Programma Gestione dell'informazione aziendale

La gestione dell'informazione in azienda: ICT, informazione e organizzazione

Organizzazione

Un’organizzazione “è un’entità sociale (devono essere presenti almeno delle persone) guidate da obiettivi (gli obiettivi guidano le loro azioni), progettate come sistemi di attività deliberatamente strutturate e coordinate, che interagiscono con l’ambiente esterno (ha un confine, una delimitazione di chi ne fa o meno parte)” [Daft]. Le organizzazioni non sono elementi totalmente spontanei, ma sono progettate più o meno deliberatamente. Le parole chiave allora sono: componenti diverse, persone, obiettivi, interazione sociale progetto, attività svolte, coordinamento, struttura, confine con l’esterno.

Gli aspetti ed elementi che caratterizzano un’organizzazione sono:

• Struttura: com’è organizzata l’organizzazione, ci sono vari elementi definiti in una struttura: organigramma definisce i livelli gerarchici all’interno dell’organizzazione. Permette di distinguere un’azienda dall’altra. Mansionario, il quale definisce chi deve fare che cosa. L’organizzazione è quindi fatta da parti diverse, che svolgono compiti diversi, e che hanno ruoli e gerarchie diverse.
• Meccanismi operativi: definiscono come vengono condotte, coordinate e controllate le attività; aiutano anche ad esplicare le relazioni tra le diverse parti ed attività. I meccanismi si differenziano per standardizzazione e formalizzazione e per incertezza, li elenchiamo in seguito in maniera decrescente per standardizzazione e formalizzazione, e in maniera crescente di incertezza:
  • Procedure: modo con cui organizzo un’attività in modo abbastanza standardizzato e ripetitivo. L’attività verrà svolta un numero elevato di volte solitamente;
  • Gerarchie: è un modo in cui un’attività o le azioni vengono gestite;
  • Piani e programmi: stabilisco dei piani/obiettivi e dei programmi, lasciando libero di decidere chi deve raggiungere quegli obiettivi il modo in cui vuole farlo (es: budget);
  • Riunioni: faccio delle riunioni predefinite (es: ogni settimana) oppure riunioni formali (ogni tanto);
  • Relazioni orizzontali: vengono favoriti i colloqui tra colleghi pari-grado.
• In base alla dimensione organizzativa, all’incertezza dei compiti, alla differenziazione dei compiti, all’interdipendenza, le soluzioni possono essere più o meno standardizzate, basate su una supervisione diretta o su un mutuo adattamento. Quindi, a seconda del tipo di meccanismo, possono essere usati determinati diversi sistemi per gestire l’informazione.
• Caratteristiche non formali: qui troviamo i processi comportamentali, come il modo effettivo con cui un’attività viene condotta, ed è legata all’individuo e a come si relaziona con altri.

Esistono quindi tantissimi tipi di organizzazioni, si ha un'eterogeneità di organizzazioni che variano in base a:

• Attività (standard o variabili);
• Decisioni (ben definite o in contesto incerto);
• Comunicazioni (non ambigue o complesse e ricche).

Informazione

L’informazione viene usata in diverse prospettive: nella prospettiva del management control si sostiene che il ruolo del management aziendale è quello di vedere l’impresa come un sistema da capire monitorandone dei parametri per poi prendere delle decisioni. L’informazione è quindi uno strumento per il controllo aziendale, per monitorare e regolare il sistema stesso.

Un altro metodo è vedere l’azienda come un insieme di parti che comunicano insieme (scienza dell’organizzazione), in questo caso l’informazione consente alle varie parti dell’organizzazione di coordinare il proprio lavoro. Nascono allora degli obiettivi differenti in base a quello che si vuole fare.

Un’ulteriore prospettiva riguarda lo studio dei mercati e delle transazioni dei mercati. Infatti, l’impresa vive di relazioni con l’esterno e non è chiusa solo alle parti interne. Ci sono diversi flussi:

• Flusso di materiali che arrivano dall’esterno e poi passano all’interno.
• Flusso finanziario (di moneta), che lavora “al contrario” rispetto a quello dei materiali.
• Flusso delle informazioni, l’impresa deve far circolare informazioni internamente e esternamente per far funzionare le sue unità.

