Appunti Business process management

Business process management

Prof.ssa: SCOZZI Barbara L.M. INGEGNERIA GESTIONALE A.A. 2021/2022

Sommario

• Organization: review of the main concepts ........................................................................................................................7
• Business process (1) .................................................................................................................................................................19
• Business process (2) .................................................................................................................................................................22
• Business process reference models .....................................................................................................................................28
• How to read a (scientific) paper? ..........................................................................................................................................29
• Interdependencies & coordination ......................................................................................................................................36
• Process & performance measurement ..................................................................................................................................44
• Process analysis .......................................................................................................................................................................57
• Process mapping and analysis: review of the main techniques ......................................................................................65
• Extended-event driven process chain (E-EPC)......................................................................................................................71
• Business process modeling notation ..................................................................................................................................80
• Mappatura in ECP del processo di gestione di un reso ................................................................................................... 125
• Process redesign .................................................................................................................................................................... 131
• Process simulation .......................................................................................................................................................... 137
• Soft system methodology ................................................................................................................................................... 139
• Business process management ............................................................................................................................................ 141
• Business process management software and BPMS/BPM platforms ......................................................................... 144
• BPM and industry 4.0 ............................................................................................................................................................. 147
• Industry 5.0 ........................................................................................................................................................................ 150
• Sustainable business process management ........................................................................................................................ 152
• Process theory .................................................................................................................................................................. 160
• MIT process handbook project............................................................................................................................................ 162
• Concepts/definitions a BPM analyst cannot ignore ...................................................................................................... 168

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Il BPM è una disciplina manageriale che consta di due analisi su cui ci concentreremo quali analisi dei processi e Hammer studioso di BPM dice che tutto il lavoro si svolge per processi, quindi, è fondamentale conoscere i processi così che si possa raggiungere l’eccellenza dal punto di vista lavorativo. Le due trasformazioni della nostra epoca tecnologica ed ecologica richiedono di rinnovare i processi.

Imparare a mappare un processo, usare piattaforme software dei BPM per digitalizzare, eseguire e monitorare i processi.

Imparare a identificare un processo aziendale, implementare un’organizzazione per processo, tecniche di modellazione per rappresentare un processo e ci soffermeremo sul BPMN ed epc.

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Si vedranno tutti i concetti del BPM nella chiave della sostenibilità.

Lavoro di gruppo con relazione su presentazione discussa in sede d’esame.

Project work: Individuare una qualunque organizzazione con cui si è in contatto, individuare un processo, analizzarlo e riprogettarlo.

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Slide sufficienti per superare il corso.

Il BPMN si può scaricare gratuitamente dal sito riportato, da cui studiare solo i concetti fondamentali.

Lezioni Americane di Calvino è un testo letterario breve da leggere in cui sono raccontati 5 valori più uno non descritto essenziali per la letteratura e quindi da tramandare nel nostro secolo. La chiave del testo va letta in BPM e sul testo si dovrà scrivere una relazione di una pagina se almeno uno di questi valori si può usare per descrivere un processo.

Per la mappatura usare tutte le tecniche note ma almeno epc o BPMN; eseguire una porzione di un processo reale. Individuare un’organizzazione di qualsiasi tipo, contattarla e individuare un processo che soddisfi tutti i criteri del corso, mapparlo e fare un’ipotesi di riprogettazione. Lavoro in gruppo di massimo 5 studenti e minimo 2. In output si dovrà creare un report tecnico in cui descrivere i passi del project work e la fase di descrizione del processo, l’analisi e la riprogettazione che va mandata prima dell’esame da 3 a 12 giorni, a seconda del numero di prenotati all’esame. All’esame portare la presentazione ppt che si utilizzerà per discutere il lavoro. I partecipanti del gruppo possono fare l’esame in date diverse e portare sempre la stessa presentazione.

Discussione del project work per la maggior parte del tempo dell’esame e rispondere a questioni teoriche che emergeranno man mano che si sta esponendo il progetto. Una domanda su BPMN ed epc almeno. Ultima parte dell’esame sulla discussione su Calvino: descrivere il valore o più valori che secondo noi è utile ad un analista di processo; portare una relazione individuale di una paginetta consegnata il giorno stesso dell’esame se in presenza o il giorno prima se a distanza. Il voto finale dipenderà dalla grafica usata per realizzare il report e la presentazione, come si risponde all’orale e la partecipazione al corso.

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Jamio Openwork è la prima piattaforma italiana in grado di mappare i processi conoscendo il codice al minimo. Se si disegna in BPMN si genera un codice che rende eseguibile il processo. Inoltre, può essere usata sia da chi conosce il codice che dai non esperti. Il centro di competenza sul BPM (BPM-CC) si occupa di approfondire queste tematiche. Questo centro lavora sui temi del BPM e vuole creare un circolo che supporti gli studenti interessati a trovare collocazione lavorativa nelle imprese che operano sul territorio e che sono parte di Openwork.

Nelle ultime lezioni parleremo del caso Openwork e di altre piattaforme open source che hanno funzionamento simile.

