Concetti Chiave
- La lettera commerciale è cruciale per mantenere rapporti tra aziende, richiedendo sempre un tono cortese e chiaro.
- Elementi essenziali della lettera includono intestazione, data, indirizzo, corpo e firma, con ulteriori dettagli che migliorano la comprensione.
- L'intestazione deve contenere dati aziendali obbligatori, come C.F. e P.IVA, e la data deve essere formattata correttamente.
- Il corpo della lettera si articola in introduzione, svolgimento, chiusura e saluti, garantendo una comunicazione efficace.
- Gli allegati vanno elencati a 3 o 4 interlinee dalla firma, e devono essere controllati per assicurarsi che corrispondano a quanto dichiarato.
Qual è l'importanza della lettera commerciale?
La lettera commerciale è una comunicazione scritta e come tale, sia l'impaginazione sia le forma con la quale il contenuto viene espresso, dipendono dal buon senso e dalla personalità dello scrivente, oltre che da certe regole ormai codificate.
Poiché la corrispondenza commerciale ha una funzione molto importante nel creare e nel mantenere i rapporti fra le varie aziende, deve essere sempre cortese, chiara, concisa e corretta qualsiasi sia l'argomento affrontato.
Elementi della lettera commerciale
Elementi essenziali della lettera
Gli elementi essenziali sono:
- l'intestazione
- la data
- l'indirizzo del destinatario
- il testo o corpo
- la firma
A questi elementi se ne aggiungono altri che aiutano ad una più immediata comprensione e classificazione della comunicazione scritta:
- il protocollo ed i riferimenti
- l'oggetto
- il vocativo
- gli allegati
- il post scriptum (P.S.)
- il nota bene (N.B.)
L'intestazione
Dettagli sull'intestazione e data
E' importante la disposizione di questa parte poiché è la presentazione del mittente. L'intestazione deve contenere tutti i dati riguardanti la ditta: fra i quali sono obbligatori il C.F. e la Partita I.V.A., nonché il numero d'iscrizione alla Camera di Commercio, Industria, Artigianato Agricoltura.
La data
Si scrive a margine destro a 2 o 3 interlinee dall'intestazione. Il mese deve essere scritto in lettere e con l'iniziale minuscola.
Indirizzo e corpo della lettera
L'indirizzo del destinatario
Può essere scritto a margine sinistro o da metà del rigo di scrittura verso destra, secondo lo stile, oppure sulla destra del foglio. Esso è distribuito su quattro righe:
1. forma e cortesia
2. nome o cognome o ragione sociale
3. via e numero
4. cap e città
Il testo o corpo della lettera
Si può dividere in varie parti:
- l'introduzione
- lo svolgimento
- la chiusura
- i saluti
Firma e sigle nella lettera
La firma
Si scrive a tre linee dal testo della lettera sulla destra del foglio, in genere allineandola alla data. Nel caso di una ditta di ripete la Ragione Sociale seguita dal nome e cognome dattiloscritto del responsabile che firma, oppure si appone il timbro.
Le sigle
Sono composte dalle iniziali maiuscole (nome e cognome) di chi firma seguite dalle iniziali minuscole di chi ha digitato la lettera. La loro posizione è in genere in basso a sinistra del foglio al termine della lettera.
Elementi accessori
Elementi accessori e protocollo
Il protocollo ed i riferimenti facilitano l'archiviazione e lo smistamento della corrispondenza commerciale ma anche la risposta, avendo estremi precisi cui fare riferimento.
In genere si posizionano sulla parte sinistra del foglio a circa tre interlinee dall'intestazione.
Quando la lettera viene inviata con mezzo non ordinario, le indicazioni: espresso, urgente, raccomandata etc., vengono poste in genere in alto a sinistra allineate con la data.
Oggetto e vocativo nella lettera
L'oggetto
E' una frase riassuntiva del contenuto della lettera. Può comprendere la dicitura oggetto, oppure si può scrivere la sola frase esplicativa. In genere va posto a sinistra a circa tre interlinee dall'indirizzo del destinatario.
Il vocativo
Non molto usato nella corrispondenza commerciale è invece indispensabile nelle lettere personali e deve essere scritto prima del corpo della lettera.
Allegati e interlinee
Gli allegati
In alcuni casi è indispensabile allegare ad una lettera dei documenti, pertanto a 3 o 4 interlinee dalla firma si elencano con un trattino. La dicitura può essere scritta per esteso oppure abbreviata:
Allegati: n. 1 estratto conto
n. 1 assegno non trasferibile
All.: n. 1 contratto
Prima di effettuare l'imbustazione controllare che la lettera sia accompagnata dagli allegati in essa dichiarati.
Le interlinee
E' fondamentale tenere presente che la distribuzione delle interlinee fra le varie parti della lettera, al di là delle indicazioni date, può variare in dipendenza della lunghezza del testo e degli elementi presenti. Deve comunque essere sempre molto equilibrata. In particolare l'intestazione non deve occupare, nel foglio, più spazio rispetto al testo e gli spazi bianchi vanno equamente distribuiti.
Post scriptum e nota bene
Post scriptum (p.s.) ed il nota bene (n.b.)
Si scrivono sempre abbreviati in calce alla lettera a circa 4 interlinee dopo la firma. Servono rispettivamente per aggiungere o evidenziare qualche argomento e l'uno esclude l'altro.
Domande da interrogazione
- Qual è l'importanza della lettera commerciale?
- Quali sono gli elementi essenziali di una lettera commerciale?
- Come deve essere strutturato il corpo della lettera?
- Qual è la funzione del protocollo e dei riferimenti nella lettera commerciale?
- Come si devono gestire gli allegati in una lettera commerciale?
La lettera commerciale è fondamentale per creare e mantenere rapporti tra aziende, richiedendo cortesia, chiarezza, concisione e correttezza in ogni comunicazione.
Gli elementi essenziali includono l'intestazione, la data, l'indirizzo del destinatario, il corpo della lettera e la firma, ai quali si aggiungono elementi accessori come oggetto e allegati.
Il corpo della lettera può essere suddiviso in introduzione, svolgimento, chiusura e saluti, garantendo una comunicazione chiara e ben organizzata.
Il protocollo e i riferimenti facilitano l'archiviazione e lo smistamento della corrispondenza, rendendo più semplice la risposta grazie a estremi precisi.
Gli allegati devono essere elencati a 3 o 4 interlinee dalla firma, assicurandosi che siano presenti e correttamente dichiarati prima dell'imbustazione.
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