Organizzazione aziendale e gestione dei processi

Organizzazione aziendale e gestione dei processi

Effetti del coronavirus

Eravamo abituati a pensare a un mondo globalizzato e avevamo un mercato che si era profondamente internazionalizzato. I vincoli per il trasferimento di un bene da un paese all’altro si erano abbassati. L’import-export prima del coronavirus aveva dimensioni importanti a livello mondiale. Il cambio dei rapporti all’interno della scacchiera mondiale tra paesi comporta impatti significativi sulle aziende coinvolte. Non eravamo abituati a ragionare in termini di vedersi bloccate le forniture a causa di un’epidemia. Tra le varie variabili da considerare quando acquistiamo un prodotto dobbiamo ormai pensare da dove arriva, da quale paese.

• Questo discorso ormai coinvolge i rifornimenti delle aziende: nell’acquisizione delle risorse da parte delle aziende si è cominciato a ragionare in termini di affidabilità della disponibilità del prodotto. Bisogna avere la sicurezza di disporre di una determinata quantità per la produzione futura. Perciò bisogna stare attenti, con questa pandemia, ai paesi che sono stati toccati di più dalla pandemia proprio per un discorso di affidabilità nei rifornimenti (devono essere continui).
• Gli aspetti connessi all’etica della produzione, diventano fattori anche di natura economica e non sono solamente di tipo morale.
• Attenzione alle filiere produttrici: bisogna preoccuparsi se il fornitore di quel bene o servizio non soddisfa più determinate esigenze.
• Paura nel fare il proprio lavoro (contagio), fattore dovuto in seguito alla recente pandemia.

Un bravo manager cerca di risolvere i problemi relativi all’azienda selezionando una serie di variabili, dove le variabili da tenere da conto sono molteplici nelle decisioni aziendali. È più difficile andare a rispondere alle esigenze di un mercato internazionale poiché non se ne conoscono i parametri dato che sono in continua evoluzione. Si intende con bravura il cercare un sostituto in tempi rapidi se il fornitore sospende la fornitura. Il fattore tempo diventa cruciale per impedire di sospendere la linea produttiva. Ricerca di una filiera di produzione alternativa: qualsiasi produzione può essere sostituita, però io uomo di azienda devo sapere quanto tempo ci vuole per la sostituzione.

Logica del "Just in time"

In questo contesto se manca un bene per la produzione, questa viene sospesa. Ciò comporta una serie di problemi perché comporta ingenti costi e se non si riesce a sostenerli porta a lungo andare alla chiusura della linea di produzione e può portare al fallimento. Di qualsiasi prodotto dell’azienda non vado a cercare solo la combinazione qualità/prezzo migliore di rifornimenti, ma vado anche a cercare prodotti succedanei e filiere produttive alternative in caso di problematiche di rifornimento di input. In situazione di criticità è sempre meglio avere piani alternativi.

Il coronavirus ha comportato anche modifiche nell’organizzazione del lavoro (smart working, ecc.). Non siamo più in presenza delle tipiche catene di montaggio dove l’assenza di un lavoratore comportava l’interruzione del ciclo produttivo, ma siamo in presenza di una necessità di andare a valutare i lavoratori, il tipo di lavoro, come è organizzato, quale tipo di benefici produce. Si è passati dalla presenza in ufficio a quanta utilità viene portata al sistema dal fatto di stare in ufficio o collegati via internet da casa. Cambia completamente il criterio di valutazione: tutti i criteri di valutazione basati sul conteggio temporaneo della presenza non servono più, come anche i conteggi basati sul numero di pratiche svolte. In pratica si assiste a una ridefinizione dei criteri, a un passaggio epocale, tenendo conto di certi aspetti che prima venivano trascurati.

Quindi, andare a vedere quale beneficio porta un dipendente al sistema richiede capacità di valutazione diverse. Si va incontro nei prossimi anni a un mondo del lavoro che sarà diverso, l’azienda che per prima riuscirà a capire i cambiamenti e a trovare delle soluzioni ovviamente risulterà vincente.

Rivoluzione non voluta dal coronavirus

Con questa proposizione si intendono tutte le innovazioni e i cambiamenti che si sono visti nelle aziende. Ciò implica mettere in discussione certe norme del legislatore: ad esempio sono stati sospesi alcuni versamenti che le aziende dovevano pagare allo Stato, ecc. Un’azienda moderna deve andare a preoccuparsi di avere alle spalle una filiera maggiormente affidabile. Quindi bisogna aumentare il livello di conoscenza. Chi si interessa di queste cose deve andare a verificare che l’intermediario di certi beni o servizi è in grado di fornire una certa assistenza anche di fronte a situazioni di emergenza. Analisi sulla affidabilità dei fornitori. Fornitori più esperti e presenti sul mercato danno più certezza e garanzie riguardo le forniture. L’analisi di questi fattori nelle aziende è diventata ormai fondamentale per eventualmente studiare piani alternativi.