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Lezione 1 – 01/03/2022

Organization: review of the main concepts

Si rivedono i concetti alla base della teoria organizzativa, in particolare il concetto di organizzazione, le dimensioni e le strutture organizzative al fine di creare un vocabolario comune per capire l’ambito in cui sono svolti i processi.

Un’organizzazione può essere ad esempio una famiglia, un esercito o un alveare, mentre non può essere formata da individui che si accingono a prendere un volo individualmente in aeroporto. Un’organizzazione è un insieme di individui che condividono un obiettivo. Senza un obiettivo condiviso non c’è organizzazione. Inoltre, tale obiettivo è complesso che l’individuo singolo non potrebbe realizzarlo, serve uno sforzo condiviso. Per raggiungere l’obiettivo questo gruppo di individui usa le tecnologie, non solo software ma anche le conoscenze. I compiti sono divisi nelle organizzazioni in obiettivi più semplici da raggiungere. Le varie persone che costituiscono le organizzazioni svolgono le attività sulla base delle proprie conoscenze e avvalendosi delle tecnologie.

Nelle organizzazioni si mettono in atto meccanismi di coordinamento per assicurarsi che gli sforzi dei singoli convergano verso il raggiungimento dell’obiettivo comune. Quindi non può essere organizzazione i passeggeri che si trovano in un aeroporto che non hanno relazioni con altri, non condividono obiettivi; se invece si guarda al personale che gestisce l’aeroporto allora si può dire che quegli individui formano l’organizzazione. Se si pensa alla famiglia, si può dire che essa è un’organizzazione in quanto i componenti hanno dei compiti specifici.

Lezione 2 – 04/03/2022

L’organizzazione è un insieme di persone che perseguono un obiettivo comune e complesso, avvalendosi di conoscenze ed apparecchiature hardware e software. L’obiettivo comune è suddiviso in micro-obiettivi più semplici da raggiungere mediante una serie di attività svolte dagli individui sulla base delle loro conoscenze. È fondamentale il coordinamento così che gli sforzi dei singoli siano allineati per raggiungere l’obiettivo comune. Dunque, divisione e coordinamento sono le due facce della stessa medaglia. Il concetto di coordinamento e divisione del lavoro si sviluppa all’inizio del secolo scorso ed era stato portato quasi all’esasperazione poiché si trattava di un compito molto elementare assegnato all’operatore, che si traduceva in un movimento ripetitivo in cui l’operatore era fermo sul posto e la catena di montaggio faceva avanzare i pezzi per tutta la durata del suo turno lavorativo. In queste semplici operazioni svolte da molti era fondamentale la coordinazione affinché tutto il sistema produttivo funzionasse bene.

Si può definire l’organizzazione anche come un sistema sociotecnico aperto cioè un insieme di persone e di tecniche e tecnologie adottate da tali persone per raggiungere l’obiettivo. L’aggiunta dell’aggettivo “aperto” sta ad indicare che i confini dell’organizzazione non sono più definiti, gli individui sono parte dell’organizzazione ma anche al di fuori di essa, vuol dire anche che le organizzazioni interagiscono tra loro, ma aperta al cambiamento e quindi un sistema dinamico che si lascia plasmare.

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Un altro modo di vedere le organizzazioni è quello di vederle come trasformazioni. In questo caso ci si focalizza non su chi e cosa c’è dentro l’organizzazione ma sulla trasformazione, messa in atto al suo interno: da alcuni input (materie prime, macchinari e conoscenze) prelevati dall’ambiente in cui l’organizzazione opera, che sono trasformati in output in termini di prodotti e servizi rilasciati di nuovo all’ambiente. Ci si sofferma solamente sugli input ed output, e si vede l’organizzazione come una blackbox in cui avvengono le trasformazioni degli input in output.

Il termine impresa, usato per definire anche l’organizzazione, non è definito nel Codice civile, ma è definito (all’art. 2082) il termine di imprenditore come la persona che porta avanti un’attività economica organizzata, al fine di produrre e vendere beni e servizi. Da questa definizione si può derivare quella di impresa come l’attività economica svolta in maniera professionale dall’imprenditore. Affinché questa attività economica possa essere definita impresa, si devono soddisfare 3 requisiti: parlare di organizzazione (l’imprenditore deve mettere in atto una serie di metodi per coordinare gli input ed ottenere gli output), la professionalità (l’abitualità all’esercizio e quindi svolgere l’attività economica continua nel tempo o comunque in maniera ripetuta nel tempo), beni e servizi prodotti devono essere destinati al mercato e non all’uso proprio.

Secondo l’art. 2555 del Codice civile, l’azienda è solamente l’insieme dei beni che l’imprenditore usa per svolgere l’attività di impresa.

Ma in economia aziendale l’azienda è definita come l’istituto (insieme di persone e beni usati da esse per raggiungere l’obiettivo comune) caratterizzato da un’attività economica prevalente che persiste nel tempo.

