Appunti Project management (in italiano)

Parte 1

Definizione di progetto

• “Un progetto è la risposta a un bisogno.”
• “Prodotto o servizio unico.” (Project Management Institute)
• “Un progetto è una serie unica di attività finalizzate a produrre un risultato definito, con una data di inizio e di fine precisa e una precisa allocazione delle risorse.” (Harvard Business School, manuale di project management)
• “Un progetto è un’impresa complessa e unica, di durata specifica, finalizzata al raggiungimento di un obiettivo chiaro e predefinito, attraverso un processo continuo di pianificazione e controllo di risorse differenziate e con vincoli interdipendenti di costo-tempo-qualità.” (Russell D. Archibald)
• “Un progetto è un’organizzazione temporanea creata con lo scopo di fornire uno o più prodotti di business secondo uno specifico caso di business.” (PRINCE2)

La piramide degli elementi del progetto.

Projects life cycle

Un progetto è composto da aspetti manageriali e tecnici.

Gli aspetti manageriali, processi di project management, generalmente chiamati aspetti di gestione del progetto, riguardano l’avvio, iniziazione, la definizione, la pianificazione, l’esecuzione, il controllo e la chiusura di un progetto o di una sua fase. Essi sono applicabili a tutti i tipi di progetti.

Gli aspetti tecnici, processi di prodotto, sono invece specifici per ciascun settore applicativo e sono strettamente collegati al tipo di prodotto o servizio da realizzare. Comprendono lo studio di fattibilità, la definizione delle specifiche del prodotto, ecc.

Progetti interni vs progetti esterni

Esistono principalmente due tipi di progetti: interni ed esterni.

• I progetti interni sono realizzati da te per te, per la tua azienda; l’obiettivo del progetto è di interesse diretto per te.
• I progetti esterni sono progetti che realizzi per qualcun altro.

Questa distinzione è importante perché:

• Se stiamo realizzando un progetto interno, stiamo facendo qualcosa per noi stessi; se il risultato finale è diverso dalle aspettative, non dobbiamo rispondere formalmente a nessun cliente esterno.
• Nei progetti esterni, invece, c’è un cliente che paga, quindi è lui a decidere; esiste un contratto e ci sono condizioni che devono essere rispettate.

Quando si seleziona un progetto su cui lavorare, è importante capire se si tratta di un progetto interno o esterno, perché rappresentano due punti di vista diversi nella gestione del progetto. In generale, è più semplice sviluppare un progetto esterno come project work.

Esempi:

• Progetto esterno → sviluppo di un nuovo prodotto, organizzazione di un festival, costruzione di uno stadio, ecc.
• Progetto interno → sei proprietario di un edificio e, ad esempio, vuoi ristrutturarlo o trasformarlo.

Cos’è il project management?

• Si occupa della gestione di tutte quelle variabili che influenzano il raggiungimento del risultato di un progetto.
• Non riguarda solo gli aspetti tecnici, ma anche la gestione delle persone.
• Il Project Management (PM) è un insieme di principi dinamici e multidisciplinari, migliorati attraverso la pratica e formalizzati come disciplina. È un sistema composto da competenze soft, relazionali, comunicative, di leadership, e hard, tecniche.
• Il PM comprende tutto ciò che riguarda la gestione di un progetto, ad eccezione della gestione quotidiana tipica dell’operations management o del process management.

Definizioni di Project Management (PM)

• “Il PM è l’applicazione di conoscenze, competenze, strumenti e tecniche alle attività di progetto per soddisfare i requisiti del progetto. Il project management viene svolto attraverso processi quali avvio formale, pianificazione, esecuzione, controllo e chiusura.” (Project Management Institute)
• “Il PM consiste nella pianificazione, nel monitoraggio e nel controllo di tutti gli aspetti del progetto e nella motivazione di tutti coloro che sono coinvolti, al fine di raggiungere gli obiettivi del progetto nei tempi previsti e nel rispetto dei costi, della qualità e delle specifiche di performance.” (PRINCE2)
• “Il PM è una filosofia e una tecnica che consente ai suoi professionisti di realizzare il massimo potenziale entro i vincoli di risorse limitate, aumentando così la redditività.” (Pinto, 2001)
• “Il PM è l’arte di dirigere e coordinare risorse umane e materiali per raggiungere determinati obiettivi entro vincoli di tempo, budget e soddisfazione del cliente.” (Max Wideman) Si lavora in un progetto con risorse economiche limitate, tempo limitato, e si deve comunque raggiungere l’obiettivo.

