Appunti Comunicazione interna nell'organizzazione aziendale

Appunti comunicazione interna nell'organizzazione aziendale

Elementi di organizzazione aziendale

Le organizzazioni sono caratterizzate da elevati livelli di complessità; il modello proposto è il diamante di Leavitt composto da: struttura sociale, partecipanti, scopi e tecnologie.

Struttura sociale

La struttura sociale è divisa nella struttura normativa in cui si prende in esame le prescrizioni di comportamento, le norme e le aspettative di ruolo; la struttura comportamentale prende in esame i comportamenti effettivi e ricorrenti in una classe di individui. La struttura normativa impone un insieme di limiti alla struttura comportamentale formando il comportamento e contribuendo a spiegare gran parte dei modelli organizzativi.

La struttura sociale si dice formale quando le posizioni sociali e i rapporti sono esplicitamente specifici e sono definiti indipendentemente dalle caratteristiche personali, si definisce informale quando è possibile distinguere tra le caratteristiche delle posizioni e quelle di coloro che le occupano.

Partecipanti e scopi

I partecipanti sono i soggetti che in cambio di una ricompensa forniscono un contributo alle organizzazioni in termini di forza lavoro. Il singolo partecipante può appartenere contemporaneamente a più organizzazioni. Il terzo elemento sono i fini o scopi ed è uno dei più importanti, considerato da alcuni indispensabile per la comprensione dell’organizzazione.

Tecnologia

Il quarto elemento è la tecnologia, agisce come meccanismo che contribuisce alla trasformazione degli input in output. Possiamo evidenziare sei caratteristiche:

• Le frecce bidirezionali connettono i vari elementi e ci ricordano che siamo di fronte a un sistema di processi interdipendenti dove nessuno può essere isolato o considerato avulso dagli altri.
• Nello schema originale l’ambiente era assente poiché l’organizzazione era considerata un sistema chiuso, il concetto di confine era importante in quanto limite difensivo e non luogo di interazione.
• Il modello è teoricamente neutrale in quanto attribuisce ai vari elementi la stessa importanza.
• Ogni organizzazione nella realtà implementa liberamente un mix diverso dei quattro elementi.
• Ogni organizzazione assume una forma uguale a se stessa e diversa dalle altre per le scelte progettuali effettuate.
• Le organizzazioni di uno stesso settore presentano importanti somiglianze dal punto di vista delle scelte di funzionamento.

Stakeholder

Gli stakeholder (portatori d’interesse) sono quei soggetti che hanno interesse nella performance dell’azienda; nel perseguire i propri obiettivi l’organizzazione deve gestire le relazioni con gli stakeholder. Esistono due tipologie di stakeholder: interni ed esterni. Gli interessi degli stakeholder possono essere in conflitto tra loro proprio per questo le organizzazioni spesso incontrano difficoltà nel soddisfare le richieste di tutti i gruppi.

Stakeholder interni

• Proprietari/Azionisti
• Manager
• Dipendenti/Forza lavoro

I proprietari dell’azienda sono coloro che forniscono il capitale e si aspettano in cambio non solo la remunerazione del capitale investito ma anche il potere del comando. Situazione semplice nell’impresa individuale dove la gestione è di una persona, si complica nelle imprese familiari e ancora di più nelle società capitali dove ci sono diversi azionisti.

Il manager, il potere di governo che può essere nelle mani degli azionisti o polverizzato sul mercato, in ogni caso viene delegato al management che diviene uno stakeholder interno. Sono responsabili dell’utilizzo delle risorse messe a disposizione per il raggiungimento degli obiettivi aziendali e le scelte effettuate dai manager riguardano la pianificazione e le risposte dell’organizzazione alle pressioni ambientali.

I dipendenti appartengono alla categoria coloro che non fanno parte della categoria del management; sono responsabili di come vengono impiegate le risorse che sono assegnate dai manager. Forniscono competenze, esperienza e tempo in cambio di una remunerazione, premi, sicurezza sul lavoro e crescita professionale; coprono una duplice veste: lavoratori (stakeholder interno) e quella di membri di un sindacato (stakeholder esterno).

