Programmazione e controllo

Parziale 1: modulo 1 e 2

Parziale 2: solo nel primo appello

Sistema di programmazione e controllo

Per sistema di programmazione e controllo* si intende una serie di meccanismi e strumenti a supporto dell'attività di direzione aziendale.

Dirigere = guidare l'organizzazione, prendere decisioni.

-> Non ci si può più affidare al fiuto imprenditoriale (= intuizione) a causa dell'aumento della competizione, della grandezza dei mercati e delle continue innovazioni tecnologiche.

Quindi governare significa decidere, lo si fa tramite:

Approccio giorno per giorno

1. Approccio giorno per giorno (day by day management): approccio imprenditoriale nel quale decide un numero ristretto di persone => scarsa delega del potere decisionale.

È un approccio orientato al presente in cui si risolvono i problemi man mano che si presentano (reattivo e passivo).

È destrutturato in quanto non si definiscono processi e procedure, ma le decisioni sono prese ad intuito.

Non dà certezze sul futuro ed è definito approccio "del fare" (gestione contingenza) -> vado in azienda e risolvo il problema.

Approccio razionale / anticipatorio

2. Approccio razionale / anticipatorio: è orientato al futuro in quanto si prova ad anticipare i problemi e si cerca di trovare una soluzione ex-ante (pro-attivo).

È basato sulla delega del potere decisionale, in quanto decidono diverse persone all'interno dell'azienda => le "key people" cioè i responsabili dei Centri di Responsabilità (CDR).

È strutturato: definisce i ruoli e le responsabilità.

È manageriale: si pensa prima di agire, si capiscono i risultati da realizzare e la vision.

È tramite questo approccio che avvengono i processi di:

• Pianificazione strategica: sistema obiettivi di medio-lungo termine a valenza qualitativa -> si definisce la strategia. Si utilizza il piano strategico.
• Programmazione: definizione di obiettivi di breve termine a valenza quantitativa. Esso è orientato in termini di efficacia ed efficienza (progettare obiettivi tenendo conto della minimizzazione delle risorse). Si utilizza il budget.
• Controllo direzionale: verifica in itinere nel grado di raggiungimento degli obiettivi. Si utilizzano strumenti quali: contabilità generale ed analitica, break even point, reporting.

Nota: controllo direzionale = controllo di gestione (= creazione di info a supporto del processo decisionale per perseguire la programmazione definita).

= Verifica che i compiti vengano eseguiti in maniera efficace ed efficiente.

Controllo operativo.

• Processo organizzativo: l'obiettivo è la chiarezza organizzativa utile per definire ruoli, responsabilità, incentivi e premi rispetto alle performance.

Quindi la finalità principale è quella di fornire le informazioni utili per prendere le decisioni coerenti con gli obiettivi finali da raggiungere => si cerca di programmare le azioni future.

È necessario che tutte le componenti delle organizzazioni vadano nella stessa direzione => è necessario un coordinamento per raggiungere l'obiettivo finale.

Il sistema di programmazione e controllo è lo strumento che mette a fuoco l'obiettivo.

*Sistema di programmazione e controllo: strumento per aumentare la probabilità che le persone assumono comportamenti organizzativi coerenti con le finalità aziendali.

Bisogna far in modo di dare alle persone (= motore dell'organizzazione) le informazioni tali da poter decidere in maniera razionale (= coerente con l'obiettivo finale).

[Comportamenti organizzativi perché si vuole coordinare il comportamento dentro l'organizzazione].

Quindi è uno strumento di supporto alle decisioni, di coordinamento + genera motivazione e morale.

