Esercitazioni pratiche in area economico-giuridica

Il cedolino paga

La busta paga o cedolino di paga è il prospetto che indica la retribuzione che il lavoratore percepisce per un determinato periodo di lavoro con il calcolo dei contributi Inps e delle trattenute Irpef. Il cedolino di paga esprime in termini monetari l’insieme dei rapporti che il lavoratore ha con:

• Il datore di lavoro (la retribuzione)
• Lo Stato (le imposte)
• Gli enti previdenziali (es. INPS)

Il cedolino paga è il risultato di un’operazione matematica tale per cui, partendo da una serie di elementi della retribuzione lorda, si determina l’ammontare della retribuzione netta che spetta al lavoratore a fronte della sua prestazione lavorativa. Strumento riepilogativo, espressione in termini monetari del rapporto di lavoro subordinato: il datore riconosce al lavoratore il corrispettivo della prestazione lavorativa (retribuzione).

Art. 2094 cc: “È prestatore di lavoro subordinato chi si obbliga (obbligazione di mezzi) mediante retribuzione a collaborare nell'impresa, prestando il proprio lavoro intellettuale o manuale alle dipendenze e sotto la direzione dell'imprenditore”.

Elemento caratterizzante: il lavoratore mette a disposizione energie psicofisiche per ottenere un corrispettivo.

Aspetto legale

La legge 4 del 1953 prevede l’obbligo in capo al datore di lavoro di consegnare al proprio lavoratore il cedolino paga/busta paga/prospetto paga. Art. 1 – “È fatto obbligo ai datori di lavoro di consegnare, all’atto della corresponsione della retribuzione, ai lavoratori dipendenti, con esclusione dei dirigenti, un prospetto di paga in cui devono essere indicati il nome, cognome (dati anagrafici) e qualifica professionale (mansione) del lavoratore, il periodo cui la retribuzione si riferisce, gli assegni familiari e tutti gli altri elementi che, comunque, compongono detta retribuzione, nonché, distintamente, le singole trattenute. Tale prospetto paga deve portare la firma, sigla o timbro del datore di lavoro o di chi ne fa le veci. Le società cooperative sono tenute alla compilazione del prospetto di paga sia per gli operai ausiliari che per i propri soci dipendenti.”

Tale obbligo nasce al momento in cui paga la retribuzione. Paradossalmente se il datore non dovesse pagare la sua retribuzione, non avrebbe l’obbligo di consegnare il prospetto paga. Si pensa che la retribuzione netta riconosciuta al lavoratore sia il frutto di un’operazione matematica di elaborazione del cedolino paga. In realtà la legge ragiona in maniera contraria: il datore prima ha l’obbligo di retribuire il lavoratore e poi di consegnare il cedolino. Consegnare la busta paga in assenza del versamento della retribuzione dà al lavoratore un titolo esecutivo con il quale si può rivolgere al giudice e ottenere un decreto ingiuntivo per il pagamento della retribuzione.

Ministero del Lavoro - Interpello n. 13 del 30 maggio 2012: “Si ritiene che l’assolvimento degli obblighi di cui agli artt. 1 e 3, Legge n. 4/1953 da parte del datore di lavoro privato possa essere effettuato anche mediante la collocazione dei prospetti di paga su sito web dotato di un’area riservata con accesso consentito al solo lavoratore interessato, mediante utilizzabilità di una postazione internet dotata di stampante e l’assegnazione di apposita password o codice segreto personale. Nelle suddette ipotesi, per garantire la verifica immediata da parte del lavoratore o comunque gli eventuali accertamenti dell’organo di vigilanza, appare peraltro necessario che della collocazione mensile dei prospetti di paga risulti traccia nello stesso sito.

I sistemi della consegna si sono evoluti grazie all’impatto della tecnologia: la busta paga non viene più consegnata fisicamente a mano, come sancito nella legge 4 del 1953. È possibile avvalersi di una strumentazione informatica: portale esterno dove il lavoratore trova tutti i cedolini che vengono archiviati. Inoltre, viene considerato come adempiuto l’obbligo anche tramite l’invio della busta paga a mezzo e-mail. È necessario però che il file che contiene il cedolino paga sia dotato di una password di apertura/sia criptato. Il processo per l’elaborazione del cedolino paga è identico.

