Sistemi di gestione dati e processi, Modulo 2 Gestione processi aziendali

Sistemi di gestione dati e processi

Modulo II: Sistemi informativi

Prof. Michele Melchiori, corso ITID anno 2021/2022

Elisa Soldi

ERP

• Transazione
• Sistema ERP
• Paradigma ERP
• Unicità informazione
• Modularità
• Prescrittività
• Gap Analysis: esempio
• La suite di ERP
• Moduli settoriali
• Moduli intersettoriali
• Moduli extended
• La suite Open Source
• ERP e trasformazione dell'impresa
• Vantaggi in termini di efficacia ed efficienza
• Architettura ERP

Unified Modeling Language (UML)

• Diagramma dei casi d'uso
• Cos'è il diagramma dei casi d'uso?
• Il caso d'uso
• Gli attori
• Le associazioni
• Scenari
• Inclusione, generalizzazione ed estensione
• Linee guida
• Diagramma delle attività
• Cos'è il diagramma delle attività?
• Attività
• Esecuzione delle attività
• In sequenza
• Condizionale
• Branch
• Merge
• Parallela
• Fork
• Join
• Inizio e fine
• Swimlane
• Diagramma delle classi
• Cos'è il diagramma delle classi?
• La classe
• Attributi e operazioni
• Relazioni tra le classi
• Associazione
• Generalizzazione
• Aggregazione
• Associazioni ridondanti

Sistemi informativi direzionali e metodi di analisi

• I sistemi di supporto operativi e direzionali
• Il tipo di informazione
• La piramide di Anthony
• Tipologie di decisione
• La griglia di Gorry-Scott Morton
• Esempio di informazione direzionale: il rendiconto direzionale
• Caratteristiche del sistema informativo direzionale
• Indicatori e dimensioni di analisi
• Data Warehouse
• OLTP e OLAP
• Modelli dei dati per OLAP
• Operazioni OLAP su Data Warehouse
• Server MOLAP e Server ROLAP
• Metodi di analisi dei requisiti informativi direzionali
• Critical Success Factors
• Balanced Score Card

Metodi di analisi KPI per i sistemi informativi direzionali

• Metodo KPI
• Applicazioni dei KPI
• Requisiti generali
• KPI di processi
• Categorie di KPI
• Indicatori generali
• Indicatori competitivi
• Indicatori di costi ed efficienza
• Indicatori di qualità
• Indicatori di tempi di servizio
• Metodo degli esercizi
• Dimensioni
• Quali sono?
• Proprietà generali

MES

• Introduzione ai Sistemi Informativi di Produzione
• La catena del valore di Porter
• Processo dell'ordine
• Passi processo produttivo
• La struttura architetturale dei sistemi di produzione
• Dati tecnici di produzione
• Enterprise Resource Planning non è sufficiente
• Manufacturing Execution System (MES)
• Overall Equipment Efficiency (OEE)

Business Intelligence

• Cos'è la Business Intelligence?
• Che ruolo ha la Business Intelligence all'interno dell'azienda?
• L'architettura della Business Intelligence
• Aspetti rilevanti
• Il ciclo virtuoso della filiera
• L'impatto sulla produzione del valore
• La filiera della Business Intelligence
• Data warehouse e data mart
• OLAP e analisi multidimensionale
• Reportistica avanzata
• Dashboard
• Data Mining

ERP

1. Transazione

Per transazione si intendono sia scambi di informazioni tra unità della stessa azienda o tra l'azienda e l'esterno, sia attività operative con l'obiettivo di produrre un bene o un servizio, sia la movimentazione di oggetti fisici all'interno o verso l'esterno dell'azienda.

2. Sistema ERP

ERP sta per Enterprise Resource Planning ed indica un insieme di moduli applicativi che si occupano di gestire l'intera gamma di processi di un'impresa (Enterprise) controllando risorse (Resource) come il personale, i materiali, il capitale, gli impianti e pianificando (Planning) tempistiche, luoghi e quantità in cui tali risorse devono essere utilizzate.