Finalità del controllo di gestione

• Controllo economico (ex-post): è la finalità principale in quanto studia dove guadagna / perde l'azienda, quindi in base all'area geografica, alla divisione, al prodotto.
• Controllo esecutivo (ex-post): capacità offerta all'imprenditore (top management) di valutare la performance dei responsabili di Centri di Responsabilità*.
• Supporto al processo decisionale (ex-ante): produzione di info che permettono una gestione manageriale / prendere decisioni migliori (gestione razionale).
• Motivazione morale (ex-ante): introdurre una logica orientata al perseguimento in maniera coordinata e armonica degli obiettivi, in modo da renderli coerenti.

*CDR: unità organizzativa, affidata a un responsabile, che negozia obiettivi e riceve risorse per porre in essere delle azioni per il raggiungimento di risultati che saranno oggetti di valutazione.

Si tratta di un sistema indispensabile, tanto più è complessa l'azienda, l'ambiente è instabile e competitivo. Non è obbligatorio per legge, ma è molto utile infatti tutte le aziende se lo costruiscono su misura.

Modello di G. Brunetti

Modello di G. Brunetti serve per spiegare come orientare il controllo di gestione nell'azienda e deve essere sviluppato attraverso un approccio situazionale e sistemico.

Approccio situazionale

1. Approccio situazionale: studio delle aziende e delle sue caratteristiche rispetto ad altre (fattori input) in modo da poter beneficiare al massimo degli output.

• Fattori di input: sono le ≠ caratteristiche delle aziende che fanno cambiare l'approccio al sistema di controllo.
• Fattori organizzativi = assetto dell'azienda in termini di dimensioni, complessità, tecnologia, struttura.
• Fattori sociali ed individuali come la cultura, preparazione a lettura dati...
• Fattori output: servono per produrre.
• Efficienza decisionale: capacità di perseguire gli obiettivi tramite le info.
• Motivazione e morale: possibilità di condizionare il comportamento in modo tale che facciano il bene dell'azienda (si è motivati perché si conoscono gli obiettivi e sono compatibili con le informazioni assegnate).
• Sistema di controllo: è il risultato dell'approccio situazionale e consiste in:
• Struttura tecnico-contabile: consente di assegnare obiettivi (budget), di misurare risultati (contabilità analitica) e di confrontare risultati con gli obiettivi.
• Struttura organizzativa del controllo: azione tramite cui si definiscono il sistema dei ruoli e delle responsabilità; la progettazione di un sistema di controllo direzionale si manifesta nella struttura organizzativa. Quindi bisogna definire i CDR.
• Processo: prevede (1) elaborazione di strategia, (2) definizione della programmazione, (3) formulazione del budget, (4) svolgimento attività e (5) misurazione di risultati sottoposti a (6) valutazione (reporting) che potranno dare luogo a una (7) rivisitazione della strategia nel caso in cui qualcosa dovesse essere andato storto.

Nota: si definiscono obiettivi di breve periodo coerenti con la strategia di lungo periodo.

Chi viene coinvolto nel processo? Dipende in base al metodo adottato (bottom up o top down) per cui gli attori possono possono risultare più o meno coinvolti e di conseguenza motivati ad operare.

Sono: top management, responsabili dei diversi centri di responsabilità, i collaboratori dei responsabili, controller (soggetto vicino al top management in quanto supervisiona tutta l'azienda e fornisce al vertice tutte le info).

È svolta dai manager (responsabili dei CDR): identificano e fissano gli obiettivi che potranno riguardare componenti di reddito, valori finanziari ed entrate / uscite.

Programmazione.

È svolto dai controller (responsabile controllo di gestione - coordina programmazione e budget): una volta conosciuti gli obiettivi, verificano la fattibilità economica, tecnica e finanziaria.

Budgeting.

Approccio sistemico

2. Approccio sistemico: per sistema si intende un insieme di elementi legati da una relazione interdipendente, tale che modificando un elemento del sistema cambia il risultato complessivo.

Modulo I: analisi differenziale

Analisi differenziale: è un algoritmo operativo del controllo direzionale in forza del quale tra più alternative si riesce ad identificare l'alternativa economicamente più conveniente (= maggiore differenza tra ricavi e costi emergenti rispetto a quelli cessanti).