Stakeholder esterni

• Clienti
• Creditori/Istituti creditizi
• Sindacati
• Fornitori
• Comunità
• Governo
• Opinione Pubblica

I clienti rappresentano la categoria più numerosa degli stakeholder esterni e in cui sono toccati in modo più diretto le attività dell’organizzazione tanto che l’efficienza si misura dalla capacità di soddisfare i clienti. Sono fonte di risorse economiche e si aspettano prodotti e servizi con rapporto qualità-prezzo conveniente.

I creditori/Istituti creditizi sono rappresentati da soggetti interessati all’andamento dei risultati economici dell’organizzazione per valutarne la capacità di mantenere nel tempo un rapporto fiduciario.

I sindacati sono una categoria di stakeholder molto importante ed hanno come missione la tutela degli interessi della forza lavoro. Le organizzazioni sindacali ed in particolare le rappresentanze sindacali interne sono in grado di influenzare l’operatività dell’organizzazione e si aspettano il rispetto dei contratti e dei diritti dei lavoratori.

I fornitori sono quelli legati all’organizzazione da rapporti di reciproco interesse, i rapporti si basano sui contratti ma anche sulla fiducia e forme di collaborazione, i fornitori consentono di alimentare gli input del processo di creazione.

La comunità locale esprime un giudizio e valuta l’azienda in termini di apporto allo sviluppo economico, occupazionale e nell’impatto ambientale e sociale sul territorio.

Il governo è formato dalle autorità che sono portatori di diritti e doveri nei confronti dell’organizzazione attraverso leggi e norme atte a disciplinare il loro comportamento. Opinione pubblica, nella società attuale questa categoria di stakeholder esercita una forte influenza sul comportamento delle organizzazioni.

In sintesi, lo stakeholder interno o esterno è connotato non soltanto da un interesse per la performance dell’azienda ma può anche condizionarla nelle scelte.

Sfide organizzative

Le sfide che le organizzazioni devono affrontare sono numerose e in continua evoluzione; il manager ha il compito di mettere le aziende in condizione di adattarsi alle nuove sfide come:

• La globalizzazione
• La competizione
• L’etica ed ecocompatibilità
• La rapidità di risposta
• La rivoluzione digitale

La globalizzazione interessa non solo i paesi industriali ma sempre più i paesi in via di sviluppo offrendo la possibilità di commercializzare ed essere destinatario di investimenti; questo comporta una domanda crescente di manager in grado di aiutare le aziende a svilupparsi in una prospettiva globale. Una tendenza collegata alla globalizzazione è l’outsourcing che consiste nell’esternalizzare alcune funzioni o attività ad organizzazioni dislocate in altri Paesi.

La competizione comporta una maggiore complessità e competitività ambientale, il tema della competitività di sistema è fondamentale in quanto le condizioni esterne sfavorevoli possono vanificare gli sforzi delle imprese.

Per quanto concerne la competitività a livello di settore si possono ricordare i settori che tipicamente rientrano nel Made in Italy, come ad esempio l’abbigliamento/moda, l’arredo/casa, l’agroalimentare, l’automazione industriale.

L’etica e la ecocompatibilità ad oggi i manager subiscono forti pressioni affinché le loro organizzazioni rispettino standard etici e professionali; sono chiamati a un impegno più concreto rispetto alla responsabilità sociale e della protezione dell’ambiente. L’ecocompatibilità è il nuovo imperativo per le aziende per effetto dei cambiamenti, climatici e tecnologici.

Le organizzazioni per rimanere competitive sul mercato devono essere rapide ed incisive nelle risposte ai cambiamenti ambientali, crisi organizzative e cambiamenti delle aspettative dei clienti. La rivoluzione digitale ha modificato la comunicazione, la ricerca di informazioni e la condivisione di idee oltre che alla progettazione e alla gestione delle organizzazioni, l’utilizzo della tecnologia social facilita la comunicazione e la collaborazione tra gli impiegati, clienti e stakeholder e rappresenta una delle sfide più attuali ai quali i manager sono chiamati.

Importanza delle organizzazioni

L’organizzazione nasce da un punto di vista economico quando si necessita una divisione del lavoro, le attività specializzate si mostrano più produttive delle attività generiche.