Per cercare di correre ai ripari le aziende non devono solo aumentare le scorte ricorrendo a stabilimenti dismessi o alla costruzione di nuovi magazzini fisici, ma bisogna immaginare delle soluzioni alternative. Sicuramente il disporsi mentalmente ad affrontare queste situazioni consente di essere più preparati. L’implementazione di magazzini virtuali (magazzini delle idee) presuppone una certa capacità culturale, manageriale per andare ad affrontare situazioni nuove. I magazzini virtuali in realtà esistono ogni volta che l’azienda fa delle simulazioni, ogni volta che le banche fanno gli stress test (per fare qualche esempio), quando succede qualche imprevisto in modo che le imprese riescano a organizzarsi.

Rappresentazione modello aziendalistico classico

• Eticità
• Economicità
• Efficienza
• Efficienza
• Qualità
• Outcome
• Impact

L’income rappresenta la capacità di creare i presupposti per raggiungere un determinato livello di eticità e razionalità (il più possibile elevati) nel processo produttivo attraverso la selezione delle risorse da inserire: dallo skill delle persone impiegate alla natura eco-compatibile delle risorse materiali, al know-how estendibile ad un insieme più ampio della collettività. In sostanza l’income rappresenta le ragioni etiche o i principi che stanno dietro a ciò che viene comprato.

• L'eticità all'interno di un processo produttivo/erogativo si rileva ex-ante nell'acquisire risorse di qualità e/o senza ricorrere a forme di sfruttamento nel settore delle risorse umane, rendendo ancor più conveniente ai singoli attori l'utilizzo di prodotti/servizi con un impatto sociale positivo. L'acquisto di prodotti eco-compatibili, l'esclusione delle ditte che utilizzano manodopera minorile o altre forme di sfruttamento, sono i primi, ma non certo gli unici, interventi da adottare da parte delle aziende che si pongono il problema dell'eticità produttiva.
• Dal lato dei costi, rispetto a 10 anni fa, la componente di costo era l’aspetto essenziale del processo produttivo; oggi invece ci sono sempre di più delle strutture aziendali in cui il costo è una delle tante componenti principali.
• Le risorse, stabilito il livello etico, devono essere selezionate al miglior mix qualità-prezzo, avendo cura d'ipotizzare soluzioni alternative se il fornitore abituale dovesse trovarsi nelle condizioni di dover sospendere le forniture: con il coronavirus il problema è esploso un modo dirompente, ma era già presente nell’ufficio acquisti di tante aziende.

Il mix di qualità-prezzo deve soddisfare il principio di economicità (si pone il problema di come utilizzare le risorse, in quale contesto inserirle, quali sono le possibilità attraverso cui utilizzare al meglio le risorse). Per introdurre questo concetto si parla di filiere: certe materie prime in certe filiere danno buoni risultati, mentre in altre danno risultati meno buoni (non funzionano).

Le condizioni operative e ambientali che si vanno a realizzare nelle singole fattispecie economiche danno risultati diversi: per esempio in Germania una certa cosa funziona, mentre in Italia non funzionerebbe. Se prendo una risorsa e la metto in un contesto, devo avere strumenti adeguati per verificare l’efficacia e l’efficienza di tale risorsa:

• Efficienza: permette di valutare se per ottenere un prodotto (raggiungere lo scopo) si utilizzano le risorse nella maniera corretta e in quanto tempo. La funzione di audit si occupa di studiare il grado di efficienza dell’azienda.
• Efficacia: raggiungimento dell’obbiettivo senza star a guardare molto i modi. Perciò dato un processo con delle risorse, prima di tutto si va a calcolare di quante risorse ho bisogno per raggiungere l’obbiettivo prefissato.

Si può essere efficiente senza essere efficaci: non si raggiunge l’obbiettivo (100), ma i prodotti (per esempio 70) sono stati realizzati nella maniera corretta utilizzando bene le risorse a disposizione. In questo caso l’ufficio marketing non è contento, vorrà dire che questi 70 prodotti verranno venduti a un prezzo leggermente superiore. Questo discorso non va bene se si parla di settore pubblico: nel caso di decisione riguardo l’illuminazione pubblica non è possibile non soddisfare le attese, non si può illuminare una parte e lasciare l’altra al buio. Vi è quindi necessità di stabilire dei cut-off (soglie o parametri). Discorso analogo per quanto riguarda le vaccinazioni: se non si raggiunge la soglia di vaccinazioni del 95%, cominciano ad aumentare i rischi di contagio e si possono avere dei problemi di mancanza di copertura. Gli epidemiologi sostengono che se si vaccina tutta la popolazione e qualcuno sfugge, è possibile individuare e isolare più facilmente la patologia.

Le risorse così selezionate entrano nel processo produttivo / erogativo, core business delle singole aziende, dove si realizza la trasformazione delle risorse acquisite in un prodotto gradito al mercato. Tale fase è facile da identificare nel settore metalmeccanico, in quanto avviene normalmente all’interno di appositi stabilimenti, ma è individuabile in tutte le aziende nel momento in cui le risorse si trasformano in prodotti / servizio per i clienti. In azienda agli alti livelli interessa che venga raggiunto l’obbiettivo, generalmente non è compito loro approvvigionare le risorse della quantità giusta al costo giusto (al miglior mix qualità/prezzo). Tale compito spetta all’ufficio acquisti che deve individuare di volta in volta (poiché il mercato cambia) i parametri adatti per acquistare le materie prime, per scoprire il migliore mix qualità/prezzo. In pratica l’obbiettivo è garantire la fornitura, è possibile rinunciare al miglior mix qualità/prezzo se in cambio si ha la garanzia o affidabilità del fornitore.

