Elementi di Archivistica

Sommario

• Definizioni.................................................................................................................... 1
• Definizioni di archivio............................................................................................. 2
• Finalità dell’archivio.............................................................................................. 3
• Contatti con gli archivi......................................................................................... 4
• Archivi come beni culturali...................................................................................4
• Concetto di documento........................................................................................ 6
• Vincolo archivistico............................................................................................... 6
• Ordinamento............................................................................................................ 7
• Teoria archivistica..................................................................................................... 8
• Cencetti..................................................................................................................... 8
• Critica a Cencetti.................................................................................................. 10
• Archivi prescritturali.......................................................................................... 11
• Archivi statali........................................................................................................ 14
• Dopo l’unità d’Italia.............................................................................................. 16
• Normativa................................................................................................................... 18
• 1861-1875................................................................................................................. 18
• 1875-1939................................................................................................................. 19
• 1939-1963................................................................................................................. 20
• Titolo I..................................................................................................................... 20
• Titolo II.................................................................................................................... 21
• Titolo III................................................................................................................... 21
• Titolo IV................................................................................................................... 22
• Siti e portali........................................................................................................... 24
• Riservatezza........................................................................................................... 26
• Direttiva CE 46/1995.............................................................................................. 26
• Normativa italiana sulla privacy............................................................................. 26
• Codice di deontologia............................................................................................. 27
• Codice dei Beni Culturali........................................................................................ 27
• Mezzi di corredo................................................................................................... 27
• Il medioevo............................................................................................................. 27
• Dal Cinquecento al Settecento...............................................................................28
• Registri di protocollo............................................................................................... 29
• Bilanci di previsione e rendiconti...............................................................................30
• Ordinamento per materia.................................................................................... 30
• Lo scarto................................................................................................................ 31
• Altri argomenti..................................................................................................... 31

Definizioni

Brainstorming di definizioni:

• Archivistica: produzione, gestione e conservazione degli archivi, antichi e correnti.
• Archivio: luogo che ospita documenti, in genere si distingue tra fonti edite, libri, biblioteca e inedite, documenti, archivio; contenitore, luogo che ospita i documenti, contenuto, prodotti o ricevuto da enti, privati, ecc. nell’esercizio di una certa attività.

Gli archivi sono complessi organici di documenti, anche se ora sono in disordine.

• Archivista: chi sa muoversi negli archivi, sa dove sono le cose, fisicamente e con gli strumenti; è parte del sistema archivistico perché organizza.

Due facce dell’archivista:

• Archivista amministrativo.
• Archivista erudito.

Sempre esistito, ce ne sono meno; competenze in ambito storico, storico-archivistico, storico-artistico, ecc., magari sa il latino e altre lingue; funzionario per gestione, conservazione e valorizzazione del patrimonio; a partire dall’Ottocento.

Finalità della conservazione:

• Fonti storiche, documenti antichi, e non! anche molto recenti; in genere dopo 30 anni documenti consultabili, anche per uso statistico-quantitativo.
• Amministrazione, 5-20 anni: uso contemporaneo, pratico, anche per ricorsi.

Momento di passaggio: l’interesse amministrativo decade ma gli storici non se ne interessano ancora, rischiano di essere dispersi, sono solo carta vecchia, possibili lacune e frammentarietà.

Definizioni di archivio

L. Giuva, M. Guercio, Archivistica: p. 35-38.

P. Carucci, Le fonti archivistiche: p. 19-24.

• È il complesso organico di documenti prodotti e ricevuti da un ufficio/ente/privato nell’esercizio delle proprie funzioni e attività.
• È la memoria dell’istituzione.
• È l’edificio o stanza in cui sono conservati i documenti.
• È un’istituzione.

Tutte le definizioni che si trovano nei manuali/saggi.

Memoria biologica → memoria scritta: si trasmettono dati in modo più efficace attraverso tempo e spazio.

Società senza scrittura: precolombiane, mesopotamiche prima del 3000 a.C. e regni romano-barbarici, no scrittura amministrativa, né giudiziaria, fino al XII-XIII secolo; nel frattempo si riscopre il diritto romano, si rilancia la figura del notaio, si creano istituzioni organiche, comuni, signorie: dal Duecento ogni ufficio ha un notaio-archivista.

Come si suppliva nelle società senza scrittura? Forma orale: ossia A dice a B in presenza di C e D qualcosa, facendo un gesto rituale per “ufficializzare” e imprimerlo nella memoria dei presenti; es. insieme al pezzo di terra si consegna anche un pezzo di legno con particolari segni incisi; e questo uso continua con l’introduzione della scrittura, es. foro pergamene con spillone; la scrittura, quindi, amplifica le potenzialità dei mezzi di comunicazione precedenti.

