Appunti di Organizzazione dei sistemi informativi aziendali

Il sistema informativo

Un sistema informativo è definito come l’insieme di elementi, tra loro interdipendenti, che genera flussi informativi a supporto di decisori interni, nei vari punti e ai vari livelli organizzativi, ed esterni ai confini aziendali.

• Insieme di persone: possiamo distinguerle in due gruppi, generatori: governano il flusso informativo; i fruitori: utenti, usufruiscono del flusso informativo per prendere decisioni.
• Macchine.
• Applicazioni software: che deve essere funzionale, ex software applicativi come PPT che si appoggiano ad altri tipi di software che sono i sistemi operativi. Software applicativi, organizzativi e gestionali. Pacchetto di software che hanno lo scopo di supportare uno o più funzioni aziendali.
• Procedure.

Questi elementi permettono di raggiungere 3 obiettivi del SI: raccogliere, elaborare e archiviare i dati.

L’obiettivo finale è quello di produrre informazioni e fornirle al momento e alla persona giusta la quale ha bisogno di prendere decisioni e compiere azioni.

Questo insieme di elementi permette all’azienda di disporre delle informazioni giuste al momento giusto. Informazioni corrette e con la corretta tempestività.

Questi elementi sono collegati, uno è l’emittente e l’altro il ricevente; quest’ultimo deve poter prendere la decisione corretta.

Il ricevente può essere interno o esterno all’azienda. Ad esempio il sito web di FIAT si riferisce sia a elementi esterni come clienti e concorrenti, sia a elementi interni come dipendenti e soci.

Ex Natuzzi

Nota come “Divani e Divani”. Nato nel 1959. Fatturato nell’anno scorso di 446 milioni di euro.

Prima del successo nel 2006-2007 abbiamo circa 140 fornitori, sei in tutto il mondo e la logistica veniva svolta a mano con ritardi e disagi.

Nel 2007 c’è una fase di automatizzazione della gestione logistica e di rapporto con i fornitori. Tutto ciò che avveniva via fax e telefono viene automatizzato grazie a un software. All’epoca era il top della gamma e ha permesso all’azienda di ottenere il successo che gode ancora oggi.

Prima del software in Natuzzi esisteva un sistema informativo per la logistica nella divisione dei complementi di arredo?

• Si aveva un sistema informativo, quello che mancava era un sistema informatico.

Sistema informativo → sistema che garantisce il flusso di informazioni.

• Sistema informatico → comprende quella parte di tecnologia IT che può automatizzare tramite i software una o più attività all’intero dell’azienda. ICT = sistema informatico.

Se sistema informativo che utilizza la componente il sistema informatico informativo → sistema informatizzato o sistema informativo automatizzato. ICT =/ sistema informativo.

Il sistema informativo informatizzato o portafoglio IT

Quando parleremo di Sistema Informativo in realtà ci riferiremo sempre al Sistema Informativo Automatizzato.

Insieme degli asset (risorse) e delle capabilities (competenze) IT posseduti dall’azienda. Ha lo scopo di raccogliere, elaborare e archiviare dati al fine di produrre e distribuire le informazioni necessarie, al momento giusto e al posto giusto, ai soggetti che ne hanno bisogno per assumere decisioni e compiere azioni.

Raccogliere dati, incrociarli al fine di ottenere informazioni.

Il dato è grezzo ed è qualcosa di oggettivo. Se lo elaboro ottengo un’informazione. Informazione è qualcosa di soggettivo che deriva da una rielaborazione. Se aggiungo la mia parte diventa conoscenza.

Dato → informazione → conoscenza.

Componenti che formano il portafoglio IT

Sono 10 componenti che si suddividono in varie sezioni.

• 1. Strategia IT: indirizza e guida quelli che sono gli investimenti IT, quindi in risorse tecnologiche, e il modo in cui queste risorse vengono utilizzate. Si parla di strategia IT perché può essere una leva strategica importante per l’azienda, molte aziende basano il loro successo sulla tecnologia.

La pianificazione strategica fa in modo che il sistema informativo sia coerente con le esigenze del business. Es: Azienda che vende solo online, solo offline o entrambi, comporta delle conseguenze negli investimenti di IT.

Dimensione (allocazione) delle risorse → devono essere coerenti con la strategia che ho perseguito. Es se voglio che le persone si concentrino nella vendita online devo investire maggiormente in azioni di web marketing oppure in un’app. Sul server aziendale e sul sito investo molti soldi. Voglio che le persone siano attratte dal mio canale online.

