Demande d'annulation de commande et réponses

Demande de modification de commande

Dans les relations commerciales, il arrive que le client soit obligé de demander à son fournisseur d’accepter une modification (et parfois l’annulation) de sa commande. Le fournisseur répond en acceptant ou en refusant. S’il accepte, il fera remarquer au client que cette décision est tout à fait exceptionnelle. Il arrive aussi que le fournisseur propose une solution alternative

Vos Réf. AF

Nos Réf. CG

Objet: modification de commande Vittel, le 15 mars 2016

Monsieur,

Par notre lettre du 10 mars, nous vous avons commandé les articles suivants:

- 4 canapés d'angle convertibles, réf. 234F

- 4 banquettes clic-clac, réf. 236Q

- 8 chauffeuses dépliables noires

Un fort ralentissement des ventes nous oblige cependant à vous demander une réduction de moitié de cet ordre car notre capacité de stockage se trouve réduite.

Nous souhaitons vivement que vous nous donniez votre accord sur cette modification, vu les rapports qui nous lient depuis longtemps.

Veuillez agréer, Monsieur, l'expression de nos sentiments distingués

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Réponse négative à la demande

Vos Réf. CG

Nos Réf. AF

Objet: votre demande de modification de commande Rome, le 20 mars 2016

Monsieur,

nous avons bien reçu votre lettre du 15 courant par laquelle vous nous demandez de réduire de moitié votre commande du 10 mars dernier.

Malheureusement, malgré notre vif désir de vous satisfaire, nous ne pouvons pas donner une suite favorable à votre demande.

En effet, nous avons mis en production ces articles d'une excellente qualité spécialement pour vous et nous ne pourrons facilement les vendre très rapidement à un autre client puisque leur prix est très élevé.

Par conséquent, nous gardons ces articles à votre disposition et restons dans l'attente de vos instructions à ce sujet .

Nous espérons que vous comprendrez notre situation et que, malgré ce refus vous continuerez à nous réserver la faveur de vos ordres.

Veuillez agréer, Monsieur, l'expressions de nos sentiments dévoués

Ecco il piano da per redigere una lettera di risposta negativa ad una richiesta di modifica dell’ordine.

1. Si richiama la lettera di richiesta di modifica dell'ordine e se ne sintetizza il contenuto

2. Si informa il cliente del rifiuto, esprimendo anche il dispiacere (malheureusement, malgré.....)

3. Si spiegano i motivi che ci costringono a non accettare la richiesta del cliente

4. Si spera che il cliente capisca la nostra situazione

5. Si mantiene il contatto

6. Si saluta

D’autres exemples

Exemple de réponse positive

1) Objet: réponse à votre demande de modification de commande (réponse positive)

Messieurs,

Suite à votre lettre du 27 janvier nous demandant d'annuler une partie de votre commande du 2 décembre, nous avons le plaisir de vous informer que nous pouvons accepter votre requête en raison de la régularité de nos relations d'affaires.

Nous vous souhaitons une reprise de vos pleines activités et restons toujours dévoués à vos ordres.

Veuillez agréer, Messieurs, nos salutations distinguées

2) Objet: réponse à votre demande de modification de commande (réponse positive)

Messieurs,

Votre lettre du 27 septembre nous demandant de modifier votre commande n° 127 a retenu toute notre attention et nous nous empressons de répondre favorablement à votre demande.

Nous vous expédierons, dans le délais convenus et aux conditions fixées:

- 350 perceuses électriques modèle FC 2541.07

- 150 perceuses électriques modèle FF 3221.02

En restant à votre entière disposition pour vos futures commandes, vous prions de croire, Messieurs, en nos sentiments dévoués

3) Objet: réponse à votre demande de modification de commande (solution alternative)

Messieurs,

Votre lettre du 2 juin, par laquelle vous sollicitez l'annulation totale de votre commande du 7 mai, a retenu toute notre attention.

Malgré notre vif désir de vous être agréable, il ne nous est pas possible de satisfaire entièrement votre demande car elle nous parvient trop tard.

En effet, nous venons de vous expédier, par les Messageries du Doubs, un lot de 500 projecteurs halogènes sur mât télescopique, réf. 483.2742 et un lot de 200 projecteurs halogènes portatifs, réf. 483.2754 et nous vous prions de bien vouloir en accepter la livraison conformément à nos accords.

Cependant nous comprenons parfaitement vos raisons et vous proposons d'annuler le reste de la commande, c'est-à-dire:

- 1000 projecteurs halogènes, réf. 483.2742

- 400 projecteurs halogènes réf. 483-2754,

dont la livraison était prévue pour le 18 juillet.

Nous espérons que cette solution vous conviendra et que vous voudrez bien nous confier vos futures commandes.

En vous souhaitant une reprise rapide de vos travaux, vous prions d'agréer, Messieurs, l'expression de nos sentiments dévoués.

4) Objet: réponse à votre demande de modification de commande (réponse négative)

Cher Monsieur,

Nous avons bien reçu votre lettre du 7 courant par laquelle vous nous demandiez d'annuler votre commande n° 57 du 3 septembre dernier.

Malgré notre vif désir de vous donner satisfaction, nous ne pouvons pas donner une suite favorable à votre demande.

En effet, ces articles haut de gamme ont été mis en production spécialement pour vous, et il nous serait très difficile d'en prévoir un écoulement rapide car leur prix est assez élevé.

Nous gardons ces articles à votre disposition et attendons vos instructions pour la suite à donner à cette affaire.

Nous espérons que vous comprendrez notre situation et que, malgré notre refus, vous continuerez à nous réserverez la faveur de vos ordres.

Veuillez agréer, Monsieur, l'expression de nos sentiments dévoués.