Definizioni delle funzioni del PM

• Definire: determinare la visione generale, gli obiettivi, le responsabilità e i risultati attesi del progetto. È fondamentale definire chiaramente le responsabilità: bisogna capire chi è la persona che può risolvere un problema, chi può assumere un determinato ruolo, ecc.
• Pianificare e organizzare: determinare i passaggi necessari per eseguire il progetto, assegnare le responsabilità e identificare le date di inizio e fine. Quando inizia il progetto e quando deve concludersi? La pianificazione include la scomposizione delle attività, la programmazione delle date di inizio e fine, la valutazione dei rischi, il calcolo dei costi, la preparazione della documentazione, ecc.
• Controllare (Check): garantire continuamente che il progetto stia raggiungendo i propri obiettivi nei tempi e nei costi previsti.
• Guidare (Lead): il project manager utilizza la propria leadership per implementare il progetto in modo efficiente ed efficace.
• Chiusura (Closing): chiudere un progetto in modo efficiente ed efficace implica anche la raccolta delle statistiche di progetto e la preparazione della documentazione finale. È una fase molto importante: quando si arriva alla fine di un progetto, è necessario formalizzare i risultati e capitalizzare l’esperienza acquisita.

Aspetti del project management

• Mentalità: atteggiamento personale. L’organigramma di un progetto può essere molto complesso, ma è diverso dall’organigramma di un’azienda.
• Organizzazione: intervento a livello aziendale, coinvolgimento della struttura organizzativa.
• Tecniche: esistono molti corsi e metodologie che si possono apprendere.
• Strumenti: ad esempio ricerche di mercato; sono strumenti concreti che si possono utilizzare.

Integrazione tra i tre vincoli del Project Management

Questo concetto mostra che, nella pianificazione e nel controllo del progetto, bisogna gestire tre aspetti fondamentali:

• Il tempo, scadenze.
• Le risorse, limitate.
• I costi.

Il project management richiede quindi il rispetto simultaneo di questi tre vincoli, che sono tra loro interdipendenti.

Obiettivi del Project Management

Obiettivi dei progetti esterni:

• Migliorare la comunicazione con i clienti, il cliente è colui che paga.
• Ridurre il rischio di fallimento, ossia evitare di non arrivare alla conclusione del progetto.
• Migliorare la qualità. Se il cliente cambia idea, le eventuali modifiche devono essere previste e regolamentate nel contratto.
• Aumentare il livello di soddisfazione del cliente.
• Migliorare l’immagine aziendale. Quando si realizzano progetti per altri, è fondamentale che l’azienda abbia una buona reputazione. Il Project Manager rappresenta anche il brand e l’immagine dell’azienda.

Obiettivi interni:

• Migliorare la comunicazione all’interno del team di progetto, aumentando la capacità di lavorare insieme in modo efficace.
• Ridurre gli errori e migliorare la qualità dei processi, considerando che molte attività interne ai progetti tendono a ripetersi.
• Ridurre i tempi di produzione.
• Ridurre i costi di progetto. Se si lavora per un cliente esterno, il prezzo è spesso definito contrattualmente; se si riducono i costi, il cliente può essere più soddisfatto, ma il beneficio principale è per l’azienda. Se invece il progetto è interno, la riduzione dei costi diventa ancora più rilevante.
• Creare un database delle “lesson learned”, cioè delle esperienze e conoscenze acquisite, da utilizzare nei progetti futuri.

Questo mostra il costo del project management e i risultati ottenuti. In particolare, la creazione di un database delle “lesson learned”, lezioni apprese:

Fasi principali del Project Management (PM)

L’asse verticale descrive le principali discipline coinvolte nel project management:

• Comunicazioni.
• Approvvigionamenti (sources).
• Risorse, le risorse sono le persone.
• Rischi.
• Costi.
• Tempo.
• Qualità.
• Ambito (scope).