• Robbins definisce l’organizzazione come un’entità sociale coordinata composta da due o più persone con basi continue per raggiungere obiettivi comuni.
• Nahavandi e Malekzadeh sostengono che sono gruppi di due o più persone che collaborano e coordinano le loro attività in maniera sistemica per raggiungere degli obiettivi.
• George e Jones la identificano come un aggregato di persone che lavorano insieme per conseguire obiettivi individuali.
• McShane e Von Glinow sostengono che le organizzazioni sono gruppi di persone che lavorano in maniera interdipendente per degli scopi individuati.
• Hatch afferma che le organizzazioni si formano attorno ad un task troppo vasto per essere svolto da persone singolarmente.
• Grandori sostiene che siamo in presenza di una organizzazione se le attività sono configurate e coordinate in modo non causale, ossia sono regolate da qualche forma di organizzazione.
• Costa nella sua definizione ricorda che organizzazione significa ricercare ordine e sistematicità. Il problema organizzativo sta proprio nella ricerca della modalità di coordinamento di attività specializzate sulla base della divisione del lavoro.
• Shein (1970) fornisce una definizione che evidenzia un focus operativo in quanto sostiene che un’organizzazione è il coordinamento razionale delle attività di un numero di persone per il raggiungimento di qualche scopo od obiettivo esplicito comune, attraverso una divisione del lavoro o delle funzioni.

In modo riassuntivo l’organizzazione può essere paragonata ad un gruppo di persone che dopo aver individuato un obiettivo, si adoperano per dar vita ad un sistema formale e l’organizzazione ha il compito di coordinare e controllare il modo in cui vengono sviluppate le attività.

La nostra vita è scandita dalla presenza di organizzazioni (scuole, banche, ospedali ecc.), le organizzazioni sono create da persone che ritengono di possedere le conoscenze necessarie e individuano i bisogni da soddisfare. Le organizzazioni consentono di raggiungere uno scopo e “mettono” insieme risorse per raggiungere specifici obiettivi.

Il successo di un’azienda nel mercato è imputabile a numerosi elementi tre cui l’implementazione di una strategia e una corretta gestione delle risorse umane, un efficace e efficiente soluzione organizzativa che non tralasci i diversi fattori ambientali interni ed esterni. Non esistono modelli organizzativi ottimi validi sempre ma le soluzioni devono essere strutturate sulla base delle variabili che emergono.

Le organizzazioni sono importanti perché permettono di: raggiungere uno scopo; mettere insieme le risorse per raggiungere lo scopo; produrre beni e servizi che le persone cercano; ricercare modi innovativi per produrre beni e servizi; adattarsi ed influenzare l’ambiente; creare attraverso le proprie attività valore per i propri stakeholder; rispondere alle attuali sfide della popolazione che grazie anche alla globalizzazione è caratterizzata da diversità.

Obiettivi e mission

Il primo elemento sul quale è importante soffermarsi è l’obiettivo. Saper organizzare significa con riferimento all’obiettivo riuscire a coordinare le risorse a disposizione valorizzandone l’impiego cercando nel tempo di conseguire miglioramenti nel loro utilizzo secondo criteri di efficacia ed efficienza.

• Mission: ragione d’essere, perché l’organizzazione esiste al di là del profitto.
• Vision: come l’organizzazione attua la mission, mette in pratica la volontà di tutti i membri per raggiungere l’obbiettivo.
• Obbiettivo: coordinare al meglio le risorse cercando di valorizzare e di perseguire miglioramenti nel tempo.
• Controllo: monitoraggio dell’attuazione di comportamenti appropriati rispetto agli obiettivi organizzativi.

Le azioni in una organizzazione devono essere:

• Indirizzare verso una attività
• Non sprecare risorse
• Accettare e condivise da coloro che vi fanno parte

Conoscere come organizzare le proprie risorse ed attività è molto importante per il successo aziendale. Per far ciò è necessario definire in modo preciso a livello macro quali sono gli obiettivi che l’organizzazione intende perseguire e da questi determinare le risorse necessarie e valutarne la disponibilità.