3. Paradigma ERP

- Unicità informazione

Per risolvere i problemi di incoerenza dei dati dovuta alla ridondanza di questi ultimi, il sistema ERP sfrutta un database operativo che lavora all'interno di un data warehouse direzionale condiviso e integrato, in cui l'informazione è unica per tutta l'azienda. Se non vi fosse un database condiviso, il sistema prenderebbe il nome di sistema legacy o architettura ad isole, il quale si basa sull'utilizzo di database distinti in cui le informazioni contenute sono ripetute. Per risolvere problemi di incoerenza si utilizza in questo caso un processo di sincronizzazione periodico, che tuttavia non è sufficiente a prevenire il problema. Un'altra soluzione utilizzata è quella di sfruttare delle interfacce per velocizzare i tempi delle transazioni delle informazioni, ma anche questo non è sufficiente.

L'unica soluzione è quella di disporre di un database condiviso che garantisca l'aggiornamento unificato e la sincronizzazione dei dati, così che ciascuna informazione sia presente una sola volta e con un unico valore. Oltre a questo, vi sono altri due vantaggi nell'avere una base di dati condivisa, ossia il fatto di poter tenere traccia di ogni aggiornamento, che viene registrato, ma anche il fatto di poter ottenere una sintesi o rapporti delle informazioni a livello direzionale per la presa di decisioni in tempi brevi.

- Modularità

Un'azienda può scegliere se acquisire un sistema ERP mediante one stop shopping oppure best of the breed. Nel primo caso, l'azienda decide di comprare tutti o parte dei moduli della suite ERP da un unico venditore, così da avere garantita l'integrazione e l'interoperabilità tra di essi. Nel secondo caso invece l'azienda opta per acquistare i moduli da diversi venditori, assicurandosi la massima qualità per ciascuno di essi, cioè acquistando dai migliori sul mercato, con la difficoltà però di dover gestire in un secondo momento l'interoperabilità dei moduli. La modularità di ERP è tuttavia un grande vantaggio in quanto la sua implementazione può avvenire nel tempo, lasciando che l'organizzazione si adatti al cambiamento man mano.

- Prescrittività

Un'altra caratteristica importante di ERP è la prescrittività, ossia all'interno del software è già incorporato un modello funzionale di ogni processo. Questo significa che esiste già una serie di norme e regole standard e ottimizzate (best practice) che devono essere seguite per completare un processo. Sta quindi all'azienda decidere se modificare le proprie procedure per adattarsi al software ERP oppure modificare il software per adattarlo al sistema aziendale. In generale è bene precisare che il software ERP non è immodificabile, dunque si adotta una strategia mista per rendere la suite il più adatta possibile all'organizzazione.

Gap Analysis: esempio

A seconda che l'azienda decida di adattarsi o meno al sistema ERP, è bene effettuare una gap analysis, cioè analizzare i due casi possibili. L'analisi viene eseguita compilando una tabella con un elenco di attività sulla sinistra seguita da due colonne in cui da una parte si descrive come l'azienda gestisce le attività e l'altra che presenta come tali attività vengono trattate a livello di software ERP. Nel caso in cui vi siano delle differenze si aggiungono altre due colonne in cui si scrive cosa debba essere modificato a livello di processo aziendale (to be) e/o a livello di software.

Per esempio:

• Attività di ricevimento materiali: a livello di processo attualmente non viene fatto alcun tipo di controllo sull'ordine del fornitore, vengono semplicemente registrati. A livello software invece il controllo sul fornitore viene eseguito. In questo caso è necessario modificare il processo in modo che si adegui alla prescrizione ERP.
• Attività di controllo qualità: a livello di processo il controllo qualità deve seguire delle regole predefinite, mentre a livello ERP le regole non sono definite poiché si registra solamente l'esito del controllo. In questo caso è il software a dover essere adeguato al processo aziendale.
• Attività di rettifica inventariale: a livello di processo aziendale è prevista la modifica dei valori nella base di dati. Tuttavia non è possibile eseguire la modifica di dati all'interno di ERP, che segue apposite transazioni di rettifica. Anche in questo caso quindi è l'azienda a doversi adattare al software.