Sull’asse “a molla” sono rappresentate le fasi operative e le attività che devono essere svolte nel project management:

• Pianificare (Plan).
• Organizzare (Organization).
• Eseguire (Do).
• Monitorare (Monitoring).
• Guidare (Guide).

Sull’altro asse sono rappresentate le fasi del ciclo di vita del progetto, life cycle phases, dalla fase di avvio fino alla conclusione del progetto.

Fasi del Project Management

1. Ideazione (Conception)
2. Definizione e avvio (Definition and Initiation)
3. Pianificazione (Planning)
4. Programmazione (Programming)
5. Esecuzione (Execution)
6. Monitoraggio e controllo (Monitoring and Control)
7. Chiusura (Closing)

Questa classificazione è simile a quella vista nelle slide precedenti.

1. Fase di Ideazione: è diversa a seconda che si tratti di un progetto interno o esterno.

• Progetti interni: nascono dal riconoscimento di un bisogno o di un problema all’interno dell’organizzazione.
• Progetti esterni: nascono dalle richieste di clienti attuali o potenziali.

Ricordiamo la definizione di progetto: il progetto è ciò che dobbiamo realizzare per risolvere un problema, non è la soluzione stessa. Se il progetto è esterno, generalmente non ci si concentra sul ritorno dell’investimento allo stesso modo in cui si farebbe per un progetto interno.

2. Definizione e avvio: in questa fase bisogna giustificare perché si sta realizzando il progetto. Vengono identificati i contenuti principali e i parametri che caratterizzano il nuovo progetto. È fondamentale giustificare il progetto per allineare gli obiettivi di chi paga con ciò che verrà effettivamente realizzato. Input: analisi di mercato. Output: definizione esplicita dei contenuti e delle caratteristiche del prodotto da creare, oltre all’approfondimento delle specifiche del lavoro da sviluppare.

3. Pianificazione: non riguarda solo il tempo, ma integra attività, risorse e costi del progetto. Include:

• Identificazione e definizione dello scope, ambito, del progetto.
• Definizione delle attività e delle risorse necessarie.
• Stima dei costi.
• Pianificazione della qualità attesa, lo scope deve essere coerente con la qualità.
• Identificazione e misurazione dei rischi.
• Pianificazione delle risposte ai rischi.

Il rischio è tutto ciò che si discosta da quanto pianificato, dalla baseline. Può rappresentare sia una minaccia sia un’opportunità. Inoltre: si definiscono le responsabilità, ogni attività deve avere un responsabile, si pianificano acquisti e fornitori.

4. Programmazione: l’obiettivo è la schedulazione dettagliata di tutte le attività identificate nella pianificazione. Schedulare significa decidere giorno per giorno cosa deve essere fatto. La programmazione è un problema decisionale multi-obiettivo, poiché gli obiettivi possono essere in conflitto tra loro, tempo, costi, risorse. Include: analisi della disponibilità delle risorse, umane, finanziarie, materiali, applicazione di tecniche di scheduling come CPM, PERT, GANTT.

5. Esecuzione: in questa fase servono persone competenti nel settore del progetto, ad esempio, per realizzare un film servono attori. È la fase principale di realizzazione del progetto. L’esecuzione riguarda lo sviluppo e la realizzazione tecnica dei prodotti o servizi previsti dal progetto. È strettamente legata al settore in cui si opera e vi è una predominanza degli aspetti tecnici.

6. Monitoraggio e controllo: queste attività sono trasversali e si estendono lungo tutto il ciclo di vita del progetto. Obiettivi:

• Individuare gli scostamenti rispetto al piano, gestione del rischio.
• Identificare tempestivamente eventuali problemi.
• Adottare azioni correttive il prima possibile, prima si interviene, meglio è per il progetto.

Per capire se il progetto sta andando bene, bisogna pianificare controlli periodici. Le deviazioni vengono analizzate rispetto al piano di progetto redatto nella fase di pianificazione. Il reporting è fondamentale:

• Il controller deve verificare cosa sta accadendo nel progetto.
• Per farlo, ha bisogno di informazioni strutturate.
• Il reporting fornisce queste informazioni per consentire il controllo.

