Sezione 2: gestione del tempo

La gestione del tempo

Il successo di un progetto è misurato dalla capacità dell’organizzazione di consegnare quanto richiesto dal cliente con la qualità promessa nei tempi richiesti e rispettando i vincoli di budget. Dunque, la gestione del tempo è una delle dimensioni caratteristiche che permette di misurare il successo di un progetto. Intervenire sul tempo ha un effetto sui costi e sulla qualità. Lo stesso vale per le altre dimensioni. La durata del progetto è la principale prestazione di tempo.

Diagramma di Gantt

Gantt è una delle prime figure che ha sviluppato appunto il diagramma di Gantt per la rappresentazione delle attività di un progetto e dell’evoluzione nel tempo. In generale, il piano di progetto è il principale strumento che funge da base non solo per la gestione del tempo ma in generale la pianificazione a 360° di tutti gli aspetti inerenti il progetto.

La costruzione del piano di progetto parte dalla definizione delle attività. Vengono identificate tutte le attività che servono per realizzare l’output finale. Poi si passa nell’individuare le relazioni di precedenza fra le attività, considerando i vincoli temporali. Dopo di ciò si stima la durata delle attività; a volte si dispone di dati storici oppure per attività standardizzate si conoscono a priori. A questo punto si passa alla pianificazione temporale delle attività di progetto. Qui si innesca un ciclo di feedback, perché il primo sviluppo del piano temporale di progetto non tiene conto della disponibilità delle risorse.

Il diagramma di Gantt è stato elaborato nei primi anni del 900’. Si tratta di un diagramma a barre, dove ogni barra rappresenta la lunghezza delle attività; una lunghezza proporzionata alla durata delle attività. Tipicamente in un diagramma di Gantt si riporta: le attività, la data di inizio e fine, inizio effettivo, durata effettiva e % di completamento. La limitatezza del diagramma di Gantt è che non ci dice quale attività vengono prima di altre.

Il “time now” relativo al periodo 23 ci dice che l’attività B è in ritardo di 2 giorni rispetto a quanto pianificato (l’annerimento della barra ci dice la % di completamento). L’attività D è in anticipo, ad esempio. Possono esserci anche dei ritardi nel completamento dell’attività. L’attività A ha avuto una durata effettiva di 22 gg, anziché 20.

Limiti del diagramma di Gantt

• Non indica le precedenze tra le attività
• È difficile da aggiornare nel caso ci sono tanti cambiamenti da fare
• Non prende in considerazione tempi e costi contemporaneamente

Una soluzione a questi limiti è l’utilizzo di diagrammi reticolari che mostrano le attività e le precedenze tra le stesse tramite l’utilizzo di nodi e frecce. Ad esempio, l’attività B non può iniziare affinché non venga conclusa l’attività A. È possibile utilizzare i diagrammi reticolari sia ad un livello di massima che ad un livello di dettaglio, mostrando all’interno di ogni singolo work package le attività e le relazioni tra le singole attività. Dunque, le tecniche reticolari sono utilizzate nel PM per l’elaborazione del piano temporale di progetto.

Obiettivi delle tecniche reticolari

• Effettuare uno scheduling delle attività andando ad evidenziare la data di fine, di inizio e la durata
• Valutare per ogni attività il ritardo ammissibile (detto anche slack). Ci sono delle attività che non possono essere spostate nel tempo, mentre altre possono essere spostate avanti e indietro nel tempo senza avere un impatto nella durata nel progetto. Maggiore è il numero di quest’ultime attività e tanto maggiore è la flessibilità da un punto di vista organizzativo e gestionale in merito al progetto

Ciò che serve per utilizzare la tecnica reticolare è:

• L’elenco dell’attività dalla WBS
• La durata della attività
• I vincoli di precedenza tra le attività

Tipologie di tecniche reticolari

Critical path method (percorso critico)

Questa tipologia di tecnica reticolare nasce per rispondere a delle domande fondamentali:

• Qual è il tempo minimo per completare il progetto?
• Quali sono i tempi di inizio e fine per ognuna delle attività?
• Quali attività possono essere ritardate senza ritardare il progetto?
• Quali attività devo accorciare per ridurre la durata del progetto?