Valorizzazione e gestione degli archivi storici

Lezione 1 - 14 aprile 2025

Definizione di archivio

La definizione di archivio cambia in base al contesto in cui si usa.

Cos'è un archivio? Ci sono delle definizioni che sono cambiate nel tempo.

Generalmente quando si parla di archivi si pensa spesso a muffa, ragnatele, discarica, soprattutto per gli archivi di deposito. Se l'idea nel senso comune è di disordine, in realtà tutto quello che ci circonda è archivio, anche se vai in segreteria studenti c'è. Ma ce l'abbiamo anche a casa.

Quando si parla di archivio personale, bollette, assicurazioni, contratto di locazione, quaderni di quando eravamo piccoli, foto, ecc. Tutti questi qui sono archivi.

Quando queste cose sono ordinate, quello è un archivio (l’archivio personale).

Gli archivi sono molto più vicini a noi: ad es. l’archivio personale.

Esistono poi gli archivi professionali che sono dati per la professione, come un medico che conserva i fascicoli dei pazienti, un architetto conserva i progetti o la corrispondenza con il comune, le autorizzazioni, i permessi.

Uno scrittore le bozze dei manoscritti, i rapporti con gli editori, ma anche le pratiche degli avvocati. Ci sono archivi di impresa o archivi di ditte (anche la più piccola impresa commerciale ha un minimo di archivio). Anche i negozi hanno archivi su contratti, fatture, fornitori, utenze, ecc.

Qualsiasi cosa produca una ditta: doc. per i prodotti, doc. per il personale (INPS, buste paga, ecc…). Tutto quanto viene sistemato.

La Pubblica Amministrazione è la più grande produttrice di archivi.

In un commissariato di polizia trovi le denunce e il materiale relativo: permessi di soggiorno, l’ufficio Passaporti; ma anche l'economato di un qualsiasi ente pubblico: la burocrazia per qualsiasi cosa, per qualsiasi acquisto. Tutta documentazione che costituisce una serie di un archivio.

L’archivio ci circonda.

Archeion e origine del termine

Archeion

La parola viene da Arché, che è l'ufficio o la residenza dell'arconte da cui discende poi l'ordine. E dal greco che significa principio, comando, magistratura. Archivum, archivium.

Poi dal latino archium o archivum e poi il latino medievale, con l'idea insita nella radice semantica del termine in cui l'idea è la conservazione e la custodia di documenti su cui si basano l'ordinamento giuridico, i rapporti sociali e la convivenza civile.

Questa conservazione deve mirare a mantenere un ordinamento giuridico, i rapporti sociali e una convivenza civile.

Ci sono sistemi di archiviazione ancora prima dell’antica Grecia: appena si sviluppa la società nasce questa necessità di conservare materiale perché bisogna convivere.

Dunque: conservazione e custodia di documenti.

Cosa non è archivio

Cosa non è archivio? Materiale gettato alla rinfusa senza un ordinamento. Se non intervengono determinate condizioni, una raccolta di documenti o una scatola di documenti non è un archivio.

Ci può essere una sezione miscellanea in cui viene compreso tutto ciò che è eterogeneo e non è stato possibile inserire nelle serie ordinate.

Se non intervengono una serie di determinate condizioni, una raccolta di documenti non è archivio.

Miscellanea: insieme eterogeneo di documenti.

Definizioni di archivio

Ci sono parecchie definizioni di archivio: insieme di documenti raccolti o prodotti da un ente o una persona nell'esercizio delle sue attività.

Non è sempre stato così.

Locus. In epoca classica e medievale riprende una definizione di Uppiano come locus in quo publicae chartae reponuntur.

Il termine publicae è riferito ai cittadini in generale, non al termine pubblico. Publicae chartae significa le carte che si riferiscono ai cittadini qualunque.

In questo caso si parla di Locus, ovvero di luogo fisico.

Non sono cose di diritto pubblico ma i cittadini in generale. Le carte che si riferiscono ai cittadini qualunque. E Locus, un luogo fisico, sposta l'accento sul luogo.

In epoca romana e medievale erano definiti loca credibilia. Tutta la documentazione conservata in un archivio era ritenuta degna di fede e valevole come prova e, al contrario, si doveva far registrare nell'archivio se si voleva far valere.