Quindi, esistono diversi modi di vedere le info all’interno dell’azienda, e ci sono varie metodologie e tecniche per gestire le informazioni all’interno dell’azienda stessa. L’informazione contribuisce a creare valore economico in due modi:

• Indirettamente: l’informazione ha un contributo indiretto per prezzi e costi che riguardano l’impresa, contribuisce indirettamente alla creazione del valore;
• Direttamente: si tratta per esempio del prezzo di un prodotto, l’informazione ha un suo prezzo di vendita e un suo valore, una vendibilità sul mercato.

Nasce però un problema: come misurare il valore dell’informazione? Es: quanto vale il database clienti? Quanto valgono i profili in Facebook? Quanto vale la documentazione di progetto? Quanto posso fare pagare un’informazione? In generale, l’informazione ha valore:

• Se serve a qualcosa ed è utile (si parla di congruenza e rilevanza);
• Se è esatta ed è corretta ha ovviamente valore maggiore;
• Se è disponibile quando serve, ha un legame preciso con il tempo, che ne influenza il valore.

ICT (Information and Communication Technology)

Esistono dati grezzi che, se decontestualizzati, non dicono nulla. L’informazione sono dei dati grezzi che vengono contestualizzati e che, prendendo forma, significano e vogliono dire qualcosa. Devono quindi essere messi in ordine per poter esprimere delle informazioni e significati.

ICT: sono tecnologie per l’elaborazione e la distribuzione delle informazioni, attività come: raccolta delle informazioni, lavorazione, catalogazione e memorizzazione, duplicazione e distribuzione.

Le ICT hanno un effetto sul valore legato all’informazione, come:

• Un effetto quantitativo diretto su costi e tempi. Questo perché permettono di avere una riduzione dei tempi di attesa, facendo aumentare il valore dell’informazione, piuttosto che farle manualmente.
• Un effetto qualitativo, rappresentato da nuove opportunità: non faccio le cose solo in maniera più efficiente, ma ne faccio di completamente nuove.

I due obiettivi principali delle ICT sono:

1. Efficienza, produttività nel gestire l’informazione: automazione dell’elaborazione (attività che richiederebbero costi e tempi se fatte manualmente);
2. Comunicazione, supporto alle decisioni: fornitura e condivisione di informazioni all’interno dell’azienda, permettendo per esempio la comunicazione efficiente a distanza.

Riguardo l’intelligenza artificiale, possiamo dire che è cambiata moltissimo negli ultimi anni ed è in continua evoluzione. Al momento, l’intelligenza artificiale non ha un impatto fondamentale nella gestione dell’informazione, è ancora un aspetto marginale. Esistono ICT diverse con scopi diversi ed effetti diversi all’interno dell’azienda. È necessario capire quale è la migliore ICT per un’organizzazione in base a quello che è richiesto e necessario.

Vediamo un po’ di definizioni:

• Il Mainframe server identifica un computer (o macchina centralizzata) che fornisce servizi di elaborazione dati centralizzata. Essendo centralizzate, hanno potenza e capacità di calcolo elevate. Il PC, essendo una macchina periferica, ha minore potenza e capacità di calcolo rispetto ad un mainframe. Una workstation è una macchina intermezza tra le due precedenti.
• Dicendo che il software di un computer è organizzato a strati/livelli si intende che il software di un dato livello si appoggia su funzionalità del livello sottostante. I diversi strati possono essere: hardware, software di sistema, linguaggi e database, applicativi. Non è detto che ci sia piena compatibilità tra uno strato e l’altro, però sarebbe necessaria la piena coerenza.
• Con il termine interoperabilità si intende che un software può facilmente interagire e interconnettersi con un altro.
• Con il termine portabilità si intende la possibilità di spostare un software da un sistema ad un altro.
• La virtualizzazione è la creazione per l’utente di un ambiente di elaborazione simulato o virtuale di un ambiente fisico (hardware o software) corrispondente.
• Quando collego due computer tra loro, questi prendono il nome di nodi in una rete di computer tramite un canale di trasmissione appropriato. Le reti di computer possono differire l’una dall’altra in base a diversi elementi. Una rete di computer che si estende a grande distanza è definita WAN (wide area network), mentre ISP (internet service provider) identifica un fornitore di servizi per l’interconnessione tra computer. La LAN (local area network) identifica un’estensione locale della rete, usa una tecnologia diversa rispetto alla WAN.
• Intranet intende che all’interno di un’organizzazione c’è una rete che usa le stesse tecniche di internet, ma lo si fa localmente.
• Extranet indica che mi sto collegando all’azienda attraverso una rete protetta da password ma con una rete comune, è l’insieme di tutti i nodi che collegano l’impresa all’esterno, con fornitori ecc.
• Esistono vari canali di trasmissione diversi: connessioni dirette, LAN, VAN (reti dedicate), ADSL (reti pubbliche), reti wireless.
• Si hanno ruoli diversi nei nodi: reti con gerarchie di computer e reti con i computer intercambiabili.
• Una rete può avere una diversa architettura, cioè come sono collegati tra loro i nodi. Una rete la cui architettura prevede un computer centrale in cui si collegano computer periferici è detta a stella. Una rete in cui le comunicazioni tra due nodi possono avvenire seguendo anche percorsi alternativi è detta rete a maglia.
• Nella comunicazione digitale deve essere scritto un messaggio scritto in un alfabeto di simboli tradotti in segnali elettrici. Nasce il problema degli standard: per connettere due computer si devono definire le specifiche per collegare gli apparati e le regole per scambiare i dati (protocolli).
• Nasce il problema dei linguaggi e degli standard di messaggio. Come codificare e trasmettere un messaggio che permetta agli utenti finali di comunicare?
• I nodi di internet sono collegati con un’architettura a maglia. Un indirizzo internet identifica il singolo computer collegato in internet. I TCP e IP sono protocolli di comunicazione usati per internet. Internet e World Wide Web identificano due cose diverse.
• Il cloud è l’erogazione di servizi e risorse di elaborazione da parte di un sistema fornitore al computer periferico di un utente tramite internet.

L’informatica è un mondo in continua evoluzione e sviluppo. Lo sviluppo dell’informatica è stato reso possibile grazie all’evoluzione allo sviluppo tecnologico, alla diffusione delle tecnologie in un terreno di potenziali utilizzatori, al rigore e ordine nelle discipline manageriali, alle pratiche e istituzioni commerciali che parlano tra loro, alle competenze in azienda con gente competente.

Introduzione al sistema informativo (aziendale)

La gestione dell'informazione

L’informazione è una risorsa chiave per qualunque azienda: sia le attività manuali, sia quelle operative, sia quelle decisionali richiedono come input informazioni e producono come output altre informazioni. Un sistema di gestione delle informazioni è un insieme di strumenti, metodi e tecniche per gestire l’informazione (acquisirla, memorizzarla in opportuni archivi, elaborarla in modo da renderla utilizzabile, gestirla, trasmetterla agli utenti); possono essere manuali o informatici e possono basarsi su tante tecnologie diverse (es: carta, tabelle). Tutte le organizzazioni si dotano di un sistema per la gestione dell’informazione.

I sistemi informativi

Un sistema informativo aziendale (SIA) è un modo di gestire l’informazione che si basa attualmente sulle tecnologie informatiche. I dati sono uno strumento fondamentale per l’azienda, il sistema informativo manipola questi dati per poi trasmetterli agli utilizzatori allo scopo di svolgere alcune attività di interesse per l’azienda. Inoltre, non funziona in astratto, ma adotta dei modelli di elaborazione dei dati che dipendono dal modo/modello in cui le aziende stesse sono gestite.

[Il sistema informativo (nel seguito SI) è “un insieme ordinato di elementi, anche molto diversi tra loro, che raccolgono, elaborano, scambiano e archiviano dati con lo scopo di produrre e distribuire le informazioni nel momento e nel luogo adatto alle persone in azienda che ne hanno bisogno”.]

Il SIA è un sistema di gestione delle informazioni: l’insieme dei metodi e degli strumenti per gestire l’informazione all’interno di un’organizzazione. Riguarda la gestione delle informazioni dentro un’azienda (organizzazione) ed attualmente non può prescindere dagli strumenti informativi, ma è più del semplice sistema informatico. Il SIA si trova all’interno dell’organizzazione e comprende gli strumenti informatici, è allineato alla gestione aziendale.