Pianificazione dei singoli IT che mi interessano: progetto sistema di pagamenti, del sito.

Pianificazione e controllo dei progetti: l’azienda vive di processi e progetti, e la tecnologia è lo strumento che mi permette di gestirli in modo efficiente.

• 2. Componenti IT: componente hard del mio sistema informativo. Hardware componenti fisicamente tangibili che possono essere:

• Mainframe (centralizzato).
• Dipartimentale (distribuito): ogni dipartimento ha un proprio sistema informativo ad hoc.
• Individuale: i dipendenti possono avere a disposizione una tecnologia specifica.
• Sistema di networking.
• Sistemi operativi (es. iOS, Linux, Windows): permette il funzionamento del software sottostante alla macchina stessa.

• 3. Reti di telecomunicazione: mettere in connessione. Vengono analizzati sulla base delle architetture di rete, componenti hardware e modalità di connessione, e protocolli di comunicazione.
• 4. Portafoglio applicativo: parti software. Sono tutte le applicazioni che troviamo all’interno dell’azienda. Ci sono tantissime tipologie:

• Applicazioni a supporto dei processi di business, software per gestione della finanza, del marketing…. Vi sono anche software ERP, legano l’azienda per processi di business, es. gestiscono il processo di ordine delle materie prime.
• Software di base, es. DBMS, es. portafoglio per la gestione dei dati.
• Applicazioni di office automation, ad esempio per la produttività individuale come PowerPoint.

• 5. Processi di gestione IT: sono tutti quegli elementi che consentono il trasferimento e la traduzione degli strumenti IT in servizi IT. Nessuna funzione informativa offre sistema IT ma solo servizi IT al fine di adeguarsi all’azienda.

Strumenti IT: accesso alla Intranet.

Servizi IT: non sono sufficienti gli accessi ma abbiamo bisogno anche della capacità di accedere al sistema → servizi IT dare formazione, un output delle informazioni IT. Non offro più solo la tecnologia ma anche un servizio che mi consente di ottenere il mio obiettivo. Ciò è utile al fine del processo di decisione.

I processi di gestione IT si distinguono in 2 macro gruppi:

• Servizi di back-office: servono per la gestione e il supporto dell’infrastruttura IT.
• Servizi di front-office: sono quei servizi di supporto tecnologico che vengono dati all’utente all’interno dell’azienda.

• 6. Facilities: ovvero la struttura. Sono rappresentate dall’infrastruttura che detiene le componenti IT & layout: modalità di accesso alle info IT.
• 7. Competenze IT: le competenze IT delle persone. Sono dislocate a tutti i dipendenti dell’azienda e possono essere più o meno elevate e approfondite.
• 8. Cultura IT: distinta in cultura aziendale in senso lato: valori, norme e simboli che descrivono l’entità organizzazione. Es: cultura dell’Unicatt → cultura orientata verso l’IT. Devono essere coerenti tra di loro. Es: se siamo in Amazon o in Google la cultura IT mi aspetto sia più sviluppata.
• 9. Persone e l’organizzazione IT: componente più importante. Si distingue in fruitori: utenti e generatori.
• 10. Risultati.

I componenti o quasi tutti sono legati in maniera bidirezionale. Quindi tutto è influenzato, tutti direttamente o indirettamente. Tutto influisce direttamente e indirettamente sulla strategia IT.

La coerenza

• Coerenza esterna: erogazione di prestazioni corrispondenti alle aspettative dell’azienda, ovvero produrre le informazioni desiderate dagli utenti secondo le modalità richieste.
• Coerenza interna: le 10 componenti del sistema informativo informatizzato devono essere in sintonia, sinergia, tra di loro.

I principali soggetti che si occupano del sistema informativo

• Utenti → spesso l’utente non ha interesse a conoscere la tecnologia ma vuole sfruttarla per ottenerne obiettivi. Non gli interessa perché ha altro da fare.
• Personale IT → personale qualificato.

La funzione dei sistemi informativi

Chi si occupa dei SI:

Doppio ruolo: ruolo esecutivo, agisce alle sollecitazioni da parte degli utenti che sono in tutte le funzioni aziendali e creano domanda, si aspettano che il SI risponda a questa domanda e ne faccia una governance.