Saper organizzare significa:

• Identificare gli obiettivi che si intendono perseguire
• Determinare le risorse necessarie
• Definire compiti e responsabilità
• Definire modalità di coordinamento e di controllo

Organizzazioni profit e no profit

Le organizzazioni si dividono in profit e no profit; nelle organizzazioni Profit tutte le attività sono volte alla realizzazione dei profitti, le risorse provengono dalla vendita di prodotti e servizi e l’attività dei manager si concentra sul miglioramento di questi. Nelle organizzazioni no Profit non è presente lo scopro di lucro, le attività sono finalizzate alla produzione di un bene o un servizio con un determinato impatto sociale, le risorse provengono da stanziamenti pubblici e donazioni e i servizi sono rivolti a clienti spesso non paganti; i fondi dunque sono limitati. I manager sono portati a interfacciarsi con numerosi e diversi stakeholder.

Sono presenti alcuni punti in comune a livello organizzativo come, ad esempio, coordinare al meglio le risorse disponibili, avere una visione manageriale e dedicare tempo alla progettazione organizzativa, gestione del personale, contenere i costi, gestire i rapporti con gli stakeholder ecc.

Con riferimento all’economicità nel settore profit esso costituisce l’obiettivo dell’attività, nel settore no profit invece rappresenta una condizione per svolgere la propria attività.

La cultura organizzativa

Il concetto di cultura è l’insieme delle idee assunte all’interno di un gruppo, il successo di un’azienda è legato alle relazioni che si creano tra la struttura, la strategia e la cultura; la cultura influenza anche la performance aziendale (somma delle performance individuali); gli elementi di riferimento sono i valori dei fondatori, del settore nella quale l’organizzazione è inserita, della cultura della nazione ma anche la visione e il comportamento del gruppo dirigente.

Con la cultura coloro che fanno parte dell’organizzazione trasmettono a coloro che entrano le regole implicite e le norma di comportamento; le differenze culturali all’interno della azienda si riflettono sui comportamenti delle persone e sulla struttura forma dell’organizzazione.

L’imprenditore esercita una influenza sulla cultura organizzativa dell’azienda e ogni cambiamento nell’organizzazione produce delle resistenze che possono essere interne o esterne; quelle esterne provengono dall’ambiente esterno mentre quelle interne sono originate da coloro che fanno parte dell’organizzazione.

Definizioni di cultura organizzativa

• Pettigrew sostiene che la cultura è un sistema di significati pubblicamente e collettivamente accettato da un gruppo definito in un certo momento.
• Schein definisce la cultura come insieme di idee condivise, implicite e assunte all’interno di un gruppo.
• Per Louis la cultura è fatta da unità sociali distinte che presentano un set di interpretazioni comuni per organizzare l’azione.
• Siehl e Martin sostengono che la cultura è una colla che tiene insieme l’azienda tramite la condivisione di schemi.
• Van Maanen dice che la cultura è la conoscenza che, coloro che appartengono ad uno stesso gruppo, condividono.

Nel corso dei loro studi, Martin e Meyerson identificano con riferimento alla cultura tre distinte prospettive di analisi:

• Prospettiva dell’integrazione; la cultura organizzativa è condivisa in modo unanime da tutti i membri.
• Prospettiva della differenziazione; si accettano più culture e l’unità organizzativa è formata da tante sottoculture.
• Prospettiva della frammentazione; si concentra su tutti gli elementi che rendono la cultura organizzativa molto forme e in continuo cambiamento.

La cultura secondo Schein è composta da artefatti culturali (livello superficiale), da valori (dichiarati che sono quelli che l’organizzazione previlegia e quelli praticati che sono le consuetudini che si traducono nel comportamento delle persone) e norme comportamentali (livello intermedio) e dal nucleo di credenze e assunti fondamentali (livello profondo).

La cultura si forma all’interno di un dato gruppo e non può esistere al di fuori di esso, l’analisi di un’organizzazione consiste essenzialmente nello studiare la sua cultura, che ne rappresenta l’elemento più importante, ciò che consente di spiegarne la struttura, le scelte strategiche, il reclutamento e la condotta dei singoli individui.

Dato che la cultura è creata e gestita dai leader dell’organizzazione, uno dei compiti più impegnativi del leader è quello di riuscire a “creare e gestire” la cultura all’interno dell’organizzazione.

Per analizzare questo concetto spesso si fa riferimento alla metafora dell’iceberg dalla quale si evince che solo una porzione molto piccola è visibile dalla superficie dell’acqua mentre la parte con una dimensione maggiore rimane nascosta.