Foglio elettronico o spread-sheet (Excel)

Il programma EXCEL (di Microsoft Office) è un foglio elettronico che permette di creare tabelle di calcolo.

Struttura e funzionalità di Excel

E’ organizzato in cartelle di lavoro costituite da più fogli di lavoro.

I fogli di lavoro sono formati da celle disposte su colonne e righe (le colonne sono indicate con lettere e vanno da A a IV; le righe sono indicate con numeri e vanno da 1 a 65.536).

La finestra visualizzata di Excel comprende:

•barra del titolo

•barra menu a tendina (gli stessi menu di Word, tranne il menu Tabella che in Excel è sostituito col menu Dati)

•barra degli strumenti standard

•barra degli strumenti di formattazione

•riga di visualizzazione contiene il riferimento cella e la barra della formula in cui inserire formule ed effettuare correzioni

•area di lavoro

•barra di stato

•barre di scorrimento

F5 = tasto funzione che serve per ricercare una cella

F2 = tasto funzione che serve per apportare correzioni nella cella

Inserimento e formattazione dati

I dati da inserire possono essere:

1. etichette o testi = cominciano con una lettera. Di default sono allineati a sx

2. valori =cominciano con un numero da 0 a 9 oppure con i simboli: + - % ( ) Di default sono allineati a dx

3. formule = cominciano con il simbolo uguale = senza spazi tra gli elementi. La formula è costituita da operandi (ad es. A1) e operatori aritmetici (+ - * / ^)

4. funzioni = sono stringhe di testo chiamate argomenti, separati dagli operatori di riferimento, racchiuse

dentro le parentesi tonde. Ci sono funzioni matematiche, statistiche, finanziarie, ecc.

Operatori di riferimento e formattazione

Gli operatori di riferimento sono di due tipi:

•intervallo (simbolo dei “due punti” :) = indica “da ... a”, cioè tutto l’intervallo della zona delimitata da una cella iniziale e da una finale. Ad es. la somma A1:A5 cosidera tutte le celle anche A2 A3 e A4;

•unione (simbolo del “punto e virgola” ;) = indica l’unione delle sole celle indicate. Ad es. la somma A1;A5 non considera le celle A2 A3 e A4 ma solamente la cella A1 e la cella A5.

Per formattare il foglio elettronico occorre tenere presente:

- FONT di default (Tipo di carattere e dimensioni) = Arial 10 pt.

- ZOOM = 100%

- File/Imposta pagina

- scheda Pagina (Orientamento/Proporzioni/Formato)

- scheda Margini (superiore e inferiore cm 2,5 - dx e sx 2 cm - intestazione e piè di pagina 1,3 cm –

centra nella pagina: orizzontalmente e/o verticalmente)

- scheda Intestazione/piè di pagina

- scheda Foglio (per attivare l'opzione Stampa/Griglia e per attivare l’opzione Stampa Intestazione di righe e di colonne, cioè le lettere delle colonne A, B, C, ecc. e i numeri delle righe 1, 2, 3, ecc.)

- Formato/Celle (scheda: Numero – Allineamento – Carattere – Bordi – Motivo – Protezione)

- Formato/Riga/Altezza (default 12,75)

- Formato/Colonna/Larghezza (default 8,43)

- Inserisci celle, righe, colonne, Immagin ( da ClipArt, da File, da scanner o fotocamera digitale, Organigramma, Forme, WordArt).

Per stampare le formule: Strumenti/Opzioni/Visualizza/Formule

Per ordinare i dati: selezionare l’intervallo dei dati da ordinare e cliccare sul pulsante ordine crescente (A-Z) o decrescente (Z-A) dalla barra degli strumenti standard (oppure Dati/Ordina)

Per copiare un file di Excel in Word: Copia/Incolla speciale

Per copiare dei valori da un foglio ad un altro all’interno dello stesso file o cartella: ES. Se nel Foglio1 la cella E18 contiene il risultato 9.000, per trasferire tale risultato nella cella B13 del Foglio3, occorre:

- posizionarsi nel Foglio 3

- posizionarsi nella cella B13 e digitare =’Foglio1’!E18

=SOMMA(A1:A5) per effettuare la somma (si può cliccare anche il pulsante col simbolo della sigma greca

maiuscola che si trova nella barra degli strumenti standard)

=MEDIA(A1:A5) per effettuare la media

=MIN(A1:A5) per estrarre il numero più piccolo di un determinato intervallo

=MAX(A1:A5) per estrarre il numero più grande di un determinato intervallo

=OGGI() per la data corrente

Riferimenti relativi, assoluti e misti

I riferimenti possono essere:

1. relativi (A1) = l’indirizzo è libero sia nella colonna sia nella riga

2. assoluti ($A$1) = l’indirizzo rimane inalterato sia nella colonna sia nella riga

3. misto:

•$A1 = si blocca la colonna

•A$1 = si blocca la riga

N.B. = per anteporre il simbolo $ si può premere il tasto funzione F4 dopo aver scritto il riferimento relativo oppure si può digitare il simbolo $ che si trova nel tasto n. 4 della tastiera alfa-numerica, in posizione di Shift

Esempi di riferimenti in Excel

1) Esempio con riferimento relativo

Nella cella A5 è contenuta la formula =SOMMA(A1:A4); la copio in B5, essa diventa

=SOMMA(B1:B4)

2) Esempio con riferimento assoluto

Nella cella B1 è contenuta la formula =SOMMA($A$1:$A$4); se la copio in E3, essa diventa

=SOMMA($A$1:$A$4)