A cosa serve il cedolino paga

La funzione principale del cedolino paga è determinare la retribuzione che spetta al lavoratore per il periodo di lavoro svolto. In Italia il sistema di valorizzazione della retribuzione è ancora collegato/commisurato ad un concetto di tempo (all’orario di lavoro). Ad esempio, al lavoratore viene pagata una mensilità, 5 giornate di lavoro, 10 ore di lavoro straordinario. Paradossalmente ciò si scontra con una normativa che regolamenta il lavoro agile: permette al lavoratore di scegliere dove e in che tempi lavorare, valorizza la prestazione lavorativa al raggiungimento di particolari obiettivi. Oggi molte aziende ragionano per flessibilità dell’orario di lavoro.

• Per intraprendere azioni legali, quali decreti ingiuntivi, ricorsi, insinuazioni nel fallimento.
• Per poter richiedere un mutuo bancario.
• Per poter richiedere un finanziamento.

Le banche non solo richiedono la copia contratto individuale di lavoro, ma anche quella della busta paga per comprendere se la rata del mutuo è copribile con retribuzione netta percepita dal lavoratore. Idem per i finanziamenti.

• Ai fini pensionistici qualora ci siano differenze sull’accredito dei contributi INPS.

Sanzioni

Il datore viene sanzionato con un sistema sanzionatorio incrementale. L’ammontare della sanzione è commisurato al numero di inadempimenti a lui imputabili.

• Salvo che il fatto costituisca reato, in caso di mancata o ritardata consegna del prospetto paga o in presenza di omissioni o inesattezze, viene applicata la sanzione amministrativa pecuniaria da 150 a 900 euro.
• Se la violazione si riferisce a più di cinque lavoratori ovvero a un periodo superiore a sei mesi la sanzione va da 600 a 3.600 euro.
• Se la violazione si riferisce a più di dieci lavoratori ovvero a un periodo superiore a dodici mesi la sanzione va da 1.200 a 7.200 euro.

Procedura

Al termine di ogni periodo di paga, di norma mensile, il datore di lavoro corrisponde la retribuzione al lavoratore dipendente per la prestazione resa consegnandogli la busta paga. L’invio del prospetto paga al dipendente può essere assolto dal datore di lavoro mediante l’inoltro come file allegato ad un messaggio di posta elettronica inviato all’indirizzo e-mail del lavoratore provvisto di password personale; sempre che, nel rispetto della disciplina in materia di protezione dei dati personali, allo stesso lavoratore siano messe a disposizione idonee tecnologie ed attrezzature informatiche per la ricezione e stampa del prospetto, posto che i costi relativi alla formazione e consegna dello stesso sono a carico dell’impresa.

Per legge i cedolini paga sono 12 (coincidono con le 12 mensilità dell’anno). Generalmente in Italia il pagamento della retribuzione avviene con cadenza mensile. La tredicesima è prevista per legge in tutti i settori. Alcuni contratti collettivi hanno anche il premio preferiale, cioè la quattordicesima mensilità. La tredicesima mensilità può essere inserita anche nel dodicesimo cedolino paga. La quattordicesima mensilità può essere inserita nel cedolino di giugno, insieme alla mensilità di giugno.

Come si compone il cedolino paga

Il cedolino paga italiano è riconosciuto a livello mondiale come il più complesso: al suo interno contiene centinaia di voci (alcune non servono a nulla). Il problema più grande però sta nel fatto che ogni software ha un proprio format specifico. I dati che sono contenuti sono gli stessi ma vengono rappresentati graficamente in maniera diversa. Presso l’Unione europea è stata presentata una proposta di legge a livello europeo che ha ad oggetto l’adozione di un format univoco su tutto il territorio europeo. Ogni singolo paese poi utilizza le proprie regole di calcolo. Obiettivo: facilitare soprattutto le aziende multi-localizzate. Questa proposta non è mai stata accettata: ciascuno dei 27 paesi UE ha un format completamente diverso.

Ogni cedolino paga è come un serpente con testa, corpo e coda. Le 3 parti hanno 3 finalità completamente diverse. Nella testa vengono riportati gli elementi fissi che caratterizzano il rapporto di lavoro. Il corpo rappresenta la movimentazione della retribuzione del lavoratore di mese in mese. La coda generalmente riporta i saldi del periodo e gli eventuali residui del periodo, i progressivi nel corso dell’anno.

La testa del cedolino paga

Offre una fotografia delle parti contraenti del rapporto di lavoro: riporta l’intestazione del datore e i dati anagrafici del lavoratore.