7. Chiusura: è una fase molto importante. Consiste nella chiusura sistematica e formalizzata delle attività del progetto. In questa fase:

• Si raccolgono e si classificano le conoscenze acquisite.
• Si organizzano riunioni del team per analizzare le lesson learned.
• Le conoscenze vengono integrate all’interno dell’azienda.

Oggi è possibile utilizzare l’Intelligenza Artificiale per estrarre conoscenza dalla documentazione del progetto e riutilizzarla in progetti futuri.

Evoluzione del Project Management (PM)

Il project management non è un’invenzione del XX secolo: è una disciplina molto più antica e non nasce nelle aule universitarie. Con l’industrializzazione, per la prima volta emerge chiaramente il concetto di organizzazione, cioè l’idea di un gruppo di persone che lavorano insieme per uno stesso progetto. Si può dire che la disciplina del PM inizi a strutturarsi proprio con la prima rivoluzione industriale.

Le origini storiche

Grandi opere come le piramidi, la Grande Muraglia Cinese, le strade e gli edifici romani, o la costruzione navale, dimostrano che già in passato esistevano: strutture gerarchiche di comando e autorità, sistemi di pianificazione, misurazione delle performance, sequenziamento delle attività e gestione delle risorse.

Anche prima del 1950, i concetti fondamentali di pianificazione e controllo erano già noti: definizione delle attività, scomporre un compito complesso in attività più semplici, vincoli di risorse, relazioni di precedenza, sequenziamento delle attività.

Questi concetti costituiscono la base delle moderne tecniche di project management.

Una forte accelerazione del PM si verifica con la Prima e soprattutto con la Seconda Guerra Mondiale, perché era necessario risolvere problemi complessi in tempi molto brevi. In questo periodo si sviluppano metodi grafici di rappresentazione dei progetti, come:

• AOA (Activity On Arrow)
• AON (Activity On Node)

Dagli anni ’40 in poi, con progetti come il Manhattan Project o i programmi militari, es. missili ICBM, si affermano: scienze quantitative, pratiche moderne di management, consapevolezza dell’interdipendenza tra le attività. Ciò che cambia progressivamente è il sistema gerarchico di direzione e controllo.

Prima degli anni ’50: il problema principale era costruire nuove cose, durante le guerre, il vincolo critico era il tempo. L’ambiente era relativamente stabile e prevedibile: non serviva una forte autorità di progetto, non erano necessarie complesse interfacce con i clienti, l’integrazione tra funzioni era limitata, non era centrale la motivazione e la formazione continua del personale. Obiettivi, regole e procedure erano ben compresi da tutti. Le persone si adattavano all’organizzazione.

Dopo gli anni ’50: dagli anni ’50 in poi cambia tutto: ora bisogna giustificare perché si deve realizzare un progetto. Si affermano: sviluppo delle tecnologie informatiche, forte supporto agli strumenti di pianificazione e controllo, evoluzione verso un approccio sistemico integrato. La crescente complessità dei progetti — in termini di sofisticazione tecnologica, numero di attività, fornitori e competenze coinvolte — rende indispensabili: l’adozione di strutture matriciali, lo sviluppo di tecniche avanzate di pianificazione e controllo ancora oggi utilizzate. I progetti diventano multidisciplinari, richiedendo competenze diverse e altamente specializzate per poter raggiungere con successo l’obiettivo finale.

Dal 2000 in poi: non si gestisce più solo un singolo progetto, ma un portfolio di progetti. Questo implica: suddividere il tempo tra diverse iniziative, bilanciare attività progettuali e attività operative, gestire priorità multiple e conflitti di risorse.

Il project management si trasforma così in una disciplina strategica, capace di integrare persone, tecnologie e organizzazione in un contesto sempre più complesso e dinamico.

Istituzioni a livello mondiale:

• Project Management Institute (PMI)
• International Project Management Association (IPMA)

Ciclo di vita del progetto

Ogni progetto nasce da un’idea o da un concetto iniziale.

L’Engineering & Contracting (E&C) è un mercato molto diffuso in Italia. L’obiettivo è consegnare opere complesse come edifici, piattaforme offshore, impianti oil & gas. Ad esempio, aziende come Saipem o Technip operano in questo settore, realizzando impianti e piattaforme petrolifere e collaborando con grandi fornitori del settore energetico.

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