3a) Esempio con riferimento misto

Nella cella C1 è contenuta la formula =$A1*B3; se la copio in D2, essa diventa

=$A2*C4

3b) Esempio con riferimento misto

Nella cella C1 è contenuta la formula =A$1*B3; se la copio in E3, essa diventa

=C$1*D5

Altri esempi con i riferimenti

1° esempio – nella cella A1 ho la formula con riferimenti assoluti =$B$2+$C$3; la copio in E5, diventa

=$B$2+$C$3 (resta la stessa formula)

2° esempio – nella cella A1 ho la formula con riferimenti relativi =B2+C3; la copio in E5, diventa

=F6+G7

3° esempio – nella cella A1 ho la formula con riferimenti misti =$B2+C$3; la copio in E5, diventa

=$B6+G$3

Creazione e modifica di grafici

DIAGRAMMI o grafici (anche tridimensionali o 3D)

1. istogramma (non in pila) = confronta i valori di più categorie (rettangoli in verticale)

2. a barre (non in pila) = confronta i valori di più categorie (rettangoli in orizzontale)

3. linee = rileva la tendenza dei dati al variare di alcune condizioni

4. a torta (o aerogramma) = consente di rappresentare i dati in forma percentuale

5. dispersione XY = confronta coppie di valori

6. anello = simile a un grafico a torta ma può contenere serie multiple

7. azionario = per quotazioni azionarie massime, minime e di chiusura; sono necessarie 3 serie di valori nell’ordine indicato

8. cilindri, coni, piramidi

I grafici possono essere creati:

- sul foglio di lavoro

- su un foglio a parte

Creazione di un grafico:

•selezionare l’intervallo

•cliccare su “Creazione guidata grafico” sulla barra degli strumenti standard

•appare la finestra di dialogo “Autocomposizione grafico - Passaggio 1 di 4” clic su Avanti

•passaggio 2 di 4 = scelta del grafico

•passaggio 3 di 4 = prevede i dati nelle righe e prevede le categorie (o etichette di testo) nelle colonne

•passaggio 4 di 4 = si può aggiungere titolo-grafico, nome asse X e asse Y, legenda, ecc.

•Fine

Modifica i dati di un grafico:

•doppio clic sul grafico per attivarlo

•appare circondato da un bordo con quadratini (o maniglie)

•apportare le modifiche desiderate

Cambiare tipo di grafico:

•doppio clic sul grafico per attivarlo

•cambiare grafico e apportare le correzioni dovute

Per visualizzare la BARRA DEGLI STRUMENTI GRAFICO = Visualizza/Barra degli Strumenti/Grafico

Gestione dei dati e funzioni

Il menu nel quale sono contenuti i comandi per la gestione di un database di Excel è Dati

Nel Database di Excel i dati vengono organizzati in Tabelle.

All’interno di esse, sono visualizzati:

•i campi = sono le colonne e descrivono le caratteristiche di ogni singolo record

•i record = sono le righe e descrivono le proprietà di ogni oggetto

Per inserire i dati nei campi si possono utilizzare i Moduli, cioè delle finestre particolari che sveltiscono l’input dei dati.

I dati inseriti possono essere ricercati e messi tra di loro in relazione con l’utilizzo dello strumento Filtro automatico.

1) FUNZIONE ARROTONDA = serve per arrotondare matematicamente un numero

La sintassi è =ARROTONDA(num;num_cifre)

Quattro Esempi sull'arrotondamento del numero 291,60554 (scritto nella cella A1)

a) arrotondamento al numero intero più vicino

=ARROTONDA(A1;0) RISULTATO 292

b) arrotondamento al numero di decimali specificato

=ARROTONDA(A1;1) RISULTATO 291,6

c) arrotondamento alla decina più vicina

=ARROTONDA(A1;-1) RISULTATO 290

d) arrotondamento al centinaio più vicino

=ARROTONDA(A1;-2) RISULTATO 300

N.B. = da 0 a 4 si arrotonda per difetto - da 5 a 9 si arrotonda per eccesso

2) FUNZIONE SE = serve per inserire in una cella una formula al verificarsi di certe condizioni

La sintassi è =SE(condizione;1^ possibilità;alternativa)

[se – allora – altrimenti in inglese if – then – else]

Gli Operatori di Confronto che occorre utilizzare nelle formule e nelle funzioni di Excel sono i seguenti:

uguale a =

maggiore di >

minore di

maggiore o uguale a >=

minore o uguale a

diverso da

N.B. = nella funzione SE occorre utilizzare le virgolette

•per qualsiasi stringa di testo (ad es. “Milano” oppure “NON CALCOLA” oppure “NO”)

•per rendere la cella vuota, senza scrivere nulla al suo interno (ad es. “”)

1° Esempio = Un agente percepisce il 6% di provvigione per un fatturato inferiore a € 20.000; percepisce la provvigione dell'8% per un fatturato superiore a € 20.000.

La sintassi è la seg. =SE(A1>20.000;8%;6%)

2° Esempio = Se il contenuto della cella B6 è maggiore o uguale a 1500, allora calcola il 5% del valore della cella B6; altrimenti restituisci il valore 0).

=SE(B6>=1500;B6*5%;0)

3° Esempio = Se il contenuto della cella B6 è maggiore o uguale a 1500, allora calcola il 5% del valore della cella B6; altrimenti restituisci la cella vuota, senza nessun valore).

=SE(B6>=1500;B6*5%;””)

4° Esempio = Se Il valore contenuto nella cella A5 è uguale al valore 50.000, allora dividi per 2 il contenuto della cella A5; altrimenti se il valore è superiore o inferiore a 50.000, visualizza la stringa di caratteri NON

CALCOLA (racchiusa tra virgolette perché è testo)

=SE(A5=50000;A5/2;”NON CALCOLA”)