Mantenere memoria = affidarsi a un sistema di segni, anche, ma non solo, scrittura.

Es. dal XII secolo si mettono per iscritto le consuetudini in vigore, mentre prima si amministrava il diritto passando di generazione in generazione, oralmente, le regole/tradizioni, modificando man mano; ciò continua fino alla codificazione sistematica napoleonica.

La scrittura autentica e conserva a beneficio dei posteri, trasmette attraverso il tempo, inoltre permette la corrispondenza, attraverso lo spazio, prima messaggeri orali.

La precisione dei dati scritti può essere illusoria: non viene riportato tutto quello che viene detto, es. assemblea: il verbale non coincide con la parola detta, e la registrazione è in scala 1:1 = imprecisioni, serve qualcuno di attendibile, ma anche: distruzione archivi fisici, la memoria collettiva si perde meno facilmente, però la comunità ha consuetudini, se scompare “l’anziano” qualcuno prende il suo posto ma ci sono imprecisioni.

Servono persone qualificate, es. notaio, per scritti attendibili, si crea una soglia che non tutti possono superare: élite, che dal XII secolo all’istituzione della scuola media unica, anni ’80 in Italia, in Trentino prima grazie a Maria Teresa, si attenua, perché tutti sanno leggere.

Ma con i computer si crea una nuova élite; sistemi sofisticati = efficienti ma escludono persone → la scrittura risolve problemi ma ne crea altri.

Finalità dell’archivio

P. Carucci, Le fonti archivistiche: p. 11-18, 39-47.

Perché si produce un archivio? Perché i documenti hanno rilevanza amministrativa-pratica.

De archivis, Primo trattato di archivistica non notarile: Baldassarre Bonifacio, 1632.

• Veneziano, giurista, uomo di Chiesa, scrive anche di storia romana.
• Su come tenere gli archivi per i nobili veneziani.
• Capitoli sugli archivi dei “barbari”, «in Perù, cioè America latina della costa pacifica, come sappiamo dagli scritti dei missionari, vi erano archivi ampi; utilizzavano i quippos, cordicelle colorate, per tenere la memoria di fatti rilevanti dal punto di vista amministrativo»: i quippos sono una base per supportare la memoria biologica.

La finalità primaria è pratica-amministrativa.

Una volta sedimentato, un archivio diventa fonte per la ricerca storica; altre fonti della storia:

• Archeologia, fondamentale e permette di capire molto delle società.
• Fonti orali, anche se ormai quelle dirette arrivano solo al secondo dopoguerra; se indirette, interviste, meglio.
• Fonti iconografiche, numismatiche, letterarie, …

È possibile rinunciare agli archivi come fonte se:

1. Non esistono.
2. Non sono a disposizione del pubblico, vincoli di riservatezza validi.

Gli archivi non sono una fonte esclusiva, non sono prodotti con finalità storiche, non danno un’immagine oggettiva, sempre vera; possono servire a ricostruire i contesti, valore relativo.

Contatti con gli archivi

• Produzione: livello amministrativo, non compete all’archivista: dagli anni ’90, per legge 2000, progettazione sistemi documentari è compito di archivisti e tecnici informatici, l’archivista aggiunge una prospettiva di tipo storico, anche se in genere non si tratta di archivisti storici; ruolo necessario anche in analogico, ma si può fare anche 20-30 anni dopo la produzione dei documenti, mentre la documentazione digitale necessita un intervento all’origine.
• Fruizione: l’archivista è mediatore tra l’utente e la documentazione; ad esempio, per ricorsi e contenziosi; regolamentato nel 1990 dalla legge 241: ogni amministrazione deve avere un archivio ordinato e consentirne l’utilizzo; ma la consultazione avviene anche per altri motivi:

• Giornalismo.
• Indagini statistiche.
• Indagini epidemiologiche.
• Genealogisti.

Le consultazioni non avvengono negli uffici dove è prodotta la documentazione ma nelle sale adibite alla consultazione, l’archivista consiglia e aiuta l’utente a trovare i documenti che gli interessano, per le biblioteche in genere non è necessario, il catalogo è usato da tutti; l’archivista è necessario; anche se online ci si può arrangiare con introduzione al sistema di inventariazione, ma poi gli archivisti servono a rispondere a domande sulle fonti e a volte i documenti antichi sono difficili da incasellare e trovare da soli.

• Descrizione e valorizzazione: redazione e compilazione di strumenti per la ricerca.
• Elenco di consistenza: elenco di tutti i documenti/faldoni nei contenuti; se ci sono molti documenti, descrizione del faldone e non della singola busta; a volte anche online; sono redatti dopo il passaggio tra istituzione, poi sostituiti da elenchi analitici, ma non sempre.
• Inventari: introduzione al contesto e descrizione di ogni documento.
• Guide: descrizione sintetica di tutti i fondi, es. degli archivi italiani di Stato; in sala studio, per fare richieste all’archivista.