Riguardo all'alternativa presa in considerazione valore emergente.

Riguardo all'alternativa attuale valore cessante.

-> Si tengono conto solo dei valori differenziale e non di quelli storici (costi già sostenuti).

È necessario dunque valutare costi e ricavi passati per poterne fare una proiezione nel futuro, e quindi classificarli in base al loro comportamento.

I costi si suddividono in base a:

• Livello di attività dell'impresa.
• Oggetto di calcolo prescelto.
• Esigenze di controllo direzionale.

Classificazione per livello di attività

• Costo variabile: costo che nel suo ammontare complessivo varia in misura strettamente proporzionale al variare del volume di attività.

-> Coefficiente angolare costante perché retta non cambia nei vari punti in quanto ogni unità in più aggiunge un incremento costante al totale dei costi.

Es: materie prime, provvigione (% in base alla produttività - 5% per ogni vendita), costo trasporto con rete esterna, costo elettricità in base al consumo.

• Costo fisso: nel suo ammontare complessivo non varia in misura proporzionale al variare del volume di attività.

Deve essere connesso alla produzione, se varia in base agli utenti / utilizzo che non centra con la produzione andranno qua.

Es: ammortamento, costo bolletta telefonica, costo trasporto con rete interna, costo elettricità per parte.

Costi variabili: materie prime, provvigioni, costi logistici esterni (trasporto), energia elettrica per forza motrice (quella che fa funzionare gli impianti), lavorazioni esterne, semilavorati, componenti, materiali di confezionamento, provvigioni per lavoratori non industriali, manodopera diretta.

Costi fissi: pubblicità, affitto, ammortamento, utenze (bollette, riscaldamento -> nonostante le variazioni esse non dipendono dal volume di attività cioè da quanto produco / vendo), bolletta telefonica, sistemi informativi, canoni leasing, consulenze (parcelle), manutenzioni, costo dei lavoratori non industriali, personale industriale di supervisione.

Costo del lavoro

Costo del lavoro:

Lavoratori si dividono in:

• Lavoro industriale (= tutti coloro che si occupano della produzione): personale di supervisione, manutenzione, coordinamento dei processi / impianti -> costo fisso (= componente manuale / intervento diretto del personale agisce direttamente sul prodotto sulla fase di produzione): questa componente non esiste quando il processo produttivo è automatizzato (il personale sorveglia ma non interviene sul prodotto) -> manodopera diretta (MOD) considerata come costo variabile perché sono in grado di misurare lo standard fisico unitario (= quantità di lavoro necessaria per ottenere una unità di prodotto).
• Altro: amministrativi, sistemi informativi, personale commerciale, marketing rappresentano tutti costi fissi perché non hanno una relazione con la produzione / col volume di produzione -> l'unica componente eccezionale sono le provvigioni che potrebbero essere applicate come incentivi e quindi sono costi variabili.

Classificazione in base all'oggetto di calcolo

• Costo specifico: presentano una relazione diretta ed immediata rispetto agli oggetti di calcolo* (i costi variabili sono sempre specifici). -> specificatamente collegata ad un oggetto di calcolo.

Quelli per cui si può determinare con precisione la quantità di fattori produttivi consumata per ottenere un determinato prodotto in quanto l'utilizzo è esclusivo.

• Costo comune: presentano una relazione indiretta e mediata rispetto agli oggetti di calcolo e quindi attribuiti in base alla ripartizione. -> collegata a più oggetti di calcolo.

Quindi bisogna definire se l'oggetto in considerazione (reparto, prodotto, impianto, divisione etc) viene condiviso o meno tra più produzioni.

Entità interna / esterna da cui si può ottenere una misurazione di costo.

*Oggetto di calcolo:

Es. ammortamento a quote costanti con manutenzione a quote costanti -> costi.