Dall’altro lato, la funzione dei SI deve essere proattiva, deve poter proporre iniziative, nuovi sviluppi legati ad un adeguato processo di innovazione. Gli utenti aiutano a definire le caratteristiche che deve avere il SI dato che saranno gli utenti stessi ad usarlo per poter prendere decisioni.

SI ruolo strumentale: gli utenti devono dire di cosa hanno realmente bisogno.

Gli utenti a volte sono più evoluti delle persone dei sistemi informativi, alcune persone hanno molta familiarità con sistemi informativi e spesso vengono chiamati clienti.

Portafoglio IT dai diversi punti di vista degli attori coinvolti

• 1. Obiettivo creare la catena. Secondo il committente fa un’altalena dei 3 gradini → più guadagni.
• 2. Utente: non ha bene in mente cosa vuole, altalena con 3 corde.
• 3. Analista: percepisce l’altalena come adeguatamente attaccata se legata al tronco. Essere più sicuri. Ma altalena non dondola.
• 4. Programmatori: non hanno capito. Hanno in mente ma non si pongono il problema di come la si deve usare.
• 5. Installata presso utente: sego l’albero.
• 6. Quello che voleva utente: pneumatico attaccato alla corda.

Rappresenta spesso la realtà. L’utente non sa cosa vuole e sicuramente non sa raccontare. Il sistema informativo ha il compito di raccogliere davvero cosa serve all’utente pur non essendo utenti.

Il ruolo della FSI

• Il ruolo della FSI consiste nell’assicurare l’adeguatezza del SIA alle finalità strategico-organizzative dell’impresa, sia in termini di mezzi e di strumenti utilizzati, sistema informatico, che in termini di flussi informativi e metodologie adottate.
• La FSI riveste un ruolo fondamentale nel processo di pianificazione e gestione del portafoglio IT e nella IT governance.
• Obiettivo: si pone come garante della coerenza interna e esterna del portafoglio IT. Per coerenza interna si intende la coerenza di tutte le componenti del portafoglio IT, quindi risorse IT, reti e infrastrutture, persone, cultura organizzativa, raggiungimento di risultati ecc. Coerenza esterna, invece, vuol dire coerenza con quelli che sono gli obiettivi che più in generale l’utente si pone.

Component IT devono essere coerenti e possibilmente sinergiche tra di loro e coerenti con gli obiettivi di business. Deve avere conoscenze di business: dove si crea valore aggiunto, attività che generano vantaggio competitivo sostenibile per l’azienda.

La funzione del sistema informativo nell’organigramma

La funzione del sistema informativo nell’organigramma può assumere posizioni differenti all’interno delle divisioni, infatti si può trovare in:

• 1. Organo di staff: metto la funzione SI come unità di staff → riportano direttamente alla direzione aziendale. Pensata come unità di consulenza e di supporto. Ha meno autorità gerarchica ed è fuori dalla linea di comando. Deve fornire opinione. Non ha potere decisionale su chi sta sotto. Le persone nella funzione di staff si occupano di supportare coordinare tutte le aree funzionali pur non avendo autorità gerarchica.
• 2. Unità funzionale: comanda chi c’è sotto. Ruolo operativo e direzionale. Unità di linea → ha autorità gerarchica e genera valore per l’azienda: un ritorno il livello gerarchico. I direttori delle funzioni ai SI preferiscono stare a questo livello, posizione 2.
• 3. Ufficio dipendente da una funzione aziendale → riporta al livello I. Ruolo prevalentemente operativo.

N.B.: lo span of control è il numero di persone a cui riporta un’unità organizzativa o una persona, es. nell’immagine sopra la direzione aziendale ha uno span of control di 6, mentre l’amministrazione di 2. Uno span of control non deve essere né troppo alto né troppo basso; l’ideale è 10.

• La posizione che la FSI assume all’interno dell’organigramma dell’impresa è connessa al ruolo riconosciuto alle ICT e al SIA.
• Talvolta la FSI ingloba anche ruoli tipici della funzione organizzazione.
• L’outsourcing dei servizi IT è fenomeno frequente. La FSI, in questo caso, si occupa di gestire le relazioni con terze parti che forniscono il servizio perché va garantito il corretto funzionamento dei flussi informativi, se c’è un problema l’utente in azienda non deve rivolgersi alle terze parti. Talvolta la funzione IT non c’è perché viene esternalizzato.

