Carta comercial

La carta comercial

Este tipo de carta es el medio de comunicación más importante, utilizado entre empresas o entre empresas y particulares. Su contenido normalmente es formal y tiene un carácter oficial. Por este motivo, a la hora de escribir una carta comercial hay que seguir un esquema bastante rígido y, por supuesto, no se puede escribir a mano. El tamaño de la hoja es DIN A-4, normalmente de color blanco. Escribir una buena carta comercial es esencial que:

• Ordenador, para impresionar a nadie que reciba
• Precisa, para evitar malos entendidos
• Cortés, para preservar las buenas relaciones

En ella no sólo es importante el contenido, sino también la presentación. Como organización, la carta se divide en: encabezamiento, desarrollo y cierre.

En el encabezamiento se encuentran los siguientes elementos en el siguiente orden: el “membrete” con los datos de la empresa o persona que escribe; el lugar y la fecha; los datos del destinatario de la carta (nombre y dirección) y, por último, la referencia, que es el conjunto de números o letras que identifican el tipo de carta o el asunto de que trata.

En el desarrollo se escribe la información que se desea transmitir y se presenta de la siguiente forma: saludo, cuerpo de la carta donde se expone el asunto y despedida, en la cual se emplean formas de cortesía.

En el cierre se escribe la antefirma (el nombre de la empresa), la firma y, por último, la aclaración de la firma con el nombre completo de la persona que firma y su puesto en la empresa. Además, es posible añadir un anexo o adjunto con la enumeración de los documentos, cuando la carta va acompañada de otros documentos.

Cartas comerciales

Existen diferentes tipos de cartas comerciales, entre ellas encontramos:

• La carta de oferta
• La carta de pedido
• La carta de reclamación

La carta de oferta

Es un documento mediante el cual las empresas ofrecen a sus clientes productos o servicios. Este documento tiene los siguientes aspectos:

• El motivo de la oferta
• Las características y precios de los productos
• El período de duración de la oferta
• La forma de adquisición (modo de pago y lugar de entrega)

La carta de pedido

Es un documento mediante el cual se solicita el producto que se quiere comprar. Normalmente la carta de pedido es una respuesta a una carta de oferta precedente, por este motivo el cliente ya conoce las características del producto, el precio, etc...

Este documento tiene los siguientes aspectos:

• El producto que solicita
• La indicación de la forma y condiciones de pago
• La indicación de la fecha de entrega deseada
• La dirección en la que se tiene que entregar el pedido
• La forma de transporte preferida

En este proceso de comunicación del pedido, es normal que se envíe una carta de remisión para comunicar al cliente que se ha enviado el pedido, mientras que el cliente envía una carta de recepción para confirmar que ha recibido el pedido en buen estado y se devuelvan los documentos firmados.

La carta de reclamación

Es un documento en el que se presenta una queja y se pide una solución al problema. Este documento tiene el siguiente aspecto:

• Se tiene que señalar con claridad la queja, es decir, si se refiere al producto, a la cantidad o al precio
• El tono debe ser siempre respetuoso

En este proceso de comunicación de la reclamación, es normal que se envíe una carta explicativa donde se reconoce o no el error, y se indica la solución al problema.

Ejemplo

Encabezamiento: Madrid, 12 de mayo de 20…

Hermanos…….

Dirección…….

Referencia………..

Desarrollo: Distinguidos Señores:

Cuerpo de la carta

Saludos

Cierre: Antefirma (nombre de la empresa)

Firma de la persona que escribe

Anexo (si hay documentos adicionales)