Quando si tratta di un costo di una singola unità di prodotto / servizio:

• Costo diretto: fattori di produzione con una relazione immediata e diretta con la singola unità di prodotto.

[Esiste quando può essere individuato uno standard fisico oppure la quantità di fattore continuo oggettivamente necessario per l'unità di prodotto].

Es. materie prime, materie di consumo, manodopera diretta.

• Costo indiretto: fattori di produzione che manifestano una relazione mediata con la singola unità di prodotto / servizio, pur essendo riconducibili al processo di produzione dello stesso.

Bisogna individuare appropriati criteri di ripartizione.

Quindi nei costi specifici / comuni si studia la relazione di un generico oggetto di calcolo, mentre con questi quella di una singola unità di prodotto.

Esistono diverse categorie:

• Costi indiretti di produzione: ammortamenti, stipendi degli addetti alla supervisione, costi di manutenzione degli impianti.
• Costi indiretti commerciali: costi di pubblicità / promozione, costi per personale commerciale.
• Costi indiretti amministrativi: stipendi al personale amministrativo, consulenze amministrative.
• Costi generali: costi telefonici.

Se costo è diretto => è per forza specifico: se ha una relazione diretta con la singola unità di OdC allora è chiaro che sarà specifico per tutti gli altri oggetti di calcolo più ampi.

Se costo è diretto => è sempre variabile: se il costo ha una relazione immediata con la singola unità, è chiaro che il suo ammontare complessivo dipenderà dai volumi di attività.

Es. materie prime, manodopera, provvigione.

Non vale viceversa.

Collegamento costi

• Costi specifici - diretti: costi legati da una relazione diretta rispetto all'unità di prodotto / servizio, ma che si riferiscono ad una risorsa utilizzata esclusivamente da un determinato OdG.
• Costi specifici - indiretti: legati da una relazione indiretta rispetto all'unità di prodotto / servizio ma che si riferiscono a fattori produttivi utilizzati esclusivamente da un OdG.

Es. stipendio del magazziniere => stipendio che si riferisce al solo magazzino quindi specifico ma indiretto rispetto all'unità di prodotto.

• Costi comuni - diretti: legati da una relazione diretta rispetto all'unità ma che si riferiscono a risorse utilizzate da due o più centri di costo.
• Costi comuni - indiretti: legati da relazione indiretta rispetto all'unità ma che si riferiscono a risorse utilizzate da due o più centri di costo.

Es. costi del riscaldamento => comune a tutta l'organizzazione e non legata alla singola unità.

Classificazione in relazione alle esigenze di controllo direzionale

• Costo standard: è un costo-obiettivo che si sviluppa nel budgeting => esprime il consumo di risorse richiesto per il raggiungimento di risultati definiti (costi a livello preventivo).

Processo di determinazione dei costi standard

Processo di determinazione dei costi standard:

• (1) Analisi delle caratteristiche del processo produttivo: analisi delle condizioni di svolgimento del processo produttivo al fine di individuare le attività elementari necessarie per la produzione di un bene / servizio.
• (2) Determinazione degli standard di costo unitario dei fattori produttivi: per ogni fattori produttivo bisogna individuare il costo standard unitario in base a standard fisici e monetari.

*Fisici: esprimono il rendimento atteso dei fattori produttivi diretti.

Monetario: è il costo unitario del fattore che ci si attende.

• (3) Calcolo del costo standard unitario di prodotto:

Costo unitario (i) = Standard fisico (i) * Standard monetario (i) -> del singolo F.P.

• (4) Calcolo del costo standard di un'unità di prodotto:

Costo unitario (unità di prodotto) = ∑ costo unitario (i).

Nota: prima trovo i costi di ogni fattore produttivo, e poi sommo li sommo per trovare il costo del prodotto.

Il costo standard viene riassunto in una scheda di prodotto.

Le info sugli standard fisici si trovano in due documenti detti distinta base (per materie prime e componenti) e distinta cicli (per manodopera diretta).