Laboratorio di organizzazione aziendale

Laboratorio di organizzazione aziendale (Professore Guido Fioretti)

Capitolo 1: Struttura e processi organizzativi

Organigramma: struttura che definisce e mostra le relazioni fra individui all’interno dell’impresa.

Processo organizzativo: Un processo organizzativo consiste in un insieme organizzato di attività indipendenti, finalizzato al raggiungimento di un obiettivo specifico condiviso. Il processo organizzativo ci dà informazioni su quelle che sono le relazioni fra soggetti e come tali rapporti generino comportamenti collettivi.

Struttura: Mera organizzazione di cose e persone in maniera del tutto “oggettiva”, una sorta di formula aggregata che ci aiuta a comprendere di cosa è composto un sistema.

Differenza fra 'Struttura' e 'processo organizzativo'

Il processo organizzativo è un processo dinamico, un fluire di eventi che si svolgono nel tempo, proprio come un film. Ma un film è fatto di tante immagini che vengono fatte scorrere velocemente, e ognuna di queste immagini è una fotografia che rappresenta qualcosa così com'era in un preciso istante di tempo. Quando parliamo di 'struttura', noi stiamo facendo una “fotografia” di un'organizzazione, ne trascuriamo la dinamica e ci concentriamo sugli aspetti invarianti nel tempo delle relazioni all'interno di essa.

Tendenzialmente le imprese non mutano con molta rapidità; per questo motivo l’analisi della struttura può risultare più che sufficiente per farsi un'idea della stessa organizzazione. In altri casi, le organizzazioni mutano con tale rapidità che parlare di “struttura” semplicemente non ha senso, perché le strutture cambiano con tale rapidità che non è sufficiente considerarne una sola, occorre prendere in considerazione una sequenza di strutture nel tempo.

Come si studiano le 'Strutture' e i 'Processi organizzativi'

In generale, studiare le strutture è relativamente semplice. Si disegnano organigrammi, schemi statici che raccontano relazioni che non cambieranno mai. Raccontare un processo organizzativo può essere molto più complesso, e può richiedere la conoscenza di alcuni concetti di base della teoria dei sistemi.

Introduzione alla teoria dei sistemi

Definizione di sistema osservatore: Per sistema si intende un oggetto delimitato in maniera tale da includere al suo interno degli oggetti che hanno molte relazioni tra loro e lasciare all’esterno degli oggetti che hanno poche relazioni con gli oggetti che si trovano all’interno del sistema. L’insieme degli oggetti posti all’esterno del sistema viene chiamato ambiente del sistema.

Quando i componenti cessano di interagire (ad esempio per mancanza di energia in un sistema elettronico), i sistemi degenerano in insiemi. La stabilità della proprietà è dovuta all'interazione continua. Un intervento sistemico quindi non è sugli elementi, ma, ad esempio, sulle interazioni, sulle relazioni, sull'energia fornita, sulle perturbazioni e fluttuazioni, sulla somministrazione degli input. Gli interventi sistemici, e cioè sulle proprietà del sistema, dipendono dal tipo di sistema.

Definizione di sistema nella storia

• Un complesso di elementi in interazione
• Una porzione del mondo che conserva una qualche sorta di organizzazione a influenze che la disturbano
• Un tutto che funziona come tutto sulla base degli elementi che lo costituiscono
• Quelle cose che desideri vedere collegate insieme
• Una totalità organizzata composta di elementi solidali che possono essere definiti soltanto gli uni in rapporto agli altri in funzione della loro collocazione in questa totalità

L’organizzazione è un sistema di relazioni fra componenti o individui che produce un’unità complessa dotata di qualità ignote a livello delle singole componenti.

Il concetto di sistema risulta utile nelle attività di pianificazione in quanto esso permette di riprodurre le interazioni tra sistemi diversi o tra sotto-sistemi facenti parte di un sistema più grande. Nel seguito ci occuperemo del più semplice meccanismo di interazione, quello di un sistema con sé stesso mediante un circuito di controreazione (feedback). In particolare, ci occuperemo di:

• Controreazione positiva (positive feedback)
• Controreazione negativa (negative feedback)

Controreazione positiva

Il meccanismo di controreazione positiva è illustrato nella figura (1). Essenzialmente, l’uscita del sistema viene sommata agli stimoli provenienti dall’ambiente esterno e il risultato di questa somma va in ingresso al sistema. Lo schema di un circuito a controreazione positiva. Notare i segni “+” sia in corrispondenza delle variabili di ingresso che in corrispondenza delle variabili di uscita nel momento in cui vengono riportate sull’ingresso.