• Mese retribuito: mese di competenza. È il mese nel quale il dipendente ha svolto l’attività lavorativa; pertanto, tutti gli elementi retributivi specificati nel corpo del cedolino saranno riferiti al mese indicato.
• Codice azienda: codice interno che identifica l’azienda. È il codice che il software gestionale paghe, usato dal Consulente del lavoro, carica per motivi tecnico-pratici.
• Matricola INPS: codice alfanumerico che l’INPS riconosce all’azienda nel momento in cui assume il primo lavoratore. È come se fosse il codice fiscale dell’azienda da un punto di vista previdenziale. Quando l’azienda dialoga con INPS ragiona con matricola Inps univoca. È uno strumento sempre utilizzato in tutte le comunicazioni dall’Inps in modo che l’istituto identifichi la singola azienda.

È il numero di posizione assicurativa INPS, che l’ente attribuisce all’azienda nel momento in cui viene assunto il primo dipendente. Il regime contributivo, quindi, è strettamente collegato al tipo di inquadramento previdenziale, cioè al settore economico e merceologico a cui viene assegnata l’azienda, in seguito all’invio della denuncia di inizio attività, che deve essere trasmessa da tutti i datori di lavoro che hanno alle loro dipendenze lavoratori subordinati. Il regime contributivo è rappresentato da “Tabelle INPS” che riportano, per ogni settore (Industria, Artigianato, Commercio, ecc.) e per ogni fascia dimensionale (es.: fino a 15 dipendenti, da 16 a 50, oltre 50) e per ogni categoria (operai, equiparati o intermedi, impiegati ecc.), le percentuali di contributi previdenziali, suddivisi fra quelli a carico del lavoratore e quelli a carico del datore di lavoro.

• Posizione INAIL: ulteriore codice numerico che serve per andare a comunicare nei confronti dell’Inail (si occupa di infortuni su lavoro e malattie professionali).

È il numero di posizione assicurativa INAIL (Istituto Nazionale contro gli Infortuni sul Lavoro). Il datore di lavoro è infatti obbligato ad assicurare il proprio personale contro gli infortuni e le malattie professionali. Il premio assicurativo viene determinato in base ad uno specifico tasso stabilito dall’Ente, riferito al rischio connesso alle singole lavorazioni (es.: operai e impiegati avranno un tasso di rischio infortuni diverso). I parametri utilizzati per determinare il premio sono comunicati dall’Istituto al datore di lavoro, a seguito dell’invio della denuncia d’esercizio e, successivamente, ogni anno il Consulente del lavoro riceve telematicamente i dati dall’INAIL. Proprio come un’assicurazione, il datore di lavoro deve versare un premio assicurativo contro il rischio futuro e incerto che nello svolgimento attività lavorativa possa incorrere in un infortunio su lavoro o malata professionale. Il premio è legato alla mansione: più questa è pericolosa, più alto è il rischio elettivo, più alto è il tasso da pagare.

• Voci INAIL: Indicano le lavorazioni. Esempio: 3110 lavori generali, totali o parziali di costruzione, finitura, manutenzione, riparazione, demolizione e ristrutturazione (edilizia). Alla voce è legato il tasso stabilito dalle Tabelle INAIL riferite alle tariffe.

All’interno dell’azienda si può avere un'unica posizione Inail e una pluralità di voci di rischio che dipendono da come è organizzata l’azienda.

Dati dipendente

Sono ripostati nella parte alta della busta paga:

• Cognome e nome del dipendente;
• Data di assunzione;
• Codice fiscale del dipendente;
• Comune di residenza del dipendente (è il Comune al quale verrà pagata l’addizionale comunale, pertanto il dipendente deve comunicare tempestivamente al datore di lavoro eventuali variazioni della propria residenza);
• Data di nascita del dipendente.

Situazione ANF

• Casella dove viene indicata la situazione circa l’ANF ovvero l’Assegno Nucleo Familiare: prestazione di natura previdenziale, riconosciuta dall’INPS a domanda del lavoratore a fronte del rispetto di determinati requisiti soggettivi e reddituali del lavoratore.
• Di solito in questa casella viene riportato il numero dei componenti del nucleo familiare e il numero della tabella INPS di riferimento, in base alla tipologia familiare.
• Es.: nucleo familiare con entrambi i genitori e almeno un figlio minore.