Archivi come beni culturali

Codice dei Beni Culturali, artt. 1, 2, 3, 5, 6, 10, 11.

P. Carucci, M. Guercio, Manuale, p. 29-33.

Ciò che nasce come oggetto amministrativo con il tempo assume valore storico-culturale, ma in Italia viene esplicitamente riconosciuto solo dal 1975, fino al 1974 archivi dipendenti dal Ministero degli Interni: documentano fatti storici importanti, la valenza culturale, presente fin dalla nascita dell’archivio, è importante per la conservazione.

Cosa si intende per beni culturali?

1966: Commissione Franceschini stila una lista del patrimonio: anni del primo governo di centro sinistra, politiche di pianificazione per scuola, università e patrimonio culturale → “Per la salvezza dei beni culturali in Italia”; 4 volumi.

La ricostruzione e la guerra hanno arrecato danni al paesaggio, ad alcuni archivi, es. Napoli, 1943, e qualche bene artistico → materialità fragile; si auspica la creazione di istituti specifici, al tempo era compito del Ministero dell’Istruzione e delle università: struttura esile, anche se di lunga tradizione → istituzione Ministero dei Beni Culturali e Ambientali 1975, sarebbe 31 dicembre 1974: musei, gallerie, paesaggi, archivi, architetture; altri Stati seguono l’esempio.

Nel 1966 in Europa il termine “bene culturale” è già diffuso, in Italia si diceva patrimonio archivistico, storico, architettonico, beni paesaggistici; serve una sola definizione/termine, che sia omnicomprensiva, unitaria, generale: bene culturale = “ogni testimonianza materiale avente valore di civiltà”.

• Esclude i beni culturali immateriali, racconti, fonti orali, tradizioni, ecc.; con la convenzione di Faro, 2005, i Paesi europei si assumono l’impegno di integrare i beni culturali immateriali tra i beni da conservare; problema: come considerarli? Se faccio intervista e la registro/la trascrivo è un bene immateriale?
• Una roccia di milioni di anni fa non è bene culturale a meno che sia stata lavorata/scheggiata da un uomo.
• Si adatta alla sensibilità dell’epoca, esempio: negli anni ’60 istituita la prima cattedra di storia del cinema; nei decenni precedenti non sarebbe stata considerato bene culturale, definizione muta a seconda del periodo storico.
• È una definizione aperta.

Il Codice dei Beni culturali del 2004 agli artt. 2, 10, 11 fa l’elenco di cos’è da considerarsi un bene culturale, riprendendo quindi il modello di definizione del 1939, Bottai, e chiude la definizione, incorporando anche prodotti di ambito informatico e prodotti di laboratori scientifici.

Chi si occupava del patrimonio culturale prima che si chiamasse bene culturale? Gli Stati preunitari erano all’avanguardia anche per la grande quantità dei beni archeologici/artistici/… presenti, ma problema: dispersione nelle collezioni private; si cerca di rimediare.

• Venezia, Seicento: catalogo delle Pubbliche Pitture per evitare che qualcuno se le portasse via, in occasione di una nuova pala d’altare o di una riorganizzazione.
• Toscana, si vieta l’esportazione di opere di artisti contemporanei e la vendita della documentazione d’archivio senza permesso delle autorità.

Ma la normativa si sviluppa soprattutto dal sec XVIII in relazione ai beni archeologici, nel regno delle due Sicilie e nello Stato Pontificio in particolare.

Dopo il regime napoleonico: 1820 Stato Pontifico, grazie al Cardinal Pacca, si scrive la prima normativa organica sui beni culturali, sarà alla base di quella del regno d’Italia: in primo piano interesse comune rispetto a quello del privato.

Dopo Unità lo Stato è impegnato a unificare, meno interesse per beni culturali, ma non solo: con Napoleone si afferma il diritto di proprietà contro le usanze antiche, fidecommesso, eredità alla Chiesa, ecc.

1848 Statuto Albertino, articolo 20: tutte le proprietà sono inviolabili = lo Stato non può intervenire nella proprietà privata.

Problema = ci sono beni su cui sono contratti, enfiteusi, perpetui e ci sono più proprietari → riscatto fondiario dal 1861, ma alcuni casi sono ancora aperti; molte famiglie nobili perdono dei beni che vanno verso l’estero ai collezionisti o a istituti di cultura, musei, università → perdita contesto; manca infatti una normativa a protezione dei beni culturali privati, esiste norma solo per il patrimonio statale.

Per circa 40 anni non si può intervenire, 1902 prima legge, poi ripresa dalla legge 364 del 1909 che influenza la normativa succ.