Supponiamo che l’uscita del sistema tenda a crescere al crescere dell’ingresso. Allora, la caratteristica dei circuiti a controreazione positiva è che la tendenza del sistema a crescere viene accentuata. Se la quantità che cresce viene considerata “buona”, il circuito a controreazione positiva viene anche detto circolo virtuoso. Se, al contrario, la quantità che cresce viene considerata “cattiva”, il circuito a controreazione positiva viene anche detto circolo vizioso.

Per chiarire meglio questi concetti, si considerino i seguenti esempi:

• Un’economia in espansione produce un aumento del reddito, il quale fa crescere i consumi, i quali stimolano gli investimenti, i quali fanno crescere l’economia e aumentare il reddito. In questo esempio, l’economia è il sistema – detto appunto “sistema economico” – gli investimenti sono l’ingresso, il reddito è l’uscita, la controreazione positiva ha luogo mediante i consumi. Poiché l’aumento del reddito concorre a far aumentare il reddito ulteriormente, in un caso simile si parla anche di “circolo virtuoso”.
• Un ragazzo entra in un giro d’amici nel quale si fa uso occasionale di droghe. L’uso occasionale genera dipendenza e incrementa ulteriormente il consumo di droghe, il quale a sua volta genera una dipendenza ancora maggiore, e così di seguito. Si tratta di una controreazione positiva in cui il sistema è il corpo del ragazzo, l’ingresso è la droga che egli assume, l’uscita è il senso di dipendenza da essa, e la controreazione positiva è data dal fatto che maggiore è la quantità di droga che viene assunta, più ancora droga viene cercata. In questo caso però nessuno parla di “circolo virtuoso”, ma eventualmente di “circolo vizioso”.

Da questi esempi dovrebbe risultare chiaro che la controreazione positiva è sempre associata alla crescita esponenziale di qualcosa. Vedremo che, al contrario, la controreazione negativa è associata alla stabilità.

Controreazione negativa

Il meccanismo di controreazione negativa è illustrato nella figura (3). Essenzialmente, l’uscita del sistema viene sottratta agli stimoli provenienti dall’ambiente esterno e il risultato di questa sottrazione va in ingresso al sistema. Figura 3. Lo schema di un circuito a controreazione negativa. Notare il segno “–” in corrispondenza delle variabili di uscita nel momento in cui vengono riportate sull’ingresso.

Supponiamo che l’uscita del sistema tenda a crescere al crescere dell’ingresso. Allora, la caratteristica dei circuiti a controreazione negativa è che la tendenza del sistema a crescere viene limitata. La presenza di un circuito a controreazione negativa rende quindi stabile un sistema. Infatti, se l’uscita comincia a crescere un po’ troppo, l’ingresso derivante dalla sottrazione diminuisce, e l’uscita diminuisce a sua volta.

Se la quantità che tende a rimanere stabile viene considerata “buona”, e invece si vorrebbe che questa quantità crescesse, il circuito a controreazione negativa viene anche detto circolo virtuoso. L’espressione in corrispondenza di circuiti a controreazione negativa è molto rara.

Per chiarire meglio questi concetti, si considerino i seguenti esempi:

• Un’impresa situata in un’area a forte criminalità espande il proprio giro d’affari. La malavita ne approfitta per estorcere più denaro all’impresa. Di conseguenza l’impresa non riesce a far crescere il proprio giro d’affari come avrebbe potuto, e l’aumento iniziale è seguito da una contrazione; a seguito della contrazione del giro d’affari, anche la quantità di denaro estorto diminuisce. In questo esempio l’impresa è il sistema, il fatturato è l’uscita, la malavita crea un circuito di controreazione negativa. In questo caso, si parla di “circolo vizioso”.
• Un’ipotetica economia sostenibile dovrebbe essere tale per cui, dopo aver generato un reddito sufficiente a soddisfare i bisogni primari della maggior parte della popolazione, entrano in gioco dei meccanismi che limitano o per alcuni settori addirittura invertono la crescita della produzione – la cosiddetta decrescita – facendo sì che l’impatto ambientale rimanga all’interno di limiti compatibili con la capacità dell’ambiente naturale di metabolizzare gli agenti inquinanti. Se una tale economia esistesse essa sarebbe un sistema che assorbe risorse dall’ambiente come ingresso, produce agenti inquinanti come uscita, ma i suoi ingressi e le sue uscite sarebbero legate da controreazioni negative che produrrebbero un “circolo virtuoso”.