Dal 1° marzo 2022 è entrato in vigore l'Assegno Unico Universale, si tratta di un beneficio economico attribuito dallo Stato alle famiglie con figli a carico (che fanno parte del nucleo familiare indicato ai fini ISEE) su base mensile, per il periodo compreso tra marzo di ciascun anno e febbraio dell'anno successivo. Il tutto tenendo conto dell'Isee (Indicatore della Situazione Economica Equivalente). Spetta per ogni figlio a partire dal settimo mese di gravidanza e fino a 21 anni di età.

L’assegno per nucleo familiare viene richiesto dal lavoratore all’INPS e viene pagato dal datore di lavoro. Invece, l’Inps paga direttamente il lavoratore che ha diritto a ricevere, dopo aver presentato domanda, l’assegno unico universale. Nel cedolino non bisogna segnare l’assegno unico e universale, solo l’ANAF perché il datore di lavoro è sostituto d’imposta: paga in nome e per conto dell’istituto, poi procede al recupero di quanto pagato, in deduzione dai contributi versati. L’INPS e lavoratore non dialogano mai. Il datore di lavoro paga in anticipo il lavoratore in nome e per conto dell’Inps e poi procede al recupero. Ad esempio, in caso di malattia generica, il datore di lavoro calcola indennità di malattia, la inserisce nel cedolino paga, la paga e l’importo lo recupera dalla contribuzione INPS.

% part-time

Questa percentuale è indicativa per il dipendente, ma soprattutto è un’esigenza tecnica del software gestionale paghe che, con quel dato, riproporziona tutti gli elementi retributivi che per un contratto a tempo pieno sono al 100%, mentre nel caso del part-time vanno ridotti proporzionalmente. Il trattamento retributivo e contributivo spettante al part-timer deve essere riproporzionato rispetto al tempo pieno. Nel cedolino paga devo indicare la percentuale del part-time: nel corpo del cedolino paga permetterà di riproporzionare tutti gli elementi di retribuzione alla minor durata della prestazione lavorativa.

CCNL

Questa voce indica il Contratto collettivo nazionale di lavoro applicato in azienda. È un elemento fondamentale: permette di stabilire la retribuzione minima, la durata del periodo di prova, la normativa sulle ferie/sui permessi/sul preavviso in caso di dimissioni o licenziamento, la retribuzione lorda, la durata del contratto di apprendistato, il numero di mensilità, le percentuali di maggiorazione in caso di lavoro straordinario o supplementare. I contratti collettivi in Italia depositati al CNEL sono 868: solo nel terziario sono 60. Di questi 868 CCNL:

• 1/3 sono definiti bianchi, cioè sottoscritti dalle associazioni dei datori di lavoro e dalle organizzazioni sindacali dei lavoratori maggiormente rappresentative sul territorio nazionale.
• 1/3 sono definiti grigi: sono sottoscritti dai sindacati maggiormente rappresentativi dei lavoratori ma non dalle associazioni datoriali.
• 1/3 sono definiti pirata, cioè privi di ogni rappresentatività a livello nazionale.

Il problema della contrattazione collettiva è collegato alla retribuzione minima: non esiste una norma che afferma il salario minimo spettante al lavoratore in Italia. L’art. 38 della Costituzione stabilisce solamente che “I lavoratori hanno diritto che siano preveduti ed assicurati mezzi adeguati alle loro esigenze di vita in caso di infortunio, malattia, invalidità e vecchiaia, disoccupazione involontaria”. Inoltre, non esiste una legge che individua i CCNL maggiormente rappresentativi sul piano nazionale. Problema di un diffondersi della contrattazione collettiva pirata: prevedono lordi su base mensile di 900 euro ai lavoratori, con tutto ciò che comporta in operazioni di dumping contrattuale. I datori di lavoro che applicano questi contratti collettivi si impongono sul mercato a prezzi nettamente più competitivi. Il tema della rappresentatività in Italia non verrà mai risolto perché bisognerebbe prevedere obbligo delle organizzazioni sindacali di registrarsi in un apposito registro e di rendicontare il bilancio, acquisendo personalità giuridica.

Qualifica INPS o tipo di rapporto: è una voce che indica a quale tipologia di rapporto e qualifica professionale appartiene il dipendente, oppure se è un apprendista.

Centro di costo: L’indicazione del centro di costo è di norma utile al Consulente del lavoro, poiché il software gestionale paghe associa un codice (che distingue, ad esempio, gli operai dagli impiegati) al fine di automatizzare l’invio della nota contabile al proprio cliente (datore di lavoro del dipendente). Questa, infatti, occorre al commercialista per registrare il costo del lavoro del mese di riferimento.