttura interna).

Le dimensioni strutturali della progettazione

Formalizzazione

Formalizzazione: quantità di documentazione scritta all'interno dell'organizzazione. La documentazione comprende una serie di documenti come procedure, regolamenti, manuali,... che descrivono come l'organizzazione deve operare nel quotidiano. Questi documenti descrivono comportamenti, attività e processi.

• Alto livello di formalizzazione: molti documenti che descrivono tutte le attività dettagliatamente (es. università statale).
• Basso livello di formalizzazione: le forme scritte sono ridotte e prevale la forma orale (es. artigiano).

Specializzazione

Specializzazione: grado con cui i compiti organizzativi vengono suddivisi tra posizioni lavorative separate.

• Alta specializzazione: ogni dipendente svolge solo una ristretta gamma di compiti (es. ospedale).
• Bassa specializzazione: i dipendenti svolgono un'ampia gamma di compiti (es. agenzia di eventi).

Gerarchia

Gerarchia: descrive chi riporta a chi e l'ambito di controllo (span of control) di ciascun manager. La gerarchia è descritta nell'organigramma dalle 'linee verticali'. La gerarchia è collegata all'ambito di controllo, ovvero il numero di lavoratori che riportano a un diretto superiore.

• Gerarchia lunga: limitati ambiti di controllo.
• Gerarchia corta: ambiti di controllo ampi.

Es. Span of Control dell'Amministratore Delegato= 3. Span of Control del Vice Presidente della Finanza= 2.

Centralizzazione

Centralizzazione: livello gerarchico che ha l'autorità di prendere decisioni.

• Alta centralizzazione: attività decisionale ristretta ai livelli superiori (quando le decisioni sono ad es. concentrate nell'alta direzione).
• Bassa centralizzazione: il processo decisionale coinvolge anche le persone che svolgono ruoli più operativi.

Professionalità

Professionalità: livello di competenze e conoscenze posseduto dai membri dell'organizzazione.

Complessità

Complessità: numero di diverse unità o attività all'interno dell'organizzazione. Può essere misurata lungo tre dimensioni:

• Verticale
• Orizzontale
• Spaziale