Teoria della stabilità

Equilibrio: il sistema è in una certa situazione e ci rimane in mancanza di sollecitazioni esterne.

Stabilità: Di quanto varia, se varia, l’equilibrio del sistema dopo aver avuto una sollecitazione. Il concetto di stabilità racchiude in sé qualcosa di più dell'idea di invarianza nel tempo, e anche qualcosa in più del concetto di equilibrio. Un equilibrio è una configurazione del sistema tale che, in mancanza di sollecitazioni esterne, il sistema non si allontana da esso. Diciamo invece che un sistema è in un punto di equilibrio stabile quando esso, dopo aver subito una sollecitazione, tende spontaneamente a ritornare verso la configurazione iniziale.

Infine, può accadere che un sistema presenti un certo grado di stabilità nel senso che esso percorre dei cicli che si trovano all'interno di una regione ben definita dello spazio, ma questi cicli sono estremamente diversi l'uno dall'altro e, almeno apparentemente, casuali. Si parla in questo caso di un attrattore strano. Una caratteristica importante degli attrattori strani è che il sistema entra in traiettorie molto diverse a causa di piccolissime perturbazioni del suo stato iniziale. Questo è il cosiddetto effetto farfalla, ovvero l'idea che una farfalla batte le ali in – ad es. – Brasile possa provocare un uragano in – ad es. – Cina. In questo senso, l'attrattore strano può generare dinamiche imprevedibili.

D'altro canto l'attrattore strano rimane pur sempre un attrattore, ovvero tale per cui le sue dinamiche – per quanto singolarmente imprevedibili – rimangono per lo più confinate all'interno di una certa regione dello spazio di stato. In questo senso, l'attrattore strano ci dice che anche delle dinamiche apparentemente caotiche possono avere delle caratteristiche stabili.

Capitolo 2: Modalità di coordinamento

Gli elementi di base della progettazione organizzativa

Ogni attività umana organizzata fa nascere due esigenze fondamentali:

• La divisione del lavoro in vari compiti da eseguire
• Il coordinamento di questi compiti

L’organizzazione può essere definita come il complesso delle modalità secondo le quali viene effettuata la divisione del lavoro in compiti distinti e quindi viene realizzato il coordinamento tra tali compiti.

Come dovrebbe essere progettata tale organizzazione?

Secondo Mintzberg, le variabili o gli elementi dell’organizzazione debbono essere scelti in modo da raggiungere un’armonia o una coerenza interna e nel contempo anche una coerenza di fondo con la situazione dell’azienda.

I tre meccanismi di coordinamento del lavoro

• Adattamento reciproco: Consegue il coordinamento attraverso il semplice processo della comunicazione informale. Il controllo del lavoro resta nelle mani di chi lo esegue. La conoscenza di quello che va fatto si sviluppa man mano che il lavoro procede. Tale meccanismo è adatto alle organizzazioni più semplici e a quelle più complesse. (Adattamento reciproco è anche detto anche «mutuo aggiustamento». Il mutuo adattamento è un coordinamento di tipo orizzontale. Collaborazione ed interazione tra gli attori organizzativi nella ricerca della soluzione ai problemi. Ogni individuo è dotato di una certa autonomia ed individua la soluzione migliore.)
• Supervisione diretta: Il coordinamento avviene tramite una persona che assume la responsabilità del lavoro di altri dando loro ordini e controllando le loro azioni. (Il coordinamento per supervisione diretta presuppone l’esistenza di una gerarchia.)
• Standardizzazione: Il coordinamento viene raggiunto ex ante (da prima) a tavolino.