Nel caso della vendita di una terra, venditore e acquirente facevano registrare il loro documento nell'archivio e dopo che fosse stato depositato era valido. La figura del notaio non esisteva ancora.

Gli archivi come luoghi di credibilità, in quanto davano credibilità alle carte/documenti/agli atti conservati al proprio interno.

Eugenio Casanova

La prima definizione è di Eugenio Casanova (il primo professore universitario in archivistica) del 1928, è quella più completa, è stato il primo professore di archivistica:

“L’Archivio è la raccolta ordinata degli atti di un ente o di un individuo costituitasi durante lo svolgimento delle sue attività e conservata per il conseguimento degli scopi giuridici, politici e culturali di quell’ente o di quell’individuo” (risente di un ordinamento o di un riordinamento).

La raccolta ordinata, gli atti, di un ente o di un individuo. Questi atti devono essersi prodotti durante lo svolgimento di un'attività, e questa documentazione viene conservata per conseguire uno scopo, che può essere uno scopo giuridico, politico, ma anche culturale (un'organizzazione culturale può produrre della documentazione per la sua attività).

Cencetti

Cencetti dà una definizione nel 1939, inserisce l'archivistica in un pensiero storicista (storico-filosofico), è una disciplina che ha un'elaborazione dietro.

Cencetti dice che è “il complesso delle scritture prodotte e ricevute da un ente o un individuo durante l'esercizio dell'attività svolta per l'espletamento delle proprie funzioni e il conseguimento dei propri fini.” Non solo ciò che produce, ma anche ciò che riceve.

È una documentazione che ha una finalità.

Plessi

Plessi, nel 1972 inserisce l'idea del nesso. Queste carte sono tutte legate. Uno scatolone o una scatola di documenti non è sempre un archivio che è originario ed è spontaneo:

“Il complesso delle carte prodotte od acquisite, secondo uno spontaneo nesso originario di contenuto e di competenza, da un’amministrazione nell’esercizio dell’attività esplicata per il raggiungimento delle proprie finalità pratiche o per l’espletamento delle proprie funzioni.”

Introduce quest’idea del nesso originario delle carte: le carte che sono prodotte e vengono conservate in un archivio non sono sciolte, ma sono legate (i documenti conservati è necessario siano conservati da qualcosa, un nesso originario).

Paola Carucci

Altre definizioni più recenti è di Paola Carucci che specifica da chi vengono prodotti:

“Complesso dei documenti prodotti o comunque acquisiti durante lo svolgimento della propria attività da magistrature, organi e uffici dello Stato, da enti pubblici e istituzioni private, da famiglie e da persone”

Specifica da chi questi archivi vengono prodotti.

Giuva e Guercio

Giuva e Guercio inseriscono strumento e residuo con l'idea che la documentazione viene prodotta dagli enti come strumento:

“Insieme dei documenti redatti e ricevuti da una persona fisica o giuridica nel corso delle sue attività come loro strumento e residuo, e conservati per proprio riferimento da quella stessa persona o da un suo successore legittimo”

L’idea che introducono queste due studiose è che la documentazione viene prodotta dagli enti come strumento, come un qualcosa che permetta di realizzare una finalità (come il rilascio di un passaporto); ma l’archivio a un certo punto assume anche la fisionomia di un residuo: dal momento in cui quella necessità è terminata l’archivio resta, ovvero cambia valenza.

L'archivio assume anche la fisionomia di un residuo, cambia valenza ma è ciò che resta di quello che ho realizzato. C'è un altro momento in cui diventa un residuo di quello che ho realizzato.

La dimensione giuridica caratterizza la prima fase. Nel momento in cui però la prima fase è conclusa, quella documentazione diventa un residuo storico (residuo), perde di valore giuridico ma acquisisce valore culturale.

Direzione generale degli archivi

La Direzione generale degli archivi è il complesso dei documenti prodotti o comunque acquisiti da un ente (magistrature, organi e uffici centrali e periferici dello Stato; enti pubblici territoriali e non territoriali; istituzioni private, famiglie e persone) durante lo svolgimento della propria attività.

I documenti che compongono l'archivio sono pertanto collegati tra loro da un nesso logico e necessario, detto vincolo archivistico (se non c’è il vincolo archivistico non c’è l’archivio).

In questa accezione si usa spesso la parola fondo come sinonimo di archivio.