4. La suite di ERP

ERP è un insieme di moduli applicativi, suddivisi in tre livelli:

• Livello 1: Suite: è un insieme di applicazioni software costituite da moduli che condividono una base di dati. Riprendendo la suddivisione dei processi secondo la catena di Porter, possiamo dividere la suite di moduli applicativi in tre classi:
• Moduli settoriali: sono moduli che supportano le attività primarie dell'azienda, che dipendono dal settore specifico in cui essa opera, e riguardano la pianificazione dei materiali, della produzione, della distribuzione, la gestione degli ordini e del magazzino.
• Moduli intersettoriali: sono moduli che supportano le attività secondarie aziendali e non dipendono dal settore in cui opera l'azienda, ma sono orizzontali, cioè un denominatore comune per tutte le organizzazioni. Comprendono la gestione dell'amministrazione, le risorse umane e la gestione dei processi, la pianificazione, il budgeting e il controllo gestionale.
• Moduli extended: sono moduli utilizzati per gestire processi che non sono né orizzontali né verticali. Ad esempio, il CRM (Customer Relationship Manager) o SCM (Supply Chain Management), etc.
• Livello 2: Modulo: è un'applicazione software che supporta un processo gestionale mediante funzioni software.
• Livello 3: Funzione: è generalmente legata ad un'attività elementare di un processo ed è attivata da utenti che operano su terminali o tramite il web. A livello di modulo si può scegliere quali funzioni attivare.

5. La suite Open Source

Sul mercato sono presenti diversi produttori di sistemi ERP, di cui i più importanti sono SAP, Oracle e Microsoft. Esistono inoltre dei produttori di ERP Open Source per consentire ad azienda con poca possibilità di investimento di dotarsi ugualmente di un sistema ERP, ormai ritenuta una commodity per un'azienda odierna sia per migliorare efficienza ed efficacia, ma anche come ulteriore supporto ad una eventuale business intelligence per l'analisi dell'andamento aziendale.

6. ERP e trasformazione dell'impresa

Per poter applicare i sistemi ERP è necessario effettuare un'analisi per capire se siano o meno necessarie delle trasformazioni nei processi gestionali dell'azienda. I benefici si attribuiscono all'unicità dell'informazione, alla modularità e alla prescrittività che contribuiscono alla trasformazione dei processi gestionali al fine di migliorare efficienza ed efficacia, cioè riduzione dei costi e aumento del valore. La trasformazione dell'impresa può essere effettuata anche mediante altre tecnologie abilitanti, come l'introduzione di nuovi prodotti, l'inserimento in nuovi mercati, etc, che portano vantaggi quali aumento del fatturato e migliore posizionamento sul mercato.

7. Vantaggi in termini di efficacia ed efficienza

Applicando le best practice già presenti all'interno di ERP, si ottimizzano i processi in termini di riduzione della durata del processi, versatilità del personale operativo, arricchimento delle mansioni, controllo sul servizio offerto al cliente e sulle performance dei singoli processi. Chang e Shaw hanno proposto una griglia riassuntiva di tutti i benefici dovuti alla trasformazione dei processi operativi.

L'efficienza è migliorata per la riduzione dei costi di staff, di scorte (perché ad esempio il riordino dei materiali avviene solo quando serve), della logistica, compensata da un aumento della produttività e della flessibilità. L'efficacia d'altro canto è garantita da un maggiore tasso di evasione degli ordini e di client responsiveness, cioè una migliore risposta alla domanda. A livello di tecnologie, avviene una standardizzazione delle piattaforme tecnologiche ed infine si ottiene una condivisione globale dell'informazione.

8. Architettura ERP

Anche il sistema ERP ha un'architettura a tre livelli, per garantire la scalabilità dei sistemi:

• Database Server: consente di gestire i dati in maniera affidabile sia in termini di sicurezza, sia in termini di disponibilità.
• Application Server: consente di gestire le applicazioni e l'elaborazione dei dati garantendo la velocità delle operazioni in condizioni normali o di picco.
• Presentation Server: svolge i compiti di presentazione dei dati garantendo l'accesso mediante browser o in locale, a seconda delle esigenze aziendali.

Unified Modeling Language (UML)

L'UML è un linguaggio standard di rappresentazione grafica per analizzare, progettare e documentare sistemi informativi, oltre che per sistemi software ad oggetti. È indipendente dalle tecnologie di implementazione. I processi aziendali possono essere modellati secondo 3 diverse prospettive complementari: i diagrammi dei casi d'uso, il diagramma delle attività e il diagramma delle classi.