Es struttura decentralizzata: alcuni servizi particolari vengono tolti dalla funzione generale e vengono messi fuori al fine di dare più valori.

SI informativo interno vs SI in outsourcing

Criteri che definiscono i due differenti sistemi:

• Outsourcing → perdo il controllo e c’è molta standardizzazione. Infatti se per la mia organizzazione è strategico il SI non mi conviene darlo esternamente perché perdo il controllo ed è poco personalizzato ma più standardizzato. Inoltre, anche se meno dispendioso rispetto ad un SI interno, è da considerare anche il budget a disposizione perché oltre al costo di acquisto e funzionamento vi sono anche i costi di transazione, poiché dobbiamo scegliere il fornitore e mantenere il rapporto con lui. Infine vi sono costi di controllo, amministrazione, aggiornamento ed eventuali rischi.
• SI interno → pagare per produrre internamente è più costoso, ha senso farlo quando la componente IT è rilevante ad esempio se siamo un’azienda I-TECH.

Le scelte di macrostruttura della FSI

La funzione SIA manifesta una notevole varietà di assetti organizzativi in funzione di, in sostanza la FSI si può organizzare secondo diversi criteri:

• Obiettivi: obiettivi, espliciti o impliciti, riferiti al SIA: efficienza gestionale, efficacia decisionale, contenimento di costi del personale, aumento del “controllo”, ecc. Gli obiettivi portano posizionamento all’interno dell’organigramma, ma questi stessi obiettivi vanno considerati come criterio di organizzazione delle risorse all’interno della funzione stessa.
• Risorse (input): direttamente o indirettamente mobilitate: specialisti, di varia qualificazione, fornitori, consulenti, servizi esterni, utenti, personale di altre unità; in altra prospettiva: hardware, software, reti di comunicazione, ecc.
• Risultati (output): flussi informativi classificabili per livello gerarchico, per tipo di decisione, per funzione/organo utente, ecc.

La macrostruttura della FSI: opzioni di raggruppamento delle attività

Tale varietà si rispecchia nelle molteplicità di opzioni di raggruppamento delle attività nella funzione SIA.

La macrostruttura della FSI: opzioni di raggruppamento delle attività: alcuni criteri di specializzazione orizzontale. Esempio:

• Automazione d’ufficio, MIS, EIS/ESS, DSS, datawarehousing e BI, moduli ES/ERP, Web, ecc.
• Per area tecnologia o applicativa: server, PC, reti e telecomunicazione.
• Per fase del ciclo di sviluppo del SIA: sviluppo, manutenzione, gestione corrente, servizi agli utenti.
• Per livello: impiegati, quadri e dirigenti.
• Per classe di utenza e clienti interni, per area funzionale: amministrazione e controllo, acquisti, produzione, gestione risorse umane, marketing e vendite, logistica, ecc.

Spesso sono utilizzati più criteri contestualmente: soluzioni ibride.

Si può definire la funzione dei SI: 31.

• Per area tecnologica o applicativa ciò vuol dire che qualcuno si occupa di server, qualcuno di PC e qualcun altro di reti e telecomunicazione; si distinguono quindi le persone in base alle aree tecnologiche.
• Considerando il ciclo di vita e di sviluppo del sistema informativo: sviluppo, manutenzione, gestione corrente, servizi agli utenti. C’è una persona specifica per ogni fase.
• Per classe di utenza e clienti interni: alcuni si dedicano a gestire tutta la componente tecnologica hardware e software per gli impiegati, e lo stesso avviene anche per i quadri e i dirigenti. La stessa cosa può avvenire per area funzionale: persone che aiutano a tutti livelli coloro che si occupano di produzione, amministrazione e controllo, marketing, acquisti, ecc.

Non esiste un criterio migliore, dipende dal tipo di azienda e spesso abbiamo di fronte soluzioni ibride!

Si decide sulla base del tipo di azienda e degli obiettivi che ci si pone.

MIS: Management Information System.

Sviluppo: SI che continua a evolversi nel tempo.

Manutenzione: corregge/si assicura che non si creino malfunzionamenti.

Gestione corrente: supporta l’utente nella quotidianità.

Servizi utenti: tutto ciò che riguarda la parte utenti.

La microstruttura della FSI: figure professionali “tradizionali”

A livello micro le figure professionali che ci sono all’interno dell’azienda sono:

• Responsabile della FSI CIO (Chief Information Officer). Assicurare la funzionalità, la qualità e la tempistica del