Introduce il vincolo archivistico: se c'è, c'è anche l'archivio, altrimenti non c'è l'archivio. Le carte devono essere legate.

Con la parola archivio si può comprendere anche il locale in cui un ente conserva il proprio archivio, la propria documentazione.

Il terzo significato è: l’istituto nel quale vengono concentrati archivi di varia provenienza che ha per fine istituzionale la conservazione permanente dei documenti destinati alla pubblica consultazione.

Si trovano tanti archivi nell'Archivio di Stato, viene definito come un archivio di concentrazione (un istituto che conserva più archivi al proprio interno).

Dentro l’archivio di Stato, generalmente, si trovano tanti archivi diversi: di monasteri, comunali, notarili, privati, aziende.

La parola archivio sta ad indicare un istituto che conserva documentazione archivistica. Archivio quindi è una parola polisemica. A volte, quindi, anziché dire archivio, in questo caso si può dire anche fondo.

Nell’archivio di Stato sono conservati quindi diversi fondi.

Archiviare non significa chiudere, ma ordinare.

Duplice natura dell'archivio

C'è una valenza amministrativa pratica dell’archivio quando sono un complesso di documenti legati all’attività del produttore (documenti che devono essere prodotti e conservati in modo da garantire la certezza del diritto), sono per un’attività amministrativa e devono provare la certezza del diritto. Sono legati all'attività del produttore che hanno validità al momento.

La seconda valenza ha una valenza culturale, archivio come memoria istituzionale in prospettiva storica: testimonianza certa ed autentica di un’attività.

Duplice natura valenza dell’archivio:

• Amministrativa-pratica: complesso di documenti legati all’attività del produttore (documenti che devono essere prodotti e conservati in modo da garantire la certezza del diritto).
• Culturale: memoria istituzionale in prospettiva storica, testimonianza certa ed autentica di un’attività.

Archivio e biblioteca

Archivio e Biblioteca: entrambi luoghi di raccolta di documenti ma, la biblioteca: raccolta, collezioni, accumularsi di libri ma questi non hanno un legame tra loro; l’archivio: “i documenti che compongono l’archivio sono pertanto collegati tra loro da un nesso logico e necessario detto vincolo archivistico” (nesso che collega in maniera logica e necessaria la documentazione posta in essere dal soggetto produttore. Tale vincolo esiste anche in assenza di manifestazioni estrinseche, come: numerazioni e classificazioni; e si manifesta in maniera necessaria ed involontaria all’interno dell’archivio).

Differenza fra una biblioteca o un archivio:

• In biblioteca si trovano testi prodotti in serie (prodotti editi); in archivio sono documenti unici, ci possono essere copie ma il documento è uno, unico.
• La biblioteca raccoglie materiale con una finalità culturale in senso lato, per soddisfare delle esigenze culturali.
• L'archivio ha l'obiettivo di testimoniare la vita o l'attività di qualcuno o qualcosa.
• I libri in biblioteca sono slegati, a sé stanti.
• I documenti di un archivio sono tutti collegati: se cerco un'indagine magari trovo una perizia legata a una testimonianza legata ad una denuncia… sono tutti legati gli uni agli altri per qualche motivo.

Il vincolo archivistico è il nesso che collega logica e necessaria la documentazione posta in essere dal soggetto produttore. Tale vincolo esiste anche in assenza di manifestazioni estrinseche (non classificato o numerato) e si manifesta in maniera necessaria ed involontaria all'interno dell'archivio.

Il vincolo esiste dal momento di nascita di quell’archivio.

L'archivio come bene culturale

L’archivio come bene culturale.

L'archivio viene definito anche come bene culturale che è sotto il controllo del Ministero dei Beni Culturali.

Archivio come complesso di documenti, luogo di conservazione e istituto di conservazione (i tre significati della parola archivio).

Senza vincolo non c’è archivio.

Produttori di archivio

Quanti archivi esistono? Esistono tanti archivi quanti sono i produttori.

Non esiste mai l'archivio e basta, l’archivio è sempre archivio di qualcosa o di qualcuno che l'ha prodotto, che sia persona o un ente.

In questo senso si parlava di strumento e residuo, possiamo considerare l'archivio, tenendo conto la definizione di residuo, come sedimento dell'attività di qualcuno.

I produttori d'archivio sono molteplici: i privati, le ditte, le famiglie, gli uffici della Pubblica Amministrazione.