Una seconda definizione che deriva sempre dall’economia aziendale è quella di ordine economico di un istituto. Con questa definizione si è soliti classificare le aziende in 3 grandi categorie: aziende di produzione (in cui prevale il fenomeno di produzione), azienda familiare (in cui prevale il fenomeno di consumo), aziende pubbliche (in cui c’è un equilibro tra i fenomeni di produzione e consumo).

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Si pone ora l’attenzione su quanto c’è dentro l’organizzazione, definita in precedenza “blackbox”.

Il modello di Mintzberg suggerisce che all’interno di ogni organizzazione ci siano 5 componenti (vertice strategico, nucleo operativo, tecnostruttura e staff di supporto) che, seppur esse siano ben separate, di solito i diversi componenti si sovrappongono e i ruoli ad essi associati possono essere svolti dalle stesse persone.

• Il vertice strategico si occupa di definire gli obiettivi dell’organizzazione e la strategia da mettere in atto per raggiungere gli obiettivi. Il vertice strategico deve anche supervisionare l’organizzazione per capire se le azioni strategiche stanno portando al raggiungimento degli obiettivi: se le azioni stanno funzionando la strategia viene confermata, se non stanno funzionando si modifica la strategia. È inoltre, il punto di riferimento dell’organizzazione nei confronti degli stakeholders.
• Il nucleo operativo è formato da coloro che si occupano di trasformare gli input in output, a partire dall’approvvigionamento degli input, trasformazione degli input, realizzazione degli output, fino alla distribuzione.
• Queste due componenti sono collegate dalla linea intermedia che ha due compiti. La strategia è un insieme di azioni che si riferisce ad un orizzonte temporale di due o tre anni ma che vanno tradotte in azioni da svolgere giornalmente. Il piano strategico, essendo molto aggregato, non è compatibile con il nucleo operativo che ha bisogno di sapere le azioni da svolgere giorno per giorno. Il piano strategico va decomposto in azioni giornaliere che vengono comunicate al nucleo operativo: questo è il primo compito della linea intermedia. Dalla strategia sono individuate le azioni giornaliere per raggiungere l’obiettivo. Se il vertice strategico, in ottica di supervisione, leggesse i risultati delle attività giornaliere del nucleo operativo, non potrebbe avere un’idea del posizionamento dell’impresa, di cosa sta succedendo in essa e della direzione in cui si sta andando perché sono dati troppo disaggregati. Dunque, il nucleo strategico redige un report dall’aggregazione dei dati giornalieri e la linea intermedia sulla base dei risultati giornalieri del nucleo operativo redige un report mensile, trimestrale o annuale che sarà letto dal vertice strategico per poter approvare o modificare la strategia se ci si sta avvicinando o no all’obiettivo.
• La tecnostruttura è costituita da coloro che si occupano di capire le esigenze dei clienti dell’organizzazione, e quali sono le evoluzioni delle tecnologie e conoscenze. Si sviluppano al suo interno nuove idee di prodotti e processi che possano realizzare questi prodotti e servizi. Include le unità che operano nelle Funzioni marketing, progettazione e ricerca e sviluppo.
• Gli staff di supporto sono le unità che non contribuiscono direttamente alla produzione degli output ma sono essenziali per il buon funzionamento dell’organizzazione e sono coloro che si occupano di manutenzione degli impianti, di gestire i sistemi informativi, di gestire le risorse umane, pulizia, guardiania, mensa ecc.. .

Quando si parla di organizzazione, si fa una distinzione tra organizzazione formale che attiene a tutto ciò che può essere progettato e quindi è l’insieme di ruoli, norme, procedure che definiscono il modo di lavorare dell’organizzazione.

L’organizzazione informale attiene agli elementi che emergono spontaneamente all’interno dell’organizzazione e che non possono essere progettati ovvero le relazioni sociali che avvengono tra le persone di un’organizzazione; queste non possono essere progettate come delle relazioni gerarchiche ad esempio. Ogni persona ha una certa personalità: chi è più propenso a mettersi in mostra e a dare ordini e chi preferisce eseguirle. Questi aspetti sono molto importanti per il buon funzionamento dell’organizzazione e possono determinare anche il fallimento delle aziende. La parte informale non si può progettare ma si fa in modo che le persone siano disposte nelle posizioni a loro più adatte, a seconda della loro personalità, in modo che possano lavorare bene.

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Noi ci riferiremo alla progettazione organizzativa formale e dei processi aziendali, usando delle metodologie che cercano di capire anche gli aspetti informali legati alle prospettive degli attori.

Un modello per descrivere le componenti delle organizzazioni prevede la divisione delle dimensioni in due categorie: dimensioni contestuali che descrivono l’organizzazione nell’insieme e nel contesto in cui essa opera, le dimensioni strutturali permettono di entrare nella blackbox e permettono di capire il suo funzionamento.

Le dimensioni contestuali sono cinque: si può partire da qualunque di queste cinque dimensioni, anche se è bene partire dalla dimensione goals & strategy, perché è da obiettivi e strategia si può avere un’