1. Diagramma dei casi d'uso

a. Cos'è il diagramma dei casi d'uso?

È una rappresentazione di sintesi del comportamento d'insieme dei processi aziendali, di cui si descrivono gli attori coinvolti, i principali sotto-obiettivi e le interazioni tra le due parti.

b. Il caso d'uso

Si definisce caso d'uso un blocco di attività che il processo svolge per raggiungere un sotto-obiettivo e fornire un risultato tangibile ad uno o più attori. Il caso d'uso descrive cosa fa la porzione di processo, ma non si occupa del come. Si rappresenta graficamente con un ovale, al cui interno si dà un titolo all'attività descritta.

c. Gli attori

Un attore è invece un ruolo interpretato da un utente umano oppure un processo/sistema/base di dati esterni che interagiscono con il processo scambiando dati. Si rappresentano graficamente con un omino stilizzato.

d. Le associazioni

Caso d'uso e attori sono legati mediante un'associazione, rappresentata con una linea.

e. Scenari

Ad un caso d'uso possono essere associati degli scenari, ossia dei comportamenti del processo nel caso in cui si verifichi una situazione particolare. In genere si distinguono infatti lo scenario principale, cioè quello in cui tutto funziona correttamente, da quello/i secondario/i in cui si verificano delle eccezioni, come problemi o malfunzionamenti.

f. Inclusione, generalizzazione ed estensione

• Si identifica una relazione di inclusione tra due attività, nella situazione in cui un caso d'uso è invocato da uno già esistente. In questo caso si disegna una freccia tratteggiata che va dall'attività figlia a quella padre e si scrive accanto <>. Il caso incluso deve soddisfare alcune condizioni: deve avere output binario, contiene più attività elementari, è svolto sugli stessi input ed è incluso in almeno due casi. Il caso figlio usa tutte le azioni del caso che invoca.
• La relazione di generalizzazione si ha invece quando un caso d'uso è una specializzazione di uno già esistente. Il caso specializzato aggiunge azioni a quelle di base del caso generale, che vengono ereditate. Si rappresenta con una freccia bianca dal caso figlio a quello padre. La generalizzazione può essere fatta anche sugli attori.
• L'estensione infine si ha quando un caso d'uso è una variante di uno già esistente. La differenza con la generalizzazione è che, mentre in quel caso l'attività figlia aggiunge azioni rispetto a quella padre, nell'estensione invece il caso figlio modifica alcune azioni del caso padre per rappresentare modalità diverse di comportamento. Si rappresenta con una freccia tratteggiata che va dal caso figlio a quello padre con la scritta <>

g. Linee guida

I passi da seguire per costruire un diagramma dei casi d'uso sono:

• Identificare gli attori
• Identificare le attività del processo. Alcuni trucchetti consistono nell'individuare nel testo i principali sotto-obiettivi, eventuali cambi di contesto oppure fasi separate temporalmente. Alcuni consigli: individuare non meno di 3 e non più di 10 casi d'uso.
• Non considerare i dettagli delle singole attività. Per quello si usa il diagramma delle attività.

2. Diagramma delle attività

a. Cos'è il diagramma delle attività?

Il diagramma delle attività consente di rappresentare graficamente il flusso di svolgimento delle attività che costituiscono un processo. Offrono dunque una prospettiva interna del caso d'uso, indicando come esso deve essere svolto.

b. Attività

L'elemento base è l'attività, ossia un'unità elementare di lavoro. È rappresentata graficamente con un rettangolo stondato.

c. Esecuzione delle attività

Il diagramma mostra l'ordine con cui le attività devono essere eseguite. L'esecuzione può essere:

i. In sequenza

In questo caso ogni attività ha un'unica attività che la precede e un'unica attività che la segue. Il legame si rappresenta mediante una freccia, detta freccia di transizione.

ii. Condizionale

L'esecuzione di un'attività è fatta secondo una certa condizione. Si possono avere due costrutti condizionali, ma il testo originale si interrompe qui.