Se si parla di materie prime, il discorso è più semplice; quando si parla di risorse più complicate (come i servizi) bisogna avere la sicurezza di una certa continuità e di una garanzia in caso di inefficienza. Quindi anche se un software inizia a non funzionare più nella maniera corretta bisogna avere la certezza di avere una garanzia o che vi sia la presenza di determinati fattori tali per cui sia garantita la continuità dell’attività (si parla di tempi di conversione bassi).

Se ci si lega troppo ad un fornitore e se questo fallisce per qualche ragione, mi ritrovo senza fornitura e questo può generare una crisi. In questi casi bisogna sempre avere un piano B per una riconversione non prevista in tempi relativamente brevi, almeno da non essere impreparato sul da farsi.

Questi ragionamenti portano alla verifica dell’utilità di un determinato prodotto: se si ha un prodotto e si ragiona su come sostituirlo con un altro può succedere che nel fare queste verifiche si scopre che il prodotto sostitutivo in certe situazioni offre opportunità e garanzie migliori rispetto al prodotto posseduto. Si parla di razionalizzazione del processo perché occorre trovare dei meccanismi per capire costantemente di cosa ha bisogno la mia azienda, cosa funziona e cosa non funziona, scoprire i punti di forza e di debolezza per aumentare il mio grado di conoscenza riguardo l’azienda, quali sono le risorse sostitutive nel caso in cui una risorsa venga a mancare o non funzionare, in quali tempi è possibile avviare la riconversione, quali differenze ci sono in termini di garanzie ed efficienza nell’usare una risorsa piuttosto che un’altra.

Inoltre, bisogna sempre trovare e creare le condizioni adatte per sfruttare al meglio una determinata risorsa affinché dia il meglio (soprattutto la risorsa umana). In questo contesto, quindi, bisogna studiare certi parametri. Per fare ciò si considerano attività con caratteristiche abbastanza simili e si vanno ad analizzare determinati fenomeni.

Concetto di variabile proxy

Per cercare di risparmiare risorse nello studiare un certo fenomeno, si utilizzano variabili proxy (rappresenta un’approssimazione), dà un’idea del fenomeno. Non dà una spiegazione esaustiva del fenomeno, ma dà un’idea piuttosto buona di ciò che si sta cercando. Un bravo manager deve saper utilizzare e identificare i parametri in modo da ottenere delle informazioni in maniera veloce. Se tali parametri non si riescono a gestire, si va incontro a sorprese che poi possono portare a dei “crash”.

• Per “output” si intende il risultato diretto del processo produttivo, evidenziando, in primo luogo, la quantità di beni e servizi direttamente prodotti o erogati dall’azienda, cioè i prodotti-servizi finali realizzati da una determinata unità, senza nulla dire sul grado di utilizzo/apprezzamento (fattori essenziali nella determinazione dell'outcome). Quindi l’output è ciò che viene generato dalla trasformazione degli input attraverso il processo produttivo, è il risultato diretto del processo produttivo. È abbastanza facile da misurare perché si conta quanti pezzi sono stati prodotti. È la prima valutazione su che cosa sta facendo l’azienda. Ma ciò non basta, è un’informazione insufficiente e bisogna andare a studiare altri fattori per dire che cosa fa un’azienda.
• Quando si parla di qualità, si tratta di un concetto più soggettivo inerente al prodotto finale. I concetti di qualità cambiano nel tempo: se ci si abitua a qualcosa nel presente, poi è difficile tornare indietro (in termini anche di tecnologia). Un’azienda, quindi, deve andare a vedere che cosa intende per qualità. In qualsiasi processo industriale c’è sempre il fattore “valutazione personale”.

Il processo di valutazione ripete entro certi limiti alcune caratteristiche, il fatto di renderlo migliore per un manager è un compito che deve costantemente porsi: quello che andava bene magari 2 anni fa, oggi non va più bene oggi e quindi va modificato. Il manager, quindi, deve studiare i singoli pezzi, scomporre il problema e deve avere la capacità di riunire le conoscenze per migliorarla. All’interno dell’organizzazione si chiede a tutti di portare dei miglioramenti perché se no ciò che andava bene anni fa è destinato a non andare più bene nel futuro. Si cerca sempre di apportare miglioramenti per innovare il prodotto. Se ciò non avviene il prodotto a lungo andare non sarà più apprezzato.

Quando si parla di outcome si va a studiare quale immagine si va a creare in un gruppo sociale per un determinato prodotto. Il problema sta nel creare le condizioni tali per far apprezzare il prodotto alla clientela. Per outcome si intendono cioè gli effetti complessivi, diretti e indiretti, determinati in capo ai fruitori dei beni / servizi, dell'attività.