Guida completa alla certificazione aziendale e alle norme ISO

Definizione di certificazione

La certificazione è una dichiarazione di conoscenza di fatti che viene rilasciata in forma scritta da un soggetto autorizzato. Essa è contenuta all’interno di un documento detto certificato che deriva dal latino e significa “dichiarare il vero”.

Quali sono le differenze tra certificato e attestato?

Spesso al posto di certificazione e certificato si usano i termini attestazione e attestato. Eppure vi sono delle differenze. Ad esempio il certificato è un documento di valenza legale, mentre l’attestato è meno formale.
Esistono diversi certificati, ognuno per ogni aspetto che riguarda l’azienda e il loro scopo è quello di attestare che le aziende sono a norma, cioè che rispettano le normative ambientali, la qualità e garantiscono salute e sicurezza ai lavoratori.

La maggior parte delle norme a cui fanno riferimenti i certificati, sono sviluppate dall’ISO (Organizzazione Internazionale per la Normazione)

• ISO 9001:2015: • ISO 14001:2015: • ISO 45001:2018: • ISO 31000 Risk Management: L’ente che si occupa di rilasciare certificati è “l’ente di certificazione” e per fare ciò deve essere autorizzato dallo Stato. Per essere autorizzato, l’ente deve rispettare almeno un regolamento dell’Unione Europea. Ogni Paese dell’Unione Europea ha il suo ente accreditore, in Italia è l’Chi lavora per gli enti di certificazione sono gli auditor, ovvero coloro che si occuperanno di accertare se delle aziende possano o no avere la certificazione.

Iter di certificazione

L’iter di certificazione inizia con la scelta dell’azienda dell’ente certificatore.

Una volta scelto, si stipula un contratto tra l’ente e l’azienda in cui si attesta che se l’azienda è a norma avrà la certificazione. Solitamente, il contratto è su base triennale.

Fatto ciò, interviene l’auditor che in un primo momento verifica cosa l’azienda dice di sé nei documenti ufficiali e controlla se rispetta le condizioni minime per proseguire; in un secondo momento esegue il controllo andando di persona in azienda.

Nel corso del triennio vengono fatti due auditor di sorveglianza: il primo a distanza di dodici mesi dal primo incontro, il secondo dopo altri dodici mesi. Nel corso di questi controlli viene verificata la gestione dell’azienda tramite l’osservazione dei processi aziendali o interviste al personale.

Da queste verifiche possono essere riscontrate delle anomalie, ovvero delle incongruenze tra quello che l’azienda afferma di essere e quello che poi fa.

Le anomalie vengono classificate in base all’intensità di gravità:

• Maggiore: può avere un impatto negativo sul prodotto

(Es: macchinari sporchi in un’azienda di alimentari);

• Minore: è una mancanza non molto grave

(Le piccole anomalie non pregiudicano l’azienda ma l’ente certificatore può aiutare a migliorarle.

Alla scadenza dei tre anni, se l’azienda è a norma, viene rilasciato il certificato indicando l’azienda e le sue sedi, il tipo di certificazione, la data di emissione e di scadenza.

Ciclo PDCA e gestione aziendale

Il ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act) è un modello progettato per il miglioramento continuo delle attività aziendali e della qualità. Questo strumento parte dal presupposto che se un’azienda vuole essere efficiente, allora tutte le attività di un processo devono interagire tra loro.

Infatti:

• P (Plan): pianificazione degli obiettivi e dei processi necessari a fornire risultati di qualità;

• D (Do): esecuzione dei processi;

• C (Check): controllo e monitoraggio;

• A (Act): azioni correttive per migliorare i processi.

Un sistema di gestione è un modello usato per la gestione dei processi di un’azienda, al fine di raggiungere obiettivi come la soddisfazione del cliente, miglioramento continuo delle prestazioni e dimostrazione ai clienti e stakeholder di saper portare a termine un impegno.

Struttura di alto livello ISO

La strutture di alto livello è un modello messo a disposizione dell’ISO che funziona come linea guida per lo sviluppo di nuovi standard ISO e l’integrazione di esso con quelli già esistenti.

Gli standard di questa struttura hanno in comune:

• Struttura e stile (Es: ogni ISO ha lo stesso numero di titoli e paragrafi);

• Ogni standard ha 10 punti fondamentali;

• Richiamo al concetto di rischio;

• Requisiti specifici per campo di applicazione.

I vantaggi di questa struttura è che un’azienda capisce meglio le norme e può più facilmente integrare e creare standard.

Risk Based Thinking e SWOT

Il Risk Based Thinking (Strategia basata sul rischio) è uno strumento usato per gestire gli imprevisti che possono avvenire in un’azienda durante la realizzazione di un processo e le azioni da intraprendere nel caso si verifichino.

Questo strumento è attualmente adottato da quasi tutte le certificazioni. Eppure può essere che un’azienda sia a norma, ma scelga di cogliere delle opportunità come il lancio di nuovi prodotti, creazione di partnership e apertura di nuovi mercati, che potrebbero far andare male l’azienda e far avvenire così il rischio.

E il risk based thinking offre anche consigli su come cogliere queste opportunità o quando non conviene farlo. Un’azienda che sfrutta questo strumento, avrà maggiore facilità a gestire i rischi.

Prima di usufruire però di questo strumento, è necessario che l’azienda sia ben organizzata, abbia individuato i suoi punti deboli e forti, abbia un’architettura chiara e precisa del progetto e dei processi e abbia fatto prima un’analisi delle opportunità e dei rischi, e che abbia valutato questi rischi, calcolati e registrati (Vedi slide 6 del pp: Sicurezza e rischi in azienda).

Lo SWOT (Strenghts-Weakness-Opportunities-Threats) è uno strumento che viene usato insieme al Risk Based Thinking, per analizzare i punti di forza e debolezza, le opportunità e i rischi interni o esterni che un’azienda può contrarre.

Norma ISO 45001:2018

La norma IS0 45001:2018 ha lo scopo di fornire a tutte le organizzazioni un efficace Sistema di gestione di sicurezza e della salute nel luoghi di lavoro.

Questa norma, inoltre, fornisce delle definizioni come quella di appaltatore (organizzazione esterna che fornisce servizi ad un’azienda), competenze (capacità di applicare conoscenze e abilità), incidente (evento derivante da un lavoro che potrebbe causare lesioni o malattie)…