I componenti di un SIA, secondo una prospettiva organizzativa-gestionale, sono:

• Mezzi tecnici: hardware, programmi, reti, tecnologie necessari al trattamento dei dati;
• Dati: dati che il sistema usa, produce, condivide (dati rilevanti o meno) per produrre informazione;
• Procedure di elaborazione: per gestire i dati, dipendono dalle modalità di gestione dell’azienda;
• Principi ispiratori e obiettivi del SI: devono essere coerenti con la filosofia aziendale;
• Persone: componenti che direttamente gestiscono e progettano il SIA, (più gli utilizzatori).

[L’informazione è un dato (o insieme di dati) sottoposti a un processo di elaborazione in modo da renderne comprensibile il significato a un utilizzatore che deve prendere decisioni o compiere azioni. L’informazione è dunque caratterizzata da due elementi: il contenuto e la modalità di rappresentazione.]

Classificazione dei sistemi informativi

Vediamo come classificare i tipi di sistemi informativi. I criteri di classificazione di tipo organizzativo permettono di comprendere l’uso dei diversi tipi di sistemi informativi a seconda del contesto organizzativo, e sono:

1. Sulla base dell’area funzionale interessata (sistemi dipartimentali o compartimentali)
2. Sulla base del tipo di attività aziendale supportata
3. Sulla base dei processi aziendali che il SI supporta

1 – Sulla base dell’area funzionale interessata

Spesso nelle imprese è identificabile una struttura per funzioni, ossia in aree di responsabilità sulla base di compiti e obiettivi. Significa pensare che ciascun sistema informativo viene configurato per funzionare al servizio di una specifica area funzionale dell’azienda (produzione, vendite, amministrazione…).

Dato che ogni area funzionale ha obiettivi diversi rispetto ad un’altra, i sistemi informativi saranno differenti in base all’area: il SI viene organizzato in sottoinsiemi specializzati per ciascuna area funzionale. Quindi, se ho un’azienda organizzata per funzioni, vedo cosa si fa in ogni funzione e organizzo il sistema informativo in base alle esigenze di quella determinata funzione, è un sistema che punta all’efficienza. Quindi: sistemi diversi per compartimenti diversi.

Per ogni SI funzionale si possono analizzare i suoi obiettivi e principi, il patrimonio dei dati, le procedure di elaborazione, i mezzi utilizzati, le persone addette ecc.: è possibile progettare le 5 componenti del SI in modo specifico.

Questo è un “approccio storico”, con un organigramma diviso per area funzionale. Le funzioni aziendali hanno fabbisogni informativi diversi, procedure diverse, differente autonomia. Infatti, l’obiettivo di questo tipo di sistema informativo è l’efficienza della gestione dell’informazione. Una organizzazione aziendale per funzioni permette di verificare la coerenza del progetto del SI con la struttura aziendale funzionale. Tuttavia, se un’azienda non ha una struttura funzionale (quindi più piatta), se la struttura può cambiare, se c’è un’elevata interazione tra funzioni/uffici/reparti, questo tipo di sistema informativo non è il modo più appropriato per gestire l’interazione fra le funzioni in modo trasversale e potrebbe non esservi più coerenza con una classificazione dei SI su base funzionale.

2 – Sulla base del tipo di attività svolto in azienda (modelli di Anthony e Simon)

Il presupposto di questo criterio è che sia possibile identificare in azienda il diverso contenuto e caratteristiche delle varie attività che vengono svolte. Una prima rappresentazione è la piramide di Anthony: le diverse attività in azienda. Le attività possono essere divise in base alle attività che vengono svolte in:

• Attività operative: esecuzione di compiti e operazioni per realizzare le finalità dell’impresa (processi fisici e operativi, funzionamento di una linea produttiva).
• Attività tattiche: implementazione delle decisioni programmate in modo da raggiungere gli obiettivi, sono attività che hanno influenza sulle attività operative e sono fatte in maniera sistematica.
• Attività strategiche: processi decisionali non programmati, riguardano la definizione degli obiettivi a medio-lungo termine dell’azienda, la pianificazione delle risorse, non sono attività sistematiche (es: apertura di un nuovo stabilimento).

Una seconda rappresentazione, in aggiunta rispetto alla precedente, per Simon è quella secondo cui le attività…