Una famiglia produce un archivio, un insieme di persone fisiche legate da vincoli di sangue. Le persone giuridiche, un ente esiste per il soddisfacimento di alcune funzioni. L'ufficio non è un ente, può produrre l'ufficio, è un archivio dell'ente di cui è un organo, l'ufficio è il braccio esecutivo.

Per quello ci sono archivi di Stato, raccolgono tanti archivi di diversa provenienza o tipologia (archivio di concentrazione). Se io lo deposito resto il proprietario, l'archivio di Stato lo conserva, poi ci sono i pubblici.

Gli enti ecclesiastici hanno un'altra amministrazione, ma ci sono diverse tipologie di enti ecclesiastici, ad esempio l’ente diocesano, generalmente diviso in vescovile e capitolare e hanno due rispettivi archivi.

Poi ci sono gli archivi degli enti religiosi per cui hanno degli organi a parte: monasteri, francescani, ecc.

Poi ci sono gli archivi della curia generalizia e prima di andare in un archivio bisogna informarsi della struttura che si vuole andare a studiare.

Gli enti ecclesiastici sono enti complessi e articolati.

Archivi aperti, chiusi e fasi dell'archivio

Archivi vivi o aperti sono quelli che continuano ancora a produrre, l'archivio chiuso è l'archivio di un ente che ha cessato la sua attività, se un ufficio è chiuso l'attività è chiusa. Corrente produce, di deposito è intermedio, storico ha valore culturale.

L’Archivio può essere cartaceo, informatico o digitale e ibrido. Poi anche corrente, di deposito e storico.

Archivi aperti, vivi, sono quelli che ancora continuano a produrre perché sono collegati a un ente che è ancora in attività (l’archivio sarà soggetto ad una implementazione); l’archivio chiuso è l’archivio di un ente che ha cessato la sua attività (se un ufficio non esiste più l’attività è chiusa).

L’archivio corrente ancora produce, di deposito è una fase intermedia, l’archivio storico la doc. non serve più a livello amministrativo e giuridico, ma ha valore culturale.

Archivi morti o chiusi o definiti: sono quelli non suscettibili di accrescimento perché appartenenti ad enti cessati. Perde il valore amministrativo e rimane solo quello culturale.

Archivio che può essere cartaceo, informatico/digitale, ibrido.

Tipologie di documentazione

Gli archivi non contengono sempre documenti e non documenti scritti.

La documentazione può essere varia: l'Istituto Luce e gli Istituti per la musica.

Luce è nato con scopo didattico e informativo, poi anche di propaganda del regime, nasceva con l'esigenza di educare e informare i cittadini. Si proiettavano cinegiornali, documentari.

Nel momento in cui la documentazione veniva prodotta aveva uno scopo pratico, serve per vedere, oggi, la storia d'Italia del secolo scorso.

Anche per la musica c'è la musica o anche per la moda ma magari ci sono lettere, carteggi, e si ricostruisce una storia del pensiero.

Lezione 2 - 16 aprile 2025

Recupero storico e archivistico

Video: recupero storico e archivistico.

Video: i segreti dell'archivio Andreotti → ritorna la digitalizzazione, faldoni e fascicoli ma si parla anche di un archivio che è personale ma contiene anche l'attività prodotta da politico. Il vincolo è l'attività pubblica del personaggio che comprende il viaggio su una nave e fa parte della sua attività pubblica. È una tipologia di archivio.

Per ogni unità viene fatta una scheda.

Non solo la produzione. È importante anche la conservazione… (… che implica la gestione).

Documento archivistico e conservazione

Che cosa si intende per documento archivistico.

L'archivio è sempre archivio di qualcuno che produce qualcosa ma non è solo produzione, ma anche conservazione (processo attivo) che implica sempre una gestione che deve esserci.

Una gestione intesa come processo attivo.

La conservazione prevede anche una selezione e uno scarto.

La conservazione implica una pianificazione degli spazi per sapere dove e come disporre e organizzare questi documenti, e richiede anche delle tecniche da adoperare per l’archiviazione.

Si tratta di una gestione di un materiale che può essere legato a potere politico, la gestione di un patrimonio, all’esercizio di un'attività culturale.

Non è possibile definire delle regole generali per la conservazione di un archivio, bisogna capire di c